Télécharger en masse les enregistrements de documents

Vous pouvez télécharger tous les enregistrements de documents en masse, ainsi que leurs pièces jointes, pour un type de document et/ou une personne. Par exemple, vous pouvez télécharger tous les enregistrements de documents pour un type de document particulier, tel que les passeports de toutes les personnes.

Vous pouvez utiliser l'action rapide Téléchargement en masse des enregistrements de documents sous l'onglet Mes groupes de clients de la page d'accueil. Vous pouvez également utiliser l'option de téléchargement sur la page de liste Enregistrements de documents pour télécharger tous les enregistrements de documents d'une personne en fonction des critères de filtre utilisés.

Pour des raisons de performances, vous ne pouvez pas télécharger les enregistrements de documents pour tous les types de document et toutes les personnes à la fois. Vous devez indiquer soit un type de document, soit une personne.
Vous ne pouvez pas télécharger les enregistrements de documents qui sont en attente d'approbation.
Lorsque vous téléchargez des fichiers joints volumineux, vous pouvez recevoir un message d'erreur par intermittence. Toutefois, les fichiers sont bel et bien téléchargés. Cliquez sur OK pour ignorer le message d'erreur.

Soumettre une demande de téléchargement en masse d'enregistrements de documents

Vous pouvez soumettre une demande de téléchargement en masse d'enregistrements de documents à l'aide du bouton Ajouter de la page Traitements de téléchargement en masse soumis. Sur la page Nouveau téléchargement en masse des enregistrements de documents, vous pouvez sélectionner les valeurs suivantes :

Nom du traitement : entrez le nom du traitement pour la nouvelle demande.
Regrouper par : regroupez les enregistrements de documents à l'aide de l'une des options suivantes :
- Aucun : il s'agit de l'option par défaut.
- Type de document : regroupement par type de document.
- Personne : regroupement par personne.
Liste de personnes
Personne
Type de document
Catégorie de l'enregistrement de document. Par exemple, Absence, Avantages sociaux ou Rémunération.
Sous-catégorie
Type de document
Remarque : si vous sélectionnez une personne, l'application renseigne uniquement les types de document de la personne à laquelle l'utilisateur connecté a accès. Si vous ne sélectionnez pas de personne, tous les types de document sont renseignés en fonction de l'accès et des rôles de l'utilisateur connecté.
Créé à partir de : source de la création de l'enregistrement de document. Par exemple, dossiers d'absence, tâches de la liste de contrôle allouées et actions d'emploi.
Enregistrements de documents mis à jour dans une fourchette de dates spécifique (facultatif).

L'application crée des dossiers de téléchargement en fonction des critères de regroupement. Voici comment les dossiers sont créés pour chaque critère :

Aucun : aucun dossier n'est créé et tous les fichiers téléchargés sont enregistrés dans un même dossier.
Type de document : un dossier est créé pour chaque type de document téléchargé. Le dossier porte le nom du type de document et contient les fichiers téléchargés individuels pour chaque personne.
Personne : un dossier est créé pour chaque personne. Le dossier porte le nom du matricule de la personne et contient les fichiers téléchargés individuels pour chaque type de document système.

Le dossier de téléchargement utilise le format de nom de fichier suivant : MatriculePersonne_TypeDocumentSystème_IDUCM_NomFichierPhysique. Par exemple : 955160008186124_GLB_PASSPORT_UCMFA00027817_Mon passeport indien.pdf

Remarque : vous ne pouvez pas modifier le format de nom du fichier.

Voici quelques points à prendre en compte :

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs dans le champ Liste de personnes à partir de la liste correspondante lorsque vous sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous voulez télécharger des enregistrements de documents.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs catégories, sous-catégories, types de document, sources et balises.

Statut des demandes de téléchargement en masse soumises

Une fois que vous avez soumis la demande de téléchargement en masse des enregistrements de documents, un traitement ou un travail ESS est soumis et son statut est affiché sur la page Traitements de téléchargement en masse soumis. Le statut du traitement soumis est En cours d'exécution, Succès ou Erreur. En outre, la page affiche une barre de progression pour indiquer l'avancement de chaque traitement soumis. La page est actualisée automatiquement toutes les 30 secondes pour afficher la progression du traitement soumis. Vous pouvez annuler un travail ESS incomplet et le soumettre à nouveau avec le même jeu de paramètres.

