会議の予定を作成するには

会議の予定を作成するには、次の手順を実行します。

1. 「ファイル」->「新規」->「Meeting」を選択します。Appointment ウィンドウが表示されます。Appointment ウィンドウは、「ファイル」->「新規」->「Appointment」 を選択したときに表示されるウィンドウと似ています。ただし、ここで表示されるウィンドウには 2 つの追加タブ「Scheduling」と「会議」があります。

2. 単独の予定を作成するおよび繰り返される予定の作成の説明に従って、Appointment ウィンドウの「Appointment」、「Reminder」、「Recurrence」タブに詳細を入力します。

3. 会議についてより詳しく入力する場合は、「会議」タブをクリックして、「会議」タブセクションを表示します。

4. 「Organizer」ドロップダウンリストから会議の主催者を選択します。

   Evolution は、自動的に現在のユーザ名を「Organizer」テキストボックスに入力します。複数の Evolution アカウントを持っている場合は、ドロップダウンリストから適切なアカウントを選択してください。

5. 会議の出席者が表形式でリストされます。会議出席者の表には、デフォルトで左から順に次のカラムがあります。

   列	説明
   「Attendee」	Evolution は、自動的に現在のユーザを出席者リストの最初のエントリに入力します。 ほかの出席者をリストに追加するには、出席者リストの下にある「Click here to add an attendee」テキストをクリックします。会議の出席を依頼する人やグループの名前または電子メールアドレス、会議用に予約が必要なリソース名および部屋の名前を入力します。出席者に会議に関する情報を送信したい場合は、このフィールドに出席者の電子メールアドレスを入力する必要があります。
   「タイプ」	「タイプ」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のいずれかの種類を選択します。 「Individual」 「Group」 「リソース」 「Room」 「Unknown」
   「Role」	「Role」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のいずれかの役割を選択します。 「Chair」 「Required Participant」 「Optional Participant」 「Non-Participant」 「Unknown」
   「RSVP」	「RSVP」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択して、会議主催者に返信を送る必要があるかどうかを指定します。 「Yes」 「No」
   「状態」	「状態」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のいずれかの状態オプションを選択します。 「Needs Action」 「Accepted」 「Declined」 「Tentative」 「Delegated」

   Return キーを押して、新しいエントリを出席者リストに追加します。

   リストから出席者を削除するには、出席者リストの該当エントリを右クリックして、ポップアップメニューから「削除」を選択します。

   現在のビューの変更方法、現在のビューの保存方法、カスタムビューの作成方法については、ビューの使用を参照してください。

6. 「Invite Others」ボタンをクリックして、表に新しいエントリを作成します。Evolution は、「Select Contacts from Addressbook」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。

7. 「Scheduling」タブをクリックして、「Scheduling」タブセクションを表示します。「Scheduling」タブセクションを使用して、すべての出席者が会議に出席できる時間帯や、必要なリソースが会議用に予約できる時間帯を確認できます。 次の表は、「Scheduling」タブセクションの要素を説明しています。

   要素	説明
   出席者リスト	会議出席者の一覧を表示します。出席者リストは、「会議」タブセクションのリストと似ています。ただし、「Role」と「RSVP」カラムは表示されません。この表の内容は、ビューの使用の説明に従ってカスタマイズできます。
   凡例	次のことを示すためにスケジュールで使用されるカラーコードを記述します。 「Tentative」: 出席者に別の予定が入っていますが、空いている時間としてマークされています。したがって、その出席者は指定した時間に会議に出席できる可能性があります。 「Busy」:出席者に別の予定が入っているため、指定した時間に会議に出席することはできません。 「Out of Office」:出席者は外出しているため、指定した時間に会議に出席することはできません。 「No Information」:出席者が空き情報 (フリー/ビジー) を公表していません。したがって、Evolution は、その出席者が指定した時間に会議に出席できるかどうかを判断できません。
   スケジュール	会議出席者の個々のスケジュールを表示します。現在選択されている時間帯の時間セグメントの背景は明るく、それ以外の時間セグメントの背景は暗くなります。各出席者の空き時間およびビジーな時間は、色付きの正方形で示されます。
   「Invite Others」	「Invite Others」ボタンをクリックして、出席者リストに新しいエントリを作成します。Evolution は、「Select Contacts from Addressbook」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。
   「オプション」	「Options」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。 「Show Only Working Hours」:各日付の労働時間帯のみを表示するようにスケジュールを変更します。各日付のすべての時間帯を表示するときは、このオプションを選択解除します。 労働時間は、「Day begins」と「Day ends」間の時間で定義されます。 「Show Zoomed Out」:数日のスケジュールを要約して表示するようにスケジュールを変更します。各日付の詳細を表示するときは、このオプションを選択解除します。 「Update Free/Busy」:出席者リストの各出席者の空き情報 (フリー/ビジー) について、スケジュールを更新します。
   << ボタン	<< ボタンをクリックすると、選択した 「Autopick」基準を満たす、前の時間帯がスケジュール上で強調表示されます。Evolution は自動的に「Meeting start time」値と「Meeting end time」値を更新します。
   「Autopick」	「Autopick」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。 「All People and Resources」:指定した人すべてと指定したリソースすべてが空いている時間帯を強調表示します。 「All People and One Resource」:指定した人すべてと指定したリソースのどれかが空いている時間帯を強調表示します。 「Required People」:必要とする人すべてが空いている時間帯を強調表示します。 「Required People and One Resource」:必要とする人すべてと指定したリソースのどれかが空いている時間帯を強調表示します。
   >> ボタン	>> ボタンをクリックすると、選択した「Autopick」基準を満たす、次の時間帯がスケジュール上で強調表示されます。Evolution は自動的に「Meeting start time」値と「Meeting end time」値を更新します。
   「Meeting start time」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の開始日時を指定します。
   「Meeting end time」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の終了日時を指定します。

8. 「ファイル」->「Save and Close」を選択します。Evolution は、会議予定を作成し、会議情報を送信するかどうかを問い合わせます。

9. 指定したメールアドレスに会議情報を送信する場合は、「Yes」をクリックします。

   指定したメールアドレスに会議情報を送信せずに、この情報を保存する場合は、「No」をクリックします。会議情報の送信の説明に従って、会議情報をあとで送信することもできます。