選擇「檔案」->「新增」->「會議」。「約會」視窗與選擇 「檔案」-> 「新增 」->「約會 」時所顯示的視窗類似,只是會多了兩個額外的標籤:會議排程和會議。
在「約會」、「提醒」和「週期性」標籤 (位於「約會」視窗) 中,請依 建立單獨的約會 和 建立週期性約會 中的說明,輸入適當的資訊。
如需輸入更多的會議資訊,請按一下「會議」標籤,顯示「會議」標籤區段。
從「召集人」下拉式清單中,選取會議的召集人。
Evolution
會自動在「召集人」文字方塊中,輸入目前使用者的名稱。如果您擁有數個 Evolution
帳號,請從下拉式清單中選取適當的帳號。
會議的到會者會以表格形式列出。會議到會者的表格預設含有下列欄位,從左到右分別是:
按一下「傳回」,可以將新增的項目加入到會者清單。
如需刪除清單中的到會者,請在清單中的項目上按滑鼠右鍵,然後從即現式功能表上選擇「刪除」。
若需如何變更目前檢視、儲存目前檢視,或建立自訂檢視的詳細資訊,請參閱 檢視的使用方法。
按一下「邀請其他人」按鈕,可以在表格中建立新的項目。Evolution
也會顯示「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊,讓您選取到會者。
請按一下「會議排程」標籤,顯示「會議排程」標籤區段。您可以使用 「會議排程」標籤區段,識別何時所有到會者都有空閒參加會議,以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。下列表格說明的,是「會議排程」標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
---|---|
到會者清單 |
顯示會議到會者的清單。到會者清單和「會議」標籤區段中的清單相同, 只是到會者清單中並不會顯示「角色」和 「RSVP」 欄位。您可以依 檢視的使用方法 所述,自訂這個表格的內容。 |
圖例 |
|
會議排程 |
顯示每位會議到會者的會議排程。目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色,所有其他的時間區段則為深色的背景。每一位到會者的空閒或忙碌時間,是由方形的色框表示。 |
邀請其他人 |
按一下「邀請其他人」按鈕,可以在到會者清單中建立新的項目。 |
選項 |
按一下「選項」按鈕,可以顯示即現式功能表,其中包含下列功能表項目:
|
<< 按鈕 |
按一下 「<<」 按鈕,可以將會議排程中符合所選取之「自動選擇」條件的上一個時間週期反白顯示。 |
自動選擇 |
按一下「自動選擇」按鈕,可以顯示即現式功能表,其中包含下列功能表項目:
|
>> 按鈕 |
按一下 「>>」 按鈕,可以將會議排程中符合選取之「自動選擇」條件的下一個時間週期反白顯示。 |
會議開始時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的開始日期和時間。 |
會議結束時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的結束日期和時間。 |
選擇「檔案」->「儲存後關閉」。Evolution
會先建立會議,然後詢問您是否要傳送會議資訊。
請按一下「是」,傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。
按一下「否」,則會儲存會議資訊,但不會傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。您可以依照 傳送會議資訊 中的說明,稍後再傳送會議資訊。