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Ximian Evolution 1.4 Sun Microsystems 版本使用者指南

第 4章 使用收件匣

本章將說明如何使用 「收件匣」。

收件匣介紹

收件匣是電子郵件的預設位置。您可以使用收件匣來撰寫、傳送和接收郵件。圖 4–1 顯示的是一個典型的「收件匣」視窗。

圖 4–1 典型的收件匣視窗

典型的「收件匣」視窗，包括：資料夾窗格、郵件窗格、預覽窗格。

在「收件匣」視窗中，含有一個資料夾窗格。資料夾窗格會顯示您可以用來儲存郵件的資料夾。若要顯示或隱藏資料夾窗格，請選擇「檢視」-> 「資料夾列」。

在「收件匣」視窗中，也有一個郵件窗格和一個預覽窗格。郵件窗格位於視窗的上半部，會顯示郵件清單。預覽窗格位於視窗的下半部，可以預覽目前選取的郵件。若要顯示或隱藏預覽窗格，請選擇「檢視」 -> 「預覽窗格」。

圖 4–2 顯示的是一個典型的郵件窗格。

圖 4–2 典型的郵件窗格

含有郵件窗格和預覽窗格的「收件匣」，包括： 1、2、3、4、5、6。

下列表格將列出 圖 4–2 中的郵件窗格介面元件：

數字 

說明 

1 

搜尋列。您可以使用搜尋列，對資料夾中的所有郵件進行簡單地搜尋。例如，您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。 

2 

欄位標題。在郵件窗格中，郵件是以表格的形式排列。表格的列則包含了郵件的檔頭資訊。欄代表了郵件的資訊欄位，例如郵件的寄件者、郵件的主旨等等。根據預設，郵件窗格會從左至右地顯示下列各欄： 

  • 狀態

  • 附件

  • 重要

  • 寄件者

  • 主題

  • 日期

依據郵件的狀態而定，郵件清單中的郵件檔頭資訊會以不同的格式顯示。圖 4–2 說明了郵件清單中的這些格式。下列表格將列出並說明郵件檔頭資訊的格式：

數字 

格式 

說明 

3 

粗體 

尚未閱讀這封郵件。 

4 

未設定格式 

已經閱讀這封郵件。 

5 

紅色 

這封郵件已標示為重要。 

6 

反白顯示 

目前已選取這封郵件。 

您可以使用「收件匣」視窗，執行所有和電子郵件相關的工作，例如閱讀、撰寫和傳送郵件。Ximian Evolution 可以讓您將郵件組成資料夾，並依據不同的欄位來排序郵件。您可以對郵件加上標示、標幟和標記，協助您更加有效地管理管理郵件。

您也可以使用下列 Evolution 功能，協助您管理郵件：

檢視

您可以利用檢視，以不同的方式查看郵件。一種檢視，便是一種特殊的郵件排列方式。檢視可以指定郵件清單中要顯示那些欄位，以及根據那些欄位來排序郵件。您可以使用標準檢視，或是建立自訂檢視。

虛擬資料夾

虛擬資料夾即代表了可能位於多個資料夾中的郵件。您可以利用虛擬資料夾，檢視位於數個資料夾中的郵件，就好像這些郵件都位於同一個資料夾一樣。

過濾器

過濾器是一種工具，可以用來測試郵件是否符合特定條件，並對符合條件的郵件執行動作。例如，您可以使用過濾器，將從特定地址寄來的電子郵件自動移到某個資料夾中。

搜尋

在「收件匣」視窗中也含有一個搜尋列。您可以使用搜尋列，搜尋郵件清單中的郵件內容。您也可以執行進階搜尋。

Evolution 還可以讓您儲存您的搜尋。儲存的搜尋會加入至「搜尋」功能表中，您可以從這個功能表上選擇搜尋。Evolution 也含有一個搜尋編輯器，您可以利用這個編輯器加入、編輯和刪除搜尋。

接收郵件

若要接收郵件，請選擇「動作」 -> 「傳送/接收」。一般而言，新郵件會顯示在您的「收件匣」中。如果收到了新的郵件，它們在「收件匣」的標題會以粗體顯示。「收件匣」標題的旁邊，則會顯示新郵件的數目。

顯示郵件

您可以儲存和列印郵件，也可以變更郵件的顯示方式。

開啟郵件

如果若要開啟郵件，請連按兩下郵件清單上的郵件。

或者，請在郵件清單上選取要開啟的郵件，然後選擇「檔案 」-> 「開啟郵件」。

儲存郵件

若要將郵件儲存為檔案，請開啟郵件，然後選擇「檔案」-> 「另存新檔」。請在「另存郵件」對話方塊中，輸入檔案名稱，然後按一下「確定」。

列印郵件

若要列印郵件，請開啟郵件，然後選擇「檔案」-> 「列印」。然後從「列印郵件」對話方塊中選取需要的選項，再按一下「列印」。

若要預覽郵件列印的樣子，請選擇「檔案」-> 「預覽列印」。

檢視郵件的附件

附件是指包含在郵件內的檔案。如果您要傳送檔案給別人，可以將檔案附加到郵件中。如果郵件含有附件，每一個附件都會在郵件底部以一個按鈕顯示。如果您的系統可以辨識附件的檔案類型，按鈕上即會顯示該檔案類型的圖示。

您可以對附件執行下列動作：

動作 

指令  

檢視郵件的附件  

按一下按鈕左邊的向右箭頭圖示。或者，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇即現式功能表上的「檢視行內」。

如果郵件中已經顯示出附件的話，請按一下按鈕左邊的向下箭頭圖示，來隱藏附件。或者，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇即現式功能表上的「隱藏」。

儲存附件 

請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇即現式功能表上的「儲存附件」。此時便會顯示「儲存附件」對話方塊。請使用「儲存附件」對話方塊儲存附件。

在應用程式中開啟附件 

如果您的系統可以辨識附件的檔案類型，便可以在應用程式中開啟附件。若要開啟附件，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇即現式功能表上的「開啟應用程式名稱」。

檢視郵件中的影像

在您收到的郵件內文中，可能會包含影像。或者，收到的郵件中也可能會含有連結，可連結至網路上的影像。載入連結的影像可能會很慢，而且有時也會把資訊洩露給濫發垃圾郵件的寄件者。根據預設，Evolution 並不會顯示郵件中連結的影像。

若要顯示郵件中連結的影像，請開啟郵件，然後選擇「檢視」-> 「郵件顯示」-> 「載入影像」。

變更郵件的文字大小

您可以變更郵件文字的大小，也可以變更郵件視窗或預覽窗格中的文字大小。

若要縮小文字，請選擇「檢視」->「文字大小」->「變小」。若要增加文字的大小，請選擇「檢視」->「文字大小」->「變大」。

若要將文字還原成預設的大小，請選擇「檢視」->「文字大小」->「原始大小」。

變更郵件的顯示方式

您可以變更郵件的顯示方式，也可以變更郵件視窗或預覽窗格中郵件的顯示方式。

若要顯示郵件的完整檔頭資訊，請選擇「檢視」-> 「郵件顯示」-> 「顯示全部檔頭」。檔頭中的資訊包括了一些郵件的技術資料，例如寄出郵件的伺服器、郵件的格式等等。

若要顯示郵件完整的來源，請選擇「檢視」-> 「郵件顯示」-> 「顯示郵件原始檔」。郵件的完整原始檔就是郵件的原始碼。

若要回復成標準顯示，請選擇「檢視」->「郵件顯示」->「標準顯示」。

新增寄件者到連絡人

您可以將郵件的寄件者加入連絡人清單。 若要將寄件者加入連絡人，請執行下列步驟：

  1. 開啟包含要將寄件者加入至連絡人清單之郵件的資料夾。在郵件清單中選取郵件。

    或者，開啟要將寄件者加入連絡人清單的郵件。

  2. 請選擇「動作」->「 新增寄件者到通訊錄」。此時「寄件者」視窗便會開啟。 「寄件者」視窗會顯示連絡人的詳細資料。

  3. 按一下「新增至連絡人」按鈕。此時便會顯示「快速新增連絡人」對話方塊。

  4. 若要新增連絡人至連絡人清單，請按一下「確定」。

    或者，若要加入更多連絡人資訊，請按一下「編輯全部」按鈕。此時「連絡人編輯器」視窗便會開啟。如需如何完成視窗中詳細資料的詳細資訊，請參閱 新增連絡人。

傳送郵件

您可以傳送新的郵件、回覆接收的郵件，或轉寄已接收的郵件。您可以在郵件視窗中的下列欄位，輸入要傳送郵件的地址：

收件者

請在這個欄位中輸入要接收郵件的地址。

副本

寄送郵件的副本，就表示要寄送郵件副本給另一個地址。請在這個欄位中，輸入要寄送郵件副本的地址。若要顯示「副本」欄位，請選擇郵件視窗中的「檢視」-> 「副本欄位」。

密件副本

請在這個欄位中，輸入要寄送郵件密件副本的地址。寄送郵件的密件副本時，密件副本的地址並不會出現在寄出的郵件中。若要顯示「密件副本」欄位，請選擇郵件視窗中的「檢視」-> 「密件副本欄位」。

您也可以使用「收件者」、「副本」和「密件副本」按鈕來選取要接收所寄郵件的連絡人。如需如何將連絡人從連絡人清單加入「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱 選取接收郵件的連絡人。

傳送新的郵件

若要撰寫並傳送新的郵件，請執行下列步驟：

  1. 選擇「檔案」-> 「新增」->「郵件訊息」。或者，請選擇「動作」->「撰寫新郵件」。此時便會顯示「撰寫郵件」視窗。

  2. 請使用「撰寫郵件」視窗撰寫您的郵件。下列表格說明的是「撰寫郵件」視窗中的各項元素：

    元素 

    說明 

    寄件者

    如果您有多個電子郵件帳號，請使用這個下拉式清單選取要放入郵件「寄件者」欄位的電子郵件地址。

    簽名檔

    如果要在郵件中加入簽名檔，請使用這個下拉式清單，選取要加入的簽名檔。您可以選取由電子郵件帳號資訊自動產生的簽名檔。您也可以建立自訂簽名檔。如需簽名檔的詳細資訊，請參閱 設定郵件編輯器個人喜好。

    收件者

    請輸入要接收郵件的電子郵件地址。如果要傳送郵件到多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。 

    如需如何將連絡人從連絡人清單加入「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱 選取接收郵件的連絡人。

    主旨

    請在這個文字方塊中，輸入郵件主題的簡短摘要。 

    內文 

    請在「主旨」欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的文字。

    您可以格式化要傳送的郵件。如需詳細資訊，請參閱 撰寫郵件。

  3. 您可以附加檔案至郵件若要將檔案附加到郵件，請執行下列步驟：

    1. 在「撰寫郵件」視窗中，選擇「插入」-> 「附件」。此時便會顯示「附加檔案」對話方塊。

    2. 請使用這個對話方塊，選取要附加到郵件的檔案。選取檔案後，請按一下「確定」。在「撰寫郵件」視窗的「附件」窗格中，會以一個圖示顯示每個附件。

  4. 若要傳送郵件，請選擇「檔案」-> 「傳送」。

回覆郵件

若要回覆郵件，請執行下列步驟：

  1. 開啟含有您要回覆之郵件的資料夾。在郵件清單中，選取要回覆的郵件。

    或者，開啟您要回覆的郵件。

  2. 若要回覆給郵件的寄件者，請選擇「動作」->「回覆寄件者」。

    若要回覆給郵件的寄件者以及每一位副本收件者，請選擇「動作」->「全部回覆」。

    您可以回覆郵件給郵件清單，讓回覆只能傳送給郵件清單，而不會傳送給寄件者或個別副本收件者。如果要這樣做，請選擇「動作」->「回覆給清單」。

    此時便會顯示新的郵件視窗。依照個人喜好而定，新的郵件可以包含原始訊息。

  3. 請在「主旨」欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的內容。

  4. 若要傳送郵件，請選擇「檔案」->「傳送」。

轉寄郵件

您可以將郵件轉寄給其他的地址。轉寄郵件的方式有好幾種，下列表格將說明轉寄郵件的方式：

轉寄為 

說明 

附件 

將轉寄的郵件當作檔案附加到新的郵件。 

行內 

將轉寄的郵件插入新郵件的內文中。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文的情況。 

引用 

將轉寄的郵件插入新郵件的內文中，並在轉寄郵件內文的每一行之前插入字元，例如大於符號 (>)。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文，並且要明顯標示引用的各行。 

重新導向 

轉寄郵件並保留郵件檔頭資訊。例如，假設您收到 Alex Popov 的郵件，並將郵件重新導向給 Joe Garcia。當 Joe Garcia 開啟郵件時，Alex Popov 便會成為郵件的寄件者。 

這種方式適用的情況，是當您收到郵件後發現自己並不是最適當的收件者。例如，您是在客服部門工作，但是卻收到詢問報價的郵件。 

若要轉寄郵件，請執行下列步驟：

  1. 開啟含有要轉寄之郵件的資料夾。在郵件清單中，選取要轉寄的郵件。

    或者，您可以開啟要轉寄的郵件。

  2. 選擇「動作」->「轉寄郵件」。此時便會顯示新的郵件視窗。

    或者，您可以使用「動作」->「轉寄」功能表，以其他的方式轉寄郵件。下列表格將說明如何使用其他方式轉寄郵件：

    轉寄郵件的方式... 

    選擇... 

    附件 

    「動作」->「轉寄」->「附加」

    行內 

    「動作」->「轉寄」-> 「行內」

    引用 

    「動作」->「轉寄」->「引用」

    重新導向 

    「動作」-> 「轉寄」-> 「重新導向」

  3. 在「收件者」欄位中，輸入要轉寄郵件的電子郵件地址。如果要轉寄郵件給多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。

    若需如何將連絡人加入「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱 選取接收郵件的連絡人。

  4. 如果要在郵件中加入更多的文字，請在「主旨」欄位和格式工具列底下的區域中輸入文字。

  5. 如果要傳送郵件，請選擇「檔案」-> 「傳送」。

您可以指定預設轉寄方式。如需詳細資訊，請參閱 設定郵件編輯器個人喜好。

重新傳送郵件

如果要重新傳送郵件，請執行下列步驟：

  1. 開啟含有要重新傳送之郵件的資料夾。在郵件清單中，選取要重新傳送的郵件。

    或者，開啟您要重新傳送的郵件。

  2. 如果要重新傳送郵件，請選擇「動作」->「重新傳送」。此時便會顯示新的郵件視窗。

  3. 如果要傳送郵件，請選擇「檔案」-> 「傳送」。

將郵件張貼到資料夾

您可以將郵件張貼到資料夾。Evolution 會傳送郵件給已訂閱資料夾的使用者，並在資料夾中儲存郵件的複本。

如果要撰寫與張貼新郵件到資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「檔案」->「新增」->「張貼郵件」。 或者， 選擇「動作」->「張貼新郵件」。 此時便會顯示「撰寫郵件」視窗。

  2. 請使用「撰寫郵件」視窗撰寫您的郵件。若需「撰寫郵件」視窗各項元素的詳細資訊，請參閱 傳送新的郵件。

  3. 如果要選取用來張貼郵件的資料夾，請按一下「張貼到」欄位中的「資料夾選擇器」按鈕。 此時便會顯示「張貼的目的端」對話方塊。從「張貼的目的端」對話方塊中選取用來儲存草稿郵件的資料夾，然後按一下「確定」。

  4. 如果要張貼郵件到選取的資料夾，請選擇「檔案」-> 「傳送」。

選取接收郵件的連絡人

您可以從連絡人資料夾將連絡人加入郵件的「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位。

如果要將連絡人加入郵件，請執行下列步驟：

  1. 如果要增加連絡人，請按一下郵件中的「收件者」、「副本」或「密件副本」按鈕。 此時便會顯示「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊。

  2. 使用「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊，將連絡人加入郵件。 下列表格將說明「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊中的元素：

