È possibile impostare il modulo Controllo processo in modo da attivare gli avvisi e-mail in base al cambiamento dello stato nel controllo del processo. Si possono impostare avvisi per le azioni seguenti: Primo passaggio, Livelli revisione da 1 a 10, Inviato, Approvato o Pubblicato. Gli avvisi non vengono generati quando l'unità di elaborazione è allo stato Non avviato, oppure per l'azione Disconnetti.
Prima di poter generare un avviso e-mail, è necessario abilitare l'attributo relativo al supporto della gestione processi=A per la dimensione scenario nel file di metadati. Se si abilita questo attributo, durante il processo di verifica lo scenario genera avvisi e-mail per gli utenti che dispongono dei diritti di sicurezza appropriati.
Quando si esegue un'azione di verifica di processo in una griglia dati oppure nel modulo Controllo processo, il sistema genera automaticamente avvisi e-mail per gli utenti appropriati per tale azione, in conformità alle impostazioni dello scenario e ai diritti di sicurezza impostati dall'amministratore. Per esempio, quando un'unità di elaborazione è promossa al livello successivo, solo gli utenti con diritti di accesso appropriati all'unità di elaborazione a tale livello di revisione possono ricevere gli avvisi.
Prima dell'azione di controllo processo il sistema invia avvisi e-mail agli utenti al livello precedente, mentre dopo l'azione di controllo processo li invia agli utenti al livello corrente. Per esempio, l'Utente 1 e l'Utente 2 hanno entrambi accesso col ruolo di Revisore 4, e gli utenti 3 e 4 hanno entrambi accesso col ruolo di Revisore 5. Quando l'unità di processo è al livello 4 ed è promossa al livello 5, gli utenti 1 e 2 ricevono avvisi e-mail perché si trovano al livello 4 prima dell'azione di promozione. Gli utenti 3 e 4 ricevono avvisi e-mail perché si trovano al livello 5, cioè al livello corrente, dopo l'azione di promozione.
Quando l'avviso viene generato, l'utente che ha eseguito l'azione riceve una conferma via e-mail. L'e-mail di conferma contiene l'azione eseguita, le unità di processo interessate dall'azione e i nomi degli utenti che ricevono gli avvisi e-mail per ciascuna unità di processo.
Per generare avvisi e-mail da Controllo processo, procedere come segue.