Workflow de scénario

Pour utiliser la gestion des scénarios pour un cube en mode "block storage" Essbase, commencez par créer les dimensions, puis activez le cube pour la gestion des scénarios. Ensuite, chargez les données. Vous pouvez éventuellement paramétrer un traitement d'approbation.

Workflow général (obligatoire)

Pour utiliser la gestion des scénarios, vous devez suivre ce workflow :

Créez toutes les dimensions (denses et dispersées).
Activez le cube pour la gestion des scénarios.
Chargez des données dans l'application.

Processus d'approbation (facultatif)

Vous pouvez consulter un scénario à l'aide d'un workflow d'approbation facultatif ou modifier les valeurs de données du scénario et les valider ou les rejeter sans passer par un processus d'approbation.

Le nombre d'intervenants et d'approbateurs a un impact sur le nombre d'intervenants et d'approbateurs du scénario. Lorsqu'aucun approbateur n'est désigné, les intervenants n'ont pas la possibilité de soumettre le scénario pour approbation. Lorsqu'il n'y a ni participants ni approbateurs, le propriétaire du scénario effectue simplement les modifications et les applique.

Scénario avec des participants, mais sans approbateur :
1. Le propriétaire du scénario crée le scénario (Statut = En cours).
2. Le propriétaire du scénario et les participants effectuent des modifications dans Smart View ou dans l'interface Web.
3. Le propriétaire du scénario applique des modifications à la base (Statut = Appliqué).
Scénario sans approbateur ni participant :
1. Le propriétaire du scénario crée le scénario (Statut = En cours).
2. Le propriétaire du scénario effectue des modifications dans Smart View ou dans l'interface Web.
3. Le propriétaire du scénario applique des modifications à la base (Statut = Appliqué).
Scénario avec des participants et des approbateurs :
1. Le scénario est créé par un propriétaire (Statut = En cours).
2. Le propriétaire du scénario, les participants et les approbateurs effectuent des modifications dans Smart View ou dans l'interface Web.
3. Le propriétaire du scénario le soumet pour approbation (Statut = Soumis).
4. Le scénario est approuvé par tous les approbateurs ou rejeté par au moins un approbateur (Statut = Approuvé ou Statut = Rejeté).
  Comme le statut En cours, le statut Rejeté permet à tous les participants d'effectuer des modifications afin d'atteindre le statut Approuvé.
5. Une fois que le scénario a atteint le statut Approuvé (tous les approbateurs ayant approuvé le scénario), le propriétaire du scénario applique les modifications à la base (Statut = Appliqué).

Activation des notifications par courriel pour les modifications de statut de scénario

Si l'administrateur système a activé les courriels sortants d'Essbase, les participants de scénario concernés reçoivent des notifications par courriel en cas de modifications du scénario.

Pour configurer des notifications par courriel SMTP, procédez comme suit :

Connectez-vous à Essbase en tant qu'administrateur système.
Cliquez sur Console.
Cliquez sur Configuration de la messagerie.
Cliquez sur l'onglet Configuration SMTP.
SMTP contrôle les courriels sortants.
Saisissez l'hôte et le port SMTP de votre entreprise.
Entrez l'adresse électronique de votre entreprise et le mot de passe associé (ceux de l'expéditeur du courriel de notification).
Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le courriel SMTP est configuré, les participants de scénario reçoivent des courriels si le statut, la propriété, la priorité ou la date d'échéance de leurs scénarios sont modifiés.

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs au système, l'adresse électronique est un champ facultatif. Si vous ne le remplissez pas, l'utilisateur concerné ne reçoit pas les courriels même s'il participe aux scénarios.

Etat du scénario	Destinataire du courriel	Copie carbone du courriel	Objet du courriel
Créer un scénario	Participant, approbateur	Propriétaire	Vous êtes invité à participer au scénario <scenario name>
Soumettre	Approbateur	Propriétaire, participant	Le scénario <scenario name> est soumis pour approbation
Approuver	Propriétaire	Participant, approbateur	Le scénario <scenario name> est approuvé
Rejeter	Propriétaire	Participant, approbateur	Le scénario <scenario name> est rejeté par <user>
Appliquer	Participant	Propriétaire, approbateur	Le scénario <scenario name> est mis à jour
Suppression	Participant, approbateur, propriétaire	Suppression de l'utilisateur	Le scénario <scenario name> est supprimé
Update action Il peut s'agir d'une modification de propriété, de priorité ou de date d'échéance.	Participant, approbateur	Propriétaire	Le scénario <scenario name> est mis à jour

Un scénario existant peut être mis à jour (voir Update action dans la table) pour modifier le propriétaire, la priorité ou la date d'échéance. Par exemple, si la date d'échéance du scénario est modifiée, les participants reçoivent un courriel les informant de la nouvelle date d'échéance. L'ancienne date d'échéance est barrée, il est donc facile de voir l'information du scénario qui a été modifiée.

