A quel moment créer des enregistrements de personne

Vous pouvez créer un enregistrement de personne lorsqu'un salarié est embauché à un emploi dans une organisation. Cette rubrique vous indique à quel moment créer des enregistrements de personne.

Vous créez un enregistrement de personne lorsque vous effectuez les actions suivantes :

• Embaucher un employé
• Ajouter un intervenant externe
• Ajouter un non-salarié
• Ajouter un salarié en attente
• Ajouter un contact à l'enregistrement d'une autre personne

Les enregistrements de personne continuent d'exister même après qu'une personne quitte la société. En cas de réembauche, il vous suffit de créer une nouvelle relation de travail avec le nouvel employeur légal dans le même enregistrement de personne.

Les exemples suivants illustrent quand et comment créer des enregistrements de personne :

• Vous embauchez Alex en tant qu'intervenant interne. Alex n'a jamais travaillé dans votre société auparavant. Il n'a jamais été désigné contact en cas d'urgence, personne à charge, ni bénéficiaire d'un autre employé dans votre société. Aucun enregistrement de personne n'existe donc.

  Vous devez créer un enregistrement de personne pour Alex et une relation de travail avec son employeur légal.

• Vous embauchez Sonia qui a été employée précédemment par votre société. L'enregistrement de personne de Sonia existe déjà. Lorsque vous l'embauchez, l'application extrait son enregistrement de personne et vous demande de confirmer qu'il s'agit bien de la même personne.

  Pour réembaucher Sonia, vous créez une nouvelle relation de travail avec le nouvel employeur légal dans l'enregistrement de personne existant.

• Vous embauchez Arturo qui est mentor bénévole dans votre société depuis quelques temps. Arturo continuera à intervenir en tant que bénévole après son embauche.

  Arturo a déjà un enregistrement de personne. Pour l'embaucher, il vous suffit de créer une nouvelle relation de travail. Arturo a désormais deux relations de travail avec le même employeur légal.

• Vous embauchez Mary qui a été désignée contact en cas d'urgence d'un autre employé. Bien que Mary n'ait jamais travaillé pour la société, elle dispose d'un enregistrement de personne en tant que contact d'un autre employé.

  Si son enregistrement de personne est suffisamment détaillé pour l'identifier, vous n'avez qu'à lui créer une nouvelle relation de travail avec l'employeur légal. Dans le cas contraire, vous devez également créer un nouvel enregistrement de personne.