Configurer les approbations de la performance

Vous pouvez configurer les approbations des documents de performance de manière à inclure plusieurs tâches d'approbation et une hiérarchie d'approbateurs.

Lorsque le responsable ou le salarié soumet le document à approbation, les approbateurs reçoivent une notification leur signalant que le document est prêt pour approbation. Ils peuvent alors approuver ou rejeter le document en plusieurs endroits.

Configurer les tâches d'approbation dans le flux de traitement

Pour utiliser les approbations, vous devez configurer le flux de traitement de manière à inclure une tâche d'approbation. Vous configurez les flux de traitement à l'aide de la tâche Flux de traitement de performance dans la zone de travail Maintenance de la configuration. Vous pouvez configurer les flux de traitement de manière à inclure nécessairement zéro, une ou deux tâches d'approbation. Si vous incluez des tâches d'approbation, vous pouvez les placer dans l'ordre de votre choix, conformément aux besoins de votre processus métier. Par exemple, vous pouvez créer un flux de traitement comprenant une tâche Première approbation après la tâche Evaluation du salarié par le responsable, et une tâche Seconde approbation après la tâche Retour final.

Lorsque chaque tâche d'approbation est atteinte, le responsable doit soumettre le document de performance pour approbation, même si le salarié effectue la tâche avant la tâche d'approbation. Le document passe par tout le processus d'approbation et tous les approbateurs obligatoires doivent approuver le document avant que l'évaluation ne se poursuivre.

Vous pouvez configurer les flux de traitement de performance de manière à ignorer l'action de soumettre les documents de performance à approbation. Si vous activez la soumission automatique pour les tâches d'approbation, lorsque la tâche précédente est terminée, la tâche d'approbation est automatiquement soumise. Vous activez la fonction de soumission automatique sur la page Flux de traitement de performance, dans la section Approbation, évaluation et réunions. Ce paramètre s'applique aux tâches Première approbation et Deuxième approbation.

Configurer la hiérarchie d'approbation et les notifications

La chaîne d'approbation prédéfinie inclut le responsable du responsable du salarié évalué. Vous pouvez toutefois ajouter des niveaux supplémentaires d'approbateurs et d'autres rôles, tels que le spécialiste RH. Les autres rôles doivent disposer du privilège approprié pour les approbations et un profil de sécurité des données leur donnant accès au salarié dont ils doivent approuver le document de performance. Vous configurez les approbations et les notifications associées à l'aide de la tâche Définir la gestion des approbations pour Human Capital Management. Pour ajouter le spécialiste RH en tant qu'approbateur, vous devez également lui affecter un domaine de responsabilité à l'aide de la tâche Domaines de responsabilité dans Mes groupes de clients > Actions rapides > Afficher plus > Domaines de responsabilité.

Configurer des règles d'approbation

Les spécialistes RH peuvent configurer une règle d'approbation pour les documents de performance afin d'utiliser la hiérarchie d'affectation actuelle au lieu de l'affectation principale dans une hiérarchie. Ainsi, s'ils soumettent pour approbation un document de performance sur l'affectation secondaire d'un employé, la hiérarchie des affectations secondaires est utilisée pour l'acheminer.

Vous pouvez configurer des approbations à de multiples niveaux pour les documents de performance à l'aide des affectations actuelles ou principales du responsable. Si un document de performance a plusieurs niveaux d'approbation et que les approbateurs ont plusieurs affectations, vous pouvez acheminer les approbations à l'aide de la hiérarchie d'affectation de l'employé ou à l'aide des affectations principales du responsable.

S'il existe plusieurs règles d'approbation, les spécialistes RH peuvent utiliser des approbations parallèles contenues dans une règle d'approbation pour envoyer des demandes d'approbation à plusieurs participants en même temps. Seule la première personne à répondre doit traiter l'approbation.

Notifications

Lorsque vous activez les notifications, chaque approbateur reçoit une liste de travail et une notification par courriel l'informant qu'un document a été soumis pour approbation. La notification contient un lien vers le document de performance afin que l'approbateur puisse le consulter. Une fois le document approuvé ou rejeté par tous les approbateurs, le responsable du salarié reçoit une notification l'informant de la décision finale. Le processus d'approbation est répété si un responsable soumet à nouveau un document après rejet ou si une seconde tâche d'approbation est configurée dans le flux de traitement. Si le document de performance est approuvé, la tâche suivante du flux de traitement devient disponible ou, si l'approbation correspond à la dernière tâche, le document de performance est terminé. Si l'approbation est rejetée, la tâche précédente du flux de traitement devient la tâche en cours afin que toute modification demandée puisse être apportée avant que la tâche d'approbation ne soit soumise à nouveau.