Création d'un scénario

Pour créer un scénario, spécifiez les informations générales à propos de votre scénario, en créant un nom de scénario, en sélectionnant une date d'échéance, en choisissant d'utiliser ou non les valeurs calculées. Ensuite, ajoutez des utilisateurs et définissez si chaque utilisateur est un participant ou un approbateur.

Pour créer un scénario, vous devez remplir les critères suivants :

Etre un utilisateur provisionné pour l'application ou le propriétaire de l'application avec au moins le droit d'accès Mise à jour de base de données.
Utiliser un cube prenant en charge les scénarios. Reportez-vous à Activation de la modélisation des scénarios.

Dans l'interface Web Essbase, connectez-vous en tant qu'utilisateur disposant de l'autorisation Mettre à jour de la base de données (ou d'une autorisation supérieure) pour au moins une application.
Sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
Cliquez sur Créer un scénario.
Dans l'onglet Informations générales, entrez un nom de scénario et sélectionnez Priorité (facultatif), Date d'échéance, Application et Base de données (cube). Vous ne voyez que les applications pour lesquelles vous disposez d'une autorisation Mise à jour de la base de données ou d'une autorisation supérieure.
Activez l'option Utiliser les valeurs calculées pour fusionner les valeurs calculées avec les valeurs de base lors de l'exécution de scripts de calcul dans les scénarios.
(Facultatif) Saisissez une description.
Dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Ajouter pour obtenir la liste des utilisateurs.
Ajoutez les utilisateurs de votre choix.
Fermez la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs/groupes.
Pour chaque utilisateur, conservez la valeurs par défaut (Participant) ou sélectionnez Approbateur.
Les rôles d'utilisateur de scénario déterminent le workflow pour le scénario.
Enregistrez les modifications.

Voir aussi : Comprendre les rôles utilisateur et les workflows de scénario.

Modélisation des données

En tant qu'utilisateur de scénario, vous pouvez modéliser des tranches de données dans votre propre scénario.

Dans l'interface Web Essbase, sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
Sur la page Scénarios, localisez le scénario dans lequel vous voulez modéliser des données.
- Vous pouvez rechercher le scénario en saisissant son nom dans le champ Rechercher.
- Vous pouvez sélectionner votre application dans la liste déroulante Toutes les applications et effectuer la recherche dans cette application.
- Après avoir sélectionné l'application, vous pouvez affiner davantage votre recherche en sélectionnant la base de données (cube) dans la liste déroulante Toutes les bases de données et effectuer la recherche dans ce cube donné.
Lancez Smart View en cliquant sur l'icône Excel devant le nom du scénario.
Apportez des modifications aux données et réalisez l'analyse de simulation dans Smart View.

Si vous modifiez et soumettez des valeurs, puis décidez de rétablir les valeurs de base, vous pouvez le faire en saisissant #Revert dans les cellules modifiées et en choisissant Soumettre les données dans le ruban Smart View Essbase.

Si une cellule dans la base a une valeur, et que vous voulez que la cellule correspondante dans le scénario ait la valeur #Missing, vous pouvez envoyer #Missing au scénario ou supprimer la valeur dans Smart View et sélectionner Soumettre les données dans le ruban Smart View.
Poursuivez ce processus jusqu'à ce que vous soyez prêt à soumettre les données pour approbation.

Si un calcul a été exécuté sur un modèle d'environnement restreint et les modifications ne sont pas acceptables, demandez au concepteur d'applications un script de calcul pour annuler les modifications ou demandez un nouveau modèle d'environnement restreint.

Soumission d'un scénario pour approbation

Une fois que vous avez soumis un scénario pour approbation, personne ne peut écrire dans ce scénario.

Dans l'interface Web Essbase, connectez-vous en tant que propriétaire de l'application ou du scénario.
Sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
Sous Actions, cliquez sur Soumettre .
(Facultatif) Saisissez un commentaire.
Cliquez sur OK.

Une fois qu'un scénario a été soumis pour approbation, l'approbateur de scénario peut approuver ou rejeter les modifications apportées aux données.

Approbation ou rejet de modifications de scénario

Une fois que le propriétaire du scénario l'a soumis pour approbation, l'approbateur peut approuver ou rejeter les modifications apportées au scénario. Le propriétaire du scénario est averti de l'action. Vous devez être connecté en tant qu'approbateur pour disposer des options permettant d'approuver ou de rejeter un scénario.

