本章的資訊是說明如何使用 Ximian Evolution
行事曆。
您可以使用行事曆安排約會、會議和工作。 本章將說明本機行事曆的功能。 Sun Java System 行事曆伺服器
中大部分的功能與本機行事曆大致相同。 請參閱第 9章, 使用 Sun Java System 行事曆伺服器帳號與資料夾,有關本機行事曆與 Java System 行事曆伺服器
的行事曆之間差異的更多資訊。
圖 6–1 顯示的是一個典型的行事曆視窗。
行事曆視窗含有下列窗格:
窗格 |
說明 |
---|---|
排程窗格 |
排程窗格是行事曆視窗中最大的窗格。 排程窗格會以指定的檢視,顯示選取日期的行程。 |
日期窗格 |
位於行事曆視窗的右上方區域,日期窗格會以深色數字來顯示目前月份的所有日期。 如果選擇顯示上個月份和下個月份的日期的話,則會以淺色數字顯示。 至於今天的日期,則會加上紅色的方框。 已排定約會的日期,會以粗體字顯示。 目前選取的日期則會反白顯示。 |
工作窗格 |
位於行事曆視窗的右下方區域,工作窗格會顯示預設工作資料夾中的工作清單。 |
您可以變更 Evolution
顯示排程的檢視方式,如下所示:
檢視 |
說明 |
---|---|
「檢視」->「目前的檢視」->「日檢視」 |
顯示單日的排程。 根據預設, |
「檢視」->「目前的檢視」->「工作週檢視」 |
顯示工作週的排程。 根據預設,這個檢視會顯示星期一至星期五的排程。 |
「檢視」->「目前的檢視」->「週檢視」 |
顯示一週的排程。 |
「檢視」->「目前檢視」->「月檢視」 |
顯示一個月的排程。 |
Evolution
會自動顯示當日的排程。 您也可以瀏覽至另一個日期,顯示該日期的排程。
執行下列步驟:
選擇「檢視」->「移至指定日期」,顯示「移至指定日期」對話方塊。
請使用月下拉式清單選取月份。
使用年旋轉方塊選取年份;或者,請在文字方塊中輸入年份。 Evolution
便會在「移至指定日期」對話方塊的主區段中,顯示所指定月份的日期。
請選取您想要看的日期。 Evolution
便會關閉「移至指定日期」對話方塊,然後顯示該選取日期的排程。
選擇「檢視」->「移至今日」。
您可以使用「行事曆」,建立一個全天約會或是一個短期的約會。 您也可以建立單獨的約會,或是一系列的約會。
執行下列步驟:
選擇「檔案」->「新增」->「約會」。
請在「約會」標籤區段中,輸入約會的詳細資訊。 下列表格說明的,是「約會」標籤區段中的各項元素:
如果要排程一項警示來提醒您有關約會的事宜,請按一下「提醒」標籤。 下表將說明提醒標籤區段上的元素:
元素 |
說明 |
---|---|
基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
顯示郵件 |
請從下拉式清單中選取下列任一個通知類型:
|
時間單位旋轉方塊 |
請使用這個旋轉方塊,指定時間單位數目。 |
分 |
請從下拉式清單中選取下列任一個時間單位類型:
|
之前 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項:
|
約會開始 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項:
|
選項 |
按一下「選項」按鈕,顯示「提醒選項」對話方塊。 請參閱提醒選項對話方塊 。 |
提醒清單 |
這個元素會顯示替目前選取的約會所設定的提醒。 |
新增 |
按一下「新增」 可將特定的警示項目新增到「提醒」清單 |
移除 |
按一下「移除」可從「提醒」清單移除選取的警示項目。 |
Evolution
會使用不同來源的時區設定。 在每一個這類來源中,時區必須設定成同樣的值才能讓提醒正確運作。 有關如何設定時區的更多資訊,請參閱設定行事曆與工作喜好設定 。
如果要儲存約會,請選擇「檔案」->「儲存」。
如果要儲存約會然後關閉「約會」視窗,請選擇「檔案」->「儲存後關閉」。
如果要將約會儲存至一個檔案中,請選擇「檔案 」->「另存新檔」,顯示「另存新檔」視窗。 輸入檔案名稱, 然後按一下「確定」。
如果要關閉「約會」視窗但不儲存約會,請選擇「檔案」->「關閉」。
如果要預覽約會的詳細資訊,請選擇「檔案」->「預覽列印」。
如果要列印約會的詳細資訊,請選擇「檔案」->「列印」。
您可以使用「提醒選項」對話方塊,指定提醒的額外選項 。 下列表格說明的,是「提醒選項」對話方塊中的各項元素:
元素 |
說明 |
---|---|
重複提醒 |
選取這個選項,可以多次顯示提醒。 |
提醒間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定重複提醒的次數。 |
每次間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定每次重複提醒間的時間單位數。 |
分 |
|
文字方塊 |
|
執行下列步驟:
選擇「檔案」->「新增」->「全天約會」。 接著便會顯示「約會」視窗, 其中的「全天事件」選項業已選取。 除了沒有顯示開始時間和結束時間以外,「約會」視窗和選擇「檔案」->「新增」->「約會」後所顯示的視窗類似。
請在「約會」視窗中,如建立單獨的約會 中說明的方式,輸入適當的資訊。
選擇「檔案」->「儲存後關閉」。 Evolution
會儲存全天約會,然後關閉「約會」視窗。
執行下列步驟:
如建立單獨的約會 中所說明的方式,建立一個約會。
在「約會」視窗中,按一下「週期性」標籤,顯示「週期性」標籤區段。 下列表格說明的,是「週期性」標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