    元素 

    說明 

    資料夾

    請按一下「資料夾選擇器」按鈕來選擇要從中選取連絡人的連絡人資料夾。 

    若需如何指定預設連絡人資料夾的詳細資訊，請參閱 設定資料夾個人喜好。

    種類

    從下拉式清單中選取連絡人屬於的分類。 對話方塊下方的連絡人清單會顯該分類中的所有連絡人 。  

    如果要顯示所有分類中的連絡人，請選取「所有分類」。

    名稱文字方塊 

    輸入要搜尋的連絡人名稱，然後按一下「尋找」按鈕以在連絡人清單中尋找連絡人。

    連絡人清單 

    顯示連絡人的清單以及目前資料夾中的連絡人清單。 清單的內容取決於下列因素： 

    • 所選取的資料夾。

    • 所選取的分類。

    • 是否搜尋名稱。

    • 是否將連絡人加入「收件者」、「副本」、「密件副本」欄位。

    收件者

    如果要將連絡人加入郵件的「收件者」欄位，請在連絡人清單中選取連絡人，然後按一下「收件者」按鈕。

    副本

    如果要將連絡人加入郵件的「副本」欄位，請在連絡人清單中選取連絡人，然後按一下「副本」按鈕。

    密件副本

    如果要將連絡人加入郵件的「密件副本」欄位，請在連絡人清單中選取連絡人，然後按一下「密件副本」按鈕。

  3. 按一下「確定」，將連絡人加入郵件的「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位並關閉對話方塊。

清除密碼

在設定郵件帳號如何接收郵件時，您可以選取「記住這個密碼」選項。 如果不想每次連線都輸入密碼，而要直接連線至郵件伺服器，請選取這個選項。Evolution 會儲存密碼，並且為您將密碼輸入郵件伺服器。

您可以清除您的密碼或來自 Evolution 的密碼。 如果要清除您的密碼，請選擇「動作」->「忘記密碼」。

撰寫郵件

您可以剪下、複製與貼上所撰寫的郵件內容。 您可以搜尋文字並取代該文字。 您可以檢查郵件的拼字。您也可以儲存郵件的草稿。

您可以使用下列格式撰寫郵件：

編輯郵件的內容

當您在「郵件撰寫」視窗中工作時，可以編輯郵件內容。 您可以用下列方式編輯郵件的內容：

使用復原

如果要復原上次編輯動作，請選擇「編輯」-> 「復原」。

如果事後決定不想復原該動作，請選擇「編輯」-> 「取消復原」。

搜尋及取代郵件中文字

撰寫郵件時，您可以在郵件中搜尋文字。 您也可以取代所搜尋的文字。

在郵件中搜尋文字

如果要在郵件中搜尋文字，請執行下列步驟：

  1. 選擇「編輯」->「搜尋」。 在「搜尋」對話方塊的文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

    或者， 您可以使用常規表示式來搜尋文字。 常規表示式是用來指定文字模式以進行搜尋的方式。 例如，正規表示式 t*e 會尋找文字 the、time、 table 等等。

    如果要使用常規表示式搜尋文字，請選擇「編輯」-> 「使用常規表示式的方式搜尋」。 在「使用常規表示式的方式搜尋」對話方塊的文字方塊中，輸入要搜尋的常規表示式。

  2. 選取「向後」選項，從郵件尾端或游標位置開始搜尋，然後繼續進行到郵件開端。

  3. 選取「區分大小寫」選項，即可尋找符合對話方塊中所輸入文字大小寫的文字出現位置。

  4. 請按一下「尋找」按鈕。 如果在郵件中找到文字 ，第一個符合的部份會在郵件中反白顯示。

  5. 若要尋找下一個文字出現位置，請選擇「編輯」-> 「找下一個」。

替代郵件中的文字

如果要搜尋文字並以替代文字取代該文字，請執行下列步驟：

  1. 選擇「編輯」->「取代」。

  2. 在「取代」文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

  3. 在「替代成」文字方塊中，輸入用來取代所搜尋之文字的文字。

  4. 選取「向後搜尋」選項，從郵件尾端或游標位置開始搜尋，然後繼續進行到郵件開端。

  5. 選取「區分大小寫」選項，即可尋找符合對話方塊中所輸入文字大小寫的文字出現位置。

  6. 請按一下「搜尋及取代」按鈕。 如果在郵件中找到文字，便會顯示「確認取代」對話方塊。 使用「確認取代」對話方塊上的按鈕，取代郵件中的文字，如下表所述。

    按鈕 

    功能 

    全部取代

    以取代文字取代搜尋文字的所有出現位置。 

    下一個

    略過搜尋文字目前出現位置，然後尋找下一個出現位置。  

    關閉

    關閉「確認取代」對話方塊，並且不取代任何文字。

    取代

    以取代文字取代搜尋文字目前出現位置，然後尋找下一個出現位置。 

檢查郵件的拼字

若要檢查郵件中的拼字，請選擇「編輯」->「為文件進行拼字檢查」。

當拼字檢查程式遇到拼錯字時，「拼字檢查程式」對話方塊便會顯示取代拼錯字的建議清單。 您可以從「拼字檢查程式」對話方塊中執行下列動作：

Evolution 會根據 Evolution 個人喜好中啟用的語言檢查郵件的拼字。 若要使用其他語言檢查郵件的拼字，請選擇「編輯」-> 「目前語言」，然後選取所需語言。

若需如何修改預設拼字檢查程式語言的詳細資訊，請參閱 設定郵件編輯器個人喜好。

儲存郵件的草稿

若要儲存還不想傳送的郵件，您可以儲存郵件的草稿。 若要儲存所撰寫的郵件草稿 ，請選擇「檔案」-> 「儲存草稿」。 郵件會儲存在本機「草稿」資料夾。

若要繼續撰寫草稿郵件，請從本機「草稿」資料夾開啟郵件，然後加以完成。

若要傳送草稿郵件，請從本機「草稿」 資料夾開啟郵件 。 在「撰寫」視窗中完成郵件，然後選擇「檔案」-> 「傳送」。

建立 HTML 格式的郵件

若要使用 HTML 格式建立郵件，請選擇「檔案 」-> 「新增」->「郵件訊息」。在「撰寫郵件」視窗中，選擇 「格式」-> 「HTML」，選取 「HTML」功能表項目。

套用字型格式設定至使用 HTML 格式的郵件

若要套用字型格式設定，請執行下列步驟：

  1. 選取要套用格式的文字。

  2. 若要設定選取文字的格式，請執行下列一項或更多的動作：

    格式 

    動作 

    純文字 

    選擇「格式」->「樣式」->「純文字」。

    粗體 

    選擇「格式」->「樣式」->「粗體」。

    斜體 

    選擇「格式」->「樣式」->「斜體」。

    底線 

    選擇「格式」->「樣式」->「底線」。

    劃線 

    選擇「格式」->「樣式」->「劃線」。

    字型大小 

    選擇「格式」->「字型大小」，然後從子功能表上選取字型大小。 您必須指定以標準文字大小為依據，指定文字的大小。您可以選取的選項包括：「+2」、「+1」、「-1」、「-2」 等等。

