Gestion des candidatures

Liste de candidatures

Accédez à la liste de toutes les candidatures en cliquant sur le menu Candidatures. Vous pouvez également naviguer directement aux candidatures d'une demande de personnel particulière en cliquant sur le nombre de candidatures de la demande dans la liste des demandes de personnel.

À partir de la liste de candidatures, vous pouvez faire ce qui suit :

Voir la liste des candidatures et voir leur progression dans le processus de sélection.
Naviguer dans les pages de liste de candidatures au moyen des boutons permettant d'aller à la première page, à la page précédente, à la page suivante et à la dernière page. Vous pouvez également aller directement à une page.
Filtrer les candidatures en utilisant divers critères. Après avoir sélectionné les critères, cliquez sur Appliquer les filtres de candidats pour actualiser la liste en conséquence. Les filtres appliqués sont présentés au haut de la liste. Pour supprimer les filtres, cliquez sur Tous pour supprimer tous les filtres sélectionnés ou cliquez sur l'icône de suppression à côté de chaque filtre pour une suppression individuelle. Le volet des filtres est réductible.
Trier les candidatures en fonctions des informations d'une colonne en cliquant sur le triangle qui se trouve dans l'en-tête de colonne. Cliquer une deuxième fois sur le triangle inversera l'ordre de tri.
Utiliser l'outil Format des listes pour configurer le contenu à afficher dans la liste.
Consulter le nombre de candidatures actuelles aux différents statuts et étapes du processus de sélection.
Effectuer des actions directement à partir de la liste. Sélectionnez une candidature, puis sélectionnez l'action à partir de la barre d'outils des actions. Vous pouvez également utiliser le menu Plus d'actions qui est affiché directement sur chaque rangée de la candidature.
Effectuer des actions en masse. Sélectionnez plusieurs candidatures, puis réaliser les actions suivantes : Modifier l'étape/statut, Envoyer une correspondance, Ajouter des commentaires.
Lorsque vous pointez le nom d'un candidat avec la souris, une fenêtre contextuelle affiche les détails du candidat tels que le téléphone et l'adresse de courriel du contact et l'ID candidat.
Cliquer sur le nom du candidat pour ouvrir la candidature et voir tous ses détails. À partir de cet endroit, vous pouvez passer à la candidature suivante ou précédente. Vous pouvez également revenir à la liste des candidatures et aller à la dernière candidature consultée mise en évidence dans la liste.
Prévisualiser la demande de personnel connexe d'une candidature en cliquant sur le titre de la demande. Après avoir terminé la consultation de la demande de personnel, vous pouvez retourner à la liste des candidatures.

Partager un dossier de candidature

Vous pouvez partager un ou plusieurs candidats avec les destinataires sélectionnés. Par exemple, vous pouvez partager des candidats avec d'autres recruteurs qui pourraient être intéressés par ces derniers afin de pourvoir un poste.

Supposons que vous consultez la liste des candidatures.

Sélectionnez un ou plusieurs candidats.
Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Partager une candidature.
Recherchez les personnes avec lesquelles vous voulez partager la candidature.
Cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Partager une candidature – Options de partage, sélectionnez les sections du dossier à partager.
Cliquez sur Partager une candidature.

Les destinataires reçoivent une notification concernant le candidat que vous venez de partager. Ils peuvent voir les informations que vous avez partagées.

Lier des candidats à une demande de personnel

Liez un ou plusieurs candidats à une demande de personnel afin de créer des candidatures pour la demande. Vous pouvez lier plusieurs candidats à la fois à plusieurs demandes de personnel.

Supposons que vous souhaitiez lier plusieurs candidats à une demande de personnel.

Dans le menu Candidatures, sélectionnez les candidats.
Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Lier à la demande de personnel.
Sélectionnez une demande de personnel, puis cliquez sur le bouton Lier à la demande de personnel.
Vous pourrez alors choisir d'envoyer un courriel au candidat si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur son profil. Les courriels sont uniquement envoyés pour les demandes de personnel ayant été publiées, afin d'éviter d'inviter des candidats à des demandes de personnel qu'ils ne peuvent pas voir dans la section Carrières.

Une fois les candidats liés à la demande de personnel, ils peuvent poursuivre le processus de candidature, le cas échéant. Ces candidatures s'affichent avec le statut initial de la première étape du processus de sélection. L'événement est suivi dans l'onglet Historique de la candidature.

Rechercher les candidats en double et les fusionner

Exécutez une recherche des doubles afin d'identifier les candidats susceptibles d'être répétés. Si vous trouvez des dossiers en double, vous pouvez les fusionner en un dossier principal unique.