---|---|
基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
週期性規則 |
|
每次間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定一連串約會中每次約會間隔的時間單位數。 |
日 |
|
永遠 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項,指定一連串約會的結束時間:
|
例外 |
請使用這個下拉式組合方塊,指定您不想安排約會的日期。 |
新增 |
按一下「新增」可將特定的日期新增到例外清單。 |
修改 |
按一下「修改」按鈕,可以變更例外清單中選取的日期。 |
移除 |
按一下「移除」按鈕,可以移除例外清單中選取的日期。 |
預覽 |
「預覽」區段顯示了目前月份中所有的日期。 目前的日期會加上紅色的框。 已安排約會的日期會以粗體顯示。 圖 6–2 顯示典型的「預覽」 區段。 按一下「預覽」區段中月份名稱左邊的左箭頭,顯示上一個月份。 按數次左箭頭可以捲回至前幾個月份。 按一下「預覽」區段中月份名稱右邊的右箭頭,顯示下一個月份。 按數次右箭頭可以捲至後幾個月份。 |
選擇「檔案」->「儲存後關閉」。 Evolution
會儲存這一連串的約會, 然後關閉「約會」視窗。
您可以刪除單獨的約會、一連串的約會,也可以刪除一連串約會中的任一個約會。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的約會,開啟「約會」視窗。
選擇「檔案」->「刪除」。
如果出現確認通知,請按一下「是」。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的任一個約會,開啟「約會」視窗。
選擇「檔案」->「刪除」。
如果出現確認通知,請按一下「是」。
執行下列步驟:
選擇「檢視」->「目前檢視」->「日檢視」。
在排程窗格中,於您要刪除的約會上按滑鼠右鍵。
選擇快顯功能表的「刪除這個事件」。
您可以使用 Evolution
建立會議、邀請其他人參加會議,以及預約會議必要的資源。
執行下列步驟:
選擇「檔案」->「新增」->「會議」。 「約會」視窗便會顯示,非常類似當您選擇「檔案」->「開啟新檔」->「約會」時出現的視窗,不同之處在於,這個視窗有兩個額外的標籤: 「會議排程」和「會議」。
在「約會」、「提醒」和「週期性」標籤 (位於「約會」視窗) 中,請依建立單獨的約會 和建立週期性約會 中的說明,輸入適當的資訊。
如果要輸入更多的會議資訊,請按一下「會議」標籤,顯示「會議」標籤區段。
從「召集人」下拉式清單中,選取會議的召集人。
Evolution
會自動在「召集人」文字方塊中,輸入目前使用者的名稱。 如果您擁有數個 Evolution
帳號,請從下拉式清單中選取適當的帳號。
會議的到會者會以表格形式列出。 會議到會者的表格預設含有下列欄位,從左到右分別是:
按一下「傳回」,可以將新增的項目加入到會者清單。
如果要刪除清單中的到會者,請在清單中的項目上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇「刪除」。
關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視,或建立目前檢視的詳細資訊,請參閱檢視的使用方法 。
按一下「邀請其他人」按鈕,可以在表格中建立新的項目。 Evolution
也會顯示「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊,讓您選取到會者。
請按一下「會議排程」標籤,顯示「會議排程」標籤區段。 您可以使用「會議排程」標籤區段,識別何時所有到會者都有空閒參加會議,以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。 下列表格說明的,是「會議排程」標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
---|---|
到會者清單 |
顯示會議到會者的清單。 這個到會者清單和「會議」標籤區段中的清單相同,唯一的差別是不會顯示「角色」和「RSVP」欄。 您可以根據檢視的使用方法 中的說明,自訂這個表格的內容。 |
圖例 |
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排程 |
顯示每位會議到會者的排程。 目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色,所有其他的時間區段則為深色的背景。 每一位到會者的空閒或忙碌時間,是由方形的色框表示。 |
邀請其他人 |
按一下「邀請其他人」按鈕,可以在到會者清單中建立新的項目。 |
選項 |
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<< 按鈕 |
按一下 << 按鈕,會反白顯示排程中符合所選取「自動選擇」條件的上一個時段。 |
自動選擇 |
按一下「自動選擇」按鈕,會顯示含有下列功能表項目的快顯功能表:
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>> 按鈕 |
按一下 >> 按鈕,會反白顯示排程中符合所選取「自動選擇」條件的下一個時段。 |
會議開始時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的開始日期和時間。 |
