您可以利用虛擬資料夾,檢視位於數個資料夾中的郵件。虛擬資料夾便位於資料夾窗格的「虛擬資料夾」。若要顯示虛擬資料夾,請從資料夾窗格中的「虛擬資料夾」項目中選取虛擬資料夾。
如果資料夾窗格中沒有顯示虛擬資料夾,請選擇「檢視」-> 「資料夾列」。
使用虛擬資料夾,可以組織位於多個資料夾中的郵件。例如,假設您公司的產品名稱是 Lorem Ipsum。您的客戶是 Ximdom.Com。Ximdom.Com 的職員會定期寄送有關 Lorem Ipsum 以及其他產品的郵件給您。而您將這些郵件儲存在多個不同的資料夾中。
那麼,您就可以使用虛擬資料夾,組織從 Ximdom.Com 寄來關於 Lorem Ipsum 產品的郵件,以及和產品無關的郵件。若要使用這種方式組織郵件,您可能要建立下列的虛擬資料夾:
將所有資料夾中地址包含 @ximdom.com 以及郵件內容包含文字 lorem ipsum 的郵件顯示出來。
將所有資料夾中地址包含 @ximdom.com,但郵件內容不包含文字 lorem ipsum 的郵件顯示出來。
您可以使用下列方式建立虛擬資料夾:
使用虛擬資料夾編輯器。
使用郵件清單中的郵件,自動產生虛擬資料夾。
執行搜尋,然後使用搜尋結果自動產生虛擬資料夾。
您可以使用虛擬資料夾編輯器新增、編輯和刪除虛擬資料夾。您也可以使用虛擬資料夾編輯器,重新排列資料夾窗格中虛擬資料夾的位置。
若要新增虛擬資料夾,請執行下列步驟:
選擇「工具」->「虛擬資料夾編輯器」。
按一下「虛擬資料夾」對話方塊上的「新增」。
在「新增規則」對話方塊中,輸入虛擬資料夾的資訊。下列表格說明的,是「新增規則」對話方塊中的各項元素:
完成虛擬資料夾資訊的輸入後,請按一下「確定」 (位於「新增規則」對話方塊中)。
請按一下「確定」,關閉「虛擬資料夾」對話方塊。
若要編輯虛擬資料夾,請執行下列步驟:
選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。
在 「虛擬資料夾」對話方塊中,選取要編輯的虛擬資料夾,然後按一下「編輯」。
「編輯規則」對話方塊中,依需要修改虛擬資料夾的詳細資料在。 若需對話方塊的詳細資訊,請參閱 新增虛擬資料夾。
完成虛擬資料夾資訊的修改後,請按一下「確定」 (位於「編輯規則」對話方塊中)。
請按一下「確定」,關閉「虛擬資料夾」對話方塊。
若要刪除虛擬資料夾,請執行下列步驟:
選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。
在 「虛擬資料夾」對話方塊中,選取要刪除的虛擬資料夾,然後按一下「移除」。
請按一下「確定」,關閉「虛擬資料夾」對話方塊。
若要變更資料夾窗格中虛擬資料夾的位置,請執行下列步驟:
選擇「工具」-> 「虛擬資料夾編輯器」。
在 「虛擬資料夾」對話方塊中,選取要變更位置的虛擬資料夾。
按一下「上移」或「下移」按鈕,變更虛擬資料夾的位置。請重複這個步驟,直到虛擬資料夾位於正確的位置為止。
請按一下「確定」,關閉「虛擬資料夾」對話方塊。
若要從郵件建立虛擬資料夾,請執行下列步驟:
選取郵件清單中要建立虛擬資料夾的郵件。
選擇「工具」-> 「從郵件建立虛擬資料夾」,然後選擇下列任一個功能表項目:
從主旨建立虛擬資料夾:從選取郵件的主旨建立虛擬資料夾。
寄件者虛擬資料夾:以選取郵件的寄件者建立虛擬資料夾。
收件者虛擬資料夾:以選取郵件的收件者建立虛擬資料夾。
郵件清單虛擬資料夾:以選取郵件的「收件者」和「副本」欄位中的郵件清單建立虛擬資料夾。
此時便會顯示「新增虛擬資料夾」對話方塊。對話方塊包含的虛擬資料夾條件,將依據所選擇的功能表項目而不同。
請依需要修改對話方塊中的虛擬資料夾資訊。關於對話方塊的詳細資訊,請參閱 新增虛擬資料夾。
按一下「確定」。虛擬資料夾便會新增到資料夾窗格中的虛擬資料夾清單。
若要從搜尋結果建立虛擬資料夾,請執行下列步驟: