Validation des unités de planification

L'unité de planification passe d'un réviseur à un autre jusqu'à la fin du processus budgétaire. Chaque réviseur doit valider l'unité de planification avant d'envoyer le budget au réviseur suivant. La validation exécute toutes les règles de validation de données définies pour l'unité de planification avec laquelle le réviseur travaille et signale les erreurs ou modifications de données dans le chemin de promotion de l'unité de planification.

Le modèle d'approbations sélectionné détermine le premier utilisateur chargé de valider le budget. Le premier utilisateur accomplit les tâches qui lui sont affectées, puis promeut (modèle Version ascendante) ou soumet (modèle Répartir) le budget. Si des notifications d'approbations sont définies dans les préférences, le propriétaire suivant est informé du fait que le budget requiert son attention. D'autres utilisateurs peuvent également être informés chaque fois que le budget passe d'un utilisateur à un autre.

Le processus de validation suit le chemin de promotion à moins qu'un événement ne déclenche une modification. Les événements affectant ce chemin sont les suivants :

  • Le fait de dépasser ou de ne pas atteindre les limites de charges d'éléments budgétaires tels que les salaires, les embauches ou les immobilisations en matériel.

  • Le renvoi (par le propriétaire actuel) du budget au propriétaire précédent afin d'obtenir des informations supplémentaires.

  • La demande d'aide (par le propriétaire actuel) auprès d'un utilisateur autorisé qui ne se trouve pas forcément dans le chemin de promotion.

Pour valider les unités de planification, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Outils, puis Gérer les approbations.
  2. Dans Scénario, sélectionnez un scénario.
  3. Dans Version, sélectionnez une version.
  4. Cliquez sur Aller pour afficher les unités de planification associées à la combinaison de scénario et de version sélectionnée.

    Les unités de planification répertoriées sont activées pour les approbations. Vous pouvez afficher les membres de l'unité de planification en arborescence ou en liste à plat, développer la hiérarchie et cliquer sur un en-tête de colonne pour trier la liste.

  5. Triez la liste d'unités de planification en fonction de son contenu en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête d'une colonne contenant l'icône Icône Filtrer la colonne. Filtrez cette liste en cliquant deux fois sur un en-tête de colonne pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer, puis en sélectionnant des options.

    Pour obtenir des informations détaillées sur la commande et le filtrage des unités de planification, reportez-vous aux étapes 5 et 6 de la rubrique Utilisation du tableau de bord des approbations pour afficher le statut des unités de planification.

  6. Sélectionnez Vue de processus, choisissez l'unité de planification, puis cliquez sur Valider pour exécuter toutes les règles de validation des données qui lui sont associées.

    Si les conditions de toutes les règles de validation des données sont respectées, le message Aucune approbation supplémentaire nécessaire apparaît dans Sous-statut. Cela signifie que l'unité de planification peut être promue.

  7. Si un autre message apparaît, consultez le rapport de validation des données et effectuez toutes les actions nécessaires. Reportez-vous à Affichage et correction des problèmes liés à la validation des unités de planification.

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas valider une unité de planification qui n'a pas été démarrée.

    Remarque :

    lorsque vous sélectionnez Promouvoir, toutes les règles de validation définies pour l'unité de planification sont également exécutées. Si les conditions de toutes les règles de validation des données associées sont respectées, l'unité de planification est promue au propriétaire suivant défini dans le chemin de promotion correspondant.