將 ERP 與 Oracle Cloud Infrastructure Generative AI 整合
AstuteAP 是一種先進的人工智慧導向應付帳款自動化解決方案，專為簡化跨多個企業資源規劃 (ERP) 平台的供應商發票處理而設計。
該架構利用 Oracle Cloud Infrastructure (OCI) 服務和人工智慧 (AI) 來消除手動資料輸入、減少錯誤，並加速應付帳款工作流程。AstuteAP 與客戶 ERP 系統整合，提供智慧型的自動化發票處理。
此解決方案提供下列優點：
- 營運效率：降低發票處理成本並加速週期時間。
- 準確度：透過 AI 驅動的資料擷取和驗證，將錯誤降到最低。
- 擴展性：可調整規模以處理不同的發票數量。
- 可見性：提供即時追蹤和報告發票狀態。
- 規範：維護所有發票處理活動的可稽核記錄。
- 降低成本：透過自動化和提高效率來降低處理成本。
AstuteAP 在整個發票處理生命週期中運用人工智慧：
- 文件處理： OCI Generative AI 可辨識及解譯各種發票格式和語言。
- 資料擷取：機器學習演算法可識別並擷取高準確度的關鍵資訊。
- 驗證：AI 會比較擷取的資料與已知模式，以標記差異和潛在錯誤。
- 處理：以商業發票屬性與業務規則為基礎的智慧型工作流程遞送。
- 持續學習：使用已處理發票的機器學習，隨著時間的推移改善系統。
AstuteAP 提供與現有企業系統的無縫整合：
- 預先建置的連接器：可立即與主要 ERP 平台整合，包括 PeopleSoft、Oracle E-Business Suite 、JD Edwards EnterpriseOne 和 Ellucian Banner。
- API 優先設計： OCI API Gateway 可促進與其他業務系統的連線。
- 可延伸架構：此架構支援特殊需求的自訂整合。
使用案例：使用 AstuteAP 自動化應付帳款
AstuteAP 提供智慧型應付帳款 (AP) 自動化平台，可與 ERP 系統、廠商入口網站和銀行介面緊密整合。
AstuteAP 利用工作流程自動化、安全連線和合規控制來簡化 AP 作業。
自動擷取、解譯和比對採購單 (PO)，並透過安全的雲端原生工作流程以智慧型方式遞送例外。
這樣可以減少高達 80% 的手動工作，將發票週期時間從數天縮短為數小時，提高準確度並加速月底結算，從而立即節省成本，並加強財務控制，以及完全可稽核的應付帳款流程。
此解決方案使用下列高階處理程序：
- 商業發票擷取：
- 透過電子郵件或使用入口網站接收的發票會自動擷取。
- 生成式人工智慧 (GenAI) 會從廠商、採購單編號、日期、金額、稅捐和到期日等發票擷取關鍵資料。
- 驗證與規範：
- 系統會檢查重複項目、稅務規範，以及廠商主檔資料。
- 例外情況會轉呈給應付帳款職員以解決問題。
- ERP 整合：已核准的發票會直接過帳至 ERP 系統，例如 PeopleSoft、Oracle E-Business Suite 、JD Edwards EnterpriseOne 和 Ellucian Banner。
- 報表和分析：
- 儀表板提供負債、週期時間和廠商績效的可見性。
- 稽核歷程檔可確保符合沙賓法案 (Sarbanes-Oxley，SOX) / 一般資料保護法規 (GDPR)。
由於此架構支援非接觸式發票處理，因此公司能夠實現以下優勢：
- 將 AP 週期時間從 8 天縮短為 1 天
- 已處理超過 85% 的發票，無需人為操作
- 減少 80% 的手動資料輸入
- 例外情況減少 70%，因為 AI 導向驗證
- 月底結算時間較快 2 至 4 天
- 降低每張發票的處理成本 (約 $10 到 $2)
- 更快、更可靠的付款方式提升信任度並改善供應商關係
這會直接影響：
- 現金流量可見性
- 廠商滿意度
- 法規遵循與稽核整備度
- 跨財務團隊的營運效率
架構
此架構提供對 ERP 資料的安全、可擴展的對話存取。
下圖說明架構：
這些架構由下列主要元件組成：
- 客戶 ERP 區域
- ERP 系統：與支援的平台連結，包括 PeopleSoft、Oracle E-Business Suite 、JD Edwards EnterpriseOne 和 Ellucian Banner。
- 整合層：促進客戶系統與 AstuteAP 之間的無縫通訊。
- Oracle Cloud Infrastructure (OCI) 區域
- 網際網路閘道：提供對系統的安全外部存取
- OCI 網站至網站 VPN ：啟用與 OCI 的安全專用網路連線。
- 加密：確保傳輸期間的資料安全。
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway ：提供與 Oracle 服務的安全連線。
