Création d'un planning pour un site

Si vous souhaitez programmer un rendez-vous pour des patients ou leur permettre de programmer eux-mêmes leurs rendez-vous, en tant qu'administrateur, vous devez créer un planning. Sinon, vous n'avez pas besoin d'en créer un.

Vous pouvez créer autant de plannings que vous voulez. Par exemple, vous pouvez en créer un pour les jours de la semaine et un autre pour les week-ends. Vous pouvez également choisir d'en créer un pour les lundis et les mercredis, un autre pour les mardis et les jeudis, et un autre pour les vendredis. Assurez-vous simplement que les plannings ne se chevauchent pas.

Remarque :

Si vous autorisez la prise de rendez-vous sur site, vous n'avez pas besoin de créer de planning à l'avance. Vous (ou un agent d'accueil) pouvez ajouter des rendez-vous à un planning lorsque vous accueillez des patients sans rendez-vous et que vous les inscrivez. Pour plus d'informations, reportez-vous à Prise de rendez-vous sur site.

Afin de créer un planning pour un site, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l'onglet Sites dans la bannière.
  2. Dans la liste des sites, sélectionnez celui pour lequel vous voulez créer un planning.

    Conseil :

    Servez-vous des filtres sur la gauche et de la zone de recherche au-dessus de la liste des sites pour trouver rapidement un site.
  3. Sélectionnez Gérer un planning sous le nom du site.
  4. Sélectionnez Créer un planning.
  5. Entrez le nom du planning (par exemple, Planning jours de semaine).
  6. Choisissez le type de planning :
    • Ce planning concerne un seul jour : dans le cas d'un planning sur un seul jour (sans répétition).
    • Ce planning est répété : dans le cas d'un planning répété sur un ou plusieurs jours.
    • Ce planning a des dates de début et de fin fixes : dans le cadre d'un planning avec les dates de début et de fin de votre choix.
  7. Effectuez l'une des étapes suivantes :
    • Pour un planning à un seul jour, choisissez la date du planning.
    • Pour un planning répété, choisissez le premier jour du planning.
    • Pour un planning avec dates de début et de fin personnalisées, choisissez le premier et le dernier jour du planning. Ces dates sont inclusives. Autrement dit, si la date de fin est un vendredi, le planning sera actif jusqu'à la fin de journée du vendredi.
  8. Dans la section Durée et disponibilité du jour, renseignez les champs suivants :
    • Durée du rendez-vous : entrez la durée définie par le site pour chaque rendez-vous.
    • Jours du planning : sélectionnez le jour ou les jours concernés par le planning.
  9. Dans la section Disponibilité horaire, entrez les informations de l'équipe :
    • Pour Créneau 1, entrez l'heure de début et l'heure de fin de la première équipe en les sélectionnant dans le menu déroulant. (Pour indiquer une disponibilité de 24 heures, sélectionnez 00:00 pour l'heure de début et l'heure de fin.) Dans Rendez-vous simultanés, entrez le nombre de rendez-vous simultanés que le site peut prendre en charge sur cette plage horaire. Par exemple, si le site a 3 infirmières ou techniciens qui travaillent pendant cette plage horaire et qu'ils peuvent prendre chacun un rendez-vous en même temps, vous pouvez entrer 3.
    • Pour Créneau 2, renseignez les champs appropriés relatifs à la deuxième équipe (si besoin).

      Si vous entrez des valeurs pour Créneau 2, le système ajoute automatiquement une ligne pour Créneau 3. Vous pouvez ajouter les détails concernant l'équipe suivante, si besoin. (Vous pouvez également sélectionner X à la fin de la ligne pour supprimer l'équipe.) Vous devez remplir les détails des équipes dans l'ordre car l'heure de fin de service d'une équipe détermine les heures de début affichées pour la prochaine équipe.

    • Vous pouvez renseigner les détails pour quatre équipes au maximum (Créneau 4).
  10. Sélectionnez Prévisualiser le planning pour ouvrir la page correspondante.

    Remarque :

    Si le planning en chevauche un autre, un avertissement est affiché en haut de la page. Un message d'erreur est affiché si un champ requis n'est pas renseigné. Revenez sur le champ concerné et apportez les corrections nécessaires. Ensuite, sélectionnez de nouveau Prévisualiser le planning.
  11. Vérifiez le planning sur le calendrier.
  12. Effectuez l'une des étapes suivantes :
    • Si le planning est correct, sélectionnez Créer un planning.
    • Si vous devez modifier le planning, sélectionnez Retour dans le coin supérieur gauche de la page et appliquez les modifications nécessaires.