第 5章 使用行事曆

本章將說明如何使用 Ximian Evolution 行事曆。

• 行事曆介紹

• 檢視您的行事曆

• 瀏覽行事曆

• 建立約會

• 刪除約會

• 建立會議

• 傳送會議資訊

• 取消會議

• 回覆會議邀請

• 依據邀請回覆更新會議

• 重新整理會議資訊

• 發佈空閒或忙碌資訊

行事曆介紹

您可以使用「行事曆」安排約會、會議和工作。本章將說明本機行事曆的功能。Sun Java 系統行事曆伺服器大部分的功能，都和本機行事曆的功能相同。若需本機行事曆和 Sun Java 系統行事曆伺服器行事曆之間的差異詳細資訊，請參閱 第 8章, 使用 Sun Java 系統行事曆伺服器帳號及資料夾。

圖 5–1 顯示的是一個典型的行事曆視窗。

圖 5–1 典型的行事曆視窗

「行事曆」視窗含有下列窗格：

窗格	說明
會議排程窗格	會議排程窗格是「行事曆」視窗中最大的窗格。會議排程窗格會以指定的檢視，顯示選取日期的行程。
日期窗格	位於「行事曆」視窗的右上方區域，日期窗格會以深色數字來顯示目前月份的所有日期。如果選擇顯示上個月份和下個月份的日期的話，則會以淺色數字顯示。至於今天的日期，則會加上紅色的方框。已排定約會的日期，會以粗體字顯示。目前選取的日期則會反白顯示。
工作窗格	位於「行事曆」視窗的右下方區域，工作窗格會顯示預設工作資料夾中的工作清單。

檢視您的行事曆

您可以變更 Evolution 顯示會議排程的檢視方式，如下所示：

檢視	說明
「檢視」-> 「目前的檢視」-> 「日期檢視」	顯示單日的會議排程。根據預設，Evolution 會以 30 分鐘為一區段，顯示每日的會議排程。工作時間的時間區段背景為淺色，而非工作時間的時間區段則為深色背景。單日檢視是預設的檢視。
「檢視」-> 「目前的檢視」-> 「工作週檢視」	顯示工作週的會議排程。根據預設，這個檢視會顯示星期一至星期五的會議排程。
「檢視」-> 「目前的檢視」-> 「週檢視」	顯示一週的會議排程。
「檢視」-> 「目前的檢視」-> 「月檢視」	顯示一個月的會議排程。

