Comment numériser une pièce jointe pour préremplir les attributs d'enregistrement de document

Vous pouvez préremplir les attributs d'enregistrement de document, y compris les attributs de champ flexible, sans avoir à les saisir manuellement sur la page Détails du document. Vous pouvez numériser et préremplir les attributs suivants à partir d'une pièce jointe :

Numéro
Date de début
Date de fin
Pays d'émission
Lieu d'émission
Emis le
Autorité émettrice

Vous pouvez numériser et préremplir les attributs de champ flexible dont les jeux de valeurs ont le type de validation FORMAT ONLY, TABLE, INDEPENDENT et SUBSET.

Vous pouvez contrôler la saisie manuelle des valeurs d'attribut en rendant les champs en lecture seule. Cela garantira la seule utilisation de la fonction de numérisation pour préremplir les valeurs d'attribut.

Cet exemple explique comment numériser une pièce jointe pour le type de document Passeport et préremplir les attributs (Numéro, Date de début, Date de fin et Lieu d'émission) sur la page Détails du document.

Sur la page d'accueil, cliquez sur l'onglet Mes groupes de clients.
Cliquez sur l'action rapide Enregistrements de documents dans la zone Emploi.
Sur la page Enregistrements de documents, recherchez et sélectionnez la personne pour laquelle vous souhaitez préremplir les attributs d'enregistrement de document.
Cliquez sur la liste déroulante Ajouter, puis sélectionnez Ajouter à partir d'une pièce jointe.
Sélectionnez le type de document Passeport pour lequel vous souhaitez préremplir les attributs d'enregistrement de document.
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur le lien pour ajouter le passeport en pièce jointe.
Une fois la pièce jointe chargée avec succès, cliquez sur Extraire les données.
Dans la liste Sélectionner un champ, sélectionnez les attributs suivants et numérisez les valeurs correspondantes à partir de la pièce jointe :
- Numéro : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le numéro de passeport, puis cliquez sur OK.
- Date de début (sélectionnez le format de date approprié) : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche la date d'émission, puis cliquez sur OK.
- Date de fin (sélectionnez le format de date approprié) : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche la date d'expiration, puis cliquez sur OK.
- Lieu d'émission : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le lieu d'émission, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Terminé. Les attributs d'enregistrement de document seront préremplis sur la page Détails du document.

L'exemple ci-dessous explique comment numériser une pièce jointe pour le type de document Permis de conduire et préremplir les attributs de champ flexible (nom, type de permis de conduire, numéro de référence et code pays) sur la page Détails du document.

Répétez les étapes 1 à 4 de l'exemple précédent.
Sélectionnez le type de document Permis de conduire pour lequel vous souhaitez préremplir les attributs de champ flexible d'enregistrement de document.
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur le lien pour ajouter la pièce jointe du permis de conduire.
Une fois la pièce jointe chargée avec succès, cliquez sur Extraire les données.
Dans la liste Sélectionner un champ, sélectionnez les attributs de champ flexible suivants et numérisez les valeurs correspondantes à partir de la pièce jointe :
1. Nom : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le nom de la personne, puis cliquez sur OK.
2. Type de permis de conduire : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le type du permis de conduire, puis cliquez sur OK.
3. Numéro de référence : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le numéro de référence, puis cliquez sur OK.
4. Code pays : sélectionnez la zone de la pièce jointe qui affiche le code pays, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Terminé. Les attributs de champ flexible d'enregistrement de document seront préremplis sur la page Détails du document.

Points à prendre en compte

Vous ne pouvez pas numériser et préremplir un document lorsque vous modifiez un enregistrement de document.
Vous pouvez charger des pièces jointes à numériser. Les formats de fichier pris en charge pour la numérisation des attributs sont les suivants : PDF, PPT ou PPTX, DOC ou DOCX, TXT et XLS ou XLSX.
Remarque : les formats de fichier image, tels que PNG, JPG, TIF et GIF, ne sont pas pris en charge pour la numérisation des attributs. Ceci vaut pour les images converties au format PDF ou ajoutées à des documents de traitement de texte, tels que DOC ou DOCX.
Si vous ajoutez plusieurs pièces jointes à numériser, le traitement d'extraction des données ne prendra en compte que la pièce jointe la plus récente.
Vous ne pouvez pas charger ou analyser des documents protégés par mot de passe.
Vous pouvez numériser et préremplir un attribut en lecture seule sur la page Détails du document.
La liste Sélectionner un champ inclut les attributs configurés pour le type de document, tels que Nom, Numéro et Pays d'émission. La liste inclut également les segments suivants :
- Segments globaux du champ flexible descriptif (DFF) Enregistrement de document.
- Segments propres au contexte du type de document. Par défaut, ces segments définissent le contexte en fonction du type de document système pour les champs DFF et DDF (champ flexible descriptif développeur) Enregistrement de document.
  Remarque : si le type de document et le code contexte ne correspondent pas, le contexte n'est pas défini par défaut et le segment de contexte n'apparaît pas dans la liste.
Si vous sélectionnez l'attribut Pays d'émission dans la liste Sélectionner un champ lors de l'analyse, vous devez sélectionner le nom du pays correspondant (par exemple, Etats-Unis) et non le code pays (par exemple, US) à partir de la pièce jointe.