Définition de l'accès au modèle de formulaire pour les utilisateurs, les groupes ou les équipes, et téléchargement en bloc

Dans l'onglet Accès, vous déterminez les utilisateurs, groupes ou équipes autorisés et la fonction qu'ils effectuent sur le formulaire :

  • Le panneau supérieur affiche la liste des utilisateurs, groupes ou équipes disposant d'un accès en lecture.

  • Le panneau inférieur indique les données de formulaire de l'entité auxquelles l'utilisateur a accès.

Vous pouvez importer des listes de visualiseurs dans des fichiers CSV afin d'affecter rapidement l'accès à plusieurs utilisateurs. Les visualiseurs peuvent être des utilisateurs, des groupes ou des équipes. Ensuite, vous pouvez utiliser l'option Visualiser pour déterminer l'étape à laquelle ils peuvent accéder à un formulaire. Vous pouvez également exporter la liste des utilisateurs afin que les administrateurs l'analysent.

Remarque :

Vous devez définir un workflow avant d'affecter l'accès de visualiseur.

Pour ajouter un accès, procédez comme suit :

  1. Dans Nouveau formulaire ou Modifier le formulaire dans la boîte de dialogue Nouveau formulaire ou Modifier le formulaire sur le tableau de bord Modèles de formulaire, cliquez sur l'onglet Accès si vous avez choisi de modifier un formulaire.
  2. Dans la zone Accès des visualiseurs, cliquez sur Nouveau pour chercher et ajouter un utilisateur, un groupe ou une équipe comme suit :
    1. Cliquez sur le bouton image du destinataire dans la zone Accès de visualiseur. La boîte de dialogue Sélectionner un utilisateur s'affiche.
    2. Recherchez des utilisateurs, des groupes ou des équipes en sélectionnant le bouton image de l'utilisateur secondaire, puis le bouton Rechercher. Des résultats sont affichés dans la zone Résultats de la recherche.
    3. Sélectionnez un utilisateur, un groupe ou une équipe dans la zone Résultats de la recherche.
    4. Cliquez sur OK. La sélection est affichée dans la zone Accès des visualiseurs.
  3. Facultatif : afin de charger Accès de visualiseur pour plusieurs utilisateurs, groupes ou équipes à partir d'un fichier CSV, procédez comme suit :
    1. Cliquez sur Importer dans la section Accès de visualiseur.
    2. Accédez au fichier de votre choix.
    3. Pour Type d'import, sélectionnez Remplacer tout ou Mettre à jour.
    4. Sélectionnez un séparateur de fichier.
    5. Cliquez sur Importer.
  4. Facultatif : pour exporter Accès de visualiseur à partir d'un fichier CSV pour plusieurs utilisateurs, groupes ou équipes, cliquez sur Exporter dans un fichier CSV dans la section Accès de visualiseur afin d'exporter un fichier CSV à modifier et réimporter.
  5. Dans Entités, par défaut, toutes les données de formulaire d'une entité particulière sont sélectionnées. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner des données individuellement à l'aide des cases à cocher situées en regard. Pour tout sélectionner ou désélectionner, cliquez sur la case à cocher dans la zone de titre.

    Sélectionnez une option de visualisation :

    • Toujours : vous pouvez afficher les données à tout moment, même si la saisie de données n'est pas terminée ou si les données n'ont pas été soumises pour approbation.

    • Après soumission : vous pouvez visualiser les données dès que le préparateur les soumet, avant même qu'elles soient approuvées.

    • Après approbation : vous ne pouvez pas visualiser les données tant que l'approbation n'a pas été accordée à tous les niveaux.

  6. Cliquez sur Enregistrer.