第 10 章 使用 Microsoft Exchange 帳號

本章資訊說明如何使用電子郵件和行事曆搭配 Microsoft Exchange 帳號。

Exchange 搭配使用電子郵件和行事曆簡介

您可以使用電子郵件和行事曆來處理 Exchange 資訊。從電子郵件和行事曆使用 Exchange 時，資料是儲存在 Exchange 伺服器，而不是本機系統。

可以從電子郵件和行事曆處理的 Exchange 資料夾類型有下列幾種：

• 行事曆

• 聯絡人

• 電子郵件

• 工作

您可以一次只啟用電子郵件和行事曆中的一個 Exchange 帳號。如需有關如何在電子郵件和行事曆中配置 Exchange 帳號的詳細資訊，請參閱第 2 章, 入門。

Exchange 資料夾及本機資料夾之間的功能差異

從電子郵件和行事曆使用 Exchange 時，有些功能的運作方式會有所不同，特別是跟 Exchange 資料夾和本機資料夾相關的部份。下表摘要列出功能上的差異：

功能	Exchange 資料夾	本機資料夾
儲存來自電子郵件訊息的約會和聯絡人	項目儲存在適當的 Exchange 資料夾。	項目不是儲存在本機資料夾。
將個人數位助理 (PDA) 與電子郵件和行事曆同步化	項目已與 Exchange 資料夾同步化。	項目未與本機資料夾同步化。
約會和會議的提醒	在您啟動電子郵件和行事曆之前，提醒不會運作。	不需要啟動電子郵件和行事曆，提醒就會運作。

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注意 –

登入 Exchange 帳號，然後按一下 GAL，GAL 並不會顯示聯絡人。這樣可以降低通用類別目錄伺服器的工作負荷量。若要在 GAL 中檢視聯絡人，請執行搜尋。如需有關如何搜尋聯絡人的詳細資訊，請參閱搜尋聯絡人。

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登入 Exchange 帳號

在電子郵件和行事曆中配置 Exchange 帳號時，會將帳號新增到資料夾窗格中。

啟動電子郵件和行事曆時，會收到要求帳號密碼的提示。如果密碼輸入正確，資料夾窗格就會顯示出帳號，而您就可以顯示資料夾的內容。

指派代理人權限

Exchange 中的功能，可以讓您授予其他使用者存取 Exchange 帳號的權限。將這項權限指派給其他使用者時，該使用者即為代理人。您可以啟用代理人，為您執行下列工作：

• 代表您讀取電子郵件及傳送郵件。

• 檢視約會、新增約會以及更新現有的約會。

• 檢視工作、新增工作以及更新現有的工作。

• 檢視聯絡人、新增聯絡人以及更新現有的聯絡人。

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注意 –

如果先前尚未以 Microsoft Outlook 使用過 Exchange 帳號，電子郵件和行事曆中的代理人功能就無法正常運作。當您選擇 [工具] -> [設定]，然後按一下 Exchange 的委任時，就會顯示 [讀取代理人名單時發生錯誤] 訊息。

如果您計劃從 Outlook 遷移到電子郵件和行事曆，並希望使用代理人功能，則必須在遷移前先於 Outlook 中指定所有代理人選項。

如果您無法使用代理人功能，可以改為在資料夾上設定其他使用者的權限。然後，該使用者就可以在自己的資料夾窗格中開啟資料夾。如需有關如何設定資料夾存取權限的詳細資訊，請參閱設定資料夾的存取許可權。如需有關如何開啟其他使用者的資料夾的詳細資訊，請參閱開啟另一個使用者的資料夾。

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配置使用者為代理人

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具] -> [設定]。

2. 在左窗格中，按一下 Exchange 的委任。

3. 在委派給其他人標籤區段中，按一下 [增加]。

4. 在選取使用者對話方塊的委派給欄位中，輸入使用者名稱。或者，若要從 GAL 或聯絡人清單中選取使用者，請按一下 [通訊錄] 按鈕。然後使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊選取使用者。

5. 按一下選取使用者對話方塊的 [確定]，指派使用者為代理人。

6. 按一下設定對話方塊上的 [確定]。

指定存取權限給代理人

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具] -> [設定]。

2. 在左窗格中，按一下 Exchange 的委任。

3. 在委派給其他人標籤區段中，選取您要修改其權限的代理人，然後按一下 [編輯]。

4. 在＜使用者名稱＞的權限對話方塊中，為行事曆、聯絡人、收件匣和工作資料夾選取代理人權限。從每個資料夾下方的下拉式清單中，選取代理人的角色。每個角色都有一組關聯的權限。舉例來說，如果選取的是作者角色，代理人就可以讀取資料夾內容並新增資料夾項目。

