Se puede configurar el módulo Control de procesos para que desencadene alertas de correo electrónico basándose en un cambio de estado en el control de procesos. Se pueden configurar alertas para las siguientes acciones: Primera pasada, Niveles de revisión 1 a 10, Enviado, Aprobado o Publicado. No se generan alertas cuando la unidad de proceso está en el nivel Sin iniciar o para la acción Cerrar sesión.
Antes de poder generar una alerta de correo electrónico, se debe habilitar el atributo Supports Process Management=A para la dimensión Scenario en el archivo de metadatos. Una vez realizado esto, el escenario generará alertas de correo electrónico durante el proceso de revisión destinadas a los usuarios que tengan los derechos de seguridad para recibirlas.
Cuando se realiza una acción de revisión de procesos en una cuadrícula de datos o en el módulo Control de procesos, el sistema genera automáticamente alertas de correo electrónico para los usuarios correspondientes a esa acción, según la configuración del escenario y los derechos de seguridad definidos por el administrador. Por ejemplo, cuando se promociona una unidad de proceso al siguiente nivel, sólo pueden recibir las alertas los usuarios con los derechos de acceso adecuados para la unidad de proceso en ese nivel de revisión.
El sistema envía alertas de correo electrónico a los usuarios del nivel anterior antes de la acción de control de procesos y a los usuarios del nivel actual después de la acción. Por ejemplo, el usuario 1 y el usuario 2 tienen acceso a la función Revisor 4 y los usuarios 3 y 4 tienen acceso a la función Revisor 5. Cuando la unidad de proceso está en el nivel 4 y se promociona al nivel 5, los usuarios 1 y 2 reciben alertas de correo electrónico porque están en el nivel 4 antes de la acción de promoción. Los usuarios 3 y 4 reciben alertas de correo electrónico porque están en el nivel 5, que es el nivel actual después de la acción de promoción.
Cuando se genera la alerta, el usuario que realizó la acción recibe un correo electrónico de confirmación. Éste contiene la acción realizada, las unidades de proceso afectadas por la acción y los nombres de los usuarios que reciben las alertas de correo electrónico para cada unidad de proceso.
Para generar alertas de correo electrónico desde Control de procesos: