Vous pouvez configurer le module Contrôle du processus de sorte que des alertes par courriel soient envoyées en fonction d'un changement de statut dans le contrôle du processus. Vous pouvez configurer des alertes pour les opérations suivantes : Phase initiale, Niveaux de validation de 1 à 10, Soumis, Approuvé ou Publié. Il n'est pas possible de générer des alertes lorsque l'unité du processus se trouve au niveau Non démarré, ni pour l'action Validation.
Avant qu'une alerte par courriel puisse être générée, vous devez activer l'attribut de prise en charge de la gestion du processus=A pour la dimension Scenario dans le fichier de métadonnées. Lorsque vous activez cet attribut, le scénario génère des alertes par courriel au cours du processus de validation pour les utilisateurs disposant des droits de sécurité relatifs à la réception d'alertes.
Lorsqu'une opération de validation du processus est effectuée sur une grille de données ou dans le module Contrôle du processus, le système envoie automatiquement des alertes par courriel aux utilisateurs concernés par cette opération, en fonction du paramètre du scénario et des droits de sécurité configurés par l'administrateur. Par exemple, lorsqu'une unité du processus est promue au niveau suivant, seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés à cette unité du processus à ce niveau de validation peuvent recevoir les alertes.
Le système envoie des alertes par courriel aux utilisateurs du niveau précédent avant l'opération de contrôle du processus, ainsi qu'aux utilisateurs du niveau suivant l'action réalisée. Par exemple, les utilisateurs 1 et 2 disposent tous deux des droits d'accès du rôle Réviseur 4, et les utilisateurs 3 et 4 des droits d'accès du rôle Réviseur 5. Lorsque l'unité du processus se trouve au niveau 4 et qu'elle est promue au niveau 5, les utilisateurs 1 et 2 reçoivent des alertes par courriel car ils se trouvent au niveau 4 qui précède l'opération de promotion. Les utilisateurs 3 et 4 reçoivent des alertes par courriel car ils sont au niveau 5, qui est le niveau actif après l'action de promotion.
Lorsque l'alerte est générée, l'utilisateur qui a effectué l'opération reçoit un courriel de confirmation. Celui-ci indique l'opération effectuée, les unités du processus concernées par l'opération et les noms des utilisateurs recevant les alertes par courriel pour chaque unité du processus.
Pour générer des alertes par courriel à partir du module Contrôle du processus, procédez comme suit :