Gli amministratori possono impostare le variabili utente per agevolare la consultazione dei form di grandi dimensioni. Tramite le variabili utente, è possibile filtrare i membri visualizzati nei form per ottenere soltanto i membri a cui si è interessati, ad esempio le spese del proprio reparto. Ad esempio, l'amministratore può creare un form con entità sulle righe e una variabile utente denominata Reparto. È possibile limitare il numero di righe visualizzate nel form selezionando un membro per la variabile utente Reparto, ad esempio Vendite. Successivamente, per Dipartimento si potrà selezionare un altro valore, come Marketing. È possibile impostare le variabili nelle preferenze o direttamente nei form. Fare riferimento a Impostazione dinamica delle variabili utente.
Per impostare le preferenze per le variabili utente, procedere come segue.