Lorsqu'un travail ESS soumis se termine avec succès, les pièces jointes peuvent être téléchargées sous forme de fichiers compressés. L'application crée les fichiers compressés ESS de la façon suivante :

Le nom du fichier compressé contient l'ID du travail ESS.
Le fichier ESS_Z contient les pièces jointes, le fichier ESS_O la sortie et le fichier ESS_L les fichiers journaux.
Le fichier ESS_Z extrait les détails de l'enregistrement de document dans un fichier DocumentsOfRecord.dat. Les colonnes liées à l'enregistrement de document et aux pièces jointes sont séparées par le délimiteur | et peuvent être ouvertes dans une feuille de calcul où le délimiteur | est défini pour afficher les données au format .xls. Vous pouvez utiliser le fichier .dat pour créer des enregistrements de documents dans un autre environnement.
Le fichier ESS_O contient la sortie consolidée et ne sera pas fractionné même si la taille du fichier dépasse 2 Go.
Le fichier ESS_L contient uniquement les détails des enregistrements de documents ayant généré des erreurs lors de la création. Le fichier n'inclut pas les détails sur les enregistrements de documents qui ont été créés avec succès.

Remarque :

Pour des raisons de sécurité, le lien hypertexte d'une pièce jointe n'est valide que 10 minutes. Au-delà de 10 minutes, si vous essayez de cliquer sur le lien URL, une erreur 404 s'affiche. Vous devez redémarrer l'interface utilisateur pour générer à nouveau les liens hypertexte sécurisés.
La taille des fichiers individuels du fichier compressé est limitée à 5 Mo par défaut. Les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas incluses dans le téléchargement. Cette limite de taille est régie par l'option de profil ORA_PER_DOR_FILE_DOWNLOAD_MAX_SIZE dont la valeur par défaut est de 5 Mo. Vous pouvez modifier la valeur de cette option de profil pour pouvoir inclure des fichiers plus volumineux dans le téléchargement.

Vous pouvez également auditer le téléchargement en masse des enregistrements de document en accédant aux données de journal générées lors du traitement de téléchargement en masse et stockées dans des tables de base de données. Ces données de journal indiquent, par exemple, les enregistrements de document qui ont été téléchargés, les salariés pour lesquels ils l'ont été et l'utilisateur qui les a téléchargés. Ces données de journal contiennent également les informations suivantes :

Nombre total d'enregistrements de document
Taille maximum des fichiers téléchargés
Nombre d'enregistrements de document traités
Nom du fichier ZIP
Statut des pièces jointes (réussite ou échec)
Journal d'erreur en cas d'échec du traitement de téléchargement en masse
Temps qui a été nécessaire pour télécharger les enregistrements de document

Les données d'audit sont disponibles dans les tables suivantes :

hr_dor_mass_requests
hr_dor_mass_request_params
hr_dor_mass_request_lines

Les données des traitements de téléchargement en masse soumis sont disponibles jusqu'à ce que les traitements ESS soient purgés.

Téléchargement en masse des enregistrements de documents à l'aide de listes filtrées

Vous pouvez télécharger des enregistrements de documents pour plusieurs personnes à l'aide de listes filtrées. Ces listes peuvent être configurées à partir de Mes groupes de clients. Les listes filtrées configurées peuvent être sélectionnées dans le champ Liste de personnes de la page Téléchargement en masse d'enregistrements de documents.

Vous pouvez prévisualiser la liste des salariés qui remplissent les conditions définies dans la configuration de la liste filtrée sur la page Listes filtrées. Assurez-vous que les résultats figurant dans l'aperçu correspondent aux salariés à sélectionner dans le téléchargement en masse des enregistrements de documents. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Créer des listes filtrées dans les applications HCM.

Remarque :

Cette fonction n'est disponible que sur la page Téléchargement en masse d'enregistrements de documents Redwood.
Pour qu'une liste filtrée soit disponible sur la page Téléchargement en masse d'enregistrements de documents, vous devez la créer au préalable à partir de Mes groupes de clients. Lors de la création de la liste filtrée, veillez à sélectionner Télécharger en masse les enregistrements de documents dans le champ Abonné.

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