5. 選取代理人可以查看私人郵件選項，則可以讓代理人檢視分類為私人的約會、會議和工作。

6. 按一下使用者名稱的權限對話方塊中 [確定]。

7. 按一下 [設定] 對話方塊中的確定。

移除代理人

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具] -> [設定]。

2. 在左窗格中，按一下Exchange 的委任。

3. 在委派給其他人標籤區段中，選取您要移除的代理人，然後按一下 [移除]。

4. 按一下確認對話方塊中的 [是]。

5. 按一下 [設定] 對話方塊上的確定。

檢視您做為其代理人的使用者

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具] -> [設定]。

2. 在左窗格中，按一下Exchange 的委任。

3. 按一下擔任代理人標籤。標籤區段中的表格顯示您做為其代理人的使用者清單。

   如果您想要代表使用者傳送電子郵件訊息，請選取該使用者旁邊的核取方塊。撰寫郵件時，您可以從寄件者下拉式清單中，選取該使用者的電子郵件地址。

4. 按一下 [關閉]，關閉設定對話方塊。

設定資料夾的存取許可權

執行下列步驟：

1. 在資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [許可權]。

2. 使用資料夾名稱的許可權對話方塊來設定存取許可權。下表說明資料夾許可權對話方塊中的各項元素：

   元素	描述
   使用者表格	若要設定使用者的存取許可權，請在表格中選取使用者，然後在許可權群組中選取需要的選項。 若要新增使用者到表格中，請按一下 [增加]。在新增使用者對話方塊中輸入使用者名稱，然後按一下 [確定]。或者，若要從 GAL 或聯絡人清單中選取使用者，請按一下 [通訊錄] 按鈕。然後使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊選取使用者。 若要刪除表格中的使用者，請在表格中選取使用者，然後按一下 [移除] 。
   角色	從下拉式清單中選取使用者的角色。每個角色都有一組關聯的許可權。舉例來說，如果選取的是檢閱者角色，就會自動選取下列選項： 讀取權 可看到資料夾 編輯項目群組中的無選項 刪除項目群組中的無選項 選取使用者的角色後，您可以修改其許可權。在修改許可權時，下拉式清單中的值會隨著變更為適當的角色。如果您選取的許可權不符合角色，下拉式清單中的值就會變成自訂。
   建立權	選取這個選項，可以讓使用者新增項目至資料夾。
   資料夾所有者	選取這個選項，可以讓使用者可以執行資料夾所有者的工作。
   讀取權	選取這個選項，可以讓使用者讀取資料夾中的項目。
   資料夾聯絡人	選取這個選項，可以讓使用者接收到與資料夾相關的郵件副本。例如，當使用者在資料夾中做出變更時，Exchange 伺服器可能會傳送郵件給所有資料夾聯絡人。
   建立子資料夾	選取這個選項，讓使用者可以在資料夾內建立新資料夾。
   可看到資料夾	選取這個選項，讓有訂閱您帳號的使用者可以在自己的資料夾窗格中顯示該資料夾。
   編輯項目	使用這個群組，指定使用者在編輯資料夾項目時的許可權。  無：如果不想讓使用者修改資料夾中的項目，請選取這個選項。 擁有：選取這個選項，讓使用者可以修改其在資料夾中建立的項目。 全部：選取這個選項，讓使用者可以修改資料夾中的任何項目。
   刪除項目	使用這個群組，指定使用者在刪除資料夾項目時的許可權。  無：如果不想讓使用者刪除資料夾中的項目，請選取這個選項。 擁有：選取這個選項，讓使用者可以刪除其在資料夾中建立的項目。 全部：選取這個選項，讓使用者可以刪除資料夾中的任何項目。

3. 按一下 [確定] 儲存變更並關閉對話方塊。

不在辦公室訊息

不在辦公室訊息，是在有人傳送郵件給您，而您無法回覆時，由 Exchange 伺服器自動傳送的電子郵件訊息。每當有人傳送郵件給您時，就會傳送一次不在辦公室訊息給寄件者。

指定不在辦公室選項

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具] -> [設定]。

2. 在左窗格中，按一下Exchange 的委任。

3. 若要指出您不在辦公室，請選取我目前不在辦公室選項。

   若要指出您正在辦公室，請選取我目前正在辦公室選項。

4. 在不在辦公室文字區域中，請鍵入不在辦公室訊息。

5. 按一下 [確定]。

如果選取的是我目前不在辦公室選項，您下次登入 Exchange 帳號時，便會顯示不在辦公室助理對話方塊。對話方塊會詢問您是否要變更不在辦公室狀態。若要變更為在辦公室狀態，請按一下 [是，變更狀態] 按鈕。若要保留不在辦公室狀態，請按一下 [不，不要變更狀態] 按鈕。