    字型色彩 

    選擇「格式」->「文字」。 按一下「色彩」下拉式清單中的箭頭。從色彩表中選取一種色彩。

    或者，若要指定自訂顏色，請按一下「自訂色彩」顏色選擇器按鈕。請使用色輪或旋轉方塊來選取色彩。按一下「確定」，將新顏色加入色彩表。

    按一下「確定」，套用字型色彩格式，並關閉對話方塊。

    您也可以使用格式工具列，設定文字格式。若要使用格式工具列來設定文字格式，請按一下代表要套用之格式的按鈕。

套用段落格式至使用 HTML 格式的郵件

若要套用段落格式，請執行下列步驟：

  1. 按一下要設定格式的段落。

  2. 若要設定選取段落的格式，請執行下列一項或更多的動作：

    格式 

    動作 

    樣式 

    選擇「格式」->「段落」。 從「樣式」下拉式清單中，選取需要的樣式。您可以選取的樣式包括：

    • 標準體

    • 預先格式化的文字

    • 標題樣式

    • 地址樣式

    • 無序號清單

    • 已排列順序的清單

    按一下「確定」，套用樣式並關閉「屬性：段落」對話方塊。

    對齊方式 

    選擇「格式」->「段落」。 從「左」、「置中」或「右」選項，選取對齊方式。

    按一下「確定」，套用對齊方式並關閉「屬性：段落」對話方塊。

    縮排 

    若要增加段落中的縮排，請選擇「格式」->「增加縮排」。若要減少段落中的縮排，請選擇「格式」 -> 「減少縮排」。

    您也可以使用格式工具列，設定段落格式。若要使用格式工具列設定段落格式，請按一下代表要套用之格式的按鈕。

套用頁面格式設定至使用 HTML 格式的郵件

若要套用頁面格式設定，請執行下列步驟：

  1. 選擇「格式 」->「頁面」。

  2. 從 「範本」 下拉式清單中選取頁面的範本， 下拉式清單位於「屬性：頁面」對話方塊。

  3. 在「文件標題」文字方塊中，輸入頁面的名稱。

  4. 在「背景圖像」下拉式組合方塊中，輸入要做為郵件背景的圖像檔名稱。

    或者，按一下「瀏覽」，顯示「背景圖像」對話方塊。請使用這個對話方塊，指定要使用的圖像檔案。

  5. 若要選取文字、連結或郵件背景的色彩，請按一下「色彩」群組中下拉式清單上的箭頭。從色彩表中選取一種色彩。

    或者，若要指定自訂色彩，請按一下「自訂色彩」顏色選擇器按鈕。請使用色輪或調整器選擇色彩。按一下「確定」，將新顏色加入色彩表。按一下「確定」，套用顏色並關閉對話方塊。

  6. 按一下「確定」，套用格式設定至郵件並關閉「屬性：頁面」對話方塊。

將情緒圖案插入郵件

若要將情緒圖案插入郵件，請選擇「插入」-> 「笑臉」，然後選擇所需情緒圖案。

自訂郵件撰寫視窗

您可以自訂「郵件撰寫」視窗中要顯示哪些郵件元素。 下列表格將說明如何在「郵件撰寫」視窗中顯示郵件元素：

顯示 ... 

選擇... 

「附件」窗格 

「檢視」-> 「顯示附件」

「寄件者」欄位

「檢視」-> 「寄件者欄位」

「回覆」欄位

「檢視」-> 「回覆欄位」

「副本」欄位

「檢視」-> 「副本欄位」

「密件副本」欄位

「檢視」-> 「密件副本欄位」

刪除郵件

刪除郵件時，會發生下列事件：

關於要從回收筒取回郵件，您可以將郵件還原刪除。還原刪除郵件後，郵件會重新儲存於之前刪除該郵件的資料夾中。

您可以刪除資料夾，將之前刪除的郵件永久地自資料夾中移除。

您可以清空回收筒資料夾，永久地刪除回收筒的內容。也就是說，清空回收筒後，即會刪除所有的資料夾中不要的資料。

刪除郵件

若要刪除郵件，請選取郵件清單上要刪除的郵件，然後選擇「編輯」-> 「刪除」。

還原刪除郵件

若要還原刪除郵件，請選取「回收筒」資料夾中要還原刪除的郵件，然後選擇「編輯」-> 「還原刪除」。

刪除資料夾

若要永久刪除資料夾中的郵件，請開啟該資料夾，然後選擇 「動作」-> 「刪除」。

清空回收筒

若要清空回收筒，請選擇「動作」->「清空回收筒」。

傳送及接收國際郵件

每一封郵件都是以特定字元編碼傳送與接收的。 字元編碼是郵件藉以轉換為字元的方法。例如，Greek 字元編碼會將郵件轉換為希臘語言字元。

Evolution 會顯示以傳送郵件字元編碼所接收的郵件。 不過，有些郵件並沒有將足以識別用來傳送該郵件的字元編碼資訊包含在郵件檔頭中。 Evolution 允許您變更用來接收個別郵件的字元編碼。

您可以變更用來傳送郵件的字元編碼。 在回覆郵件時，郵件會使用原始郵件的字元編碼來傳送。 如果您變更回覆中的字元編碼，原始郵件中的字元可能無法正常顯示。

變更收到郵件的字元編碼

若要變更收到郵件的字元編碼，請開啟該郵件。 選擇「檢視」->「字元編碼」，然後選取所需字元編碼。

若需如何設定收到郵件之字元編碼的詳細資訊，請參閱 設定郵件個人喜好。

變更傳送郵件的字元編碼

若要變更傳送郵件的字元編碼，請開啟新郵件，或回覆所收到的郵件。 在「郵件撰寫」視窗中，選擇「編輯」-> 「字元編碼」，然後選取所需字元編碼。

若需如何設定傳送郵件之字元編碼的詳細資訊，請參閱 設定郵件編輯器個人喜好。

離線工作

如果您從 IMAP 伺服器接收郵件，則可以在離線模式中工作。 您可以在離線模式中工作，以減少花在線上的時間。

當切換到離線模式時，Evolution 會建立所選取用於離線工作之資料夾的本機複本。您可以在離線模式下讀取與回應資料夾中的郵件。 當傳送郵件時，Evolution 會將郵件儲存在 「寄件匣」資料夾，直到您再次切換到線上模式為止。

離線模式與連線中斷有所不同。 Evolution 在您離線工作時不會嘗試連線。 Evolution 反而會在返回線上模式時，完成您在離線時執行的所有動作。

若要指定需建立離線模式之複本的資料夾，請參閱 設定資料夾個人喜好。

若要切換到離線模式，請選擇「檔案」->「離線工作」。 或者， 請按一下 Evolution 視窗左下角的連線電纜圖示。 此時便會在連線電纜圖示上出現十字。

若要切換到線上模式，請選擇「檔案」->「線上工作」。 或者， 請按一下連線電纜圖示。 此時十字便會從連線電纜圖示上消失。

使用安全郵件

Evolution 包含可以用來確保郵件不會遭到偽造，以及郵件內容不會被預定接受者以外之任何人士讀取的安全性功能。 Evolution 會使用相當高的隱私 (Pretty Good Privacy，PGP) 及 GNU 隱私衛士 (GNU Privacy Guard，GPG) 來實現安全性功能。

PGP 及 GPG 使用公開金鑰加密。 也就是，PGP 及 GPG 會使用以下兩個金鑰：

公開金鑰

這個金鑰是提供給任何想要傳送加密郵件給您，或您想要傳送加密郵件的人。 郵件是使用這個金鑰來加密的。

您將會和想要對其收發簽名郵件或加密郵件的任何人交換公開金鑰。 您可以使用公開金鑰來簽名或加密郵件，而收件者也需要公開金鑰來驗證或解密您的郵件。 當從某人接收公開金鑰時，您會將該公開金鑰匯入公開金鑰圈。 公開金鑰圈是一種可以列出所有已知公開金鑰的檔案。

私密金鑰

這是您的秘密鑰匙。 不要向任何人洩露您的私密金鑰。 加密郵件會以此金鑰解密。

您可以藉由下列方式，使用安全性功能以處理郵件。

在建立公開金鑰和私秘金鑰時，需建立 passphrase。 在 Evolution 中使用安全性功能時，您會用到 passphrase。

為郵件簽名

若要為傳送的郵件簽名，請從「郵件撰寫」視窗選擇「安全性」->「PGP 簽名」。 當您傳送郵件時，會出現「輸入密碼」對話方塊。 請在對話方塊中輸入 passphrase，然後按一下「確定」。

傳送加密郵件

若要加密傳送的郵件，請在傳送郵件之前，從「郵件撰寫」視窗選擇「安全性」->「PGP 加密」。 當您傳送郵件時，會出現「輸入密語」對話方塊。 請在對話方塊中輸入 passphrase，然後按一下「確定」。

驗證簽名的郵件

若要驗證接收的簽名郵件，請開啟郵件並捲動到郵件結尾。 請按一下鎖定圖示。 如果寄件者列在公開金鑰圈中，便會顯示確認t郵件寄件者為可靠的訊息。 如果寄件者不在公開金鑰圈中， 便會顯示安全性功能無法驗證郵件寄件者的訊息。

解密接收的郵件

若要讀取已送達且以您的公開金鑰加密的郵件，您必須提供 passphrase。當您開啟郵件時，便會顯示「輸入密語」對話方塊。請在對話方塊中輸入 passphrase，然後按一下「確定」。

