Archiver et purger les enregistrements de documents

Vous pouvez archiver et purger les enregistrements de documents qui ne sont plus nécessaires pour un accès standard.

Le processus d'archivage consiste à déplacer les enregistrements de documents de la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD vers la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE. Une fois les enregistrements de documents archivés, ils sont retirés de la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE en fonction des paramètres de purge activés pour le type de document.

Le traitement d'archivage fonctionne comme suit :

• Pour chaque enregistrement de document, le traitement extrait les champs Délai d'archivage en jours et Base des critères d'archivage en fonction du type de document.
• Pour chaque enregistrement de document, le délai d'archivage en jours est ajouté à l'attribut d'enregistrement de document approprié sélectionné pour la base des critères d'archivage (Date de création, Date de début, Date de fin ou Date d'émission). Si la valeur résultante est postérieure à la date système, l'enregistrement de document est archivé.
• Toutes les données des enregistrements de documents archivés sont copiées dans la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE.
• Les enregistrements de documents archivés dans la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE sont marqués avec la date d'archivage.
• Toutes les données des enregistrements de documents copiés sont supprimées de la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD.

Le traitement de purge fonctionne comme suit :

• Pour chaque enregistrement de document archivé, le traitement extrait la valeur Délai de purge en jours en fonction du type de document.
• Pour chaque enregistrement de document archivé, le délai de purge en jours est ajouté à la date d'archivage. Si la valeur résultante est postérieure à la date système, l'enregistrement de document est purgé.
• Tous les enregistrements de documents purgés ainsi que les pièces jointes correspondantes sont retirés de la table HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE et du référentiel des pièces jointes.

Vous pouvez contrôler l'accès aux données des enregistrements de documents archivés dans les états OTBI à l'aide de la vue HR_DOR_ARCH_REPORTING_LIST_V. Cette vue est implémentée dans le domaine Gestion du personnel - Archivage des documents officiels en temps réel.