Utilisation des demandes

Demandes de modification

Une demande de modification peut être soumise par un utilisateur de gouvernance qui dispose d'un accès en soumission à la fois à un ensemble de données et à un modèle de workflow configuré pour être utilisé avec l'ensemble de données. Les utilisateurs dotés d'un accès en soumission aux données et à un modèle de workflow sont généralement les utilisateurs qui proposeront des demandes de modification pour les données à régir à l'aide de ce modèle.

Demandes de résolution

Les demandes d'action correctrice permettent de lancer certaines actions correctrices qui doivent être réalisées par un autre utilisateur. Une demande d'action correctrice peut être soumise par tout utilisateur interactif qui est également un utilisateur de gouvernance et qui dispose d'un accès interactif en lecture ainsi que d''un accès de workflow en soumission à un ensemble de données et à un modèle de workflow. Une demande d'action correctrice est généralement créée à partir des résultats d'une autre opération telle qu'une validation de lot, une requête ou une comparaison. Les noeuds de ces résultats peuvent être ajoutés à une demande d'action correctrice à l'aide du noeud Presse-papiers.

Eléments de la demande

Les éléments de demande sont utilisés pour effectuer les tâches de workflow dans le contexte d'une demande de gouvernance. Chaque élément de demande utilise une seule tâche de workflow qui doit être indiquée lorsque l'élément est ajouté à une demande. La tâche de workflow définit les types de modification à apporter pour un noeud de hiérarchie dans la version de Data Relationship Management utilisée par la demande.

Une demande peut être composée d'un ou de plusieurs éléments de demande. Au cours des étapes de soumission et d'enrichissement du workflow, de nouveaux éléments de demande peuvent être ajoutés à une demande pour effectuer de nouvelles tâches. Au cours des étapes d'enrichissement, les éléments de demande ajoutés lors des étapes précédentes peuvent être modifiés ou remplacés à l'aide d'une tâche de mise à jour affectée à l'étape de workflow.

Vous pouvez ajouter manuellement les éléments de demande ou les charger à partir d'un fichier source. L'ordre des éléments dans une demande est important car il contrôle l'ordre dans lequel les modifications de la demande sont appliquées à la version cible à des fins de validation et de confirmation.

Les éléments de demande ne peuvent être supprimés que pendant les étapes de workflow qui disposent d'une tâche de workflow correspondant à l'élément de demande.

Création d'un fichier source

Vous pouvez ajouter des éléments à une demande à partir d'un fichier source. Les éléments sont chargés vers l'étape de workflow en cours, pour une seule hiérarchie et une seule tâche de workflow.

Les fichiers source doivent être au format tabulaire avec séparateur. Le premier enregistrement dans le fichier est utilisé pour identifier la propriété d'élément de demande vers laquelle chaque champ sera chargé. Seules les propriétés modifiables pour la tâche de workflow sélectionnée seront chargées à partir du fichier. Les champs qui ne sont pas mappés avec des propriétés modifiables pour l'élément de demande seront ignorés lors du chargement. La propriété Nom est obligatoire pour chaque élément de demande chargé à partir d'un fichier source.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour créer un fichier source d'élément de demande :

• Pour les tâches Insérer, Nom est le noeud à insérer, Noeud parent est l'élément parent cible et la hiérarchie sélectionnée dans la boîte de dialogue Charger les éléments de demande est la hiérarchie cible.

• Vous pouvez indiquer toutes les valeurs de données pour un élément de demande dans différents champs du même enregistrement d'un fichier plat.

• Vous devez définir les champs du fichier qui correspondent aux propriétés de la tâche de workflow pour un élément de demande à l'aide de l'enregistrement d'en-tête de colonne dans le fichier (à l'aide des libellés de propriété).

• Vous pouvez spécifier des libellés de propriété pour les propriétés de tâche de workflow dans l'enregistrement d'en-tête de colonne dans n'importe quel ordre.

• La mise en correspondance des libellés de propriété ne respecte pas la casse.

• La propriété Nom est obligatoire pour tous les enregistrements dans le fichier source.

• Toutes les propriétés modifiables pour la tâche de workflow sélectionnée peuvent être chargées à partir d'un fichier source.

• Les colonnes pour lesquelles la valeur de l'enregistrement d'en-tête n'est pas mappée avec une propriété modifiable pour la tâche de workflow seront ignorées lors du processus de chargement du fichier.