管理郵件

下列各節將說明如何瀏覽、選取和排序郵件。同時也將說明如何標示和標幟郵件，協助您管理郵件。

瀏覽郵件

瀏覽郵件清單上的郵件，有好幾種方式。表 4–1 說明了如何瀏覽郵件清單上的郵件。

表 4–1 瀏覽郵件

作業 

動作 

移至第一封郵件。 

按下 Home 鍵。

移至最後一封郵件。 

按下 End。

將郵件清單往上移一個頁面。 

按下 Page Up。

將郵件清單往下移一個頁面。 

按下 Page Down。

移至下一封郵件。 

選擇「動作」-> 「移至」->「下一封郵件」。

移動到下一封未閱讀的郵件。 

選擇「動作」-> 「移至」->「下一封未閱讀郵件」。

移至下一封標示為重要的郵件。 

選擇「動作」->「移至」->「下一封重要郵件」。

移至下個相關郵件中的第一封。 

選擇「動作」->「移至」->「下一封相關郵件」。

移至上一封郵件。 

選擇「動作」->「移至」->「上一封郵件」。

移至上一封未閱讀的郵件。 

選擇「動作」->「移至」->「上封未閱讀郵件」。

移至上一封標示為重要的郵件。 

選擇「動作」->「移至」->「上一封重要郵件」。

選取郵件

選取郵件清單上的郵件，有好幾種方式。表 4–2 說明了如何選取郵件清單上的郵件。

表 4–2 選取郵件清單上的郵件

作業 

動作 

選取郵件 

按一下郵件。 

選取一組連續的郵件 

按住 Shift 鍵。 在群組中的第一封郵件上按一下，然後再按一下群組中最後一封郵件。

選取多個郵件  

按住 Ctrl 鍵。按一下您要選取的多個郵件。

選取資料夾中所有的郵件  

選擇「編輯」-> 「全選」。

反向選擇郵件 

選擇「編輯」->「反向選擇」。 目前選取的郵件會成為未選取的郵件，而未選取的郵件則會成為已選取的郵件。

註解 –

請不要按狀態欄中的圖示來選取郵件。

檢視相關的郵件

您可以顯示相關的郵件。所謂的相關郵件，是指由某一主旨的第一封郵件以及所有回覆該郵件所組成的一組電子郵件。當您傳送郵件並收到回覆郵件後，就建立了相關郵件。當您以相關郵件顯示郵件時，可以依照時間順序檢視特定主旨的郵件。利用這種方式，您可以按照時間順序查看電子郵件的內容。

若要顯示相關郵件，請選擇「檢視」-> 「相關郵件清單」。

標示郵件為已閱讀或未閱讀

收到郵件時，郵件是標示成未閱讀。在您的郵件清單中，郵件檔頭資訊是以粗體顯示，而郵件圖示上則會顯示一個密封的信封。當您開啟郵件或在預覽窗格中顯示郵件後，郵件便會自動標示為已閱讀。郵件檔頭資訊會以標準文字顯示，而郵件圖示上則會顯示一個開啟的信封。

您可以將已閱讀的郵件標示成未閱讀的郵件，也可以將未閱讀的郵件標示成已閱讀的郵件。

若要將郵件標示為未閱讀，請選取郵件清單上的郵件。然後選擇「編輯」-> 「標示為未閱讀」 。

若要將郵件標示為已閱讀，請選取郵件清單上的郵件。選擇「編輯」-> 「標示為已閱讀」。

若要將資料夾中所有的郵件標示為已閱讀，請選取資料夾窗格中的資料夾。選擇「編輯」-> 「全部標示成已閱讀」。

標示郵件為重要

您可以將收到的郵件標示為重要，以便在郵件清單上明顯標示為重要郵件。當您將郵件標示為重要後，郵件檔頭資訊的色彩便會改變，在重要欄上也會出現一個驚嘆號圖示。

若要將郵件標示為重要，請選取郵件清單上的郵件。選擇「編輯」-> 「標示成重要」。

若要將郵件標示成一般，請選取郵件清單上的郵件。選擇「編輯」-> 「標示成不重要」。

標幟要跟隨的郵件

您可以在「收件匣」的郵件上加入一個跟隨標幟。標幟可以指定郵件的跟隨動作，以及這個指定動作的到期日和到期時間。使用標幟可以提醒您，要跟隨郵件相關的事項。

標幟會顯示在郵件的頂端。下列圖例顯示的，便是郵件中的跟隨標幟：

顯示一個加上跟隨標幟的郵件檔頭範例。

當與標幟相關的動作完成後，您可以將標幟狀態設為已完成。您也可以清除郵件上的標幟。

您可以在郵件清單中，顯示下列和標幟相關的欄位：

如需詳細資訊，請參閱 自訂目前檢視。

標幟郵件

若要標幟郵件，請執行下列步驟：

  1. 選取郵件清單中要加上標幟的郵件。

  2. 選擇「動作」-> 「跟隨」。

  3. 在「要跟隨的標幟」對話方塊中，輸入標幟的詳細資料。下列表格說明的是「跟隨的標幟」對話方塊中的各項元素：

    元素 

    說明 

    旗標

    從下拉式組合方塊中，選取要加入郵件的標幟。例如，若要提醒自己回覆郵件，請選取「回覆」標幟。

    或者，您可以在文字方塊中，輸入新的標幟名稱。 

    清除

    按一下這個按鈕，即可移除郵件上的標幟。 

    期限為

    請使用下拉式組合方塊，指定與標幟相關的工作必須要完成的日期和時間。 

    已完成

    選取這個選項，可以表示標幟所指定的動作已經完成。 

  4. 按一下「確定」。

將標幟設為已完成

若要將標幟設為已完成，請在郵件清單中的郵件上按滑鼠右鍵。從即現式功能表上選擇「標幟已完成」。標幟即會從郵件頂端上移除。

或者，請選取郵件清單上的郵件，然後選擇「動作」-> 「跟隨」。在「要跟隨的標幟」對話方塊中，選取「已完成」選項。

清除標幟

若要移除郵件上的標幟，請在郵件清單中的郵件上按滑鼠右鍵。從即現式功能表上選擇「清除標幟」。

或者，您可以選取郵件，然後選擇「動作」-> 「跟隨」。在「要跟隨的標幟」對話方塊中，按一下「清除」按鈕。

加上郵件標籤

您可以替郵件清單的郵件加上色彩標籤。標籤可以變更郵件清單中郵件檔頭資訊的色彩，以便強調選取的郵件。例如，若要將郵件標示成個人郵件，您可以在郵件上加上個人標籤。

若要替郵件加上標籤，請在郵件清單中的郵件上按滑鼠右鍵。從即現式功能表上選擇「標籤」，然後從子功能表上選取要使用的標籤。

您可以自訂標籤及標籤相關的顏色。 如需詳細資訊，請參閱 設定郵件個人喜好。

隱藏郵件

您可以隱藏郵件清單中的郵件。若要隱藏郵件，請選取要隱藏的郵件，然後選擇「檢視」-> 「隱藏選取的郵件」。

若要隱藏已閱讀的郵件，請選擇「檢視」-> 「隱藏已閱讀郵件」。

若要顯示隱藏的郵件，請選擇「檢視」-> 「顯示隱藏的郵件」。當您顯示隱藏的郵件時，Evolution 並不會顯示已刪除的郵件。

若要顯示已刪除的郵件，請選擇「檢視」-> 「隱藏已刪除郵件」。已刪除的郵件便會在您刪除郵件的資料夾中，以劃線格式顯示。

使用收件匣資料夾

您可以將郵件儲存在資料夾中。根據預設，Evolution 會提供下列的資料夾，供您儲存郵件：

資料夾 

說明 

草稿匣

儲存草稿郵件的預設資料夾。當您撰寫郵件時，如果選擇「檔案」-> 「儲存草稿」，郵件便會儲存在這個資料夾中。當您完成並傳送郵件後，該郵件便會從這個資料夾中刪除。

收件匣

內送郵件的預設位置。 

寄件匣

包含要傳送的郵件，但因您沒有連線至郵件伺服器， Evolution 尚未送出。

已傳送

已傳送郵件的預設資料夾。 

不使用

儲存已刪除的郵件。 

若要組織郵件，您可以建立資料夾，並將郵件從「收件匣」移動或複製到這些資料夾。關於如何使用資料夾的詳細資訊，請參閱下列各節說明。

開啟其他使用者的資料夾

如果您擁有適當的權限，便可以開啟其他使用者的資料夾。若要開啟其他使用者的資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「檔案」->「開啟其他使用者的資料夾」。

