Import de transactions à partir de fichiers

Vous pouvez importer des transactions dans un rapprochement à partir d'un fichier. Par exemple, vous avez exporté 10 factures de frais payés d'avance pour juillet 2016 dans un fichier plat à partir du système source. Vous importez les transactions dans le rapprochement des frais payés d'avance pour le mois de juillet 2016 dans Account Reconciliation.

Les fichiers d'import des transactions sont au format texte séparé par des virgules. La première ligne contient les en-têtes de colonne qui identifient les données des colonnes (par exemple, Code de transaction). Des lignes distinctes sont utilisées pour définir chaque transaction. Les colonnes Code de transaction et Date d'ouverture sont obligatoires.

Vous devez également spécifier le montant et la devise de toutes les catégories de devise qui ne sont pas soumises à la conversion de devises. Ces champs doivent porter les libellés Montant et Devise du montant, avec un nombre indiquant la catégorie de devise (par exemple, Montant1 et Devise du montant1 indiquent le montant et la devise de la première catégorie de devise).

Il n'est pas nécessaire d'inclure le montant ou la devise des catégories non converties :

  • Si vous n'importez pas ces valeurs, les montants sont calculés à l'aide des codes de devise par défaut.

  • Si vous indiquez une devise mais omettez le montant, celui-ci est calculé à l'aide du code de devise fourni.

  • Si vous indiquez un montant et un code de devise, le montant est comparé au montant converti calculé et, s'il est différent, il est marqué comme remplacé.

Lorsque vous importez des transactions, vous pouvez ajouter les transactions du fichier à celles du rapprochement ou remplacer les rapprochements par les transactions du fichier.

Pour importer des transactions à partir d'un fichier, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Rapprochements, puis choisissez un rapprochement ayant le statut Ouvert (avec préparateur) dont vous êtes le préparateur.
  2. Sélectionnez Actions, puis Ouvrir.
  3. Sélectionnez un onglet Transactions.
  4. Sélectionnez Actions, puis Importer.
  5. Sélectionnez une option d'import :

    • Sélectionnez Ajouter pour ajouter les transactions du fichier aux autres transactions.

    • Sélectionnez Ajouter tout pour remplacer les transactions par celles du fichier.

  6. Format de date

    Sélectionnez un format de date dans la liste déroulante des formats de date autorisés. Les formats de date ne sont pas convertis. Par défaut, le format de date est défini sur celui des paramètres régionaux de l'emplacement du fichier exporté.

    Par exemple :

    • MM/dd/yyyy

    • dd/MM/yyyy

    • dd-MMM-yy

    • MMM d, yyyy

  7. Cliquez sur Importer.

    Règles de validation pour l'import d'attribut :

    • Les attributs de type Lecture seule ne sont pas pris en compte. L'import réussit : si le fichier d'import comporte une valeur pour un attribut qui est en lecture seule pour le préparateur, celui-ci ne dispose pas des privilèges nécessaires pour créer une transaction avec cette valeur d'attribut ; la transaction générée est vide pour l'attribut en lecture seule même si sa valeur figurait dans le fichier et par conséquent, a été ignorée.

    • Les attributs Do_Not_Display renvoient une erreur et le message "attribut non affecté au format". L'import échoue si la valeur d'un attribut dans le fichier d'import est "Do_Not_Display" pour le préparateur. Dans ce cas, ce dernier ne dispose pas des privilèges requis pour créer une transaction.

    • Les attributs de type Obligatoire ne sont pas requis lors de l'import. L'import (qui est considéré comme une action en bloc car de nombreuses transactions peuvent être importées) réussit même si les attributs obligatoires sont manquants ; néanmoins, si les utilisateurs tentent de mettre à jour une transaction individuelle, ils sont invités à ajouter tout attribut obligatoire avant de pouvoir enregistrer.

      Dans le cas contraire, les utilisateurs doivent saisir tout attribut obligatoire (qui n'a pas été importé) pour pouvoir soumettre le rapprochement.

  8. Lorsque l'invite de résultats s'affiche, cliquez sur OK.