- 虛擬雲端網路 (VCN)：包含公用子網路和專用子網路的隔離網路環境。
公用子網路包括：
- Oracle APEX Application Development ：用於發票管理和報告的 Web 式使用者介面。
- Oracle Cloud Infrastructure API Gateway ：管理服務與外部系統之間的 API 流量。
專用子網路包括：
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer ：分配流量以提高可用性和彈性。
- 自動化引擎 Representational State Transfer (REST) 伺服器：核心處理引擎協調商業發票自動化工作流程。
- Oracle Autonomous AI Database ：用於儲存和分析發票資料的智慧型資料庫平台。
- Astute AI 提示程式庫：用於發票處理的 AI 互動範本儲存庫。
- Oracle Service Network 與 AI 層
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI ：使用許多支援的大型語言模型 (LLM) 之一，為智慧文件處理提供 AI 支援的服務。
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management ：控制認證和授權。
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage ：儲存發票文件和相關檔案。
- OCI Email Delivery ：處理工作流程事件的通知服務。
- 安全架構
- 網絡安全：VPN 連接和加密，用於安全數據傳輸。
- 存取控制：用於精細權限管理的 OCI Identity and Access Management 。
- 資料保護：使用適當的存取控制來保護文件儲存。
- 隔離：用於強化安全態勢的公用和專用子網路區隔。
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway ：提供與 Oracle 服務的安全連線。
- 最大安全區域：所有 OCI 資源都佈建在最大安全區域內，以強制執行 Oracle 強制的安全防護。這樣可確保預設安全控制，例如強制加密、限制的公用存取、受控制的網路組態，以及持續遵守 OCI 安全原則。
- 網路安全群組 (NSG)：網路安全群組主要用於定義工作負載層次的微點傳入和傳出規則。NSG 可精確控制 PeopleSoft 層、AstuteAP 服務和 OCI Generative AI 元件之間的流量，支援零信任網路模型，並將攻擊面降到最低。
此解決方案使用下列處理流程：
- 發票擷取：運用光學字元辨識 (OCR) 和智慧型辨識技術，自動從多個來源擷取發票，將 AI 轉換成數位格式。
- 供應商透過電子郵件、上傳、使用入口網站或透過電子資料交換 (EDI) 傳送發票。
- AstuteAP 會自動在 OCI Object Storage 中收集和儲存文件。
- AI 解譯和資料擷取：包括索引鍵值組擷取與信賴度評分、自動驗證和發票資料前處理，以及透過 AI 分析偵測和更正錯誤。
- OCI Generative AI 使用 Cohere、Llama 或 ChatGPT 等大型語言模型來閱讀文件。
- 以信賴度評分擷取關鍵碼欄位。
- AI 提示庫可確保以一致的方式處理不同的發票格式。
- 驗證與比對：透過核准工作流程提供智慧型路由功能、與目標 ERP 系統無縫整合以進行過帳與付款處理，以及文件儲存以供稽核、查詢及封存之用。
- 自動化引擎會根據 ERP 主檔資料驗證擷取的資料。
- 執行雙向 / 三向比對、廠商驗證、允差檢查。
- 偵測重複項目、異常和潛在詐騙。
- 例外情況會遞送至應付帳款職員以供快速複查。
- 核准工作流程：
- 如有需要，例外或非採購單商業發票會遞送進行核准。
- 核准者使用 AstuteAP UI 來核准或拒絕。
- ERP 過帳：驗證並核准商業發票之後：
- 發票的結構化和準備符合 ERP 格式。
- 使用 REST API 將商業發票過帳至 ERP。
- 儲存與稽核：
- 包含擷取資料的發票 PDF 會安全地儲存在 OCI 中進行稽核和擷取。
- 完整處理歷史記錄是在稽核記錄中維護。
- 分析和報告：提供流程可見度和績效指標的儀表板報告、財務營運最佳化的洞察，以及詐騙監控和警示功能。Autonomous AI Database 提供以下儀表板：
- 發票狀態和週期時間
- 例外與瓶頸
- 供應商支出分析
- 月底關閉整備度