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Introduzione
Questa esercitazione mostra il processo di approvazione, le modalità di impostazione e l'avvio del ciclo di revisione della pianificazione. Scopri come abilitare i membri per le approvazioni, identificare i revisori e i proprietari, definire i gruppi di approvazione, gestire le gerarchie di unità di approvazione, definire il percorso promozionale in base ai revisori e le regole di convalida con limiti finanziari, avviare il ciclo di revisione e ottenere l'approvazione del piano. Le sezioni si basano l'una sull'altra e devono essere completate in sequenza.
Presupposto
Con le approvazioni, puoi gestire il flusso di lavoro all'interno di un processo definito e formalizzare i livelli di autorità durante la preparazione dei dati del budget. È possibile rivedere e approvare i piani sottomessi da centri o reparti di costo nell'ambito del processo di definizione budget globale.
Per gestire il processo di approvazione, effettuare le operazioni riportate di seguito.
Creazione di unità di approvazione in base all'organizzazione, alle aree geografiche o alle linee di prodotti
Impostazione del percorso promozionale designando chi rivede e approva i dati del piano durante il passaggio all'interno dell'organizzazione
Avvio del ciclo di revisione pianificazione selezionando uno scenario e una versione della gerarchia di unità di approvazione
È possibile tenere traccia dei budget e del relativo stato di revisione, dei problemi del processo e della proprietà delle unità di approvazione mediante le unità di approvazione stesse. Il tempo del ciclo di budget viene ridotto quando:
Il percorso di approvazioni è indipendente dalla struttura organizzativa
Eccezioni e aree problematiche sono evidenziate
Le informazioni di audit includono annotazioni e stato dei processi
Le revisioni includono annotazioni e commenti
In questa esercitazione vengono fornite informazioni sul processo di approvazione, su come impostarlo e sull'avvio del ciclo di revisione della pianificazione.
Prerequisiti
Le esercitazioni pratiche su Cloud EPM potrebbero richiedere l'importazione di uno snapshot nell'istanza di Cloud EPM Enterprise Service. Prima di poter importare uno snapshot dell'esercitazione, è necessario richiedere un'altra istanza di Cloud EPM Enterprise Service o rimuovere l'applicazione e il processo aziendale correnti. Lo snapshot dell'esercitazione non verrà importato nell'applicazione o nel processo aziendale esistente, né sostituirà o ripristinerà automaticamente l'applicazione o il processo aziendale in uso.
Prima di iniziare questo tutorial, è necessario:
Consente all'amministratore dei servizi di accedere a un'istanza di Cloud EPM Enterprise Service. Per l'istanza non deve essere stato creato un processo aziendale.
Se non l'hai ancora fatto, registrati per un account Oracle Cloud Customer Connect gratuito in modo da poter accedere ai file richiesti.
Scaricare l'istantanea LCM dell'applicazione di esempio EPBCS più recente da questa pagina di idee.
Caricare e importare lo snapshot LCM dell'applicazione di esempio EPBCS più recente nell'istanza di Planning.
Caricare e importare lo snapshot ApprovalFlowsull'applicazione di esempio EPBCS nell'istanza.
Quindi caricare e importare lo snapshot di sicurezzasull'applicazione di esempio EPBCS nell'istanza.
Utenti e gruppi di cui è stato eseguito il provisioning come indicato in questa sezione di questa esercitazione.
Se si verificano errori di migrazione durante l'importazione dello snapshot, eseguire di nuovo la migrazione escludendo il componente HSS-Shared Services e gli artifact delle preferenze di sicurezza e utente nel componente Core. Per ulteriori informazioni sul caricamento e l'importazione degli snapshot, fare riferimento alla documentazione Amministrazione della migrazione per Oracle Enterprise Performance Management Cloud.
Impostazione del controllo dell'accesso e delle autorizzazioni
Assegnazione dei ruoli di sicurezza a utenti e gruppi
Per impostare le approvazioni con più revisori o proprietari, è necessario creare ed eseguire il provisioning degli utenti con i seguenti ruoli applicazione:
Un (1) utente
Cinque (5) utenti di potere
Uno (1) Amministratore servizi
Suggerimento
Se lo snapshot di sicurezza è stato importato nella sezione Prerequisiti di questa esercitazione, l'intera sezione di Controllo dell'accesso e Autorizzazioni deve essere già configurata automaticamente. A seconda dell'impostazione dell'ambiente, è possibile che gli utenti non vengano importati correttamente. In tal caso, sarà necessario creare e fornire come indicato sopra.
In questo tutorial, gli utenti saranno indicati come segue:
Di seguito è riportato un esempio di report Assegnazione ruolo per questi utenti in Controllo accesso.
Creazione del gruppo di pianificatori strategici
Dopo aver creato gli utenti e assegnato i ruoli, creare un gruppo denominato Planner strategico. Il gruppo di pianificatori strategici verrà utilizzato per le autorizzazioni di accesso con form e flussi di navigazione.
Suggerimento
Se lo snapshot di sicurezza è stato importato nella sezione Prerequisiti di questa esercitazione, l'intera sezione di Controllo dell'accesso e Autorizzazioni deve essere già configurata automaticamente. A seconda dell'impostazione dell'ambiente, è possibile che il pianificatore strategico non sia stato importato correttamente. In tal caso, sarà necessario creare e eseguire il provisioning come indicato di seguito.
In Controllo dell'accesso, andare a Gestisci gruppi.
Verificare che Strategic Planner sia elencato in Gestisci gruppi.
Assegnazione delle autorizzazioni di accesso ai form
Suggerimento
Se lo snapshot di sicurezza è stato importato nella sezione Prerequisiti di questa esercitazione, l'intera sezione di Controllo dell'accesso e Autorizzazioni deve essere già configurata automaticamente. A seconda delle modalità di impostazione dell'ambiente, è possibile che le autorizzazioni di accesso ai form non vengano importate correttamente. In tal caso, sarà necessario creare e eseguire il provisioning come indicato di seguito.
Fare clic su (Navigator), quindi in Creazione e gestione fare clic su Form. .
Nel riquadro sinistro di Gestione griglia form e ad hoc, in Cartelle, assicurarsi che la libreria sia selezionata e fare clic su (Assegna accesso).
In Assegna accesso per libreria, fare clic su Gruppi.
Nell'elenco dei gruppi verificare che Strategic Planner sia elencato con i diritti di accesso Scrivi.
Fare clic su Chiudi.
Torna alla Home page. In alto a destra, fare clic su (Home).
Assegnazione dell'accesso al flusso di navigazione Approvazioni
Suggerimento
Se lo snapshot di sicurezza è stato importato nella sezione Prerequisiti di questa esercitazione, l'intera sezione di Controllo dell'accesso e Autorizzazioni deve essere già configurata automaticamente. A seconda delle modalità di impostazione dell'ambiente, è possibile che l'importazione dell'accesso al flusso di navigazione Approvazioni non sia riuscita. In tal caso, sarà necessario creare e eseguire il provisioning come indicato di seguito.
Nella home page fare clic su Strumenti, quindi su Flussi di navigazione.
In Flusso di navigazione, verificare che le approvazioni siano impostate su Attivo, elenca Strategic Planner in Ruolo/Gruppo.
Torna alla Home page. In alto a destra, fare clic su (Home).
In alto a sinistra, fare clic su (Navigator) e selezionare il flusso di navigazione Approvazioni dall'elenco a discesa.
Suggerimento
Se il flusso di navigazione non è disponibile, fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Amministratore e fare clic su Ricarica flusso di navigazione.
