Integre ERPs com o Oracle Cloud Infrastructure Generative AI
AstuteAP é uma solução avançada de automação de contas a pagar orientada por inteligência artificial projetada para agilizar o processamento de faturas de fornecedores em várias plataformas de planejamento de recursos empresariais (ERP).
A arquitetura aproveita os serviços da Oracle Cloud Infrastructure (OCI) e a inteligência artificial (IA) para eliminar a entrada manual de dados, reduzir erros e acelerar o fluxo de trabalho de contas a pagar. O AstuteAP se integra aos sistemas de ERP do cliente para fornecer processamento de faturas inteligente e automatizado.
A solução oferece os seguintes benefícios:
- Eficiência Operacional: Reduz os custos de processamento de faturas e acelera os tempos de ciclo.
- Precisão: Minimiza erros por meio de extração e validação de dados com tecnologia de IA.
- Escalabilidade: Escalabilidade para lidar com volumes variáveis de faturas.
- Visibilidade: Fornece rastreamento e relatórios em tempo real sobre o status da fatura.
- Conformidade: Mantém registros auditáveis de todas as atividades de processamento de NFF.
- Redução de Custos: Reduz os custos de processamento por meio de ganhos de automação e eficiência.
O AstuteAP aproveita a inteligência artificial em todo o ciclo de vida de processamento de faturas:
- Processamento de documentos: a OCI Generative AI reconhece e interpreta vários formatos e idiomas de faturas.
- Extração de dados: algoritmos de aprendizado de máquina identificam e extraem informações importantes com alta precisão.
- Validação: A IA compara dados extraídos com padrões conhecidos para sinalizar discrepâncias e possíveis erros.
- Processamento: Roteamento de fluxo de trabalho inteligente com base em atributos de NFF e regras de negócios.
- Aprendizado Contínuo: os sistemas melhoram com o tempo usando machine learning de faturas processadas.
AstuteAP oferece integração perfeita com sistemas empresariais existentes:
- Conectores predefinidos: Integração pronta com as principais plataformas ERP, incluindo PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne e Ellucian Banner.
- Design com Primeira API: o OCI API Gateway facilita as conexões com outros sistemas de negócios.
- Estrutura Extensível: A arquitetura suporta integrações personalizadas para requisitos especializados.
Caso de Uso: Automatizando Contas a Pagar com o AstuteAP
O AstuteAP fornece uma plataforma de automação inteligente de contas a pagar (AP) que se integra perfeitamente a sistemas ERP, portais de fornecedores e interfaces bancárias.
O AstuteAP aproveita a automação do workflow, a conectividade segura e os controles de conformidade para agilizar as operações de AP.
As faturas são capturadas, interpretadas e correlacionadas a pedidos de compra (POs) automaticamente, com exceções roteadas de forma inteligente por meio de um fluxo de trabalho seguro e nativo da nuvem.
Isso reduz o esforço manual em até 80%, reduz o tempo do ciclo de faturas de dias para horas, melhora a precisão e acelera o fechamento de fim de mês, o que proporciona economia imediata de custos, controle financeiro mais forte e um processo de contas a pagar totalmente auditável.
A solução usa o seguinte processo de alto nível:
- Captura de documento fiscal:
- Os documentos fiscais recebidos por e-mail ou usando o portal são ingeridos automaticamente.
- A inteligência artificial generativa (GenAI) extrai dados importantes de faturas como fornecedor, número da ordem de compra, data, valor, imposto e data de vencimento.
- Validação e Conformidade:
- O sistema verifica se há duplicatas, conformidade fiscal e dados mestre do fornecedor.
- As exceções são encaminhadas para a equipe do AP para resolução.
- Integração de ERP: as faturas aprovadas são publicadas diretamente no sistema ERP, como PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne e Ellucian Banner.
- Relatórios e Análises:
- Os painéis fornecem visibilidade de passivos, tempos de ciclo e desempenho do fornecedor.
- As trilhas de auditoria garantem a conformidade com a Sarbanes-Oxley (SOX)/Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).
Como a arquitetura permite o processamento de faturas sem contato, as empresas obtêm os seguintes benefícios:
- Reduza o tempo de ciclo de contas a pagar de 8 dias para 1 dia
- Mais de 85% de faturas processadas sem toque humano
- 80% de redução na entrada manual de dados
- 70% menos exceções devido à validação orientada por IA
- Fechamento de fim de mês mais rápido em 2 a 4 dias
- Menor custo de processamento por fatura (de aproximadamente US$ 10 para menos de US$ 2)
- Pagamentos mais rápidos e confiáveis aumentam a confiança e melhoram as relações com os fornecedores
Isso afeta diretamente:
- Visibilidade do fluxo de caixa
- Satisfação do fornecedor
- Preparação para conformidade e auditoria
- Eficiência operacional entre equipes financeiras
Arquitetura
A arquitetura fornece acesso de conversação seguro e escalável aos dados de ERP.
O seguinte diagrama ilustra a arquitetura:
oci-genai-erp-architecture-oracle.zip
As arquiteturas compreendem os seguintes componentes principais:
- Zona de ERP do cliente
- Sistema ERP: Conecta-se com plataformas suportadas, incluindo PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne e Ellucian Banner.