Dans l'interface Web Essbase, sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
En regard du scénario soumis, sous Actions, cliquez sur Approuver ou Rejeter .
Entrez un commentaire dans les boîtes de dialogue Approuver ou Rejeter.

Une fois le scénario approuvé, le propriétaire peut appliquer les modifications au cube.

Application de modifications de données

Lorsque vous appliquez des modifications dans un cube compatible avec les scénarios, les modifications stockées dans le scénario écrasent les données de base. Vous pouvez appliquer des modifications de données à partir de la page Scénario dans l'interface Web Essbase ou en utilisant la commande de calcul DATAMERGE.

Pour appliquer des modifications de données dans le cadre de votre workflow de scénario,

Dans l'interface Web Essbase, sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
En regard du scénario approuvé, sous Actions, cliquez sur Appliquer.
Lorsque vous y êtes invité, laissez un commentaire (facultatif) et confirmez votre choix.

Vous pouvez également appliquer les modifications des données à l'aide de la commande DATAMERGE.
Lorsqu'un scénario a été appliqué, vous pouvez le supprimer et réutiliser le modèle d'environnement restreint pour ce scénario.
Les gestionnaires de base de données et les rôles supérieurs peuvent exécuter un script de calcul pour effectuer une opération DATAMERGE. Ils n'ont pas besoin d'être désignés approbateurs de scénario pour réaliser cette opération
Lorsqu'un scénario a été appliqué, il peut être réappliqué mais pas modifié.

Copie d'un scénario

Si vous disposez du rôle Administrateur de service ou que vous êtes un utilisateur de scénario (participant, approbateur ou propriétaire), vous pouvez copier un scénario. Vous pouvez le copier à n'importe quel moment du workflow, avant la suppression du scénario. Le statut d'approbation du scénario copié est redéfini sur En cours.

Dans l'interface Web Essbase, sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
Cliquez sur le menu Actions du scénario à copier, puis sur Copier.
Entrez le nom du scénario et sélectionnez les composants à copier dans les zones Approbateurs, Participants, Commentaires et Données.
Cliquez sur OK.

Suppression du scénario

Etant donné qu'un cube Essbase compatible avec les scénarios contient un nombre fixe de modèles d'environnement restreint disponibles, vous devrez peut-être nettoyer les scénarios inactifs. Une fois qu'un scénario est supprimé, son modèle d'environnement restreint est renvoyé au pool des modèles d'environnement restreint disponibles.

Pour supprimer un scénario à l'aide de l'interface Web Essbase,

Dans l'interface Web Essbase, sur la page d'accueil, cliquez sur Scénarios.
Cliquez sur le menu Actions du scénario à supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Présentation du workflow et des rôles utilisateur de scénario

Vous pouvez vérifier un scénario à l'aide d'un workflow d'approbation facultatif.

Les affectations de rôles utilisateur de scénario déterminent le workflow pour les scénarios. Vous devez disposer d'au moins un approbateur pour activer le workflow de scénario. Sans approbateur, les participants ne peuvent par exemple pas soumettre le scénario pour approbation. En outre, ils ne disposent d'aucune option leur permettant d'approuver ou de rejeter le scénario.

Sans au moins un approbateur, Appliquer est la seule action possible pour les scénarios. En l'absence d'approbateur, le propriétaire du scénario peut tout de même modifier des valeurs de données dans le scénario et appliquer des modifications de données dans le cube (ou les rejeter), sans passer par un processus d'approbation.

Les participants peuvent prendre part à une analyse par simulation. Ils doivent disposer du rôle utilisateur Mise à jour de la base de données ou Accès à la base de données. Il n'est pas obligatoire d'ajouter des participants.

Les approbateurs surveillent le processus et approuvent ou rejettent des scénarios. Ils doivent disposer du rôle Accès à la base de données ou d'un rôle supérieur. Plusieurs approbateurs peuvent être affectés à un même scénario. Dans ce cas, chacun d'entre eux doit approuver le scénario pour qu'il soit soumis.

Les participants et les approbateurs dotés du rôle utilisateur Accès à la base de données ne peuvent pas écrire dans un scénario tant qu'ils ne disposent pas de l'accès en écriture via un filtre.

Les participants et les approbateurs ne sont pas obligatoires. Le propriétaire du scénario peut modifier des valeurs de données dans le scénario et valider des modifications de données dans le cube (ou les rejeter) sans désigner de participants ou d'approbateurs.

Image d'un organigramme présentant le workflow d'utilisation des scénarios.