Nella home page verificare che il flusso di navigazione venga visualizzato come indicato di seguito:
Suggerimento
Se il flusso di navigazione non cambia, è possibile ricaricarlo dal menu Azioni dell'amministratore. In alto a destra, fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Amministratore e fare clic su Ricarica flusso di navigazione.
Panoramica del processo di approvazione
In questa sezione vengono fornite informazioni sul processo di approvazione.
Con le approvazioni è possibile eseguire i task di pianificazione riportati di seguito.
Rivedere e approvare i dati di pianificazione
Tenere traccia dello stato di avanzamento del budget
Identificare i problemi nel processo di revisione
Visualizzare i commenti dei revisori tramite annotazioni
Visualizzare il percorso promozionale dei dati di pianificazione
Assicurarsi che i dati del piano soddisfino le regole di convalida dei dati
I piani vengono tracciati e gestiti mediante unità di approvazione. Un'unità di approvazione rappresenta l'unità di base per la preparazione, l'annotazione, la revisione e l'approvazione dei dati relativi ai piani.
Le unità d'approvazione sono combinazioni di scenario, versione e entità o parte di un'entità.
Nota
È possibile disporre di una combinazione di scenario/versione per unità di approvazione.
Gli scenari e le versioni costituiscono la base del ciclo di revisione. Le unità di approvazione sottomettono i dati di pianificazione per uno scenario e una versione. Ad esempio, un'unità di approvazione può essere costituita da una versione (Caso migliore), uno scenario (Previsione) e un'entità (New York).
Le unità di approvazione possono inoltre includere dimensioni secondarie nell'ambito di un'entità, migliorando la granularità di un'unità di approvazione.
Un amministratore inizia il processo di pianificazione annuale o trimestrale "avviando" le unità di approvazione. Prima che l'unità di approvazione venga avviata ufficialmente, è possibile immettere dati al suo interno, ma questi non fanno parte del ciclo di pianificazione ufficiale.
Dopo l'avvio delle unità d'approvazione da parte dell'amministratore, è possibile immettere dati nello scenario, nella versione e nell'entità che lo compongono. È possibile annotare, analizzare e rivedere un'unità di approvazione finché non viene promossa o sottomessa. Non sarà possibile modificare i dati finché non si diventa di nuovo proprietari.
Flusso del processo per i casi aziendali campione
Con Planning, è possibile utilizzare le funzioni riportate di seguito durante la gestione delle approvazioni.
Dashboard e analisi per la generazione di report sui dati, inclusa la generazione di report sulle varianze tra i dati effettivi e i dati di budget.
Possibilità di aggiungere giustificazione e allegare documenti correlati al piano.
Approvazioni basate su soglia in base alla matrice del livello di autorità (LOA, Level of Authority).
Visibilità e tracciabilità che favoriscono il processo decisionale, incluso un audit trail completo di tutte le approvazioni.
Collaborazione e notifiche online tramite e-mail in tutta l'organizzazione.
Flusso di lavoro di approvazione senza supporto cartaceo.
Perfetta integrazione con Oracle ERP Cloud.
La sottomissione per fasi mediante gruppi di approvazioni consente di sottomettere innanzitutto una parte dei dati per la verifica, mentre altri dati possono essere rivisti in secondo momento.
Ecco tre (3) casi aziendali di esempio:
Progetti
La tua organizzazione pianifica progetti interni, di capitale e/o contrattuali che richiedono livelli di approvazione diversi a seconda dell'importo richiesto per ogni progetto. È possibile creare regole di convalida basate su soglie che influiscono sul percorso promozionale delle approvazioni in base alla matrice LOA dell'organizzazione.
In Enterprise Planning, utilizzando Projects, è possibile includere benefit e giustificazione finanziari e non finanziari quando si aggiungono e si pianificano i progetti. Esamina i KPI del progetto per analizzare e pianificare i progetti futuri durante il processo di approvazione.
Progetti in conto capitale
La tua organizzazione prevede di avere grandi spese in conto capitale, inclusi progetti interni orientati all'espansione del business, alla crescita organica, alla sostituzione degli asset e così via.
Quando il bilancio annuale per le spese in conto capitale (capex) è approvato, ogni dipartimento può avviare acquisti relativi al capex inviando richieste e ottenendo l'approvazione della direzione. In Enterprise Planning, il reparto di avvio crea una richiesta di spesa per capitale (CER) a fronte di un budget approvato. Quando si sottomette la richiesta di approvazione, verranno incluse tutte le giustificazioni necessarie e gli allegati correlati.
A seconda della matrice LOA dell'organizzazione, l'approvazione potrebbe dover passare attraverso approvatori diversi in base al valore richiesto. Il LOA può essere incluso creando regole di convalida che vengono elaborate in base ai valori di soglia.
Una volta approvata la richiesta, possono iniziare a elaborare i loro ordini di acquisto utilizzando il loro sistema ERP transazionale.
Budget marketing
La tua organizzazione prevede di preparare campagne e annunci di marketing per aiutare con la pubblicità aziendale e di prodotto.
Quando il budget annuale per il marketing viene approvato, il reparto appropriato può avviare l'acquisto di promozioni, pubblicità e posizionamento dei media inviando richieste e ottenendo l'approvazione della direzione. In Enterprise Planning, il reparto di avvio crea una richiesta di spesa a fronte di un budget approvato. Quando si sottomette la richiesta di approvazione, verranno incluse tutte le giustificazioni necessarie e gli allegati correlati.
È possibile creare regole di convalida basate su soglie che influiscono sul percorso promozionale delle approvazioni in base al LOA marketing dell'organizzazione. Ciò consente una riduzione delle revisioni e dei processi manuali ridondanti.
Panoramica impostazione approvazione
In questa sezione vengono fornite informazioni sui task da completare prima di avviare il processo di approvazione.
Task configurazione approvazione:
Abilita i membri Scenario, Versione ed Entità per le approvazioni.
Determinare gli utenti e i gruppi che verranno assegnati come revisori e proprietari.
Definisce i gruppi di approvazione.
I gruppi di approvazione consentono innanzitutto di sottomettere una parte dei dati per la verifica, mentre altri possono essere rivisti in seguito. Durante il processo di revisione, è possibile promuovere ogni singola fase dell'unità di approvazione anziché l'intera unità.
Creare la gerarchia dell'unità di approvazione.
Impostare il nome, l'ambito e il modello della gerarchia di approvazione.
Selezionare un flusso di approvazione esteso per la gerarchia di unità di approvazione:
Nessuno: il flusso di lavoro di approvazione utilizzerà solo la dimensione Entità e non utilizzerà alcuna dimensione o gruppi di approvazione secondari.
Secondario: il flusso di lavoro di approvazione utilizzerà una dimensione secondaria.
Gruppi di approvazioni - Consente di assegnare gruppi approvazione al workflow Approvazioni.
Se sono stati selezionati i gruppi secondari o di approvazione, è possibile selezionare se applicarli a tutti i livelli di entità e abilitare la dipendenza a fasi.
Le schede Gerarchia unità di approvazione cambiano in base alle selezioni effettuate.
Selezionare i membri della gerarchia di unità di approvazione.
Opzioni di visualizzazione per entità (tutte le unità di approvazione potenziali) o per unità di approvazione abilitate. Se è stata scelta l'opzione Secondario per il flusso di approvazione esteso, aggiungere una dimensione secondaria all'unità di approvazioni inclusa nel processo per assicurare una granularità più elevata.
Assegna proprietari e revisori dell'unità di approvazione. Aggiungere utenti per le notifiche.
