Comment transférer des documents de performance

Les spécialistes RH et les responsables peuvent transférer les documents de performance des salariés d'un responsable à un autre. Par exemple, ils peuvent transférer un document de performance lorsqu'un salarié est affecté à un nouveau responsable ou lorsque le responsable actuel quitte l'organisation.

Lorsqu'un salarié a plusieurs documents, le spécialiste RH et le responsable peuvent transférer les documents à un ou plusieurs responsables.

Transfert par les spécialistes RH

Les spécialistes RH peuvent transférer les documents de performance de quelque statut que ce soit d'un responsable à un autre. Pour cela, ils doivent disposer d'un accès de sécurité aux salariés dont ils transfèrent les documents. Les spécialistes RH ne sont pas autorisés à transférer leurs propres documents à un autre responsable.

Accédez à Mes groupes de clients > Performance > Documents de performance.
Recherchez les documents de performance à transférer.
Sélectionnez les documents de performance et cliquez sur Actions > Transférer.
Sélectionnez un motif de transfert du document.

Remarque : les organisations peuvent ajouter leurs propres motifs à la liste par défaut à l'aide de l'option de profil ORA_HRA_MASS_UPD_TASK_REASON de la tâche Codes express de performance dans la zone de travail Configuration et maintenance.
Entrez le nom du nouveau responsable et sélectionnez-le dans la liste.
Cliquez sur Soumettre.

Transfert par les responsables

Les responsables peuvent transférer les documents de performance à un autre responsable. Ils peuvent transférer un seul document ou plusieurs documents à la fois. En revanche, les responsables ne peuvent pas transférer les documents de performance terminés ou annulés.

Accédez à Mon équipe > Performance.
Recherchez l'employé ou les employés dont vous souhaitez transférer le document de performance.
Dans le menu Actions, sélectionnez Transférer.
Entrez le nom du nouveau responsable et sélectionnez-le dans la liste.
Cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Transférer à l'aide du chargeur de données HCM (HDL)

En tant que spécialiste RH, vous pouvez transférer des documents de performance en masse à de nouveaux responsables. Vous pouvez utiliser l'objet Document de performance à la fois dans le chargeur de données de feuille de calcul HCM (HSDL) et dans le chargeur de données HCM (HDL). Il vous suffit de remplacer le numéro d'affectation du responsable par celui du nouveau responsable et d'entrer Mettre à jour le responsable du document de performance en tant qu'attribut Opération. Assurez-vous que le numéro d'affectation du nouveau responsable ne correspond pas à un numéro d'affectation de l'employé évalué. Si le numéro d'affectation du nouveau responsable appartient à un participant ayant une demande de retour en cours ou non démarrée, ce participant ne peut pas répondre à cette demande.

Transférer automatiquement

Vous pouvez activer le transfert des documents de performance du responsable précédent d'un employé vers le nouveau responsable. Pour ce faire, configurez l'option de profil et sélectionnez le type de responsable à transférer.

Pour activer le transfert automatique, procédez comme suit :

Définissez l'option de profil Transfert automatique des documents de performance au nouveau responsable sur Oui. Lorsque cette option de profil est activée, vous pouvez sélectionner l'option Ne pas transférer, Transférer indépendamment du changement de type de responsable, Supérieur hiérarchique ou tout type de responsable personnalisé.
Si le responsable d'un employé d'un type sélectionné change, tous les documents de performance ouverts dont le responsable était l'évaluateur sont transférés vers le nouveau responsable de l'employé. En cas de changement de responsable, voici ce qui se produit :
- Si plusieurs changements de responsable ont lieu le même jour, elle vérifie qui est le responsable au moment du traitement. Elle ne traite pas tous les enregistrements de responsable précédent le même jour.
- Elle vérifie si l'employé a des documents de performance non démarrés ou en cours. Elle ne traite pas les documents de performance dont le statut est Terminé ou Annulé.
- Elle vérifie si le responsable précédent était le responsable du document de performance.
Définissez l'option de profil HRC_Disable_HCM_Events_Processing sur N. Un événement est déclenché uniquement en cas de changement de responsable, et non en cas de suppression ou d'ajout d'un nouveau responsable.
Planifiez le traitement Transférer les documents de performance avec changement de responsable. Dans le cadre d'une exécution quotidienne, le traitement détermine s'il existe des changements de responsable à une date d'effet identique ou antérieure à la date du jour qui n'ont pas été traités. Il transfère ensuite les documents de performance pour ces changements de responsable du responsable précédent vers le nouveau responsable, en fonction du type de responsable configuré. Des notifications sont envoyées pour chaque document de performance transféré vers le nouveau responsable, si cette fonction est activée.

Sélectionner un participant en tant que nouveau responsable

Les spécialistes RH et les responsables peuvent transférer un document de performance à un participant ayant auparavant donné son avis. Ils peuvent également désigner un participant actuel comme nouveau responsable du document de performance. Dans ce cas, ils ne peuvent plus envoyer de demandes de retour de participant à ce responsable pour le même document de performance. Toutefois, le responsable précédent peut devenir participant à son tour et recevoir de nouvelles demandes de retour.

Lorsqu'un participant devient le nouveau responsable du document de performance, les avis qu'il a précédemment fournis restent disponibles dans le document de performance. Si des demandes de retour de participant sont ouvertes pour le même document de performance, ces demandes sont verrouillées et ne peuvent pas être complétées.

Incidence du transfert des documents de performance

Après le transfert d'un document de performance :

Le responsable précédent du document de performance ne peut plus voir ce document à moins d'avoir toujours accès à l'employé. S'il a encore accès à l'employé, il peut uniquement voir une version en lecture seule du document.
Le nouveau responsable peut afficher le document et toutes les données qu'il contient.
Les commentaires et les notations de la performance fournis par l'ancien responsable, ainsi que le retour des participants, sont conservés dans le document.
Le nouveau responsable peut modifier le document de performance, y compris les commentaires et les notations fournis par le responsable précédent.
Le salarié, le nouveau responsable et les participants au retour peuvent poursuivre l'évaluation en effectuant la prochaine tâche disponible dans le flux de traitement.

Si les notifications sont activées, le responsable précédent, le nouveau responsable et l'employé reçoivent une notification lorsqu'un spécialiste RH transfère le document.