- Integration Layer: Facilita a comunicação perfeita entre os sistemas do cliente e o AstuteAP.
- Região do Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
- Gateway de Internet: Fornece acesso externo seguro ao sistema
- VPN Site a Site do OCI: Permite conexões de rede privada segura com o OCI.
- Criptografia: garante a segurança dos dados durante a transmissão.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: Fornece conectividade segura com os serviços Oracle.
- Rede virtual na nuvem (VCN): Ambiente de rede isolado que contém uma sub-rede pública e uma sub-rede privada.
A sub-rede pública inclui:
- Oracle APEX Application Development: Interface de usuário baseada na Web para gerenciamento e geração de relatórios de faturas.
- Oracle Cloud Infrastructure API Gateway: Gerencia o tráfego de API entre serviços e sistemas externos.
A sub-rede privada inclui:
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer: Distribui tráfego para alta disponibilidade e resiliência.
- Servidor REST (Representational State Transfer) do Automation Engine: Mecanismo de processamento principal que orquestra o fluxo de trabalho de automação de faturas.
- Oracle Autonomous AI Database: Plataforma de banco de dados inteligente para armazenar e analisar dados de faturas.
- Biblioteca de Prompt de IA Astute: Repositório de modelos de interação de IA para processamento de faturas.
- Camada Oracle Service Network e AI
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI: Oferece serviços com tecnologia de IA para processamento inteligente de documentos usando um dos vários grandes modelos de linguagem (LLM) suportados.
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management: Controla autenticação e autorização.
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage: Armazena documentos de NFF e arquivos relacionados.
- OCI Email Delivery: trata serviços de notificação para eventos de workflow.
- Arquitetura de segurança
- Segurança de rede: conectividade VPN e criptografia para transmissão segura de dados.
- Controle de Acesso: Identity and Access Management do OCI para gerenciamento granular de permissões.
- Proteção de Dados: Proteja o armazenamento de documentos com controles de acesso apropriados.
- Isolamento: Separação de sub-rede pública e privada para postura de segurança aprimorada.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: Fornece conectividade segura com os serviços Oracle.
- Zona de Segurança Máxima: todos os recursos do OCI são provisionados em uma Zona de Segurança Máxima para impor proteções de segurança exigidas pela Oracle. Isso garante controles de segurança por padrão, como criptografia obrigatória, acesso público restrito, configurações de rede controladas e conformidade contínua com políticas de segurança do OCI.
- Grupos de Segurança de Rede (NSGs): Os Grupos de Segurança de Rede são usados para definir regras de entrada e saída refinadas no nível da carga de trabalho. Os NSGs permitem um controle de tráfego preciso entre as camadas PeopleSoft, os serviços AstuteAP e os componentes da OCI Generative AI, oferecendo suporte a um modelo de rede de confiança zero e minimizando a superfície de ataque.
A solução usa o seguinte fluxo de processo:
- Captura de faturas: aproveita a recuperação automatizada de faturas de várias fontes e a conversão habilitada para IA em formato digital usando reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e tecnologias de reconhecimento inteligente.
- O fornecedor envia a fatura por e-mail, upload, usando o portal ou por intercâmbio eletrônico de dados (EDI).
- O AstuteAP coleta e armazena automaticamente o documento no OCI Object Storage.
- Interpretação e extração de dados de IA: inclui extração de par de chave/valor com pontuação de confiança, validação e pré-processamento automatizados de dados de faturas e detecção e correção de erros por meio de análise de IA.
- A OCI Generative AI usando grandes modelos de linguagem, como Cohere, Llama ou ChatGPT, lê o documento.
- Os campos-chave são extraídos com pontuação de confiança.
- A biblioteca de prompts de IA garante um tratamento consistente de diferentes formatos de fatura.
- Validação e correspondência: Apresenta roteamento inteligente por meio de fluxos de trabalho de aprovação, integração perfeita com sistemas ERP de destino para processamento de postagens e pagamentos e armazenamento de documentos para fins de auditoria, pesquisa e arquivamento.
- O mecanismo de automação valida os dados extraídos em relação aos dados mestre do ERP.
- Executa correspondência de 2/3 vias, validação de fornecedor, verificações de tolerância.
- Detecta duplicações, anomalias e possíveis fraudes.
- As exceções são encaminhadas para a equipe do AP para revisão rápida.
- Workflow de aprovação:
- Se necessário, as NFFs com exceção ou sem OC são encaminhadas para aprovação.
- Os aprovadores usam a IU AstuteAP para Aprovar ou Rejeitar.
- Lançamento de ERP: Após a validação e aprovação da fatura:
- A fatura é estruturada e preparada para o formato ERP.
- A fatura é lançada no ERP usando APIs REST.
- Armazenamento e auditoria:
- O PDF da fatura, incluindo dados extraídos, é armazenado com segurança na OCI para auditoria e recuperação.
- O histórico completo de processamento é mantido nos registros de auditoria.
- Análise e geração de relatórios: apresenta relatórios de painel para visibilidade do processo e métricas de desempenho, insights para otimização de operações financeiras e recursos de monitoramento e alerta de fraude. O Autonomous AI Database fornece painéis para:
- Status da fatura e tempo de ciclo
- Exceções e gargalos
- Análise de gastos do fornecedor
- Preparação para fechamento de fim de mês