Gestire il percorso promozionale. È possibile modificare il percorso promozionale:
Assegnazione di proprietari e revisori direttamente nella gerarchia di unità di approvazione oppure
Creare le regole per la convalida di dati che determinano se è necessaria una modifica del percorso promozionale dell'unità di approvazione. È inoltre possibile specificare gli importi soglia che guidano il percorso promozionale dell'unità di approvazione.
Impostare Membri definizione valore per definire le intersezioni dati.
Selezionando i membri per il resto delle dimensioni (dimensioni unità non di approvazione), si specifica la porzione di dati esatta o l'intersezione di dati in cui verranno raccolti i dati del piano.
Nota
Per la dimensione di unità non da approvazione: per visualizzare valori aggregati delle unità da approvare, in Selezione membri è necessario selezionare un membro per ciascuna dimensione di unità non da approvazione nel cubo selezionato nella scheda Dimensione approvazioni. Se non si selezionano membri per le dimensioni di unità non di approvazione, il valore dell'unità di approvazione aggregata è vuoto.
Per le dimensioni di unità di approvazione: i membri di definizione valore specificati per un membro padre nella gerarchia di unità di pianificazione vengono ereditati dai discendenti del membro. Se sono selezionati membri definizione valore sia per un membro sia padre che figlio di una dimensione di unità di approvazione, la selezione del figlio ha la precedenza. Ad esempio, si seleziona un membro definizione valore membro sia per il padre US che per il relativo figlio, Western Region; il membro definizione per Western Region ha la precedenza. In fase di esecuzione vengono selezionati Entità, Scenario, Versione e i membri secondari della dimensione specificati nella gerarchia dell'unità di approvazione.
Abilitazione dei membri dimensione per le approvazioni
È necessario abilitare le approvazioni per gli scenari e le versioni che si desidera utilizzare con l'unità di approvazione.
Nella home page fare clic su Applicazione, quindi suPanoramica.
In Applicazione - Panoramica fare clic su Dimensioni.
Nell'elenco a discesa Cubo selezionare OEP_PFP.
Nell'elenco delle dimensioni fare clic su Scenario.
Modifica proprietà membro: viene visualizzato lo scenario.
Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna Nome membro per aprire la finestra di dialogo Seleziona colonne.
A sinistra, in Seleziona colonne, espandere Scenario, quindi selezionare Abilitato per approvazioni.
Fare clic su OK.
Nella griglia espandere Scenario, quindi Scenari OEP e infine Scenari OEP_Planned.
In OEP_Plan, in Scenari OEP_Planned, verificare che Abilitato per approvazioni sia impostato su Sì.
Suggerimento
Potrebbe essere necessario scorrere a destra per visualizzare Abilitato per approvazioni.
Cambia viste dimensione. Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto a Modifica proprietà membro: scenario e selezionare Versione.
Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna Nome membro per aprire la finestra di dialogo Seleziona colonne.
A sinistra, in Seleziona colonne, espandere Versioni, quindi selezionare Abilitato per approvazioni.
Fare clic su OK.
Nella griglia espandere Versione, quindi OEP_Versions.
Per OEP_Working, in OEP_Versions, verificare che Abilitato per le approvazioni sia impostato su Sì.
In Modifica proprietà membro: versione, fare clic su Salva.
Fare clic su Annulla.
Torna alla Home page. In alto a destra, fare clic su (Home).
Definizione dei gruppi di approvazione
È possibile creare gruppi approvazione per suddividere le unità approvazione in subset più granulari di dati, che potranno quindi essere sottomessi per l'approvazione in fasi.
Nella Home page, fare clic su Applicazione, quindi su Gruppi approvazione.
Nei gruppi di approvazione fare clic su Crea.
Assegnare al gruppo di approvazione le spese di marketing.
Selezionare Conto come dimensione di riferimento.
Fare clic su Aggiungi regola.
Accanto all'account, fare clic sull'elenco a discesa e selezionare Modifica.
In Seleziona membri, accanto a Selezioni, fare clic su (Impostazioni) e selezionare Rimuovi tutto.
Nella casella Cerca, immettere Marketing e premere Invio.
Passare il puntatore del mouse su Marketing totale e fare clic su (Selettore funzioni).
Selezionare Discendenti inclusivi.
Nota
Clicca sul simbolo I accanto a Descendants.
Fare clic su OK.
Verificare le opzioni selezionate, quindi fare clic su Salva e chiudi.
Il gruppo di approvazione Spese marketing viene creato ed elencato nella pagina.
Gestione delle gerarchie di unità di approvazione
Informazioni sulle gerarchie unità di approvazione
La gerarchia delle unità di approvazione contiene unità di approvazione e le entità che costituiscono il processo di revisione.
Le relazioni padre/figlio tra i membri della gerarchia di unità di approvazione influenzano il processo di revisione:
Quando si promuove o rifiutano un padre, i relativi figli vengono promossi o rifiutati a meno che non siano approvati Il proprietario del padre diventa il proprietario dei figli.
Quando si approva un padre, i figli vengono approvati.
Dopo la promozione di tutti i figli allo stesso proprietario, il padre viene promosso al proprietario.
Quando lo stato di tutti i figli viene modificato in uno stato specifico, ad esempio Ratificato, anche il padre assume lo stesso stato.
Nota
Non è possibile modificare lo stato di un padre se i relativi figli hanno proprietari diversi. Se i figli vengono promossi a, inviati a o ratificati da diversi utenti, il padre non ha un proprietario e soltanto gli amministratori dei servizi possono modificarne lo stato.
Utilizzare le gerarchie di unità d'approvazione per adattare il processo di budget a ogni tipo di esigenza organizzativa.
Definire le unità di approvazione in base a una combinazione dell'entità e delle altre dimensioni. Se ad esempio un'applicazione include tutti i prodotti di un'azienda, la gerarchia delle unità di approvazione per il Nord America potrà includere dimensioni e membri appropriati per i prodotti venduti in Nord America. Analogamente, la gerarchia dell'unità di approvazione per la divisione europea potrà includere dimensioni e membri per gli prodotti venduti in Europa. Nella stessa gerarchia di approvazione, le entità possono essere migliorate utilizzando la dimensione Conto, creando unità di approvazione quali Entità Per HR, Entità Per Spese in Conto capitale ed Entità Per Ricavi.
Selezionare i modelli di approvazione preimpostati per creare gerarchie bottom-up, distribuite o in formato libero.
Budgeting bottom-up: i dati vengono inseriti al livello del membro inferiore e consolidati mediante rollup della gerarchia dell'organizzazione. All'avvio del budget, vengono inseriti i dati per ogni scenario e utente in modo indipendente. La proprietà segue la gerarchia di approvazione in modalità bottom-up. Gli utenti possono visualizzare o modificare i dati sulla base delle autorizzazioni di accesso definite per l'unità di approvazione. Il proprietario di primo livello del gruppo budget consolida i budget approvati singolarmente in un budget consolidato finale.
Definizione del budget distribuito: i dati vengono immessi al livello foglia dell'organizzazione e le proprietà iniziano al livello superiore dell'organizzazione. La proprietà viene quindi distribuita dall'alto verso il basso lungo la gerarchia dell'organizzazione. Quando la proprietà raggiunge i livelli più bassi, i budget vengono sottoposti di nuovo ai livelli superiori attraverso il processo di approvazione. Il proprietario principale del gruppo budget revisiona, approva e sottopone i budget al controllo budgetario, al controllo transazioni e al reporting.
Definizione budget in formato libero: grazie all'allocazione a budget in formato libero, i dati sono inseriti in corrispondenza del membro selezionato e gli utenti selezionano il proprietario successivo in un elenco a discesa.