會議結束時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的結束日期和時間。 |
選擇「檔案」->「儲存後關閉」。 Evolution
會先建立會議,然後詢問您是否要傳送會議資訊。
請按一下「是」,傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。
按一下「否」,則會儲存會議資訊,但不會傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。 您可以依照傳送會議資訊 中的說明,稍後再傳送會議資訊。
如果要傳送會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟「約會」視窗。
選擇「動作」->「以 iCalendar 轉寄」,顯示電子郵件內容視窗,這個視窗和「收件匣」的撰寫郵件視窗類似。 Evolution
會自動在「主旨」文字方塊和郵件內容區域中插入文字。 Evolution
會將會議資訊輸入於郵件內文中。
請在「收件者」欄位中,輸入要傳送會議資訊的電子郵件地址。 如果要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。
關於郵件視窗中元素的詳細資訊,請參閱傳送新的郵件 。
選擇「檔案」->「傳送」,可以將會議資訊傳送給指定的電子郵件地址。
選擇「檔案」->「關閉」,可以關閉「約會」視窗。
您可以取消會議,或撤銷給個別到會者的會議邀請。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟「約會」視窗。
選擇「動作」->「取消會議」,顯示確認通知。
按一下「是」可以取消會議。 Evolution
會傳送一個取消通知給指定的電子郵件地址。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟「約會」視窗。
請按一下「會議」標籤,顯示「會議」標籤區段。
在要撤銷邀請的到會者上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇 「刪除」。 Evolution
會從到會者清單中刪除該到會者。
請對每一位想撤銷邀請的到會者,重複這個步驟。
選擇「檔案」->「儲存後關閉」。 Evolution
會詢問您,是否要傳送更新過的會議資訊。
請按一下「是」,傳送更新後的會議資訊給指定的電子郵件地址。
主旨為「取消:行事曆資訊」的郵件會傳送給邀請被撤銷的到會者。
另外,也會傳送一封主旨為 Calendar information 的郵件,給仍保留在到會者清單上的到會者。
按一下「否」,則會儲存更新過的會議資訊,但不會傳送郵件給指定的電子郵件地址。
Evolution 會將會議邀請做為電子郵件的附件,傳送到您的「收件匣」。 如果要回覆會議邀請,請執行下列步驟:
開啟附加該會議邀請的電子郵件。
請依照檢視郵件的附件 中的說明,檢視郵件的附件以開啟會議邀請。
選取下列任一項選項:
接受
暫時接受
婉拒
如果您接受這項邀請,Evolution
便會在您關閉會議邀請時,將這個事件加入您的行事曆。
選取 RSVP 選項,可以回覆會議召集人。
如果您選取「RSVP」選項,Evolution
會在您關閉會議邀請時,傳送電子郵件給會議召集人,並將您回覆的詳細內容載明於郵件中。
如果您沒有選取「RSVP」選項,Evolution
就不會傳送回覆給會議召集人。
按一下行事曆按鈕,可以顯示快顯功能表,並列出您的行事曆資料夾。 請選取要儲存邀請資訊的行事曆。
按一下「確定」,關閉會議邀請。
關閉電子郵件。
當會議到會者回覆您的會議邀請時,您便會收到一封附加回覆的電子郵件。 如果要依據回覆更新會議,請執行下列步驟:
開啟已附加回覆的電子郵件。
請依照檢視郵件的附件 中的說明,檢視郵件的附件以開啟邀請回覆。
按一下「確定」,關閉回覆。 Evolution
會依據回覆的資訊,更新到會者清單。
關閉電子郵件。
當您接受了會議邀請,會議便會加入您的行事曆。 您應該檢查會議的詳細資訊是否仍然是最新的。 如果要檢查會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟「約會」視窗。
選擇「動作」->「重新整理會議」,傳送電子郵件給會議召集人。 電子郵件的主旨是「重新整理: 行事曆資訊」。
召集人便會決定是否要傳送最新的會議資訊給您。
只有召集人才可以變更會議資訊。 任何會議到會者所執行的變更,都將被忽略。
您可以為帳號發佈空閒或忙碌資訊,讓網路上的其他使用者可以在召集會議時,查詢您帳號的排程。
選擇「動作」->「發佈空閒/忙碌資訊」,顯示「行事曆資訊」視窗。 「行事曆資訊」視窗是一個電子郵件視窗,這個視窗與「收件匣」的「撰寫郵件」視窗類似。 Evolution
會自動在「主旨」文字方塊和郵件內容區域中插入文字。 Evolution
會將空閒或忙碌資訊做為電子郵件的附件。
請在「收件者」文字方塊中,輸入要傳送空閒或忙碌資訊的電子郵件地址。 如果要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。
或者,也可以按一下「收件者」按鈕。 然後使用「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊選取地址。
關於「行事曆資訊」視窗中元素的詳細資訊,請參閱 傳送新的郵件 。
選擇「檔案」->「傳送」,可以將空閒或忙碌資訊傳送給指定的電子郵件地址。