Integra gli ERP con Oracle Cloud Infrastructure Generative AI
AstuteAP è una soluzione avanzata di automazione della contabilità fornitori basata sull'intelligenza artificiale progettata per semplificare l'elaborazione delle fatture dei fornitori su più piattaforme di enterprise resource planning (ERP).
L'architettura sfrutta i servizi di Oracle Cloud Infrastructure (OCI) e l'intelligenza artificiale (AI) per eliminare l'inserimento manuale dei dati, ridurre gli errori e accelerare il flusso di lavoro della contabilità fornitori. AstuteAP si integra con i sistemi ERP dei clienti per fornire un'elaborazione intelligente e automatizzata delle fatture.
La soluzione offre i seguenti vantaggi:
- Efficienza operativa: riduce i costi di elaborazione delle fatture e accelera i tempi di ciclo.
- Accuratezza: riduce al minimo gli errori attraverso l'estrazione e la convalida dei dati basati sull'intelligenza artificiale.
- Scalabilità: scalabilità per gestire volumi di fatture variabili.
- Visibilità: fornisce monitoraggio e report in tempo reale sullo stato delle fatture.
- Conformità: gestisce i record verificabili di tutte le attività di elaborazione delle fatture.
- Riduzione dei costi: riduce i costi di elaborazione grazie all'automazione e ai miglioramenti in termini di efficienza.
AstuteAP sfrutta l'intelligenza artificiale durante tutto il ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture:
- Elaborazione dei documenti: l'AI generativa OCI riconosce e interpreta vari formati e linguaggi delle fatture.
- Estrazione dei dati: gli algoritmi di machine learning identificano ed estraggono le informazioni chiave con elevata precisione.
- Convalida: l'intelligenza artificiale confronta i dati estratti con i pattern noti per segnalare discrepanze e potenziali errori.
- Elaborazione: instradamento intelligente del flusso di lavoro basato su attributi fattura e regole aziendali.
- Apprendimento continuo: i sistemi migliorano nel tempo utilizzando il machine learning dalle fatture elaborate.
AstuteAP offre una perfetta integrazione con i sistemi aziendali esistenti:
- Connettori predefiniti: integrazione pronta con le principali piattaforme ERP, tra cui PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne ed Ellucian Banner.
- Progettazione API-First: OCI API Gateway facilita le connessioni con altri sistemi aziendali.
- Framework estensibile: l'architettura supporta integrazioni personalizzate per requisiti specializzati.
Caso d'uso: Automazione della contabilità fornitori con AstuteAP
AstuteAP offre una piattaforma di automazione della contabilità fornitori (AP) intelligente che si integra perfettamente con i sistemi ERP, i portali dei fornitori e le interfacce bancarie.
AstuteAP sfrutta l'automazione del flusso di lavoro, la connettività sicura e i controlli di conformità per semplificare le operazioni della contabilità fornitori.
Le fatture vengono acquisite, interpretate e abbinate automaticamente agli ordini di acquisto (OdA), con eccezioni instradate in modo intelligente attraverso un flusso di lavoro sicuro e cloud nativo.
Ciò riduce gli sforzi manuali fino all'80%, riduce i tempi del ciclo delle fatture da giorni a ore, migliora l'accuratezza e accelera la chiusura di fine mese, offrendo risparmi immediati sui costi, un controllo finanziario più forte e un processo AP completamente verificabile.
La soluzione utilizza il processo di alto livello riportato di seguito.
- Acquisizione fattura:
- Le fatture ricevute via e-mail o utilizzando il portale vengono automaticamente incluse.
- L'intelligenza artificiale generativa (GenAI) estrae i dati chiave da fatture come fornitore, numero di ordine di acquisto, data, importo, imposta e data di scadenza.
- Convalida e conformità:
- Il sistema verifica la presenza di duplicati, conformità fiscale e dati anagrafici del fornitore.
- Le eccezioni vengono instradate al personale AP per la risoluzione.
- Integrazione ERP: le fatture approvate vengono contabilizzate direttamente nel sistema ERP come PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne e Ellucian Banner.
- Reporting e analitica:
- I dashboard offrono visibilità su responsabilità, tempi dei cicli e prestazioni dei fornitori.
- Gli audit trail garantiscono la conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) di Sarbanes-Oxley (SOX).
Poiché l'architettura consente l'elaborazione delle fatture touchless, le aziende ottengono i seguenti vantaggi:
- Riduci la durata del ciclo AP da 8 giorni a 1 giorno
- + 85% di fatture elaborate senza contatto umano
- Riduzione dell'80% dell'inserimento manuale dei dati
- 70% in meno di eccezioni grazie alla convalida basata sull'intelligenza artificiale
- Chiusura di fine mese più rapida da 2 a 4 giorni
- Costi di elaborazione inferiori per fattura (da circa $10 a meno di $2)
- Pagamenti più veloci e affidabili migliorano la fiducia e le relazioni con i fornitori
Questo ha un impatto diretto:
- Visibilità del flusso di cassa
- Soddisfazione dei fornitori
- Conformità e disponibilità di audit
- Efficienza operativa tra i team finance
Architettura
L'architettura offre un accesso conversazionale sicuro e scalabile ai dati ERP.
Il diagramma seguente descrive l'architettura:
oci-genai-erp-architettura-oracle.zip
Le architetture comprendono i seguenti componenti principali:
- Area ERP cliente
- Sistema ERP: si connette con le piattaforme supportate, tra cui PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne e Ellucian Banner.
- Livello di integrazione: facilita la comunicazione tra i sistemi dei clienti e AstuteAP.