Includere collegamenti dinamici a dimensioni basate su numeri di generazione per la dimensione entità e la dimensione secondaria utilizzata. Ad esempio, aggiungere automaticamente generazioni da 0 a 3 nella dimensione entità o segmento alla gerarchia di unità di approvazione. Se la dimensione viene modificata, sarà possibile modificare con facilità anche la gerarchia di unità di approvazione.
Importare ed esportare le gerarchie di unità di approvazione.
Creare gerarchie di unità di approvazione che differiscono per scenario e versione. Ad esempio, lo scenari budget può disporre d'un'ampia gerarchia d'unità di approvazione composta di reparti, conti e prodotti, mentre lo scenari previsione può avere un'organizzazione processo più semplice con meno livelli di approvazione.
Creazione delle gerarchie di unità di approvazione
L'applicazione di esempio EPBCS è dotata di due (2) gerarchie di unità di pianificazione. Le gerarchie di unità di pianificazione verranno modificate in base ai business case di esempio descritti all'inizio di questa esercitazione.
Gerarchia unità di pianificazione Financials
In questa sezione è possibile creare una gerarchia di unità di approvazione per il cubo Financials che estende il flusso di approvazione utilizzando la sottomissione per fasi con gruppi di approvazione. Questa unità di approvazione è basata sul business case di esempio Budget marketing.
Fare clic su (Navigator), quindi in Workflow fare clic su Unità di approvazioni.
In Unità di approvazione, selezionare FS PUH e fare clic su (Modifica).
In Modifica gerarchia unità di approvazione verificare il nome della gerarchia: FS_PUH.
Per Abilita approvazioni, accettare la selezione predefinita: Nessuno.
Si aggiungeranno unità di approvazione quando si selezionano i membri della gerarchia.
Per il modello di approvazione, verificare che sia selezionato In basso.
Per il cubo, verificare che sia selezionato OEP_FS.
Per il flusso di approvazione estesi, selezionare Gruppi approvazione.
Selezionare Dipendenza fase.
Verificare le selezioni e fare clic su Salva.
Nella finestra di dialogo delle informazioni fare clic su OK.
In basso a destra nella pagina, fare clic su OK.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Gerarchia unità di pianificazione progetti
In questa sezione è possibile creare una gerarchia di unità di approvazione in cui assegnare proprietari e revisori di unità di approvazione e successivamente modificare il percorso promozionale utilizzando le regole di convalida. Questa unità di approvazione si basa sul business case di esempio progetti.
In Unità di approvazione selezionare Progetti PUH, quindi fare clic su (Modifica).
In Modifica gerarchia unità di approvazione verificare il nome della gerarchia: Projects_PUH.
Per Abilita approvazioni, accettare la selezione predefinita: Nessuno.
Si aggiungeranno unità di approvazione quando si selezionano i membri della gerarchia.
Per il modello di approvazione, verificare che sia selezionato In basso.
Per il cubo, verificare che sia selezionato OEP_PFP.
Per il flusso di approvazione esteso, selezionare Secondario.
Verificare le selezioni, quindi fare clic su Salva.
Nella finestra di dialogo delle informazioni fare clic su OK.
In basso a destra nella pagina, fare clic su OK.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Assegnazione di una combinazione di scenario e versione a una gerarchia di unità di approvazione
Fare clic su (Navigator), quindi in Workflow fare clic su Assegnazione unità di approvazioni.
In Assegnazione unità di approvazione, espandere FS_PUH.
Rivedere le combinazioni Scenario e Versione per FS_PUH.
Espandere Projects_PUH ed esaminare le combinazioni di scenario e versione.
Nota
In seguito verranno apportate modifiche alle assegnazioni PUH dei progetti.
(Facoltativo) Modifica dei file di gerarchia delle unità di approvazione
Utilizzando un editor di testo, ad esempio Notepad++, modificare il file FS_PUH.exp scaricato dalla sezione Prerequisiti di questa esercitazione.
Sostituire gli utenti nella gerarchia di unità di approvazione pianificazione con gli utenti definiti nel sistema. Facoltativamente, è possibile rimuovere i nomi anziché sostituirli. Non rimuovere le virgole. È possibile aggiungere utenti quando si assegnano proprietari nella gerarchia di unità di approvazione in un secondo momento. Assicurarsi di salvare le modifiche.
Utilizzando un editor di testo, ad esempio Notepad++, modificare il file Projects_PUH.exp scaricato dalla sezione Prerequisiti di questa esercitazione.
Sostituire gli utenti nella gerarchia di unità di approvazione pianificazione con gli utenti definiti nel sistema. Facoltativamente, è possibile rimuovere i nomi anziché sostituirli. Non rimuovere le virgole. È possibile aggiungere utenti quando si assegnano proprietari nella gerarchia di unità di approvazione in un secondo momento. Assicurarsi di salvare le modifiche.
Importazione gerarchie di unità di approvazione
Torna a Pianificazione. Fare clic su (Navigator), quindi fare clic su Importa ed esporta in Workflow.
In Importazione/esportazione basata su file, assicurarsi che sia selezionata l'opzione Importa gerarchia unità di approvazione.
Nell'elenco a discesa Nome gerarchia unità di approvazione esistente, selezionare FS_PUH.
Accanto alla gerarchia di unità di approvazione con proprietà, fare clic su Scegli file.
Nota
A seconda del browser in uso, l'etichetta del pulsante potrebbe visualizzare Scegli file o Sfoglia.
Passare alla posizione in cui è stato salvato FS_PUH.exp, quindi selezionarlo e aprirlo.
Nella parte inferiore destra della pagina, fare clic su Importa.
Nel messaggio informativo fare clic su OK.
Nell'elenco a discesa Nome gerarchia unità di approvazione esistente selezionare Projects_PUH.
Accanto a Gerarchia unità approvazione con proprietà, fare clic su Aggiorna.
In Aggiorna file, fare clic su Scegli file.
Nota
A seconda del browser in uso, l'etichetta del pulsante potrebbe visualizzare Scegli file o Sfoglia.
Passare alla posizione in cui è stato salvato Projects_PUH.exp, quindi selezionarlo e aprirlo.
In Aggiorna file fare clic su OK.
Verificare le selezioni effettuate per Projects_PUH, quindi fare clic su Importa.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Fare clic su Fine.
Assegnazione di gruppi di approvazione
Fare clic su (Navigator), quindi in Flusso di lavoro fare clic su Unità di approvazioni.
In Unità di approvazione, selezionare la riga FS_PUH e fare clic su (Modifica).
In Modifica gerarchia unità di approvazione: FS_PUH, fare clic su Assegna gruppi di approvazione.
In Assegna gruppi di approvazione fare clic su (Aggiungi).
Nella finestra di dialogo selezionare Marketing Expenses.
Fare clic al di fuori della finestra di dialogo per chiuderla.
Verificare che le spese marketing siano elencate nella pagina, quindi fare clic su Salva nella parte inferiore della pagina.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Nella parte inferiore della pagina fare clic su OK.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Selezione dei membri dell'unità di approvazione e definizione del valore
In Unità di approvazione, selezionare la riga Projects_PUH e fare clic su (Modifica).
In Modifica gerarchia unità di approvazione: Projects_PUH, verificare che il flusso di approvazione esteso sia impostato su Secondario.
Se l'opzione Secondario è selezionata per il flusso di approvazione esteso, è possibile aggiungere una dimensione secondaria all'unità di approvazione inclusa nel processo di approvazione per assicurare una granularità più dettagliata. In questo modo viene impostata la definizione del valore per i membri per definire intersezioni di dati specifiche nell'unità di approvazione.