  2. 在「開啟其他使用者的資料夾」對話方塊中，輸入要開啟的資料夾資訊。下列表格說明的，是「開啟其他使用者的資料夾」對話方塊中的各項元素：

    元素 

    說明 

    帳號

    請使用下拉式清單，選取包含要開啟資料夾的電子郵件帳號。 

    使用者

    在欄位中輸入擁有所要開啟資料夾的使用者名稱。 或者，若要從連絡人清單中選取使用者，請按一下「使用者」按鈕。然後使用「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊，選取使用者。

    資料夾名稱

    請使用下拉式組合方塊，指定要開啟的資料夾名稱。 

  3. 按一下「確定」。

    若要關閉其他使用者的資料夾，請選擇「檔案 」-> 「移除其他使用者的資料夾」。

檢視資料夾的屬性

若要檢視本機系統的資料夾屬性，請開啟資料夾，然後選擇「檔案」-> 「資料夾」-> 「“資料夾名稱” 的屬性」。 您可以在「屬性」對話方塊檢視資料夾的屬性。

訂閱郵件伺服器上的資料夾

若要訂閱郵件伺服器上的資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」->「訂閱資料夾」。

  2. 在「資料夾訂閱」對話方塊中，輸入要訂閱的資料夾資訊。下列表格說明的，是「資料夾訂閱」對話方塊中的各項元素：

    元素 

    說明 

    伺服器

    請使用下拉式清單，選取含有您要訂閱之資料夾的郵件伺服器。 

    資料夾樹狀目錄 

    從樹狀結構中選取要訂閱的資料夾。 

    訂閱

    若要訂閱選取的資料夾，請按一下「訂閱」按鈕。

    取消訂閱

    若要取消訂閱選取的資料夾，請按一下「取消訂閱」按鈕。

變更資料夾格式

您可以將本機郵件資料夾的電子郵件格式變更為下列一種電子郵件格式：

小心 – 小心 –

如果在轉換格式時發生問題，您可能無法修復資料。

若要變更本機郵件資料夾的電子郵件格式，請執行下列步驟：

  1. 請在想要變更的資料夾上按一下右鍵，然後從即現式功能表中選擇 「屬性」。

  2. 請從「重新配置」對話方塊的「新儲存格式」 下拉式清單中，選取所需電子郵件格式。

  3. 若要在資料夾中為郵件內文內容加上索引，請選取「索引內文內容」選項。

將郵件移至資料夾

若要將郵件移至資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選取要移動的郵件，然後選擇「動作」-> 「移至資料夾」。

  2. 請使用「將郵件移至」對話方塊中的樹狀目錄，選取要移動郵件的資料夾。

    如果要建立新的資料夾，請按一下「新增」按鈕。此時便會顯示「建立新資料夾」對話方塊。如需詳細資訊，請參閱 新增資料夾。

  3. 按一下「確定」。

或者， 若要移動郵件，您可以從資料夾剪下郵件，然後貼上郵件至其他資料夾，方法如下：

  1. 選取要移動的郵件。

  2. 選擇「編輯」->「剪下」。

  3. 選取移動郵件的目的資料夾。

  4. 選擇「編輯」-> 「貼上」。

或者，請顯示資料夾窗格，然後將郵件拖曳到資料夾窗格中的資料夾內。

將郵件複製到資料夾

若要將郵件複製到資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選取要複製的郵件，然後選擇「動作」->「複製到資料夾」。

  2. 請使用「將郵件複製到」對話方塊中的樹狀目錄，選取要複製郵件的資料夾。

    如果要建立新的資料夾，請按一下「新增」按鈕。此時便會顯示「建立新資料夾」對話方塊。如需詳細資訊，請參閱 新增資料夾。

  3. 按一下「確定」。

或者， 若要複製郵件，您可以複製郵件，然後貼上郵件至其他資料夾，方法如下：

  1. 選取要複製的郵件。

  2. 選擇「編輯」-> 「複製」。

  3. 選取複製郵件的目的資料夾。

  4. 選擇「編輯」-> 「貼上」。

搜尋郵件

Evolution 可以讓您搜尋郵件。您可以搜尋個別郵件中的文字。您可以使用搜尋列，對資料夾中的所有郵件進行簡單地搜尋。例如，您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。

您也可以執行進階搜尋，以更複雜的條件搜尋。例如，您可以搜尋含有附件、已加上標幟，或是在特定日期收到的郵件。

您也可以先儲存搜尋，以便日後可以從「搜尋」功能表上使用這些搜尋。

搜尋郵件

若要搜尋郵件，請執行下列步驟：

  1. 開啟要搜尋的郵件。

    或者，請檢查是否已顯示預覽窗格，然後選取要搜尋的郵件。

  2. 選擇「編輯」->「搜尋郵件」。

  3. 在「在郵件內尋找」對話方塊的「尋找」 文字方塊中輸入要搜尋的文字。 如果在搜尋時要區分大小寫，請選取「區分大小寫」選項。

  4. 按一下「尋找」。郵件中相符的項目即會反白顯示。相符的總數會顯示於「在郵件內尋找」對話方塊。

  5. 若要關閉「在郵件內尋找」對話方塊，請按一下「關閉」。

搜尋資料夾中所有的郵件

若要搜尋資料夾中所有的郵件，請執行下列步驟：

  1. 顯示含有要搜尋郵件的資料夾。

  2. 從搜尋列的下拉式清單中，選取要搜尋的郵件元件。

  3. 在搜尋列上的文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

  4. 按一下「立即搜尋」按鈕。或者，請選擇「搜尋」-> 「立即搜尋」。郵件清單中便會顯示符合搜尋條件的郵件。

    若要儲存搜尋，請選擇「搜尋」-> 「儲存搜尋」。此時便會顯示「儲存搜尋」對話方塊。在「規則名稱」文字方塊中輸入搜尋名稱，然後按一下「確定」。

    若要清除搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件，請選擇「搜尋」-> 「清除」。或者，請按一下搜尋列上的「清除」按鈕。

執行進階搜尋

若要執行郵件的進階搜尋，請執行下列步驟：

  1. 顯示含有要搜尋郵件的資料夾。

  2. 選擇「搜尋」-> 「進階」。或者，請從搜尋列的下拉式清單中選取「進階」。

  3. 使用「進階搜尋」對話方塊的「如果」群組方塊，建立搜尋條件。 若要建立搜尋條件，請執行下列步驟：

    1. 從第一個下拉式清單中，選取要搜尋的郵件元件。例如，選取郵件內容便可以搜尋郵件內文中的文字。

    2. 從第二個下拉式清單中，選取郵件元件與搜尋文字之間的關係。例如，若要搜尋內容包含搜尋文字的郵件，請從第二個下拉式清單選取包含。

    3. 在文字方塊中輸入搜尋文字。這個文字並不會區分大小寫。

    4. 若要加入更多的條件，請按一下「新增」按鈕。若要移除條件，請按一下條件旁邊的「移除」按鈕。

  4. 請從「執行動作」下拉式清單中，選取適當的選項。選取下列任一項選項：

    • 如果符合任何條件：如果您要傳回符合任何條件的搜尋結果，請選取這個選項。

    • 如果符合全部條件：如果您僅要傳回符合全部條件的搜尋結果，請選取這個選項。

  5. 按一下「確定」，開始執行進階搜尋。符合條件的郵件會顯示在郵件清單中。

    或者，若要儲存搜尋，請在「規則名稱」文字方塊中輸入搜尋的名稱，然後按一下「儲存」。選擇「搜尋」-> 「搜尋名稱」「執行搜尋」。

    若要清除進階搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件，請選擇「搜尋」-> 「清除」。

使用搜尋編輯器

Evolution 還可以讓您儲存您的搜尋。儲存的搜尋會加入至「搜尋」功能表中，您可以從這個功能表上選擇搜尋。Evolution 也含有一個搜尋編輯器，您可以利用它新增、編輯和刪除搜尋。您也可以重新排列「搜尋」功能表上的搜尋順序。

