Automatisch gegenbuchende Journale erstellen

Automatisch gegenbuchende Journale werden erstellt, um Korrekturen einzugeben, die in der nächsten Periode rückgängig gemacht werden sollen, wie zum Beispiel Einnahmen und Aufwand, die in der nächsten Periode gesammelt und beglichen werden. Automatisch gegenbuchende Journale wirken sich auf zwei Datenperioden aus. Sie aktivieren ein automatisch gegenbuchendes Journal, um Werte innerhalb einer Periode anzupassen. Wenn Sie das automatisch gegenbuchende Journal aktivieren, wird automatisch ein Journal erstellt (automatische Gegenbuchung genannt), um diese Korrekturen für die nächste Periode gegenzubuchen, und der Status "Genehmigt" zugewiesen. Anschließend können Sie dieses genehmigte Journal aktivieren, damit die Gegenbuchung in Kraft tritt.

Sie können beispielsweise ein automatisch gegenbuchendes Journal, das die Konten anpasst, im Januar erstellen und aktivieren. Das System erstellt eine automatische Gegenbuchung, die diese Korrekturen für Februar gegenbucht.

Da die automatische Gegenbuchung automatisch vom System erstellt wird, kann sie nur aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie eine automatische Gegenbuchung deaktivieren, ändert sich der Status von "Aktiviert" zurück in "Genehmigt".

Wenn Sie das ursprüngliche, von Ihnen erstellte automatisch gegenbuchende Journal deaktivieren, löscht das System die automatisch erstellte automatische Gegenbuchung für die nächste Periode. Ein automatisch gegenbuchendes Journal kann nicht deaktiviert werden, nachdem die zugehörige automatische Gegenbuchung aktiviert wurde.

So erstellen Sie automatisch gegenbuchende Journale:

  1. Wählen Sie Konsolidierung, Journale, Verwalten aus.
  2. Wählen Sie Neu und eine der folgenden Optionen aus:

    • Wählen Sie zum Erstellen eines neuen Journals Journal aus.

    • Wählen Sie zum Verwenden einer Journalvorlage Journal aus Vorlage aus, wählen Sie die Vorlage aus, und klicken Sie auf OK.

  3. Um den Point of View zu ändern, klicken Sie auf einen Dimensionsnamen, und wählen Sie unter Elementauswahl Dimensionselemente aus.
  4. Geben Sie im Feld Label ein Label für das Journal ein.

    Hinweis:

    Das Label darf maximal 20 Zeichen umfassen. Die folgenden Zeichen dürfen nicht verwendet werden: . + - */ # {} ; , @ "

  5. Wählen Sie unter Bestandsart einen Typ aus: Ausgeglichen, Nicht ausgeglichen oder Ausgeglichen nach Entity.
  6. Wählen Sie unter Typ die Option Automatisch gegenbuchend aus.
  7. Optional: Wählen Sie unter Gruppe eine Gruppe für das Journal aus.

    Hinweis:

    Die von Ihnen zugewiesene Journalgruppe muss in der Anwendung enthalten sein. Informationen hierzu finden Sie unter Journalgruppen erstellen.

  8. Wählen Sie unter Sicherheitsklasse eine Sicherheitsklasse aus, oder verwenden Sie die Standardsicherheitsklasse.
  9. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für das Journal ein.
  10. Wählen Sie für Konto mit einer der folgenden Methoden ein Konto aus, und klicken Sie auf OK:

    • Doppelklicken Sie auf eine Kontozeile.

    • Klicken Sie auf Elemente auswählen.

    • Wählen Sie Aktionen, Elemente auswählen aus.

  11. Optional: Um die Dimensionen aus dem POV in die Tabellenzeilen zu verschieben, klicken Sie auf Dimensionen in Tabelle verschieben.

    Tipp:

    Um die für Zeilen ausgewählten Dimensionen in den POV zu verschieben, klicken Sie auf die Zeile, und klicken Sie dann auf Dimensionen in POV verschieben.

  12. Geben Sie eine Anpassung in die Spalte Soll oder Haben ein.
  13. Optional: Um dem Journal Zeilen hinzuzufügen, wählen Sie Aktionen, Zeilen hinzufügen aus. Die Zeilen werden im unteren Bereich des Journals hinzugefügt.

    Tipp:

    Um Einträge zu löschen, wählen Sie die Zeilen aus, und klicken Sie auf Zeile löschen, oder wählen Sie Aktionen, Zeile löschen aus.

  14. Optional: Scannen Sie das Journal, und prüfen Sie, ob die Einträge gültig sind. Speichern Sie das Journal, und klicken Sie auf Scannen. Informationen hierzu finden Sie unter Journale scannen.
  15. Klicken Sie auf Speichern, um das Journal zu speichern.