Intégration des ERP avec Oracle Cloud Infrastructure Generative AI
AstuteAP est une solution avancée d'automatisation des comptes fournisseurs basée sur l'intelligence artificielle et conçue pour simplifier le traitement des factures fournisseurs sur plusieurs plates-formes de planification des ressources d'entreprise (ERP).
L'architecture s'appuie sur les services Oracle Cloud Infrastructure (OCI) et l'intelligence artificielle (IA) pour éliminer la saisie manuelle des données, réduire les erreurs et accélérer le workflow de comptabilité fournisseurs. AstuteAP s'intègre aux systèmes ERP client pour fournir un traitement intelligent et automatisé des factures.
La solution offre les avantages suivants :
- Efficacité opérationnelle : réduit les coûts de traitement des factures et accélère la durée des cycles.
- Précision : minimise les erreurs grâce à l'extraction et à la validation de données alimentées par l'IA.
- Evolutivité : évolue pour gérer différents volumes de factures.
- Visibilité : fournit un suivi et des rapports en temps réel sur le statut des factures.
- Conformité : tient à jour les enregistrements vérifiables de toutes les activités de traitement des factures.
- Réduction des coûts : réduit les coûts de traitement grâce à l'automatisation et à des gains d'efficacité.
AstuteAP exploite l'intelligence artificielle tout au long du cycle de traitement des factures :
- Traitement des documents : OCI Generative AI reconnaît et interprète divers formats et langues de facture.
- Extraction de données : les algorithmes d'apprentissage automatique identifient et extraient les informations clés avec une grande précision.
- Validation : l'IA compare les données extraites aux modèles connus pour signaler les divergences et les erreurs potentielles.
- Traitement : acheminement intelligent du workflow basé sur les attributs de facture et les règles de gestion.
- Apprentissage continu : les systèmes s'améliorent au fil du temps en utilisant le machine learning à partir de factures traitées.
AstuteAP offre une intégration transparente avec les systèmes d'entreprise existants :
- Connecteurs prédéfinis : intégration prête avec les principales plateformes ERP, notamment PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Conception axée sur l'API : OCI API Gateway facilite les connexions avec d'autres systèmes métier.
- Structure extensible : l'architecture prend en charge les intégrations personnalisées pour les exigences spécialisées.
Cas d'utilisation : Automatiser les comptes fournisseurs avec AstuteAP
AstuteAP fournit une plate-forme d'automatisation intelligente des comptes fournisseurs qui s'intègre de manière transparente aux systèmes ERP, aux portails fournisseur et aux interfaces bancaires.
AstuteAP tire parti de l'automatisation des workflows, de la connectivité sécurisée et des contrôles de conformité pour rationaliser les opérations des comptes fournisseurs.
Les factures sont capturées, interprétées et rapprochées automatiquement des commandes fournisseur, les exceptions étant acheminées intelligemment via un workflow sécurisé et natif du cloud.
Cela réduit les efforts manuels jusqu'à 80 %, réduit la durée du cycle de facturation de quelques jours à quelques heures, améliore la précision et accélère la clôture de fin de mois, ce qui permet des économies immédiates, un contrôle financier renforcé et un processus AP entièrement auditable.
La solution utilise le processus général suivant :
- Saisie de facture :
- Les factures reçues par courriel ou via le portail sont automatiquement incluses.
- L'intelligence artificielle générative (GenAI) extrait les données clés des factures, telles que le fournisseur, le numéro de commande fournisseur, la date, le montant, les taxes et la date d'échéance.
- Validation et conformité :
- Le système recherche les doublons, la conformité fiscale et les données de base fournisseur.
- Les exceptions sont acheminées vers le personnel AP pour résolution.
- Intégration ERP : les factures approuvées sont comptabilisées directement dans le système ERP, tel que PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Génération de rapports et analyses:
- Les tableaux de bord offrent une visibilité sur les responsabilités, la durée des cycles et les performances des fournisseurs.
- Les pistes d'audit garantissent la conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) de Sarbanes-Oxley (SOX).
Etant donné que l'architecture permet le traitement sans contact des factures, les entreprises bénéficient des avantages suivants :
- Réduire le temps de cycle des comptes fournisseurs de 8 jours à 1 jour
- + de 85 % des factures traitées sans contact humain
- Réduction de 80 % de la saisie manuelle des données
- 70 % d'exceptions en moins en raison de la validation basée sur l'IA
- Clôture de fin de mois plus rapide de 2 à 4 jours
- Réduction du coût de traitement par facture (de 10 $ environ à moins de 2 $)
- Des paiements plus rapides et plus fiables améliorent la confiance et les relations avec les fournisseurs
Cela a un impact direct sur :
- Visibilité du flux de trésorerie
- Satisfaction des fournisseurs
- Conformité et préparation à l'audit
- Efficacité opérationnelle des équipes financières
Architecture
L'architecture fournit un accès conversationnel sécurisé et évolutif aux données ERP.
L'architecture est illustrée ci-après :
oci-genai-erp-architecture-oracle.zip
Les architectures comprennent les composants principaux suivants :
- Zone ERP client
- Système ERP : se connecte aux plates-formes prises en charge, notamment PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Couche d'intégration : facilite la communication transparente entre les systèmes client et AstuteAP.