• Utilisez une valeur vide pour les champs dans lesquels vous ne souhaitez pas saisir de valeur pour la propriété. Dans le cas où vous souhaitez remplacer une propriété ayant une valeur NULL, utilisez l'option Indicateur de valeur vide lors du chargement du fichier.

• Si une propriété de tâche est définie avec un libellé de propriété personnalisé, utilisez le même libellé de champ personnalisé dans le fichier.

Exemple de fichier source

#New Financial Accounts
Name,Parent Node,Description,Account Type,Start Date,End Date,Allow Posting
6000,5000,Total Employee Expenses,Expense,,,N
6200,6000,Compensation Expenses,,,,N
6210,6200,Vacation Paid,,1/1/2015,12/31/2015,Y
6220,6200,Employee Benefits,,1/1/2015,<blank>,Y

Détails de l'élément

Les détails de propriété sont affichés pour un élément de demande sélectionné dans une demande. Les propriétés qui peuvent être affichées et modifiées sont contrôlées par la tâche de workflow pour chaque élément de demande ou par la tâche pour l'étape de workflow actuelle. Pour les éléments de demande dans lesquels des noeuds de hiérarchie sont créés, une seule colonne de nouvelles valeurs proposées est affichée. Pour les éléments de demande qui font référence à des noeuds de hiérarchie existants, deux colonnes de valeurs (En cours et Nouveau) sont affichées. La colonne Valeurs actuelles affiche les valeurs de propriété existante tandis que la colonne Nouvelles valeurs affiche les valeurs de propriété modifiée. Les propriétés modifiées sont marquées pour faciliter leur identification. Les valeurs de propriété calculées sont affichées en lecture seule. Les propriétés sont balisées avec des échecs de validation pour une résolution rapide. Pour enlever une mise à jour de propriété d'un élément de demande, cliquez sur le lien Revenir à la valeur précédente.

Changement de nom des éléments de demande

Vous pouvez renommer un élément de demande à l'aide du lien Renommer indiqué sous la propriété Nom dans les détails d'élément de demande. La fonctionnalité de changement de nom modifie le nom de l'élément de demande et synchronise le nouveau nom avec d'autres éléments de demande s'y référant en tant que parent ou utilisant une propriété de type de données de noeud. Vous pouvez renommer un noeud à n'importe quelle étape de workflow où la propriété Nom est modifiable.

Instructions de tâche et de propriété

Les instructions concernant les éléments de demande peuvent être affichées sur la page Demande. Il est possible de définir des instructions pour les tâches de workflow et leurs propriétés. Dans la zone Instructions, vous pouvez afficher les instructions définies pour la tâche d'élément de demande. Vous pouvez afficher ou masquer les instructions de tâche. Dans la section Détails libres, vous pouvez afficher les instructions définies pour les propriétés de la tâche d'élément de demande. Les instructions sont affichées au-dessus de la valeur de propriété de l'élément de demande.

Pour afficher les instructions de tâche et de propriété, procédez comme suit :

1. Dans la liste de travail, sélectionnez une demande et ouvrez-la.

2. Sélectionnez un élément de demande pour en afficher les détails.

3. Dans la zone Instructions, affichez les instructions définies pour la tâche.

   Remarque :

   Vous pouvez cliquer sur Masquer pour masquer les instructions de tâche. Si les instructions sont masquées, cliquez sur pour les afficher.

4. Dans la section Détails libres, vous pouvez consulter les instructions de propriété qui se trouvent au-dessus du champ Propriété.

Actions de demande

Lorsque vous utilisez une demande, des boutons d'action dans l'angle supérieur droit de l'en-tête de page permettent d'effectuer des actions sur la demande. Certaines actions sont disponibles uniquement en fonction de la situation. Le tableau suivant décrit les actions et indique le bouton d'action correspondant.