Fare clic sulla scheda Selezione gerarchia primaria e secondaria.
In Selezione gerarchia principale e secondaria selezionare Unità di approvazione per la visualizzazione.
Nella griglia espandere Entità, NA, quindi Stati Uniti. Assicurarsi che venga visualizzato Manufacturing US.
Suggerimento
Ignorare se le operazioni del data center non sono disponibili.
Per Manufacturing US, verificare le seguenti selezioni:
Dimensione: progetto
In questo esempio, Project viene selezionato come dimensione secondaria.
Membro padre: progetto totale
Totale progetto è il membro padre selezionato.
Generazione relativa: 4
La generazione relativa specifica le generazioni padre-membro da includere. L'aggiunta di una generazione comporta l'aggiunta di tutti i membri di tale generazione al processo di approvazione. In questo esempio, la generazione relativa al progetto totale è 4. Questo indica quattro generazioni al di sotto del Progetto Totale, che sono membri Level0. I nomi dei membri sono elencati in Membri selezionati.
Membri selezionati: FM IT, Project Diablo,Future Engineering 2020,EMS Re-Engineering,UID Project,Finance 101,CTI,New Digital Web Mobile,PM Tool,Test Digital,Digital New,Upgrade Network - Manchester,Upgrade Network - Dubai,Digital Marketing Campaign,T6,New IT Facility
È possibile limitare ulteriormente la gerarchia secondaria rimuovendo i membri selezionati.
Suggerimento
È possibile visualizzare i membri selezionati in relazione alla gerarchia delle dimensioni Progetto quando si modificano le proprietà dei membri nell'Editor dimensioni.
Nella griglia Assegna proprietari espandere tutti i livelli.
Nota
Se gli utenti sono stati sostituiti nei file dell'unità di approvazione Planning importati, è consigliabile visualizzarli nella colonna Proprietario.
Se gli utenti sono stati rimossi nei file dell'unità di approvazione Planning importati, aggiungere un utente nella colonna Proprietario di NA e in tutte le righe di Manufacturing US.
Assegnare un revisore a tutte le righe progetto in Manufacturing US. In questo esempio viene selezionato un utente avanzato di primo livello.
Facoltativo: per Manufacturing US: FM IT, aggiungere gli utenti all'avviso nella colonna Notifica a questi utenti.
È possibile aggiungere revisori, proprietari o altri utenti aggiuntivi che potrebbero dover essere informati quando viene promossa un'unità di approvazione. Ad esempio, aggiungere un membro del team responsabile dell'elaborazione dei pagamenti o un membro del team del reparto tesoreria. Assicurarsi che le notifiche siano abilitate per gli utenti aggiunti. È possibile abilitare le notifiche per questi utenti quando in seguito si completano i task descritti in questa sezione: Impostazione di notifiche e-mail per approvazione.
Nella parte inferiore fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Gestione del percorso promozionale
Revisione e modifica del percorso promozionale
Per Manufacturing US: FM IT, fare clic su (percorso promozionale).
Viene visualizzato il percorso promozionale per l'unità di approvazione selezionata.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Percorso promozionale.
Rimuovere il proprietario assegnato a Manufacturing US.
Per Manufacturing US: FM IT, fare clic su (Percorso promozionale).
Si noti che il percorso promozionale per l'unità di approvazione non visualizza più un proprietario per Manufacturing US.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Percorso promozionale.
Nella parte inferiore fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
In basso, fare clic su OK.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Aggiunta di regole di convalida dei dati per le approvazioni basate su soglia
Quando si seleziona un proprietario e il revisori per un'unità di approvazione e il relativo padri, si imposta il percorso promozionale dell'unità di approvazione. Tuttavia, quando i risultati del calcolo del budget cambiano, l'organizzazione richiede revisori e approvatori aggiuntivi a seconda dei valori calcolati. Ad esempio, se gli stipendi per un gruppo vendite sono aumentati di oltre il 10% rispetto all'anno budget precedente, potrebbe essere necessaria l'approvazione di un utente diverso dal revisore successivo.
Per automatizzare i reindirizzamenti del budget in questi casi, è possibile aggiungere condizioni e azioni alle regole per la convalida dei dati nei form che eseguono il test di tali eccezioni, quindi modificare il percorso promozionale se necessario. È inoltre possibile utilizzare le regole di convalida dei dati per evitare che l'unità di approvazione passi al revisore successivo se include errori a livello di dati.
Quando si progettano regole che interessano il percorso promozionale dell'unità di approvazione, è necessario considerare l'ordine in base a cui le regole vengono valutate e applicate.
Di seguito è riportato il riepilogo del percorso promozionale per questa sezione, incluse le regole di convalida dei dati.
Stato/regola
Formattazione cella processo
Revisore
Proprietario
ND
Carol Judd
Primo revisore
ND
Kerry Lane
-> $500K
Totale spese del progetto -> $500.000
Verde: #3CB371
Betty Anderson
->$1 milione
Totale spese progetto -> $1 milione
Blu: #0000FF
Alex Smith
->$2 milioni
Totale spese progetto -> $2 milioni
Magenta: #D02090
Anita Kennedy
->$10 milioni
Totale spese progetto -> $10 milioni
Rosso: #FF0000
Casey Brown
Revisore/proprietario finale
ND
George Foster
Fare clic su (Navigator), quindi in Creazione e gestione fare clic su Form. .
Nel riquadro sinistro di Gestione griglia form e ad hoc, in Cartelle, espandere Libreria e fare clic su Personalizzato.
Nell'area del contenuto selezionare Convalida totale spese progetto e fare clic su (Modifica).
Fare clic sulla scheda Layout.
Nel layout fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella denominata A sotto le colonne e selezionare Aggiungi/Modifica formato/regole di convalida.
Viene visualizzato il generatore di regole di convalida formato/dati.
Creare una regola di convalida per spese progetto per un importo superiore a $500.000. Nelle proprietà delle regole di convalida formato/dati, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Ubicazione: colonna A
Nome: >$500K
Descrizione: Totale spese progetto > $500.000
Abilita regola formato/convalida: <selezionato>
Aggiungere le condizioni. Nella prima riga, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Condizione: IF
Tipo di origine: Valore cella corrente
Operatore: >
Tipo di destinazione: Valore
Valore di destinazione: 500000
Processo: AND
Nella colonna Azioni fare clic su (Aggiungi condizione).
Nella nuova riga della condizione, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Condizione: <Vuoto>
Tipo di origine: Nome membro
Valore di origine: anni
Nota
"Tutti gli anni" è il nome del membro. Il suo alias è impostato su "Tutti gli anni".
Operatore: Uguale a
Tipo di destinazione: Valore
Valore target: "Tutti gli anni"
Processo: AND
Nella colonna Azioni fare clic su (Aggiungi condizione).
Nella nuova riga della condizione, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Condizione: <Vuoto>
Tipo di origine: Nome membro
Valore di origine: Conto
Operatore: Uguale a
Tipo di destinazione: Valore
Valore target: "OPF_Total Spese"
Processo: <Vuoto>
Nella colonna Azioni fare clic su (Aggiungi condizione).
Nella nuova riga della condizione, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Condizione: THEN
Tipo di origine: cella processo
Nella colonna Azioni fare clic su (cella di elaborazione) per l'ultima riga.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Formato cella per Costruzione guidata regola convalida formato/dati.
In Formato cella, per Colore sfondo, immettere 3CB371.
Suggerimento
È possibile scegliere Altro colore, quindi specificare il codice del colore.
Per Messaggio di convalida, inserire Il totale delle spese del progetto supera i 500.000 dollari e richiederà un ulteriore livello di approvazione.
Assicurarsi che sia selezionato Mostra nel riquadro dei messaggi di formato/convalida.
Per Approvazioni, selezionare Aggiorna percorso promozionale.
Aggiungere le condizioni del percorso promozionale. Fare clic su (Aggiungi regola).
Nella nuova riga, verificare, immettere o selezionare quanto segue:
Unità di approvazione: unità di elaborazione progetti
Unità di approvazione: Children("Manufacturing US")
In Generatore regole di convalida formato/dati, fare clic su Convalida.
Nel messaggio informativo fare clic su OK.
In Generatore regole di convalida formato/dati, fare clic su OK.
Nella sezione Griglia del layout, l'intersezione delle celle di colonna e riga viene visualizzata in verde per indicare che il form contiene regole di convalida dei dati.
Fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Nel layout fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella denominata A sotto le colonne e selezionare Aggiungi/Modifica formato/regole di convalida.
In Generatore regole convalida formato/dati, in alto a destra, fare clic su (Aggiungi regola).
Suggerimento
Fare clic su (Duplica) per creare una regola simile a una regola esistente, quindi modificare la regola duplicata per soddisfare i requisiti.
Creare le regole riportate di seguito in base ai passi da 6 a 23.
Regola: >$1 milione
Proprietà regola
Formatta/Elabora cella
Suggerimento
Colore di sfondo della cella utilizzato 0000FF.
Regola: >$2 milioni
Proprietà regola
Formatta/Elabora cella
Suggerimento
Colore di sfondo della cella utilizzato D02090.
Regola: >$10 milioni
Proprietà regola
Formatta/Elabora cella
Suggerimento
Colore di sfondo della cella utilizzato FF0000.
Nota
Assicurarsi di aver convalidato tutte e quattro le regole.
Se il programma di generazione delle regole di convalida formato/dati è ancora aperto, fare clic su OK per chiuderlo.
Nel layout, fare clic su Fine.
Visualizzazione dell'utilizzo delle gerarchie di unità di approvazione
Le gerarchie di unità di approvazione possono avere dipendenze, quali le assegnazioni di unità di approvazione o le regole di convalida dei dati definite nei form. Per eliminare una gerarchia di unità di approvazione che presenta dipendenze è necessario prima rimuovere le dipendenze.
Fare clic su (Navigator), quindi in Flusso di lavoro fare clic su Unità di approvazioni.
In Unità di approvazione, selezionare la riga Projects_PUH e fare clic su (Modifica).
Fare clic sulla scheda Uso.
Nella scheda Utilizzo è possibile visualizzare le dipendenze della gerarchia dell'unità di approvazione e, se necessario, rimuoverle accedendo ai form o alle combinazioni dello scenario e della versione mediante i collegamenti.
Vengono visualizzate le regole di convalida dei dati che aggiornano il percorso promozionale definito nel modulo di convalida Totale spese progetto.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Assegnazione unità di approvazione).
In Assegnazione unità di approvazione, esaminare le combinazioni di scenario e versione assegnate all'unità di approvazione Projects_PUH.
Visualizzazione del percorso promozionale aggiornato
Fare clic sulla scheda Assegna proprietari.
Nella griglia Assegna proprietari espandere tutti i livelli.
Per Manufacturing US: FM IT, fare clic su (percorso promozionale).
Viene visualizzato il percorso promozionale aggiornato per l'unità di approvazione selezionata. Si noti che le regole di convalida definite in precedenza sono incluse nel percorso promozionale aggiornato.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Percorso promozione.
In basso a destra, fare clic su OK.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Avvio del ciclo di revisione della pianificazione
Fare clic su (Navigator), quindi in Flusso di lavoro fare clic su Gestisci approvazioni.
In Gestisci approvazioni selezionare quanto riportato di seguito e fare clic su Vai.
Scenario: OEP_Plan
Versione: Approvazione progetto
In Stato processo, verso destra, fare clic su Visualizza e selezionare Vista struttura.
Nella vista struttura espandere tutte le unità di approvazione (Operazioni NA e Data Center).
Suggerimento
Ignorare se le operazioni del data center non sono disponibili.
Si noti che la colonna Ciclo piano consente due opzioni: Inizio ed Escludi. In questo esempio, il ciclo di revisione della pianificazione è stato avviato per tutte le unità di approvazione nella gerarchia di unità di pianificazione. Nei passi successivi si interromperà il ciclo di pianificazione, si rivedranno le assegnazioni di scenario e versione, quindi si avvieranno le unità di approvazione appropriate.
Cambia cicli di pianificazione per più unità. Per NA e Operazioni data center, selezionare Escludi.
Nella finestra di dialogo Exclude fare clic su Yes.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Verificare che il ciclo di revisione della pianificazione sia stato interrotto per tutte le unità di approvazione (operazioni NA e Data Center).
Quindi interrompere il ciclo di revisione della pianificazione per la gerarchia unità di pianificazione PUH FS. In Gestisci approvazioni selezionare quanto riportato di seguito e fare clic su Vai.
Scenario: OEP_Plan
Versione: OEP_Working
Nella vista struttura espandere FS PUH, quindi NA e US.
Per NA, selezionare Escludi.
Nella finestra di dialogo Exclude fare clic su Yes.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Verificare che il ciclo di revisione della pianificazione sia stato interrotto per tutte le unità di approvazione (operazioni NA e Data Center).
Successivamente, rivedere le assegnazioni di scenario e versione. Fare clic su (Navigator), quindi in Workflow fare clic su Assegnazione unità di approvazioni.
In Assegnazione unità di approvazione, espandere FS PUH e Projects_PUH.
In FS PUH, per OEP_Plan e OEP_Working, fare clic su (Elimina).
In Projects PUH, per OEP_Plan, fare clic sulla freccia giù accanto ad Approvazione progetto.
In Seleziona versione, cancellare la selezione per Approvazione progetto, quindi selezionare OEP_Working.
Verificare le selezioni e fare clic su OK.
Verificare che le modifiche siano state applicate a Projects PUH, quindi fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Fare clic su (Navigator), quindi in Flusso di lavoro fare clic su Gestisci approvazioni.
In Gestisci approvazioni selezionare quanto riportato di seguito e fare clic su Vai.
Scenario: OEP_Plan
Versione: OEP_Working
In Stato processo, verso destra, fare clic su Visualizza e selezionare Vista struttura.
Nella vista struttura espandere tutte le unità di approvazione.
Per Manufacturing US: FM IT, selezionare Start.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Verificare che lo stato di approvazione venga visualizzato come In revisione e che un proprietario corrente sia assegnato alle unità di approvazione fino a quando Manufacturing US: FM IT.
Impostazione delle preferenze di applicazione e utente
Abilitazione delle notifiche e impostazione di un proprietario dell'applicazione
Fare clic su (Navigator), quindi in Applicazione fare clic su Impostazioni.
In Impostazioni applicazione, in Valori predefiniti applicazione correnti, individuare Notifiche e selezionare Approvazioni.
Suggerimento
Potrebbe essere necessario scorrere verso il basso per individuare le notifiche.
In Impostazioni di sistema, individuare Abilita l'uso dell'applicazione per e selezionare Tutti gli utenti.
In Assegna proprietario applicazione, selezionare un utente assegnato con il ruolo applicazione Amministratore servizi. In questo esempio, è selezionato George Foster.