瀏覽行事曆

Evolution 會自動顯示當日的會議排程。您也可以瀏覽至另一個日期，顯示該日期的會議排程。

移至指定日期

如需移至指定的日期，請執行下列步驟：

1. 選擇「檢視」->「移至指定日期」，顯示「移至指定日期」對話方塊。

2. 請使用月下拉式清單選取月份。

3. 使用年旋轉方塊選取年份；或者，請在文字方塊中輸入年份。Evolution 便會在「移至指定日期」對話方塊的主區段中，顯示所指定月份的日期。

4. 請選取您想要看的日期。Evolution 便會關閉「移至指定日期」對話方塊，然後顯示該選取日期的會議排程。

返回今日的會議排程

如需返回今日的會議排程，請選擇「檢視」-> 「移至今日」。

建立約會

您可以使用「行事曆」，建立一個全天約會或是一個短期的約會。您也可以建立單獨的約會，或是一系列的約會。

建立單獨的約會

如需建立單獨的約會，請執行下列步驟：

1. 選擇「檔案」->「新增」->「約會」。

2. 請在「約會」標籤區段中，輸入約會的詳細資訊。下列表格說明的，是「約會」標籤區段中的各項元素：

   元素	說明
   摘要	輸入關於約會的簡短說明。
   位置	輸入約會的地點。
   開始時間	使用下拉式組合方塊，指定約會的開始日期和時間。
   結束時間	使用下拉式組合方塊，指定約會的結束日期和時間。
   全球按鈕	如需指定不同時區的時間，請按一下下拉式組合方塊右邊的「全球」按鈕。按一下 「選擇一個時區」對話方塊中的地圖來選取時區，或選取從下拉式清單選取時區，然後按一下「確定」。
   全天事件	選取這個選項，建立全天約會。  如需建立時間較短的約會，請取消選取這個選項。
   詳細資料文字方塊	輸入約會的詳細資訊。
   分類	選取下列任一項選項：  公開：選取這個選項，可以讓您網路上其他的使用者，查看會議排程內這個約會的所有詳細資訊。 私人：選取這個選項，您網路上其他的使用者，便不可以查看會議排程內這個約會的任何詳細資訊。 機密：選取這個選項，您網路上其他的使用者便只可以查看會議排程內的這個約會。至於其他的使用者，則不以可查看約會的詳細資訊。
   顯示時間為	選取下列任一項選項：  空閒：選取這個選項，可以讓您網路上其他的使用者知道，在這個約會所指定的期間內，您仍有空閒時間，可以參加另一個會議。 忙碌：選取這個選項，可以讓您網路上其他的使用者知道，在這個約會所指定的期間內，您沒有空閒時間，無法參加另一個會議。
   分類和文字方塊	可輸入分類名稱，以便指定這個約會一個分類。如果想指定一個以上的分類，請使用逗號來分隔這些分類。  或者，按一下「分類」按鈕。然後使用「編輯分類」對話方塊選取分類。

3. 如需安排約會的通知，請按一下「提醒」標籤。下列表格說明的，便是「提醒」標籤區段中的各項元素：

   元素	說明
   基本	顯示約會的日期、開始時間和結束時間。
   顯示郵件	請從下拉式清單中選取下列任一個警示類型：  顯示郵件 播放這個音效 執行程式 傳送電子郵件
   時間單位旋轉方塊	請使用這個旋轉方塊，指定時間單位數目。
   分	請從下拉式清單中選取下列任一種時間單位類型： 分 時 日
   之前	請從下拉式清單中選取下列任一項選項： 之前 之後
   約會開始	請從下拉式清單中選取下列任一項選項： 約會開始 約會結束
   選項	按一下「選項」按鈕，即可顯示「警示選項」對話方塊。請參閱 警示選項對話方塊。
   警示清單	這個元素會顯示為目前選取的約會所設定的警示。
   新增	按一下「新增」按鈕，即可將指定的警示加入至「提醒」清單。
   移除	按一下「移除」按鈕，即可從「提醒」清單中移除選取的警示。

4. 如需儲存約會，請選擇「檔案」-> 「儲存」。

   如需儲存約會然後關閉「約會」視窗，請選擇「檔案」-> 「儲存後關閉」。

   如需將約會儲存至一個檔案中，請選擇「檔案 」-> 「另存新檔」，顯示「另存新檔」視窗。輸入檔案名稱， 然後按一下「確定」。

   如需關閉「約會」視窗但不儲存約會，請選擇「檔案」-> 「關閉」。

5. 如需預覽約會的詳細資訊，請選擇「檔案」-> 「預覽列印」。

   如需列印約會的詳細資訊，請選擇「檔案」-> 「列印」。

警示選項對話方塊

您可以使用「警示選項」對話方塊，指定警示的額外選項 。下列表格說明的是「警示選項」對話方塊中的各項元素：

元素	說明
重複警示	選取這個選項，即可多次顯警示。
重複次數	請使用這個旋轉方塊，指定警示的重複次數。
每	請使用這個旋轉方塊，指定重複警示的間隔時間單位數。
分	請從下拉式清單中選取下列任一種時間單位類型： 分 時 天
文字方塊	文字方塊的標題會依警示類型而異，如下所示： 顯示郵件： 在「要顯示的郵件」文字方塊中，輸入郵件內容。 播放這個音效： 在「播放這個音效」下拉式組合方塊中，輸入聲音檔案的名稱。 或者，請按一下「瀏覽」按鈕，顯示「選取檔案」對話方塊。請使用這個對話方塊，指定您要使用的聲音檔案。 執行程式： 在「執行程式」文字方塊中，輸入程式的名稱。在「具有這些引數」文字方塊中，輸入程式的引數。 傳送電子郵件： 在「傳送至」按鈕旁邊的文字方塊中，輸入要傳送電子郵件提醒的電子郵件地址。如需傳送提醒至多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。或者，也可以按一下「傳送至」按鈕。然後使用「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊選取地址。 在「要傳送的郵件」文字方塊中，輸入郵件內容。 註解 – 本版次不支援「警示重複」功能。

建立全天約會

如需建立一個全天約會，請執行下列步驟：

1. 選擇「檔案」->「新增」->「全天約會」。接著便會顯示「約會」視窗， 其中的「全天事件」選項業已選取。除了沒有顯示開始時間和結束時間以外，「約會」視窗和選擇「檔案」->「新增」->「約會」後所顯示的視窗類似。

2. 請在「約會」視窗中，如建立單獨的約會 中說明的方式，輸入適當的資訊。

3. 選擇「檔案」->「儲存後關閉」。Evolution 會儲存全天約會，然後關閉「約會」視窗。

建立週期性約會

如需建立週期性約會，請執行下列步驟：

1. 如 建立單獨的約會 中所說明的方式，建立一個約會。

2. 在「約會」視窗中，按一下「週期性」標籤，顯示「週期性」標籤區段。下列表格說明的，是「週期性」標籤區段中的各項元素：

   元素	說明
   基本	顯示約會的日期、開始時間和結束時間。
   週期性規則	選取下列任一項選項： 非週期性約會：選取這個選項，便只會安排一個約會。 簡單週期：選取這個選項，可以使用預設值安排一連串的約會。 自訂週期性約會：如果選取這個選項，約會將包含無法在 Evolution 中編輯的週期性。
   每	請使用這個旋轉方塊，指定一連串約會中每次約會間隔的時間單位數。
   日	請從下拉式清單中選取下列任一種時間單位類型： 日 週 月 年
   永遠	請從下拉式清單中選取下列任一項選項，指定一連串約會的結束時間： 永遠：選取這個選項，可以指定無期限的一連串約會。 發生：選取這個選項，可以顯示「出現」旋轉方塊。請使用這個旋轉方塊，指定這一連串約會的次數。 直至：選取這個選項，可以顯示一個下拉式組合方塊。請使用這個下拉式組合方塊，指定一連串約會中最後一次約會的日期。
   例外	請使用這個下拉式組合方塊，指定您不想安排約會的日期。
   新增	按一下「新增」按鈕，即可將指定的日期加入例外清單。
   修改	按一下「修改」按鈕，即可變更例外清單中選取的日期。
   移除	按一下「移除」按鈕，即可移除例外清單中選取的日期。
   預覽	「預覽」區段會顯示目前月份中所有的日期。目前的日期會加上紅色的框。已安排約會的日期會以粗體顯示。圖 5–2 會顯示典型的「預覽」區段。 按一下「預覽」區段中月份名稱左邊的左箭頭，顯示上一個月份。按數次左箭頭可以捲回至前幾個月份。 按一下「預覽」區段中月份名稱右邊的右箭頭，顯示下一個月份。按數次右箭頭可以捲向後幾個月份。