Tableau 8-1 Boutons d'action

Bouton d'action	Description
Enregistrer	Enregistre la demande dans le référentiel Data Relationship Management dans son état actuel sans valider ni approuver la demande. Cette action est disponible pour les nouvelles demandes et les demandes réclamées.
Exporter vers Excel	Exporte les éléments de la demande dans un document au format Excel (.xls).
Exporter au format CSV	Exporte les éléments de la demande dans un fichier de valeurs séparées par une virgule (.csv).
Soumission	Valide les éléments de demande dans la demande et si elle aboutit, affecte la demande à l'étape suivante dans le chemin du workflow. Cette action est disponible pour les ébauches de demande ou les demandes qui ont été renvoyées à l'émetteur.
Calculer	Calcule les détails d'élément de demande en fonction des modifications proposées dans la demande
Valider	Valide les modifications proposées pour les éléments de demande dans la demande Cette action vérifie les valeurs obligatoires et exécute les validations de lot configurées pour la tâche pour l'élément de demande ou pour l'étape de workflow actuelle. Les échecs de validation sont renvoyés pour correction. Les demandes peuvent être validées dans les cas suivants : La demande a le statut de workflow Ebauche et possède au moins un élément de demande. La demande a le statut de workflow Réclamé.
Copier	Copie les éléments de demande vers une nouvelle demande Pour copier une demande, vous devez disposer d'un accès permettant de soumettre le type de demande que vous avez sélectionné.
Réclamer	Réclame la demande pour l'étape de workflow active. Une demande soumise peut être modifiée, renvoyée, escaladée, approuvée ou rejetée uniquement par un utilisateur qui a réclamé la demande. Lorsqu'un utilisateur réclame une demande, elle est verrouillée et ne peut pas être réclamée par un autre utilisateur. L'utilisateur doit annuler la réclamation de la demande pour la libérer et pour qu'un autre utilisateur puisse la réclamer.
Annuler la réclamation	Enlève le verrou de réclamation de la demande mais ne la valide pas et ne l'affecte pas à une étape, un utilisateur ou un groupe différent. Si un utilisateur choisit de renvoyer, d'escalader, d'approuver ou de rejeter la demande, sa réclamation est automatiquement annulée.
Renvoyer	Renvoie la demande à un utilisateur précédent dans l'étape actuelle ou à une étape précédente, afin de corriger certains éléments de la demande ou de demander plus d'informations sur celle-ci. L'utilisateur qui renvoie la demande doit indiquer un commentaire expliquant la raison pour laquelle la demande a été renvoyée.
Escalade	Escalade la demande vers les utilisateurs dotés du rôle Gestionnaire de données. Les utilisateurs peuvent escalader une demande pour de multiples raisons, par exemple s'ils ont des doutes sur les actions à entreprendre sur la demande ou s'ils ont des problèmes d'accès. Les gestionnaires de données peuvent résoudre les problèmes en ajoutant des commentaires à la demande, en modifiant des éléments de la demande, en modifiant l'affectation du groupe d'accès au noeud aux hiérarchies et aux noeuds ou en rejetant la demande.
Annuler l'escalade	Réaffecte la demande au groupe d'accès au noeud suivant pour l'étape de workflow en cours.
Approbation	Approuve et valide les modifications de la demande vers la version cible
Rejet	Rejette la demande. Une demande soumise peut être rejetée par n'importe quel utilisateur effectuant l'approbation dans le chemin de workflow ou par un gestionnaire de données au cours de l'escalade. Le rejet d'une demande met fin au workflow de cette dernière. Une demande rejetée ne peut pas être soumise à nouveau. Pour soumettre à nouveau les éléments de demande dans la demande rejetée, l'utilisateur ayant initialement soumis la demande ou un autre participant à l'étape de soumission peut copier la demande rejetée dans une nouvelle ébauche de demande, modifier les éléments de demande dans la nouvelle demande, puis soumettre la nouvelle demande.

Commentaires sur la demande

Les commentaires saisis par des utilisateurs participant à une demande peuvent être consultés dans l'onglet Commentaires. Les utilisateurs affectés peuvent ajouter autant de commentaires que nécessaire.

Pour ajouter un commentaire à une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Dans l'onglet Commentaires, cliquez sur , saisissez un commentaire, puis cliquez sur OK.

Pièces jointes à la demande

Les utilisateurs qui créent une demande d'ébauche ou qui ont réclamé une demande soumise peuvent télécharger et joindre un fichier électronique à la demande. Il est possible de joindre aux demandes des fichiers allant jusqu'à 8 Mo, et ce au cours de n'importe quelle étape durant laquelle les demandes peuvent être modifiées. Les utilisateurs peuvent afficher et télécharger les pièces jointes à toutes les demandes pour lesquelles ils disposent de droits d'accès via leurs rôles utilisateur et leur appartenance à un groupe d'accès au noeud de workflow.