L'action Rechercher des doubles est disponible lors de la consultation d'une liste de candidatures ou de profils généraux, ainsi que lors de la consultation des détails d'une candidature ou d'un profil général.

Supposons que vous vous trouvez dans une liste de candidatures.

Sélectionnez un candidat.
Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Rechercher des doubles. Le système vérifie si le candidat existe déjà dans la base de données. Le cas échéant, une liste des candidats possiblement en double s'affiche.
Si vous déterminez qu'un ou plusieurs candidats sont en double, vous pouvez les fusionner avec le candidat de la recommandation. Sélectionnez le candidat de la recommandation et les doublons potentiels, puis cliquez sur le bouton Fusionner les candidats sélectionnés.
Dans la page Fusionner des dossiers de candidature, sélectionnez le candidat à conserver. Vous pouvez également définir la séquence de la fusion. Portez une attention particulière à la sélection du bon candidat et de la séquence de fusion, car les dossiers de candidature sont traités un par un, selon l'ordre configuré, et seules les informations qui n'existent pas déjà sont copiées dans le dossier principal.
Si vous sélectionnez l'option d'envoi d'une notification par courriel, un courriel est envoyé au candidat principal ou à l'agent responsable du candidat principal pour l'informer que les dossiers de candidature ont été fusionnés et pour inviter la personne à réviser le nouveau dossier.
Cliquez sur Fusionner les candidats.

Une fois la fusion terminée :

Les informations du dossier de candidature choisi sont conservées et enrichies par la fusion des informations des dossiers en double.
Les candidats qui n'ont pas été retenus sont supprimés.

Utiliser des formulaires pour le processus d'embauche

Vous pouvez utiliser des formulaires en tout temps durant le processus d'embauche. Par exemple, vous pouvez utiliser des formulaires pour divers documents associés à une nouvelle embauche ou pour imprimer une candidature dans une format précis, ou encore, pour entrer les informations "Ne pas divulguer" lors d'une entrevue avec un candidat. Vous pouvez également imprimer un formulaire vierge, le remplir, puis le faire signer par le candidat.

Accédez au menu Candidatures.
Sélectionnez une candidature.
Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Remplir un formulaire. La page Remplir un formulaire affiche les formulaires associés à l'étape et au statut de la candidature visée (selon la configuration du flux de sélection des candidatures).
Cliquez sur un formulaire. Le formulaire s'ouvre dans Acrobat® Reader. Le formulaire est automatiquement rempli à l'aide des champs correspondants du dossier de candidature ou de demande de personnel.
Validez les informations.
Cliquez sur Imprimer. Un fichier PDF est généré automatiquement.

Exporter des candidatures et des profils de candidat vers Excel

Vous pouvez exporter des candidatures et des profils généraux de candidat vers une feuille de calcul Microsoft Excel.

Supposons que vous voulez exporter plusieurs candidatures.

Sélectionnez les candidatures.
Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Télécharger vers Excel.
Sélectionnez où vous voulez télécharger le fichier.
Cliquez sur Enregistrer.

Les candidatures sélectionnées sont téléchargées dans un fichier Excel contenant toutes les informations pertinentes. Les colonnes du fichier Excel sont déterminées par les colonnes réelles affichées dans la liste des candidatures.

Si une colonne est représentée par une icône (par exemple, l'icône d'un élément à revoir), l'en-tête de la colonne affiche la valeur de l'icône.
Si un champ a une valeur booléenne, la cellule de la table affiche VRAI ou FAUX.
Si un champ a plusieurs valeurs, la cellule de la table affiche la valeur textuelle réelle.

Envoyer une correspondance à un candidat

Utilisez l'action Envoyer une correspondance pour créer un message et l'envoyer au candidat.

Vous pouvez envoyer une correspondance à un ou à plusieurs candidats à la fois. Le nombre maximum de candidats pour l'envoi est 150.

Vous pouvez sélectionner la façon dont le message est envoyé. Deux options sont disponibles :

Courriel
Lettre imprimée

Vous pouvez utiliser un modèle pour créer un message ou le créer à partir de zéro.

Écrire un message à partir d'un modèle

La liste des modèles que vous pouvez sélectionner est affichée. Utilisez des filtres pour trouver le modèle désiré. Si le modèle repose sur l'utilisation de plusieurs paragraphes, vous pouvez les sélectionner et les désélectionner. Vous pouvez prévisualiser le message avant de le sélectionner. Si vous disposez de la permission requise, vous pouvez modifier le message et joindre des fichiers. Vous pouvez également formater le texte à l'aide d'outils et utiliser le gras, l'italique, les types de police de caractères, en varier la taille et utiliser les listes à puces.

Si le modèle contient des variables non résolues, celles-ci sont listées dans le panneau Données manquantes. Entrez des valeurs pour chaque variable et cliquez sur Appliquer pour résoudre les variables du message. Vous n'avez pas besoin de localiser les variables dans le message.