- Région Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
- Passerelle Internet : fournit un accès externe sécurisé au système
- VPN site à site OCI : active des connexions réseau privées sécurisées à OCI.
- Chiffrement : assure la sécurité des données lors de la transmission.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway : fournit une connectivité sécurisée aux services Oracle.
- Réseau cloud virtuel (VCN) : environnement de réseau isolé contenant un sous-réseau public et un sous-réseau privé.
Le sous-réseau public inclut les éléments suivants :
- Oracle APEX Application Development : interface utilisateur Web pour la gestion et le reporting des factures.
- Oracle Cloud Infrastructure API Gateway : gère le trafic d'API entre les services et les systèmes externes.
Le sous-réseau privé inclut les éléments suivants :
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer : distribue le trafic pour la haute disponibilité et la résilience.
- Serveur REST (Representational State Transfer) du moteur d'automatisation : moteur de traitement principal orchestrant le workflow d'automatisation des factures.
- Oracle Autonomous AI Database : plateforme de base de données intelligente pour le stockage et l'analyse des données de facture.
- Bibliothèque d'invites Astute AI : référentiel des modèles d'interaction AI pour le traitement des factures.
- Couche réseau et IA Oracle Service
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI : fournit des services alimentés par l'IA pour le traitement intelligent des documents à l'aide de l'un des nombreux grands modèles de langage (LLM) pris en charge.
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management : contrôle l'authentification et l'autorisation.
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage : stocke les documents de facture et les fichiers associés.
- OCI Email Delivery : gère les services de notification pour les événements de workflow.
- Architecture de sécurité
- Sécurité du réseau : connectivité VPN et cryptage pour une transmission sécurisée des données.
- Contrôle d'accès : OCI Identity and Access Management pour une gestion granulaire des droits d'accès.
- Protection des données : stockage sécurisé des documents avec des contrôles d'accès appropriés.
- Isolement : séparation des sous-réseaux public et privé pour une sécurité renforcée.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway : fournit une connectivité sécurisée aux services Oracle.
- Zone de sécurité maximale : toutes les ressources OCI sont provisionnées dans une zone de sécurité maximale afin d'appliquer des garde-fous de sécurité mandatés par Oracle. Cela garantit des contrôles de sécurité par défaut, tels que le chiffrement obligatoire, l'accès public restreint, les configurations réseau contrôlées et la conformité continue aux stratégies de sécurité OCI.
- Groupes de sécurité réseau : les groupes de sécurité réseau permettent de définir des règles entrantes et sortantes affinées au niveau de la charge globale. Les groupes de sécurité réseau permettent un contrôle précis du trafic entre les niveaux PeopleSoft, les services AstuteAP et les composants OCI Generative AI, prenant en charge un modèle de réseau sans confiance et minimisant la surface d'attaque.
La solution utilise le flux de processus suivant :
- Saisie de facture : tire parti de l'extraction automatisée des factures à partir de plusieurs sources et de la conversion en format numérique grâce à l'IA à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des technologies de reconnaissance intelligente.
- Le fournisseur envoie la facture par e-mail, la charge, via le portail ou par échange de données informatisé (EDI).
- AstuteAP collecte et stocke automatiquement le document dans OCI Object Storage.
- Interprétation et extraction des données par l'IA : Inclut l'extraction des paires clé-valeur avec le scoring de confiance, la validation et le prétraitement automatisés des données de facture, ainsi que la détection et la correction des erreurs via l'analyse de l'IA.
- OCI Generative AI utilisant de grands modèles de langage tels que Cohere, Llama ou ChatGPT, lisez le document.
- Les champs clés sont extraits avec un scoring de confiance.
- La bibliothèque d'invite AI garantit une gestion cohérente des différents formats de facture.
- Validation et mise en correspondance : offre un routage intelligent via des workflows d'approbation, une intégration transparente avec les systèmes ERP cible pour la comptabilisation et le traitement des paiements, et le stockage des documents à des fins d'audit, de recherche et d'archivage.
- Le moteur d'automatisation valide les données extraites par rapport aux données principales ERP.
- Effectue le rapprochement sur 2/3 critères, la validation du fournisseur, les contrôles de tolérance.
- Détecte les doublons, les anomalies et les fraudes potentielles.
- Les exceptions sont acheminées vers le personnel AP pour consultation rapide.
- Workflow d'approbation:
- Si nécessaire, les factures d'exception ou hors CdA sont acheminées pour approbation.
- Les approbateurs utilisent l'interface utilisateur AstuteAP pour approuver ou rejeter.
- Imputation ERP : une fois la facture validée et approuvée :
- La facture est structurée et préparée pour le format ERP.
- La facture est comptabilisée dans l'ERP à l'aide des API REST.
- Stockage et audit :
- Le PDF de facture, y compris les données extraites, est stocké en toute sécurité dans OCI pour l'audit et l'extraction.
- L'historique complet des traitements est conservé dans les enregistrements d'audit.
- Analyses et reporting : propose des rapports de tableau de bord pour la visibilité des processus et les mesures de performances, des informations pour l'optimisation des opérations financières et des fonctionnalités de surveillance et d'alerte des fraudes. Autonomous AI Database fournit des tableaux de bord pour :
- Statut et durée du cycle de la facture
- Exceptions et goulets d'étranglement
- Analyse des dépenses des fournisseurs
- Préparation à la clôture de fin de mois