调节格式是由管理员选择或设计的。调节格式决定了调节的外观以及编制者和审核者可以输入的信息的类型。
所有格式都基于以下三种方法之一:帐户分析、余额比较或差异分析。
要创建格式:
名称
说明
调节方法
帐户分析 - 通过源系统期初余额和净活动,可以衡量对帐户执行的上一调节导致帐户发生的变化。
总帐中的余额通过一个事务列表来证实,这些事务应包含最终余额。此事务列表称为已解释的余额,它将与总帐余额相比较。如果存在差额,编制者使用已解释的余额和调整选项卡来记录调整,以使未解释的差额减小至零。帐户示例:预付、应计、准备金和无形资产。高质量帐户分析的关键是确保已解释的余额事务列表包含足够的详细信息,可证明所有项都合理。
在标签列中,分配具有描述性的名称。标签名称显示在调节的“余额汇总”部分。
余额比较 - 总帐中的余额可通过将其与其他源中的余额相比较来证实。该源可能是分类帐、银行帐单、系统报表或含有复杂计算的电子表格。
当编制者使用此格式调节帐户时,将显示源系统余额、子系统余额以及两者之间的差额。如果存在差额,编制者必须在系统调整或子系统调整选项卡上记录调整。
然后,Account Reconciliation 计算对源系统的调节和调节后的源系统余额,并将二者相减以计算未解释的差额。
在标签列中,分配具有描述性的名称。
选择隐藏可以将行从调节中排除。例如,如果子系统余额永远不会出错,在“特性”选项卡上,隐藏“对子系统的调整”和“调整后的子系统余额”,以防止用户添加这些类型的事务。
差异分析方法确保余额波动得到监视并在波动超过某些阈值时得到解释。“差异分析”比较各个期间的余额,例如月份之间比较或季度之间比较或年度之间比较。编制者使用此格式调节帐户时,他们会提供对差异金额的解释并将其发送给其他人审核。在较高的级别上,超级用户或管理员可以查看汇总此信息的摘要调节。
自动调节
自动调节条件
差异位于某个范围内:
指定的金额:输入反映差额的绝对值的一个数字,该数字决定了何时将为使用此格式的配置文件执行自动调节。
当前期间余额的百分比:输入一个反映差额的百分比(以当前期间余额的百分比度量),该百分比决定了何时为使用此格式的配置文件执行自动调节。
未解释的差额需要为 0(对于帐户分析和余额比较格式):
根据选择的调节方法,调节将按以下方式计算未解释的差额:
对于帐户分析格式:源系统余额,减已解释的余额,减调整。
对于余额比较格式:源系统余额,减子系统余额,减对源系统的调整,再减对子系统的调整。
管理员可以指定格式是否需要未解释的差额为 0。如果需要,则只有在为源系统余额和已解释的/子系统余额之间的全部差额都创建了调整后,编制者才能提交调节进行审核。