新增搜尋

若要新增搜尋，請執行下列步驟：

  1. 選擇「搜尋」-> 「編輯儲存的搜尋結果」。

  2. 按一下「搜尋編輯器」對話方塊中的「新增」。

  3. 請在「新增規則」對話方塊中，輸入搜尋的資訊。下列表格說明的，是「新增規則」對話方塊中的各項元素：

    元素 

    說明 

    規則名稱

    請在這個文字方塊中，輸入搜尋的名稱。 

    新增

    請按一下這個按鈕，加入更多的條件。 

    執行動作

    請使用下拉式清單，指定是否讓搜尋傳回符合全部或任一項搜尋條件的郵件。 

    第一個下拉式清單 

    選取要在其中進行搜尋的郵件元件。 例如，選取「郵件內文」便可以搜尋郵件內文中的文字。

    第二個下拉式清單 

    請選取郵件元件與搜尋文字之間的關係。例如，若要搜尋內容包含搜尋文字的郵件，請從第二個下拉式清單選取包含。

    文字方塊 

    請輸入搜尋文字。這個文字並不會區分大小寫。 

    移除

    若要移除條件，請按一下條件旁邊的「移除」按鈕。

  4. 按一下「確定」。搜尋便會新增到「搜尋」功能表。

您也可以儲存使用搜尋列所執行的搜尋。關於詳細資訊，請參閱 搜尋資料夾中所有的郵件。您也可以使用「進階搜尋」對話方塊來儲存搜尋。關於詳細資訊，請參閱 執行進階搜尋。

編輯搜尋

若要編輯搜尋，請執行下列步驟：

  1. 選擇「搜尋」-> 「編輯儲存的搜尋結果」。

  2. 在 「搜尋編輯器」對話方塊中，選取要編輯的搜尋，然後按一下「編輯」。 此時便會顯示「編輯規則」對話方塊。請修改「編輯規則」對話方塊中的搜尋資訊。若需對話方塊中各項元素的詳細資訊，請參閱 新增搜尋。

  3. 按一下「確定」，儲存您所作的變更並關閉「編輯規則」對話方塊。

  4. 按一下「確定」，關閉「搜尋編輯器」對話方塊。

刪除搜尋

若要刪除搜尋，請執行下列步驟：

  1. 選擇「搜尋」-> 「編輯儲存的搜尋結果」。

  2. 在 「搜尋編輯器」對話方塊中，選取要刪除的搜尋，然後按一下「移除」。

  3. 按一下「確定」。搜尋便會從「搜尋」功能表上移除。

排列搜尋功能表上的搜尋

若要排列「搜尋」功能表上的搜尋，請執行下列步驟：

  1. 選擇「搜尋」-> 「編輯儲存的搜尋結果」。「搜尋編輯器」對話方塊所顯示搜尋的順序，會和「搜尋」功能表的順序相同。

  2. 選取要變更其位置的搜尋，然後按一下「上移」或「下移」按鈕，直到搜尋移動到您想要放置的位置為止。

  3. 按一下「確定」。「搜尋」功能表上搜尋結果的位置便會更新。

使用過濾器

您可以使用過濾器，對內送和外寄的電子郵件執行動作。例如，您可以建立一個過濾器，讓它在您從特定的地址接收郵件後，自動地將郵件移到特定資料夾。

請使用過濾器過濾垃圾電子郵件。例如，您可以建立一個過濾器來刪除由特定地址寄出的郵件。您也可以建立過濾器，刪除「主旨」欄位或郵件內文中含有特定名詞的郵件。

使用過濾器編輯器

您可以使用過濾器編輯器新增、編輯和刪除郵件過濾器。您也可以使用過濾器編輯器，重新排列過濾器在過濾器編輯器中的位置。

新增過濾器

若要新增過濾器，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」->「過濾器」。

  2. 請從「過濾器」對話方塊頂端的下拉式清單中，選取是否要將過濾器套用至內送或外寄電子郵件。

  3. 請按一下「新增」。

  4. 請在「新增規則」對話方塊中，輸入過濾器資訊。在對話方塊的頂端輸入過濾器的條件。下列表格說明的，是「新增規則」對話方塊頂端中的各項元素：

    元素 

    說明 

    規則名稱

    請在文字方塊中，輸入過濾器的名稱。 

    新增

    請按一下這個按鈕，新增更多的過濾器條件。 

    執行動作

    請使用下拉式清單，指定是否讓過濾器對符合全部或任一項條件的郵件執行動作。 

    第一個下拉式清單 

    選取做為條件的郵件元件。例如，若要讓過濾器在郵件內容中搜尋文字，請選取「郵件內文」。

    第二個下拉式清單 

    請選取郵件元件與搜尋文字之間的關係。例如，如果要讓過濾器搜尋內容包含搜尋文字的郵件，請從第二個下拉式清單中選取「包含」。

    文字方塊 

    請輸入搜尋文字。這個文字並不會區分大小寫。 

    移除

    若要移除條件，請按一下條件旁邊的「移除」按鈕。

  5. 請在對話方塊的底部，輸入符合條件時所要執行的動作。下列表格說明的，是「新增規則」對話方塊底部中的各項元素：

    元素 

    說明 

    新增

    請按一下這個按鈕，新增更多的過濾器動作。 

    下拉式清單 

    請從下拉式清單中選取要執行的動作。依據您選取的動作而定，下拉式清單旁邊也會出現不同的控制項。例如，當您選取「移至資料夾」動作時，清單旁邊也會出現相對的按鈕。按一下這個按鈕，可以開啟選取資料夾的對話方塊。

    移除

    若要移除動作，請按一下動作旁邊的「移除」按鈕。

  6. 完成過濾器資訊輸入後，請按一下「確定」 (位於「新增規則」對話方塊中)。

  7. 請按一下「確定」，關閉「過濾器」對話方塊。

註解 –

您可以建立過濾器，將符合條件的郵件複製到多個資料夾。

編輯過濾器

若要編輯過濾器，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」-> 「過濾器」。

  2. 請從「過濾器」對話方塊頂端的下拉式清單中，選取是否欲編輯之過濾器的適用對象為內送或外寄電子郵件。

  3. 選取要編輯的過濾器，然後按一下「編輯」。此時便會顯示「編輯規則」對話方塊。

  4. 請依需要修改對話方塊中過濾器的資訊。關於這個對話方塊的詳細資訊，請參閱 新增過濾器。

  5. 完成過濾器資訊修改後，請按一下「確定」 (位於「編輯規則」對話方塊中)。

  6. 請按一下「確定」，關閉「過濾器」對話方塊。

刪除過濾器

若要刪除過濾器，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」-> 「過濾器」。

  2. 請從「過濾器」對話方塊頂端的下拉式清單中，選取是否欲刪除之過濾器的適用對象為內送或外寄電子郵件。

  3. 選取要刪除的過濾器，然後按一下「移除」。

  4. 請按一下「確定」，關閉「過濾器」對話方塊。

變更過濾器的位置

若要變更「過濾器」對話方塊中過濾器的位置，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」->「過濾器」。

