4Utilisation des demandes de personnel

La liste des demandes de personnel affiche les demandes de personnel avec des données présentées dans différentes colonnes.

À partir de la liste de demandes de personnel, vous pouvez :

• Voir toutes les demandes de personnel, y compris celles dont le statut est inactif, comme les ébauches et les demandes supprimées et annulées.

• Filtrer les demandes de personnel en utilisant divers critères. Après avoir sélectionné les critères, cliquez sur Appliquer les filtres pour actualiser la liste en conséquence. Les filtres appliqués sont présentés au haut de la liste. Pour supprimer les filtres, cliquez sur Tous pour supprimer tous les filtres sélectionnés ou cliquez sur l'icône de suppression à côté de chaque filtre pour une suppression individuelle. Le volet des filtres est réductible.

• Trier les demandes de personnel en fonction des informations d'une colonne en cliquant sur le triangle qui se trouve dans l'en-tête de colonne. Cliquer une deuxième fois sur le triangle inversera l'ordre de tri.

• Utiliser l'outil Format des listes pour configurer le contenu à afficher dans la liste.

• Naviguer dans les pages de liste de demandes de personnel au moyen des boutons permettant d'aller à la première page, à la page précédente, à la page suivante et à la dernière page. Vous pouvez également aller directement à une page.

• Positionner le pointeur de la souris sur le titre d'une demande de personnel afin d'en obtenir les informations pertinentes, notamment le recruteur, les candidats embauchés, le groupe d'utilisateurs et les langues activées.

• Cliquez sur le titre d'une demande de personnel pour l'ouvrir et voir le contenu détaillé. À partir de cet endroit, vous pouvez passer à la demande de personnel suivante ou précédente. Vous pouvez également revenir à la liste des demandes de personnel et aller à la dernière demande consultée mise en évidence dans la liste.

• Cliquer sur le nombre de candidats d'une demande de personnel pour accéder à la liste des candidatures de la demande.

• Une icône dans la colonne du nombre de candidats indique les nouvelles candidatures dans le processus de sélection des candidatures pour une demande de personnel (ces candidatures sont au statut initial de la première étape du processus de sélection des candidatures).

• Réaliser les actions disponibles dans le menu Plus d'actions, comme supprimer, annuler et pourvoir une demande de personnel.

• Créer des demandes de personnel.

Une demande de personnel permet de détailler les exigences précises d'un emploi dans l'éventualité d'une embauche.

Lors de la consultation d'une demande de personnel, les détails de la demande sont présentés dans les onglets et les panneaux suivants :

• Informations sur la demande de personnel : Contient tous les détails de l'emploi, organisés en différentes sections que vous pouvez développer et réduire, au besoin.

• Alertes de présélection : Permet de définir des critères d'alerte de candidature exceptionnelle et d'alerte de demande d'informations complémentaires.

• Pièces jointes : Contient les fichiers joints à la demande de personnel. Vous pouvez voir, prévisualiser, supprimer, charger et télécharger des pièces jointes.

• Approbations : Affiche des informations à propos du processus d'approbation, comme les approbateurs, la décision rendue et la date et l'heure de l'approbation.

• Recherche de candidats : Permet de voir et de configurer toutes les méthodes de recherches de candidats et de publication utilisées pour votre demande de personnel. La publication peut être réalisée à partir des sites de carrières interne ou externe, des sites d'emploi ou des agents de recrutement. Vous pouvez inviter des candidats qui répondent à certains critères à postuler l'emploi.

• Entrevues : Vous pouvez ajouter des questionnaires d'évaluation, envoyer des demandes de rétroaction d'évaluation à des évaluateurs pour leur demander d'évaluer des candidats et voir la rétroaction fournie par des évaluateurs.

• Historique : Permet de voir les détails de suivi des événements qui se sont produits pour une demande de personnel. Les événements sont listés dans l'ordre chronologique.

• Sommaire : Présente les détails importants de la demande de personnel, tels que le statut, la structure, l'équipe de recrutement et les informations sur le travail. Vous disposez également de liens pour alimenter automatiquement les candidatures : Candidats actifs, Nouveaux candidats, Tous les candidats. La fiche de sommaire peut être réduite.

Le type de demande de personnel sert à déterminer le type de candidat à embaucher.

Les types de demande de personnel suivants sont disponibles :

• Professional (Professionnels) : C'est le type de demande de personnel convenant à la plupart des professionnels.

• Executive (Cadres) : Demande de personnel pour les cadres. Ce type de demande vous permet de sécuriser et de protéger la confidentialité des candidats cadres dans le système.

• Hourly (Employés à taux horaire) : Demande de personnel pour les employés à taux horaire.

• Campus (Étudiants) : Demande de personnel destinée aux étudiants ou aux foires à l'emploi organisées dans les universités.

• Contingent (Main-d'oeuvre occasionnelle) : Demande de personnel pour les employés occasionnels provenant d'agences.

• Filière - Général

• Filière - Cadre

Lorsque vous créez une demande de personnel, si votre administrateur a activé plusieurs types de demande de personnel, sélectionnez le type désiré parmi ceux offerts. Lorsqu'un type de demande n'est plus disponible, celui-ci ne peut plus être sélectionné, mais les demandes déjà créées avec ce type le conservent.

Utilisez l'outil Consultation d'une demande de personnel afin de trouver rapidement une demande de personnel particulière, qui se trouve déjà dans la base de données.

Supposons que vous souhaitez repérer une demande de personnel pour un poste d'analyste. Entrez le mot Analyste dans le champ de recherche. Le système listera toute les demandes de personnels présentant le mot Analyste dans le titre : Analyste, Analyte d'assurance qualité, Analyste technique, Analyste de la recherche, etc. Raffinez la recherche en entrant d'autres mots, par exemple Analyste et Recherche. Le système appliquera l'opérateur booléen ET par défaut et affichera les demandes de personnel avec Analyste et Recherche dans les résultats de recherche. Si les critères correspondent à une seule demande de personnel, le système vous dirigera directement à la page des détails de la demande de personnel.

Modifiez les champs dans une demande de personnel afin d'en modifier les valeurs.

Lorsque vous consultez une demande de personnel, cliquez sur l'icône de modification d'une section afin de modifier les champs de la section ou encore cliquez sur le bouton Tout modifier afin d'afficher toute la demande de personnel en mode de modification. Lorsqu'une demande de personnel se trouve en mode de modification, les sections sont surlignées en jaune. De plus, le panneau sommaire présente une table des matières des sections de la demande de personnel. Vous pouvez cliquer sur les titres de la section pour accéder rapidement à un contenu spécifique. Les champs modifiables sont présentés avec un fond blanc pour mieux les distinguer.

Lorsque vous créez ou modifiez une demande de personnel, assurez-vous que la demande de personnel est prête et qu'elle dispose de toutes les informations nécessaires pour la prochaine étape.

Deux méthodes sont offertes pour ce faire :

• Utilisez l'option Afficher champs requis pour ou sélectionnez manuellement un jalon. Cette méthode identifiera les champs manquants pour satisfaire au jalon. Cela validera également que toutes les informations sont présentes lorsque vous enregistrez la demande de personnel.

• Vous pouvez également utiliser l'option Inspecter. Dans ce cas, le système vérifiera toutes les exigences des différents jalons et listera les éléments manquants afin de facilement et rapidement remplir les renseignements de votre demande de personnel nécessaires pour la prochaine étape. Si votre demande de personnel est multilingue, vous devez tout d'abord vous assurer que toutes les informations sont fournies dans la langue de base. Par la suite, vous pouvez vérifier les traductions manquantes en modifiant l'option de langue, de Courante seulement à Toutes. Cela permettra non seulement à la méthode Inspecter d'identifier les champs sans traduction, mais offrira également une option de traduction, avec la référence et le texte traduit côte à côte, et facilitera l'ajout d'une traduction directement à partir de votre écran.

Vous pouvez effectuer plusieurs actions sur les demandes de personnel à partir de la liste des demandes de personnel ou à l'aide du menu Plus d'actions d'une demande de personnel.

• Dupliquer cette demande de personnel : Dupliquez une demande de personnel afin de créer une nouvelle demande en copiant le contenu de la demande de personnel que vous êtes en train de consulter. Par la suite, modifiez certains contenus, au besoin, sans devoir créer une nouvelle demande à partir de zéro. Vous pouvez dupliquer une demande de personnel peu importe son statut.

• Ajouter des commentaires : Utilisez l'action Ajouter des commentaires dans la demande de personnel ou dans la liste des demandes de personnel pour ajouter un commentaire à la demande de personnel.