- Area di Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
- Gateway Internet: fornisce un accesso esterno sicuro al sistema
- VPN da sito a sito OCI: abilita connessioni di rete private sicure a OCI.
- Crittografia: garantisce la sicurezza dei dati durante la trasmissione.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: fornisce connettività sicura ai servizi Oracle.
- Rete cloud virtuale (VCN): ambiente di rete isolato contenente una subnet pubblica e una subnet privata.
La subnet pubblica include:
- Oracle APEX Application Development: interfaccia utente basata sul Web per la gestione e la generazione di report delle fatture.
- Oracle Cloud Infrastructure API Gateway: gestisce il traffico API tra servizi e sistemi esterni.
La subnet privata include:
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer: distribuisce il traffico per alta disponibilità e resilienza.
- Server Representational State Transfer (REST) del motore di automazione: motore di elaborazione di base che orchestra il flusso di lavoro di automazione delle fatture.
- Oracle Autonomous AI Database: piattaforma di database intelligente per l'archiviazione e l'analisi dei dati delle fatture.
- Libreria prompt AI astuta: repository di modelli di interazione AI per l'elaborazione delle fatture.
- Livello di Oracle Service Network e AI
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI: offre servizi basati sull'intelligenza artificiale per l'elaborazione intelligente dei documenti utilizzando uno dei numerosi modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM, large language model) supportati.
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management: controlla l'autenticazione e l'autorizzazione.
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage: memorizza i documenti di fatturazione e i file correlati.
- Consegna e-mail OCI: gestisce i servizi di notifica per gli eventi del flusso di lavoro.
- Architettura di sicurezza
- Sicurezza di rete: connettività VPN e crittografia per la trasmissione sicura dei dati.
- Controllo dell'accesso: OCI Identity and Access Management per la gestione granulare delle autorizzazioni.
- Protezione dei dati: archiviazione sicura dei documenti con controlli di accesso appropriati.
- Isolamento: separazione di subnet pubbliche e private per migliorare la postura della sicurezza.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: fornisce connettività sicura ai servizi Oracle.
- Zona di sicurezza massima: il provisioning di tutte le risorse OCI viene eseguito all'interno di una zona di sicurezza massima per applicare i guardrail di sicurezza richiesti da Oracle. Ciò garantisce controlli di sicurezza predefiniti, come la cifratura obbligatoria, l'accesso pubblico limitato, le configurazioni di rete controllate e la conformità continua ai criteri di sicurezza OCI.
- Gruppi di sicurezza di rete (NSG): i gruppi di sicurezza di rete vengono utilizzati per definire regole di entrata e uscita con filtro a livello di carico di lavoro. I gruppi di sicurezza di rete consentono un controllo preciso del traffico tra i livelli PeopleSoft, i servizi AstuteAP e i componenti di AI generativa OCI, supportando un modello di rete zero-trust e riducendo al minimo la superficie di attacco.
La soluzione utilizza il seguente flusso di processo:
- Acquisizione delle fatture: sfrutta il recupero automatico delle fatture da più origini e la conversione abilitata dall'intelligenza artificiale al formato digitale utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e le tecnologie di riconoscimento intelligente.
- Il fornitore invia la fattura via e-mail, caricandola, utilizzando il portale o tramite l'interscambio elettronico di dati (EDI).
- AstuteAP raccoglie e memorizza automaticamente il documento in OCI Object Storage.
- Interpretazione AI ed estrazione dei dati: include l'estrazione della coppia chiave-valore con punteggio di affidabilità, la convalida e la pre-elaborazione automatizzate dei dati delle fatture e il rilevamento e la correzione degli errori tramite l'analisi AI.
- AI generativa OCI che utilizza modelli linguistici di grandi dimensioni come Cohere, Llama o ChatGPT leggi il documento.
- I campi chiave vengono estratti con il punteggio di affidabilità.
- La libreria di prompt AI garantisce una gestione coerente di diversi formati di fattura.
- Convalida e corrispondenza: offre un instradamento intelligente attraverso i flussi di lavoro di approvazione, una perfetta integrazione con i sistemi ERP di destinazione per la pubblicazione e l'elaborazione dei pagamenti e lo storage dei documenti per scopi di audit, ricerca e archiviazione.
- Il motore di automazione convalida i dati estratti rispetto ai dati anagrafici ERP.
- Esegue la corrispondenza a 2 vie/3 vie, la convalida del fornitore e i controlli di tolleranza.
- Rileva duplicati, anomalie e potenziali frodi.
- Le eccezioni vengono instradate al personale AP per una rapida revisione.
- Workflow approvazione:
- Se necessario, le fatture eccezione o non OA vengono instradate per l'approvazione.
- Gli approvatori utilizzano l'interfaccia utente AstuteAP per approvare o rifiutare.
- Contabilizzazione ERP: dopo la convalida e l'approvazione della fattura:
- La fattura è strutturata e preparata per il formato ERP.
- La fattura viene registrata in ERP utilizzando le API REST.
- Storage e audit:
- Il PDF delle fatture, inclusi i dati estratti, viene memorizzato in modo sicuro in OCI per l'audit e il recupero.
- La cronologia di elaborazione completa viene gestita nei record di audit.
- Analitica e reporting: funzionalità di reporting dei dashboard per la visibilità dei processi e le metriche delle prestazioni, insight per l'ottimizzazione delle operazioni finanziarie e funzionalità di monitoraggio e avviso delle frodi. Autonomous AI Database fornisce dashboard per:
- Stato fattura e durata ciclo
- Eccezioni e colli di bottiglia
- Analisi delle spese dei fornitori
- Disponibilità alla chiusura di fine mese