Les pièces jointes à une demande peuvent en être supprimées par l'utilisateur qui a ajouté la pièce jointe ou par un utilisateur doté du rôle Gestionnaire de données.

Pour ajouter une pièce jointe à une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Dans l'onglet Pièces jointes, cliquez sur , puis recherchez et sélectionnez le fichier à joindre. Saisissez éventuellement un commentaire, puis cliquez sur OK.

Pour télécharger une pièce jointe à une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Dans l'onglet Pièces jointes, cliquez sur , indiquez si vous souhaitez ouvrir le fichier ou l'enregistrer, puis cliquez sur OK.

Pour supprimer une pièce jointe à une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Dans l'onglet Pièces jointes, cliquez sur , puis confirmez la suppression.

Participants à la demande

Les utilisateurs ayant participé à une demande sont affichés dans l'onglet Participants. Il est possible de contacter un utilisateur sélectionné si des informations supplémentaires sur sa participation sont nécessaires. Vous pouvez afficher les utilisateurs qui ont participé à une demande, l'étape à laquelle ils ont participé, l'action de workflow effectuée, ainsi que l'heure et la date de l'action.

Pour envoyer par courriel une demande au participant d'une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Dans l'onglet Participants, cliquez sur en regard du participant que vous voulez contacter.

3. Rédigez le contenu de votre courriel, puis cliquez sur Envoyer.

Activité de demande

Toutes les activités réalisées pour une demande sont enregistrées dans l'activité de demande. Ces activités englobent les activités utilisateur, comme la soumission, l'approbation et l'enrichissement des demandes, et les activités initiées par le système, telles que l'affectation et la validation des demandes. Les commentaires de l'utilisateur sont également enregistrés en tant qu'activités de demande. Chaque activité inclut un horodatage et le nom de l'utilisateur, si applicable. Les activités sont affichées avec l'activité la plus récente en haut de la liste.

Pour afficher l'activité de l'utilisateur et du système pour une demande, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à partir de la liste de travail.

2. Cliquez sur l'onglet Activité.

Balises de workflow

Les balises de workflow permettent aux utilisateurs de gouvernance d'activer la gestion spéciale de la demande par un workflow de gouvernance. Les balises de workflow suivantes peuvent être ajoutées à une demande qui peut être modifiée :

• Date d'échéance : identifie une date définie par l'utilisateur pour laquelle les modifications d'une demande doivent être validées. La date d'échéance d'une demande établit la date à laquelle celle-ci est marquée comme étant échue si elle n'a pas encore été validée. Une vue de la liste de travail distincte est disponible pour les demandes échues.

• Urgent : indique que la demande a une priorité élevée ou présente des contraintes de temps. Une vue de la liste de travail distincte est disponible pour les demandes urgentes.

Pour ajouter une balise de workflow, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande qui peut être modifiée.

2. Sur le côté droit de la demande en regard de Balises de workflow, cliquez sur Ajouter.

3. Sélectionnez les balises de workflow à ajouter :

   • Date d'échéance

     Remarque :

     Veillez à sélectionner une date dans le calendrier.

   • Urgent

4. Cliquez sur OK.

Pour enlever une balise de workflow, procédez comme suit :

1. Ouvrez une demande à laquelle des balises de workflow sont affectées.

2. Sur le côté droit de la demande, sous Balises de workflow, cliquez sur en regard des balises de workflow à enlever de la demande.

Chemin du workflow

Le chemin du workflow pour une demande identifie les étapes du workflow à exécuter, l'étape active pour la demande, le statut de réalisation des étapes précédentes et le nombre d'approbations pour l'étape active. Le chemin du workflow permet à tous les participants de comprendre la durée qu'une demande peut prendre, le nombre d'approbations qui seront impliquées et la position de la demande dans l'ensemble du processus d'approbation. Le chemin du workflow est automatiquement mis à jour si les utilisateurs effectuent des actions telles que la soumission, l'approbation, l'enrichissement, le renvoi ou le rejet d'une demande.

Le chemin du workflow pour une demande est déterminé par :

• Le modèle de workflow indiqué pour la demande

• Les éléments de la demande

• Les noeuds de hiérarchie associés aux éléments de demande

• Les groupes d'utilisateurs de workflow et leurs niveaux d'accès aux noeuds de hiérarchie

• Les étapes de workflow configurées pour le modèle de workflow

• L'étape actuelle de la demande

• Le statut de chaque étape