本章資訊說明如何使用電子郵件和行事曆
搭配 Microsoft Exchange
帳號。
您可以使用電子郵件和行事曆
來處理 Exchange
資訊。從電子郵件和行事曆
使用 Exchange
時,資料是儲存在 Exchange
伺服器,而不是本機系統。
可以從電子郵件和行事曆
處理的 Exchange
資料夾類型有下列幾種:
行事曆
聯絡人
電子郵件
工作
您可以一次只啟用電子郵件和行事曆
中的一個 Exchange
帳號。如需有關如何在電子郵件和行事曆
中配置 Exchange
帳號的詳細資訊,請參閱第 2 章, 入門。
從電子郵件和行事曆
使用 Exchange
時,有些功能的運作方式會有所不同,特別是跟 Exchange
資料夾和本機資料夾相關的部份。下表摘要列出功能上的差異:
功能 |
Exchange 資料夾 |
本機資料夾 |
---|---|---|
儲存來自電子郵件訊息的約會和聯絡人 |
項目儲存在適當的 |
項目不是儲存在本機資料夾。 |
將個人數位助理 (PDA) 與 |
項目已與 |
項目未與本機資料夾同步化。 |
約會和會議的提醒 |
在您啟動 |
不需要啟動 |
登入 Exchange
帳號,然後按一下 GAL,GAL 並不會顯示聯絡人。這樣可以降低通用類別目錄伺服器的工作負荷量。若要在 GAL 中檢視聯絡人,請執行搜尋。如需有關如何搜尋聯絡人的詳細資訊,請參閱搜尋聯絡人。
在電子郵件和行事曆
中配置 Exchange
帳號時,會將帳號新增到資料夾窗格中。
啟動電子郵件和行事曆
時,會收到要求帳號密碼的提示。如果密碼輸入正確,資料夾窗格就會顯示出帳號,而您就可以顯示資料夾的內容。
Exchange
中的功能,可以讓您授予其他使用者存取 Exchange
帳號的權限。將這項權限指派給其他使用者時,該使用者即為代理人。您可以啟用代理人,為您執行下列工作:
代表您讀取電子郵件及傳送郵件。
檢視約會、新增約會以及更新現有的約會。
檢視工作、新增工作以及更新現有的工作。
檢視聯絡人、新增聯絡人以及更新現有的聯絡人。
如果先前尚未以 Microsoft Outlook
使用過 Exchange
帳號,電子郵件和行事曆
中的代理人功能就無法正常運作。當您選擇 [工具] -> [設定],然後按一下 Exchange 的委任時,就會顯示 [讀取代理人名單時發生錯誤] 訊息。
如果您計劃從 Outlook
遷移到電子郵件和行事曆
,並希望使用代理人功能,則必須在遷移前先於 Outlook
中指定所有代理人選項。
如果您無法使用代理人功能,可以改為在資料夾上設定其他使用者的權限。然後,該使用者就可以在自己的資料夾窗格中開啟資料夾。如需有關如何設定資料夾存取權限的詳細資訊,請參閱設定資料夾的存取許可權。如需有關如何開啟其他使用者的資料夾的詳細資訊,請參閱開啟另一個使用者的資料夾。
執行下列步驟:
選擇 [工具] -> [設定]。
在左窗格中,按一下 Exchange 的委任。
在委派給其他人標籤區段中,按一下 [增加]。
在選取使用者對話方塊的委派給欄位中,輸入使用者名稱。或者,若要從 GAL 或聯絡人清單中選取使用者,請按一下 [通訊錄] 按鈕。然後使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊選取使用者。
按一下選取使用者對話方塊的 [確定],指派使用者為代理人。
按一下設定對話方塊上的 [確定]。
執行下列步驟:
選擇 [工具] -> [設定]。
在左窗格中,按一下 Exchange 的委任。
在委派給其他人標籤區段中,選取您要修改其權限的代理人,然後按一下 [編輯]。
在<使用者名稱>的權限對話方塊中,為行事曆、聯絡人、收件匣和工作資料夾選取代理人權限。從每個資料夾下方的下拉式清單中,選取代理人的角色。每個角色都有一組關聯的權限。舉例來說,如果選取的是作者角色,代理人就可以讀取資料夾內容並新增資料夾項目。
選取代理人可以查看私人郵件選項,則可以讓代理人檢視分類為私人的約會、會議和工作。
按一下使用者名稱的權限對話方塊中 [確定]。
按一下 [設定] 對話方塊中的確定。
執行下列步驟:
選擇 [工具] -> [設定]。
在左窗格中,按一下Exchange 的委任。
在委派給其他人標籤區段中,選取您要移除的代理人,然後按一下 [移除]。
按一下確認對話方塊中的 [是]。
按一下 [設定] 對話方塊上的確定。
執行下列步驟:
選擇 [工具] -> [設定]。
在左窗格中,按一下Exchange 的委任。
按一下擔任代理人標籤。標籤區段中的表格顯示您做為其代理人的使用者清單。
如果您想要代表使用者傳送電子郵件訊息,請選取該使用者旁邊的核取方塊。撰寫郵件時,您可以從寄件者下拉式清單中,選取該使用者的電子郵件地址。
按一下 [關閉],關閉設定對話方塊。
執行下列步驟:
在資料夾上按一下右鍵,然後從快顯功能表選擇 [許可權]。
使用資料夾名稱的許可權對話方塊來設定存取許可權。下表說明資料夾許可權對話方塊中的各項元素:
按一下 [確定] 儲存變更並關閉對話方塊。
不在辦公室訊息,是在有人傳送郵件給您,而您無法回覆時,由 Exchange
伺服器自動傳送的電子郵件訊息。每當有人傳送郵件給您時,就會傳送一次不在辦公室訊息給寄件者。
執行下列步驟:
選擇 [工具] -> [設定]。
在左窗格中,按一下Exchange 的委任。
若要指出您不在辦公室,請選取我目前不在辦公室選項。
若要指出您正在辦公室,請選取我目前正在辦公室選項。
在不在辦公室文字區域中,請鍵入不在辦公室訊息。
按一下 [確定]。
如果選取的是我目前不在辦公室選項,您下次登入 Exchange
帳號時,便會顯示不在辦公室助理對話方塊。對話方塊會詢問您是否要變更不在辦公室狀態。若要變更為在辦公室狀態,請按一下 [是,變更狀態] 按鈕。若要保留不在辦公室狀態,請按一下 [不,不要變更狀態] 按鈕。