Scorrere verso l'alto e fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Impostazione delle preferenze utente
È necessario abilitare le notifiche di approvazione per ogni utente che si desidera ricevere un avviso e-mail quando si verifica una modifica nello stato o nella proprietà dell'approvazione.
Le variabili utente fungono Da filtri nei form, consentendo ai responsabili della pianificazione di concentrarsi solo su determinati membri. Ogni utente deve impostare i valori per le variabili utente.
Nota
Assicurarsi di eseguire i task in questa sezione per ogni utente creato per questa esercitazione.
Impostazione di e-mail per notifiche di approvazione
Eseguire il logout da Planning e il login come utente che si desidera impostare le preferenze.
Fare clic su (Navigator), quindi in Strumenti fare clic su Preferenze utente.
Nota
Le opzioni di menu possono essere diverse a seconda del ruolo applicazione assegnato all'utente.
Sulla sinistra, fare clic su Notifiche.
Immettere l'indirizzo di posta elettronica dell'utente e assicurarsi che sia selezionata l'opzione Approvazioni.
Fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Assegnazione di valori alle variabili utente
Nota
Le opzioni di menu possono essere diverse a seconda del ruolo applicazione assegnato all'utente.
A sinistra, in Preferenze, fare clic su Variabili utente.
Per ogni variabile, fare clic sul relativo (Selettore membri) per selezionare un membro come valore della variabile.
Di seguito viene fornito un esempio.
Fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Aggiunta del menu personalizzato Approvazioni ai form
Accertarsi di essere connessi come amministratore dei servizi in Planning.
Fare clic su (Navigator), quindi fare clic su Menu azione in Crea e gestisci.
Scorrere verso il basso e selezionare Sottometti per approvazione, quindi fare clic su (menu Modifica).
Suggerimento
È possibile ordinare l'elenco in base al nome del menu.
Nel menu Modifica, con l'opzione Sottometti per approvazione selezionata, fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica voce menu.
Rivedere l'insieme di azioni in questo menu. In questo esempio, il menu è impostato per passare a Gestisci approvazioni con uno scenario e una versione predefiniti. Per la versione, verificare o impostare la versione su OEP_Working.
Fare clic su Salva.
Nel messaggio informativo, fare clic su OK.
Fare clic su Annulla.
Fare clic su (Navigator), quindi in Creazione e gestione fare clic su Form. .
Nel riquadro sinistro di Gestione griglia form e ad hoc, in Cartelle, espandere Libreria e fare clic su Personalizzato.
Nell'area del contenuto selezionare Convalida totale spese progetto e fare clic su (Modifica).
Fare clic sulla scheda Altre opzioni.
Nell'elenco dei menu disponibili, selezionare Sottometti per approvazione e fare clic su (Sposta).
La sottomissione per l'approvazione viene aggiunta all'elenco Menu selezionati.
Fare clic su Fine.
Torna alla Home page. In alto a destra, fare clic su (Home).
Approvazione dei piani
Informazioni sull'approvazione dei piani
Ciascuna unità di approvazione dispone di uno stato, che dipende dal punto del processo di revisione in cui si trova.
Non avviato: stato iniziale di tutte le unità d'approvazione. Un amministratore inizia il processo di revisione utilizzando l'azione Start, che modifica lo stato di un'unità di approvazione impostandola su First Pass (in FreeForm); In revisione e la sposta all'ultimo posto nel percorso promozionale (in basso verso l'alto) oppure su In revisione e l'ultimo posto nel percorso promozionale (in Distribuisci).
1° passaggio: stato iniziale delle unità di approvazione selezionate per il processo di budget. Le unità di approvazione non hanno proprietari durante il primo passaggio. Gli utenti con l'autorizzazione di scrittura possono immettere dati e promuovere unità di approvazione durante lo stato 1° passaggio. In questa fase, gli amministratori possono escludere alcuni membri dalle unità di approvazione. Quando un'unità di approvazione è pronta per una revisione, l'utente seleziona una delle azioni, modificando la stato dell'unità e trasferendo il possesso.
In revisione: si verifica dopo un'azione Promozione o Sottometti e significa che qualcuno sta revisionando l'unità di approvazione. Soltanto il proprietario corrente o gli amministratori possono apportare modifiche ai dati delle unità di approvazione la cui stato è In revisione. Nello stato In revisione, è possibile che l'unità di approvazione sia sottoposta a iterazioni di promozioni, invii, ratifiche e rifiuti prima dell'approvazione definitiva.
Congelato: tutti i dati correlati nelle unità di approvazione discendenti vengono bloccati (sola lettura). Il proprietario che ha congelato le unità d'approvazione, o un proprietario al di sopra di tale persona, seleziona Scongela per annullare l'azione.
Distribuito: la revisione del budget è in corso da parte di più persone. I revisori sono filtrati tramite autorizzazioni e i revisori specificati per l'azione di distribuzione selezionata (Distribuisci, Distribuisci figli o Distribuisci proprietario).
Non ratificato (Not Signed Off) - si attiva se il proprietario o l'amministratore seleziona Rifiuta. Soltanto il proprietario corrente o l'amministratore possono apportare modifiche ai dati o eseguire un'azione sulle unità di approvazione con stato Non disconnesso.
Approvato: si attiva quando si seleziona Approva. L'ultimo utente nel percorso di promozione (il proprietario dell'unità di approvazione) diventa il proprietario indipendentemente dal suo ruolo di proprietario o revisore. I proprietari possono modificare i dati se dispongono dell'autorizzazione di scrittura alla combinazione dei membri che definisce l'unità di approvazione, nonché eseguire l'azione Approva. I revisori, che sono l'ultima persona del percorso promozionale, non possono modificare le informazioni nell'unità di approvazione, ma possono eseguire l'azione Approva. Una volta approvate tutte le unità di approvazione, il ciclo del budget è completato.
Le azioni disponibili in un'unità di approvazione dipendono dallo stato dell'unità di approvazione.
Avvia (Start) - Avvia l'unità di approvazione.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: 1° passaggio per Formato libero, In revisione per Bottom-up e Distribuito
Escludi (Exclude) - Consente di arrestare l'unità di approvazione ed elimina tutta la relativa cronologia.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Non avviato.
Origina: Bottom-up (Origina: Bottom-up): sposta l'unità di approvazione all'inizio del percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Promuovi (Promuovi) - L'unità di approvazione viene spostata a un soggetto qualsiasi nell'elenco. In Bottom-up, l'unità di approvazione viene passata alla posizione successiva nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Rifiuta (Reject) - L'unità di approvazione viene spostata a tutti gli elementi inclusi nell'elenco. In Bottom-up e Distribuito passa l'unità di approvazione a chiunque sia precedente nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Non ratificato.
Autorizza (Sign Off) - Consente di spostare l'unità di approvazione allo stato Ratificato.
Delega: delega l'unità di approvazione a un nuovo proprietario selezionato.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Take Ownership (Acquisisci proprietà) - Consente di rimuovere la proprietà dal proprietario corrente. Per Gruppi, reclama la proprietà dell'unità di approvazione al gruppo.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Restituisci (Restituisci) - restituisce la proprietà al gruppo.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Passato: all'interno di un gruppo, passa le proprietà a un'altra persona del gruppo stesso.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Congela (Freeze) - Congela l'unità di approvazione nell'unità di approvazione.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Congelato.
Scongela (Unfreeze) - Scongela l'unità di approvazione e consente di nuovo l'immissione dati.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Distribuisci (Distribuisci) - Sposta l'unità di approvazione alla versione precedente nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Distribuito.
Distribuisci figli: sposta l'unità di approvazione alla versione precedente nel percorso promozionale. Applicata ai figli dell'unità di approvazione selezionata.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Distribuito.
