Elküldheti e-mailben az ábrázolásokat, vásznakat vagy irányítópultokat a következő formátumokban: Powerpoint (PPTX), Acrobat (PDF), kép (PNG), CSV (csak adatokat), vagy csomag (a teljes munkafüzetet, a kapcsolat hitelesítőadataival együtt).
- A Kezdőlap oldalon vigye az egérmutatót egy munkafüzet fölé, amely tartalmazza az exportálni kívánt ábrázolást, vásznat vagy irányítópultot, kattintson a Műveletek lehetőségre, majd válassza ki a Megnyitás elemet.
- A Megjelenítés vagy a Bemutatás vásznon kattintson az Exportálás ikonra a munkafüzet eszköztárán, majd kattintson a Küldés e-mailben lépésre.
- A Formátum lehetőség használatával válassza ki a kívánt kimeneti formátumot, és adja meg a kimenet beállításait:
- Powerpoint (pptx), Acrobat (pdf) és Kép (png) – Adja meg a fájlnevet, a papír méretét és tájolását.
Amikor elektronikus levélben tovább küldi ezeket a megjelenítési formákat, az ábrák illetve az oldalak a választott méretnek és tájolásnak megfelelően újrarajzolódnak. Tehát, ha e-mailben küld el egy táblázatot, előfordulhat, hogy a kimeneti fájl nem tartalmazza a táblázat minden olyan sorát és oszlopát, amelyiket tartalmazza az Ön ábrázolása, vászna vagy irányítópultja.
- Adatok (csv) – Adja meg a kimeneti fájlnevet. Ez a beállítás csak a munkafüzetben használt adatokat tartalmazza. A kimeneti fájlban a számítógép helyi-területi beállításának megfelelő tagoló-karaktereket használja. Például, ha a helyi-területi beállítás Magyarország, akkor a tizedes számok elválasztója vessző a pont helyett.
- Csomag (dva) – Adja meg, hogy szerepeljenek-e benne a munkafüzet adatai, illetve a kapcsolat hitelesítő adatai. A felhasználók anélkül is megnyithatják a munkafüzet DVA-fájlját, hogy beírnák a jelszót, ehhez kattintson a Kapcsolat hitelesítő adatainak befoglalása lépésre, majd írja be a jelszót.
- Kattintson az E-mail elemre.
Ekkor megnyílik a levelezési programja és benne az olyan félig megírt szövegű e-mail üzenet, amelyik mellékleteként a .DVA fájlt tartalmazza.