  2. 請從「過濾器」對話方塊頂端的下拉式清單中，選取是否欲移動之過濾器的適用對象為內送或外寄電子郵件。

  3. 選取要變更其位置的過濾器。

  4. 請按一下「上移」或「下移」按鈕，變更過濾器的位置。請重複這個步驟，直到過濾器位於正確的位置為止。

  5. 請按一下「確定」，關閉「過濾器」對話方塊。

從郵件建立過濾器

若要從郵件建立過濾器，請執行下列步驟：

  1. 選取郵件清單中要建立過濾器的郵件。

  2. 選擇「工具」-> 「建立郵件過濾器」，然後選擇下列任一個功能表項目：

    • 主旨過濾器：以選取郵件的主旨建立過濾器。

    • 寄件者過濾器：以選取郵件的寄件者建立過濾器。

    • 收件者過濾器：以選取郵件的收件者建立過濾器。

    • 郵件清單過濾器：以選取郵件「收件者」和「副本」欄位中的郵件清單建立過濾器。

    此時便會顯示「新增過濾器規則」對話方塊。對話方塊包含的過濾器條件，將依據所選擇的功能表項目而不同。

  3. 請依需要修改對話方塊中過濾器的資訊。關於這個對話方塊的詳細資訊，請參閱 新增過濾器。

  4. 按一下「確定」。過濾器便會新增到過濾器清單中。

將過濾器套用於選取的郵件

您可以將過濾器編輯器中所有的過濾器，套用於選取的郵件。您可以使用這個功能，檢查過濾器是否運作正常。

若要將過濾器套用於郵件，請執行下列步驟：

  1. 選取要套用過濾器的郵件。

  2. 選擇「動作」-> 「套用過濾器」。

如果郵件符合過濾器的條件，軟體便會執行與過濾器相關的動作。

使用虛擬資料夾

您可以利用虛擬資料夾，檢視位於數個資料夾中的郵件。虛擬資料夾便位於資料夾窗格的「虛擬資料夾」。若要顯示虛擬資料夾，請從資料夾窗格中的「虛擬資料夾」項目中選取虛擬資料夾。

如果資料夾窗格中沒有顯示虛擬資料夾，請選擇「檢視」-> 「資料夾列」。

使用虛擬資料夾，可以組織位於多個資料夾中的郵件。例如，假設您公司的產品名稱是 Lorem Ipsum。您的客戶是 Ximdom.Com。Ximdom.Com 的職員會定期寄送有關 Lorem Ipsum 以及其他產品的郵件給您。而您將這些郵件儲存在多個不同的資料夾中。

那麼，您就可以使用虛擬資料夾，組織從 Ximdom.Com 寄來關於 Lorem Ipsum 產品的郵件，以及和產品無關的郵件。若要使用這種方式組織郵件，您可能要建立下列的虛擬資料夾：

Ximdom.Com (Lorem Ipsum)

將所有資料夾中地址包含 @ximdom.com 以及郵件內容包含文字 lorem ipsum 的郵件顯示出來。

Ximdom.Com (其他)

將所有資料夾中地址包含 @ximdom.com，但郵件內容不包含文字 lorem ipsum 的郵件顯示出來。

您可以使用下列方式建立虛擬資料夾：

使用虛擬資料夾編輯器

您可以使用虛擬資料夾編輯器新增、編輯和刪除虛擬資料夾。您也可以使用虛擬資料夾編輯器，重新排列資料夾窗格中虛擬資料夾的位置。

新增虛擬資料夾

若要新增虛擬資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」->「虛擬資料夾編輯器」。

  2. 按一下「虛擬資料夾」對話方塊上的「新增」。

  3. 在「新增規則」對話方塊中，輸入虛擬資料夾的資訊。下列表格說明的，是「新增規則」對話方塊中的各項元素：

    元素 

    說明 

    規則名稱

    請在文字方塊中輸入虛擬資料夾的名稱。 

    新增

    請按一下這個按鈕，新增更多的條件到虛擬資料夾。 

    執行動作

    請使用下拉式清單，指定要加入虛擬資料夾的郵件是否必須符合全部或任一項條件。您可以選取下列選項：  

    • 如果符合全部條件：選取這個選項，可以指定郵件必須符合所有的搜尋條件。

    • 如果符合任何條件：選取這個選項，可以指定郵件必須至少符合一項搜尋條件。

    第一個下拉式清單 

    選取做為條件的郵件元件。例如，若要讓虛擬資料夾在郵件內容中搜尋文字，請選取「郵件內文」。

    第二個下拉式清單 

    請選取郵件元件與搜尋文字之間的關係。例如，如果要讓虛擬資料夾搜尋內容包含搜尋文字的郵件，請從第二個下拉式清單中選取「包含」。

    文字方塊 

    請輸入搜尋文字。這個文字並不會區分大小寫。 

    移除

    若要移除條件，請按一下條件旁邊的「移除」按鈕。

    虛擬資料夾來源

    請從下拉式清單中，選取要建立虛擬資料夾的資料夾 。選取下列任一項選項： 

    • 特定的資料夾即可：選取這個選項，可以從指定的資料夾建立虛擬資料夾。

      若要指定資料夾，請按一下「新增」。從「選取資料夾」對話方塊中選取要新增的資料夾，然後按一下「確定」。

      若要移除資料夾，請選取資料夾，然後按一下「移除 」。

    • 包括全部本機資料夾：選取這個選項，可以從本機系統上的所有資料夾建立虛擬資料夾。

    • 包括全部可用的遠端資料夾：選取這個選項，可以從您連線之郵件伺服器上的所有資料夾建立虛擬資料夾。

    • 包括全部本機及可用的遠端資料夾：選取這個選項，可以從下列項目建立虛擬資料夾：

      • 本機系統上的所有資料夾。

      • 您連線之郵件伺服器上的所有資料夾。

  4. 完成虛擬資料夾資訊的輸入後，請按一下「確定」 (位於「新增規則」對話方塊中)。

  5. 請按一下「確定」，關閉「虛擬資料夾」對話方塊。

編輯虛擬資料夾

若要編輯虛擬資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。

  2. 在 「虛擬資料夾」對話方塊中，選取要編輯的虛擬資料夾，然後按一下「編輯」。

  3. 「編輯規則」對話方塊中，依需要修改虛擬資料夾的詳細資料在。 若需對話方塊的詳細資訊，請參閱 新增虛擬資料夾。

  4. 完成虛擬資料夾資訊的修改後，請按一下「確定」 (位於「編輯規則」對話方塊中)。

  5. 請按一下「確定」，關閉「虛擬資料夾」對話方塊。

刪除虛擬資料夾

若要刪除虛擬資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。

  2. 在 「虛擬資料夾」對話方塊中，選取要刪除的虛擬資料夾，然後按一下「移除」。

  3. 請按一下「確定」，關閉「虛擬資料夾」對話方塊。

變更虛擬資料夾的位置

若要變更資料夾窗格中虛擬資料夾的位置，請執行下列步驟：

  1. 選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。

  2. 在 「虛擬資料夾」對話方塊中，選取要變更位置的虛擬資料夾。

  3. 按一下「上移」或「下移」按鈕，變更虛擬資料夾的位置。請重複這個步驟，直到虛擬資料夾位於正確的位置為止。

  4. 請按一下「確定」，關閉「虛擬資料夾」對話方塊。

從郵件建立虛擬資料夾

若要從郵件建立虛擬資料夾，請執行下列步驟：

  1. 選取郵件清單中要建立虛擬資料夾的郵件。

  2. 選擇「工具」-> 「從郵件建立虛擬資料夾」，然後選擇下列任一個功能表項目：

    • 從主旨建立虛擬資料夾：從選取郵件的主旨建立虛擬資料夾。

    • 寄件者虛擬資料夾：以選取郵件的寄件者建立虛擬資料夾。

    • 收件者虛擬資料夾：以選取郵件的收件者建立虛擬資料夾。

    • 郵件清單虛擬資料夾：以選取郵件的「收件者」和「副本」欄位中的郵件清單建立虛擬資料夾。

    此時便會顯示「新增虛擬資料夾」對話方塊。對話方塊包含的虛擬資料夾條件，將依據所選擇的功能表項目而不同。

  3. 請依需要修改對話方塊中的虛擬資料夾資訊。關於對話方塊的詳細資訊，請參閱 新增虛擬資料夾。

  4. 按一下「確定」。虛擬資料夾便會新增到資料夾窗格中的虛擬資料夾清單。

從搜尋結果建立虛擬資料夾

若要從搜尋結果建立虛擬資料夾，請執行下列步驟：

  1. 從要建立虛擬資料夾的位置開始執行搜尋。關於詳細資訊，請參閱 搜尋郵件。

  2. 執行搜尋後，請選擇「搜尋」-> 「從搜尋建立虛擬資料夾」。此時便會顯示新增虛擬資料夾對話方塊。這個對話方塊會包含剛剛所執行之搜尋的搜尋條件。

  3. 請依需要修改對話方塊中的虛擬資料夾資訊。關於對話方塊的詳細資訊，請參閱 新增虛擬資料夾。

  4. 按一下「確定」。虛擬資料夾便會新增到資料夾窗格中的虛擬資料夾清單。