3. 選擇「檔案」->「儲存後關閉」。Evolution 會儲存這一連串的約會， 然後關閉「約會」視窗。

圖 5–2 典型的預覽區段

刪除約會

您可以刪除單獨的約會、一連串的約會，也可以刪除一連串約會中的任一個約會。

刪除單獨的約會

如需刪除單獨的約會，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的約會，開啟「約會」視窗。

2. 選擇「檔案」->「刪除」。

3. 如果出現確認通知，請按一下「是」。

刪除一連串的約會

如需刪除一連串的約會，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的任一個約會，開啟「約會」視窗。

2. 選擇「檔案」->「刪除」。

3. 如果出現確認通知，請按一下「是」。

刪除一連串約會中的任一個約會

如需刪除一連串約會中的任一個約會，請執行下列步驟：

1. 選擇「檢視」->「目前的檢視」->「日期檢視」。

2. 在會議排程窗格中，於您要刪除的約會上按滑鼠右鍵。

3. 選擇即現式功能表的「刪除這個事件」。

建立會議

您可以使用 Evolution 建立會議、邀請其他人參加會議，以及預約會議必要的資源。

建立會議

如需建立會議，請執行下列步驟：

1. 選擇「檔案」->「新增」->「會議」。「約會」視窗與選擇 「檔案」-> 「新增 」->「約會 」時所顯示的視窗類似，只是會多了兩個額外的標籤：會議排程和會議。

2. 在「約會」、「提醒」和「週期性」標籤 (位於「約會」視窗) 中，請依 建立單獨的約會 和 建立週期性約會 中的說明，輸入適當的資訊。

3. 如需輸入更多的會議資訊，請按一下「會議」標籤，顯示「會議」標籤區段。

4. 從「召集人」下拉式清單中，選取會議的召集人。

   Evolution 會自動在「召集人」文字方塊中，輸入目前使用者的名稱。如果您擁有數個 Evolution 帳號，請從下拉式清單中選取適當的帳號。

5. 會議的到會者會以表格形式列出。會議到會者的表格預設含有下列欄位，從左到右分別是：

   欄位	說明
   到會者	Evolution 會自動輸入目前使用者，做為到會者清單中的第一個項目。 如需在清單中加入其他的到會者，請按位於到會者清單下方的「按這裡新增到會者」文字。輸入您所要邀請參加會議之個人或群組的名稱或電子郵件地址，或輸入想要為會議預定的資源或會議室名稱。如果想傳送會議資訊給到會者，您必須在這份清單中輸入到會者的電子郵件地址。
   類型	按一下「類型」欄標頭底下的欄位，啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種類型： 個別 群組 資源 會議室 不明
   角色	按一下「角色」欄標頭底下的欄位，啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種角色： 主席 出席者 列席者 缺席者 不明
   RSVP	按一下「RSVP」欄標頭底下的欄位，啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一項選項， 指定是否要傳送回覆給會議召集人： 是 否
   狀態	按一下「狀態」欄標頭底下的欄位，啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一個狀態： 需要動作 已接受 已婉拒 暫訂 已委派

   按一下「傳回」，可以將新增的項目加入到會者清單。

   如需刪除清單中的到會者，請在清單中的項目上按滑鼠右鍵，然後從即現式功能表上選擇「刪除」。

   若需如何變更目前檢視、儲存目前檢視，或建立自訂檢視的詳細資訊，請參閱 檢視的使用方法。

6. 按一下「邀請其他人」按鈕，可以在表格中建立新的項目。Evolution 也會顯示「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊，讓您選取到會者。

7. 請按一下「會議排程」標籤，顯示「會議排程」標籤區段。您可以使用 「會議排程」標籤區段，識別何時所有到會者都有空閒參加會議，以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。下列表格說明的，是「會議排程」標籤區段中的各項元素：