Écrire un message à partir de zéro

Vous pouvez créer un message à partir de zéro en utilisant l'éditeur de texte. Avant d'envoyer le message, vous pouvez le prévisualiser et y apporter des retouches au besoin. Vous pouvez également joindre des fichiers.

Ajouter des commentaires à une candidature

Utilisez l'action Ajouter des commentaires pour ajouter des commentaires dans une candidature ou un profil de candidat.

Vous pouvez consulter les commentaires dans l'onglet Historique.

Joindre des fichiers

Vous pouvez joindre des fichiers à des candidatures et à des profils de candidat.

Ouvrez une candidature ou un profil de candidat.
Cliquez sur l'onglet Pièces jointes.
Cliquez sur Charger une pièce jointe.
Dans la fenêtre Charger une pièce jointe, cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier.
Indiquez si la pièce jointe est un curriculum vitae, un fichier relatif à une offre ou un autre type de document.
Indiquez si la pièce jointe est visible pour le candidat.
Vous pouvez également ajouter une description du fichier à charger.
Cliquez sur Charger.

Après avoir joint un fichier, celui-ci s'affiche dans la section correspondante de l'onglet Pièces jointes. Par la suite, vous pouvez prévisualiser, modifier, supprimer ou télécharger le fichier.

Prévisualiser et télécharger des pièces jointes

Vous pouvez prévisualiser et télécharger des fichiers qui sont joints à des candidatures et à des profils de candidat.

Supposons que vous consultez la liste des candidatures.

Sélectionnez un format de liste qui s'affiche dans la colonne Pièces jointes.
Localiser la candidature qui comporte l'icône de trombone. Lorsqu'une candidature ou un profil de candidat présente au moins une pièce jointe, l'icône de trombone s'affiche.
Cliquez sur l'icône de trombone pour voir les pièces jointes. Les pièces jointes sont affichées sous chaque section de pièces jointes. Pour chaque pièce jointe répertoriée, vous pouvez voir le nom de fichier, sa taille ainsi que les boutons de prévisualisation et de téléchargement.
Cliquer sur le bouton de prévisualisation vous permet de consulter le fichier. S'il existe d'autres fichiers, vous pouvez basculer vers ceux-ci.

Demander des services de sélection pour un candidat

Vous pouvez demander des services de sélection pour des candidats, notamment des vérifications d'antécédents, l'admissibilité aux crédits d'impôt ou des évaluations de candidat.

Lorsque vous ouvrez une candidature, sélectionnez l'action Demander un service de sélection dans le menu Plus d'actions. Les services de sélection configurés pour la demande de personnel sont disponibles pour sélection. Sélectionnez le service que vous voulez demander.

Vous pouvez voir les résultats des services de sélection effectués pour des candidats. Lorsque vous ouvrez une candidature, accédez à la section Services de sélection. Vous pouvez voir un sommaire des résultats affichés dans un tableau. Cliquez sur le lien Afficher les détails pour voir un rapport détaillé des services de sélection effectués pour le candidat. Si des services de sélection ont été préalablement effectués pour le candidat, vous pouvez accéder aux résultats de l'historique.

Ajouter un agent auteur de la recommandation

Vous pouvez ajouter un agent auteur d'une recommandation à une candidature ou à un profil de candidat.

Ouvrez une candidature ou un profil de candidat.
Cliquez sur l'onglet Recommandation.
Cliquez sur Ajouter l'agent auteur de la recommandation.
Entrez des commentaires.
Sélectionnez un agent pour la recommandation.
Cliquez sur Enregistrer.

L'onglet Recommandation affiche le nom et l'adresse de courriel de l'agent, ainsi que le nom de l'agence. Le statut indique également si le référent en question est encore actif ou non. Si tel est le cas, vous pouvez modifier l'agent référent, et la période active du nouvel agent sera réinitialisée. Vous pouvez également supprimer les informations de recommandation. Cela ne supprime pas en tant que telles les informations, mais règle plutôt sa période active actuelle à une période expirée. Si la période active est expirée, vous pouvez seulement modifier l'agent associé à la recommandation. Lorsqu'un agent recommande un candidat, l'icône d'oreille s'affiche avec la lettre A.

Générer un mot de passe pour un candidat

Vous pouvez générer un mot de passe pour un candidat à partir du profil général du candidat ou à partir de la candidature.

Ouvrez une candidature ou un profil de candidat.
Dans la section Informations sur le compte, cliquez sur Nouveau mot de passe.
Si vous voulez voir le mot de passe généré pour le candidat, sélectionnez l'option Afficher le mot de passe.