Distribuisci proprietario (Distribuisci proprietario) - sposta l'unità di approvazione sulla prima posizione nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Distribuito.
Sottometti (Sottometti) - Sposta l'unità di approvazione alla postazione successiva nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Sottometti a inizio (Sottometti a inizio) - Sposta l'unità di approvazione all'ultima posizione nel percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Approva (Approva) - Approva l'unità di approvazione. Questa operazione completa il processo di approvazione e gli utenti non potranno eseguire altre azioni.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: Approvato.
Riapri (Reopen) - Riapri (Reapre) - riapre un'unità di approvazione approvata. L'azione Riapri è disponibile per gli utenti e per gli utenti avanzati che sono in fondo al percorso promozionale.
Nuovo stato dell'unità di approvazione: In revisione
Promozione e approvazione dei piani
In questa sezione si promuovono i piani fino a quando non raggiungono l'approvatore finale.
Promozione dei piani
Trasferisce l'unità di approvazione a un altro utente affinché le revisioni. Tramite questa azione, all'unità viene assegnato il primo proprietario, che successivamente cambierà di revisore in revisore. L'opzione Promuovi comporta una disconnessione implicita da parte del proprietario corrente e la modifica dello stato dell'unità di approvazione, che diventa In revisione.
Approvazione dei piani
Approva l'unità di approvazione e ne modifica lo stato in Approvato. I template Distribuisci e Bottom-up prevedono che solo l'ultimo proprietario nel percorso di promozione possa approvare l'unità di approvazione. Il template Formato libero prevede che una persona possa approvare le unità di approvazione da qualsiasi stato, ad eccezione di Non avviato. Solo l'ultimo revisore nel percorso promozione può approvare dallo stato Non ratificato o Primo passaggio.
Di seguito è riportato il percorso promozionale, incluse le regole di convalida dei dati.
Stato/regola
Formattazione cella processo
Revisore
Proprietario
ND
Carol Judd
Primo revisore
ND
Kerry Lane
> $500K
Totale spese del progetto > $500.000
Verde: #3CB371
Betty Anderson
>$1 milione
Totale spese progetto > $1 milione
Blu: #0000FF
Alex Smith
>$2 milioni
Totale spese progetto > $2 milioni
Magenta: #D02090
Anita Kennedy
->$10 milioni
Totale spese progetto > $10 milioni
Rosso: #FF0000
Casey Brown
Revisore/proprietario finale
ND
George Foster
Una volta iniziato il ciclo di revisione, il budget passerà attraverso il percorso promozionale applicabile prima di ottenere l'approvazione finale. Sulla base del percorso promozionale, il budget dovrebbe passare attraverso tutti i revisori fino ad Anita Kennedy prima che vada per un'approvazione finale con George Foster.
Suggerimento
Se si riceve un errore durante l'apertura di dashboard e form, assicurarsi di disporre di valori assegnati alle variabili utente per ogni utente creato.
Carol Judd
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio viene eseguito il login a Carol Judd. Assicurarsi di impostare i valori su Variabili utente per ogni utente utilizzato per eseguire il login.
Suggerimento
Se si è importato lo snapshot di sicurezza fornito nella sezione Prerequisiti di questa esercitazione, è possibile eseguire il login utilizzando gli utenti importati. Vedere Controllo dell'accesso per il login di ciascun utente. Tutte le password sono impostate su epmDem0s.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nel punto di vista dati (POV) di Total Project Expenses Validation, impostare o verificare quanto segue:
Entità: Manufacturing US
Progetto: FM IT
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Promuovi
Annotazione: Rivedi.
In alto a destra, fare clic su Refresh.
Rivedere lo stato aggiornato dell'unità di approvazione, quindi fare clic su Fine.
L'unità di approvazione è ora assegnata a Kerry Lane.
Se le notifiche e-mail sono abilitate, controllare il messaggio e-mail ed esaminare il messaggio di notifica inviato. Di seguito viene fornito un esempio.
I messaggi e-mail di notifica delle approvazioni includono le seguenti informazioni:
URL per verificare lo stato
Nome applicazione
Unità di approvazione
Proprietario corrente
Proprietario precedente
Ultima azione
Stato corrente
Periodo
Titolo dell'annotazione
Testo annotazione
Kerry Lane
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio viene eseguito il login a Kerry Lane.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Nota
Se si verificano errori, fare riferimento alla sezione Assegnazione di valori alle variabili utente e aggiornare le variabili utente.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Promuovi
Annotazione: Rivedi.
In alto a destra, fare clic su Refresh.
Rivedere lo stato aggiornato dell'unità di approvazione, quindi fare clic su Fine.
L'unità di approvazione è ora assegnata a Betty Anderson.
Betty Anderson
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio, Betty Anderson ha eseguito il login.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Promuovi
Annotazione: Budget pronto per il revisore successivo.
In alto a destra, fare clic su Refresh.
Rivedere lo stato aggiornato dell'unità di approvazione, quindi fare clic su Fine.
L'unità di approvazione è ora assegnata ad Alex Smith.
Alex Smith
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio, Alex Smith viene eseguito il login.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Promuovi
Annotazione: >2 milioni di dollari
In alto a destra, fare clic su Refresh.
Rivedere lo stato aggiornato dell'unità di approvazione, quindi fare clic su Fine.
L'unità di approvazione è ora assegnata ad Anita Kennedy.
Anita Kennedy
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio viene eseguito il login a Anita Kennedy.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Promuovi
Annotazione: Totale spese su 6,242,611USD approvate e pronte per l'approvazione finale.
In alto a destra, fare clic su Refresh.
Rivedere lo stato aggiornato dell'unità di approvazione, quindi fare clic su Fine.
L'unità di approvazione è ora assegnata a George Foster.
Poiché il totale delle spese di progetto è inferiore a 10 milioni di dollari, il percorso promozionale non richiede che il budget venga rivisto e approvato da Casey Brown e venga promosso direttamente a George Foster.
George Foster
Eseguire il logout da Planning ed eseguire il login come proprietario dell'unità di approvazione Manufacturing US: FM IT. In questo esempio viene eseguito il login a George Foster.
Nella home page, fare clic su Progetti, quindi su Analisi.
Dalle schede verticali a sinistra, fare clic su (Analisi e approvazione progetto).
Nella griglia del form dati, assicurarsi che il punto di vista sia quello visualizzato e individuare le spese totali per tutto l'anno (ultima riga) e verificare che lo sfondo della cella sia verde.
Sottomettere il budget per il progetto FM IT. Nella griglia, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sottometti per approvazione.
In Gestisci approvazioni fare clic su Manufacturing US: FM IT.
In Modifica stato: Manufacturing US: FM IT, selezionare o immettere quanto segue, quindi fare clic su Modifica stato.
Azione: Approva
Annotazione: Budget approvato.
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Il processo di revisione per questa unità di approvazione è stato completato.
(Navigator), quindi in Creazione e gestione fare clic su Form. 
(Assegna accesso). 
(Home). 
(Impostazioni) e selezionare Rimuovi tutto. 
(Selettore funzioni).
(Modifica). 
(Aggiungi). 
(percorso promozionale). 
(Aggiungi condizione).
(cella di elaborazione) per l'ultima riga. 
(Aggiungi regola).
(Duplica) per creare una regola simile a una regola esistente, quindi modificare la regola duplicata per soddisfare i requisiti.
(Assegnazione unità di approvazione).
(Elimina).
(Selettore membri) per selezionare un membro come valore della variabile.
(Sposta). 
(Analisi e approvazione progetto). 