   元素	說明
   到會者清單	顯示會議到會者的清單。到會者清單和「會議」標籤區段中的清單相同， 只是到會者清單中並不會顯示「角色」和 「RSVP」 欄位。您可以依 檢視的使用方法 所述，自訂這個表格的內容。
   圖例	說明會議排程中使用的顏色代碼，其意義如下所示： 暫訂： 到會者雖有另一個約會，但其標示為有空閒時間，因此到會者可能可以在指定的時間參加這次會議。 忙碌：到會者有另一個約會，無法在指定的時間參加這次會議。 不在辦公室：到會者不在辦公室，無法在指定的時間參加這次會議。 沒有資訊：到會者未提供空閒或忙碌的資訊，因此Evolution 無法判定到會者是否可以在指定的時間參加這次會議。
   會議排程	顯示每位會議到會者的會議排程。目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色，所有其他的時間區段則為深色的背景。每一位到會者的空閒或忙碌時間，是由方形的色框表示。
   邀請其他人	按一下「邀請其他人」按鈕，可以在到會者清單中建立新的項目。Evolution 也會顯示「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊，以便您選取到會者。
   選項	按一下「選項」按鈕，可以顯示即現式功能表，其中包含下列功能表項目： 只顯示工作時間：選取這個選項，可以將會議排程變更為只顯示每一天的工作時間。取消選取這個選項，可以顯示每一天的所有時間。 工作時間的定義，是指「開始日」和「結束日」之間的工作時數。 顯示縮小：選取這個選項，可以將會議排程變更為顯示數天內的會議排程摘要。取消選取這個選項，可以顯示每一天會議排程的詳細資訊。 更新空閒/忙碌：選擇這個功能表項目，可以更新到會者清單中每位到會者的空閒或忙碌資訊。
   << 按鈕	按一下 「<<」 按鈕，可以將會議排程中符合所選取之「自動選擇」條件的上一個時間週期反白顯示。Evolution 會自動更新「會議開始時間」和「會議結束時間」值。
   自動選擇	按一下「自動選擇」按鈕，可以顯示即現式功能表，其中包含下列功能表項目： 所有人員與資源：選擇這個功能表項目，可以將所有指定人員和資源都為空閒的時間週期反白顯示。 所有與會者與一項資源：選擇這個功能表項目，可以將所有指定人員和任一項指定資源都空閒的時間週期反白顯示。 出席與會者：選擇這個功能表項目，可以將所有出席與會者都空閒的時間週期反白顯示。 出席與會者與一項資源：選擇這個功能表項目，可以將所有出席與會者和任一項指定資源都空閒的時間週期反白顯示。
   >> 按鈕	按一下 「>>」 按鈕，可以將會議排程中符合選取之「自動選擇」條件的下一個時間週期反白顯示。Evolution 會自動更新「會議開始時間」和「會議結束時間」值。
   會議開始時間	請使用這些下拉式組合方塊，指定會議的開始日期和時間。
   會議結束時間	請使用這些下拉式組合方塊，指定會議的結束日期和時間。

8. 選擇「檔案」->「儲存後關閉」。Evolution 會先建立會議，然後詢問您是否要傳送會議資訊。

9. 請按一下「是」，傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。

   按一下「否」，則會儲存會議資訊，但不會傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。您可以依照 傳送會議資訊 中的說明，稍後再傳送會議資訊。

傳送會議資訊

如需傳送會議資訊，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的會議，開啟「約會」視窗。

2. 選擇「動作」->「以 iCalendar 轉寄」，顯示電子郵件內容視窗，這個視窗和「收件匣」的撰寫郵件視窗類似。Evolution會自動在「主旨」文字方塊和郵件內容區域中插入文字。Evolution 會將會議資訊輸入於郵件內文中。