• Annuler : Utilisez l'action Annuler lorsque vous n'avez plus besoin de la demande de personnel. Utilisez l'action Annuler lorsque la demande a un des statuts suivants : Approuvée, Programmée, Publiée, Retirée, Expirée et Ébauche. L'action Annuler n'est pas disponible si au moins un candidat a été embauché pour cette demande ou si une offre a été transmise.

• Supprimer : Utilisez l'action Supprimer pour supprimer la demande de personnel de la liste. La demande de personnel doit être provisoire.

• Mettre en suspens : Utilisez l'action Mettre en suspens pour suspendre toutes les activités associées à la demande de personnel. L'action Put on Hold (Mettre en suspens) est disponible lorsque la demande de personnel a l'un des statuts suivants : Sourcing - Unposted (Recherche de candidats - Publication retirée), Sourcing - Expired (Recherche de candidats - Expirée), Draft (Ébauche), Approved (Approuvée), Rejected (Rejetée), To be Approved (À approuver).

• Réactiver : Utilisez l'action Réactiver pour réactiver une demande de personnel mise en suspens. La demande de personnel retournera à son statut précédent ou au statut Ébauche, selon la configuration du système.

• Rouvrir : Utilisez l'action Rouvrir pour rouvrir une demande de personnel préalablement remplie ou annulée. Vous pouvez annuler l'embauche courante ou ajouter de nouveaux emplois vacants.

• Pourvoir la demande de personnel : Utilisez l'action Pourvoir la demande de personnel pour indiquer que les postes restants d'une demande de personnel ne sont plus à pourvoir. La demande de personnel peut désormais être considérée comme étant pourvue. L'action Pourvoir la demande de personnel est disponible lorsque la demande a l'un des statuts suivants : Ouverte - Approuvée, Ouverte - Publiée, Ouverte - Expirée, Ouverte - Retirée, Ouverte - Programmée.

Les demandes de personnel en filière permettent de réunir des candidats ayant les compétences, les antécédents et l'expérience recherchés par votre organisation. Ces candidats peuvent ensuite être ajoutés à une demande de personnel pour laquelle ils peuvent au final être embauchés.

Le processus de création d'une demande de personnel en filière est similaire à celui d'une demande de personnel normale. Dans la liste des demandes de personnel, cliquez sur Créer une demande de personnel. Sélectionnez le type de demande de personnel en filière que vous souhaitez créer :

• Filière - Général

• Filière - Cadre

Remplissez les champs comme pour une demande de personnel normale.

Un modèle de demande de personnel est une demande de personnel contenant des informations qui seront probablement réutilisées pour pourvoir un poste similaire. Il facilite la création des demandes de personnel en offrant des valeurs par défaut dans différents champs. Les modèles de demande de personnel contiennent les mêmes champs que les demandes de personnel. Si une demande de personnel est créée à partir d'un modèle de demande de personnel, tous les champs où une valeur est définie dans le modèle seront associés à la valeur par défaut du modèle.

Si vous êtes un gestionnaire de contenu, vous pouvez créer, voir, modifier et gérer les modèles de demande de personnel dans la bibliothèque. Les recruteurs et les gestionnaires du recrutement utilisent ensuite ces modèles pour créer des demandes de personnel. Accédez à la bibliothèque à partir du menu de hamburger. Sélectionnez Modèles de demande de personnel pour voir la liste des modèles disponibles.

Lorsque vous consultez la liste des modèles de demande de personnel, utilisez des filtres et la recherche par mot clé pour repérer un modèle particulier. Cliquez sur le titre d'un modèle de demande de personnel pour l'ouvrir et voir le contenu détaillé. Vous pouvez en modifier le contenu.

Vous pouvez aussi créer de nouveaux modèles à l'aide du processus guidé. Le processus de création s'apparente à la création d'une demande de personnel. Lorsque vous créez un modèle de demande de personnel, vous pouvez sélectionner un modèle existant en guise de base. Après l'enregistrement du modèle de demande de personnel nouvellement créé, son statut passe à Ébauche. Vous devez l'activer pour l'utiliser. Pour ce faire, sélectionnez le statut Actif au sein du modèle.

Lors de la consultation d'un modèle de demande de personnel, le volet gauche affiche un sommaire des points saillants du modèle. Lorsque vous créez ou modifiez un modèle de demande de personnel, le volet gauche présente une table des matières des sections du modèle. Cliquez sur les titres de la section pour accéder rapidement à ce contenu spécifique.