3. 請在「收件者」欄位中，輸入要傳送會議資訊的電子郵件地址。如需傳送資訊給一個以上的地址，請使用逗號來分隔這些地址。

   關於郵件視窗中元素的詳細資訊，請參閱 傳送新的郵件。

4. 選擇「檔案」->「傳送」，可以將會議資訊傳送給指定的電子郵件地址。

5. 選擇「檔案」->「關閉」，可以關閉「約會」視窗。

取消會議

您可以取消會議，或撤銷給個別到會者的會議邀請。

取消會議

如需取消會議，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的會議，開啟「約會」視窗。

2. 選擇「動作」->「取消會議」，顯示確認通知。

3. 按一下「是」可以取消會議。Evolution 會傳送一個取消通知給指定的電子郵件地址。

撤銷會議邀請

如需撤銷會議邀請，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的會議，開啟「約會」視窗。

2. 請按一下「會議」標籤，顯示「會議」標籤區段。

3. 在要撤銷邀請的到會者上按滑鼠右鍵，然後從即現式功能表上選擇 「刪除」。 Evolution 會從到會者清單中刪除該到會者。

   請對每一位想撤銷邀請的到會者，重複這個步驟。

4. 選擇「檔案」->「儲存後關閉」。Evolution 會詢問您，是否要傳送更新過的會議資訊。

5. 請按一下「是」，傳送更新後的會議資訊給指定的電子郵件地址。

   • 此時便會傳送一封主旨為 Cancel:Calendar Information 的郵件，給已撤銷邀請的到會者。

   • 另外，也會傳送一封主旨為 Calendar information 的郵件，給仍保留在到會者清單上的到會者。

   按一下「否」，則會儲存更新過的會議資訊，但不會傳送郵件給指定的電子郵件地址。

回覆會議邀請

Evolution 會將會議邀請做為電子郵件的附件，傳送到您的「收件匣」。如需回覆會議邀請，請執行下列步驟：

1. 開啟附加該會議邀請的電子郵件。

2. 請依照 檢視郵件的附件 中的說明，檢視郵件的附件以開啟會議邀請。

3. 選取下列任一項選項：

   • 接受

   • 暫時接受

   • 婉拒

   如果您接受這項邀請，Evolution 便會在您關閉會議邀請時，將這個事件加入您的行事曆。

4. 選取 RSVP 選項，可以回覆會議召集人。

   如果您選取 RSVP 選項，Evolution 會在您關閉會議邀請時，傳送電子郵件給會議召集人，並將您回覆的詳細內容載明於郵件中。

   如果您沒有選取 RSVP 選項，Evolution 就不會傳送回覆給會議召集人。

5. 按一下「行事曆」按鈕，可以顯示即現式功能表，並列出您的行事曆資料夾。請選取要儲存邀請資訊的行事曆。

6. 按一下「確定」，關閉會議邀請。

7. 關閉電子郵件。

依據邀請回覆更新會議

當會議到會者回覆您的會議邀請時，您便會收到一封附加回覆的電子郵件。如需依據回覆更新會議，請執行下列步驟：

1. 開啟已附加回覆的電子郵件。

2. 請依照 檢視郵件的附件 中的說明，檢視郵件的附件以開啟邀請回覆。

3. 按一下「確定」，關閉回覆。Evolution 會依據回覆的資訊，更新到會者清單。

4. 關閉電子郵件。

重新整理會議資訊

當您接受了會議邀請，會議便會加入您的行事曆。您可能會想要檢查會議詳細資料是否為最新的。如需檢查會議資訊，請執行下列步驟：

1. 連按兩下會議排程窗格中的會議，開啟「約會」視窗。

2. 選擇「動作」->「重新整理會議」，傳送電子郵件給會議召集人。電子郵件的主旨是重新整理：行事曆資訊。

3. 召集人便會決定是否要傳送最新的會議資訊給您。

   只有召集人才可以變更會議資訊。任何會議到會者所執行的變更，都將被忽略。

發佈空閒或忙碌資訊

您可以為帳號發佈空閒或忙碌資訊，讓網路上的其他使用者可以在召集會議時，查詢您帳號的會議排程。

發佈空閒或忙碌資訊

如需為帳號發佈空閒或忙碌資訊，請執行下列步驟：

1. 選擇「動作」-> 「發佈空閒/忙碌資訊」，顯示「行事曆資訊」視窗。「行事曆資訊」視窗是一個電子郵件視窗，這個視窗與「收件匣」的「撰寫郵件」視窗類似。Evolution會自動在「主旨」文字方塊和郵件內容區域中插入文字。Evolution 會將空閒或忙碌資訊做為電子郵件的附件。

2. 請在「收件者」文字方塊中，輸入要傳送空閒或忙碌資訊的電子郵件地址。如需傳送資訊給一個以上的地址，請使用逗號來分隔這些地址。

   或者，也可以按一下「收件者」按鈕。然後使用「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊選取地址。

   關於「行事曆資訊」視窗中元素的詳細資訊，請參閱 傳送新的郵件。

3. 選擇「檔案」-> 「傳送」，可以將空閒或忙碌資訊傳送給指定的電子郵件地址。