Solaris CDE - Guide de l'utilisateur

Planification de rendez-vous sur d'autres agendas

Une fois que vous connaissez les disponibilités figurant sur les autres agendas et que vous avez le droit d'y ajouter des rendez-vous, vous pouvez planifier une réunion.

Utilisez l'Editeur de réunions pour insérer, modifier ou supprimer des rendez-vous de votre agenda ou de celui d'un autre utilisateur. Si vous n'avez pas un accès en écriture à d'autres agendas, vous pouvez utiliser l'Editeur de réunions pour envoyer des messages concernant des réunions à d'autres utilisateurs.

Planification d'une réunion

Dans le menu Parcourir, sélectionnez Compar. agendas.

Cliquez sur une ou plusieurs entrées de la liste de navigation.

Notez que la grille fait se chevaucher les agendas et que les plages horaires occupées sont grisées (par opposition aux plages horaires disponibles qui ne le sont pas).

Cliquez sur une plage horaire non grisée de la grille.

Cliquez sur Planifier.

L'Editeur de réunions s'affiche. Les zones Date, Heure et Courrier sont automatiquement remplies.

Entrez (ou modifiez) l'heure de début de la réunion dans la zone Début.

Entrez (ou modifiez) l'heure de fin de la réunion dans la zone Fin.

Entrez la description de la réunion (lieu ou objet) dans la zone Commentaires.

Cliquez sur Plus.

Sélectionnez la fréquence et la durée de la réunion.

Cliquez sur Insérer pour ajouter la réunion aux agendas sélectionnés.

Si vous n'avez pas accès en écriture à tous les agendas, vous pouvez envoyer un message aux participants pour les prévenir de la réunion. Reportez-vous à la section Envoi de rappels aux participants via l'Agenda.

Cliquez sur Annuler pour fermer l'Editeur de réunions.

Envoi de rappels aux participants via l'Agenda

Une fois la réunion planifiée (date, heures de début et de fin, description, fréquence), vous pouvez envoyer un rappel aux participants. Pour ce faire, procédez comme suit :

Cliquez sur Plus dans l'Editeur de réunions pour afficher des options supplémentaires.

Cliquez sur Courrier.

L'Editeur de réunions affiche une fenêtre de composition contenant un message relatif à la réunion. Ce message est adressé aux utilisateurs sélectionnés et rempli automatiquement (date, heures de début et de fin de la réunion).

Cliquez sur Transmettre dans la fenêtre de composition.

Un rappel est envoyé aux utilisateurs sélectionnés.

Les destinataires d'un rappel formaté à l'aide de l'Agenda peuvent faire glisser ce message de la fenêtre Courrier vers leur agenda afin de planifier la réunion automatiquement.

Création d'un message de rendez-vous à l'aide du Programme courrier

Lancez le Programme courrier (ou votre programme de messagerie habituel).

Ouvrez une fenêtre de composition ou créez un message vide.

Ajoutez une section au message ayant exactement le format suivant. Remplacez <tab> par un caractère de tabulation, <blank line> par une ligne blanche et les informations en italiques par les données réelles.

<tab>** Calendar Appointment **

<blank line>

<tab>Date:<tab>mm/jj/aaaa

<tab>Start:<tab>hh:mm am

<tab>End:<tab>hh:mm pm

<tab>What:<tab>ligne de description 1

<tab><tab>ligne de description 2

Par exemple :

	** Calendar Appointment **

	Date:	11/22/94

	Début:	10:00 am

	Fin:	11:00 am

	Sujet:	Réunion de personnel

	Salle de réunion C. Monet

Ajoutez du texte dans le message.

Adressez le message au destinataire et incluez l'objet du message.

Envoyez le message.

Pour de plus amples informations sur l'utilisation du Programme courrier, reportez-vous au Chapitre 10.

Déplacement d'un rendez-vous du Programme courrier vers l'Agenda

Vous pouvez déplacer une icône de rendez-vous du Programme courrier et éventuellement d'autres applications vers l'Agenda pour planifier le rendez-vous.

Dans la liste des en-têtes de message du Programme courrier, cliquez sur l'en-tête contenant le rendez-vous formaté.

Faites glisser l'en-tête vers l'Agenda et posez-le.

Le pointeur se transforme en icône représentant le fichier en cours de déplacement.

L'Agenda planifie le rendez-vous et affiche un message dans la zone correspondante indiquant que le rendez-vous a été planifié.

Affichez la vue de l'agenda contenant le jour pour lequel le rendez-vous est prévu.

Cliquez deux fois sur le jour pour ouvrir l'Editeur de rendez-vous.

Vérifiez que le rendez-vous est prévu au jour et à l'heure appropriés.

Pour de plus amples informations sur l'utilisation du Programme courrier, reportez-vous au Chapitre 10.

Déplacement d'un rendez-vous du Gestionnaire de fichiers vers l'Agenda

Vous pouvez déplacer une icône de rendez-vous du Gestionnaire de fichiers et éventuellement d'autres applications vers l'Agenda pour planifier le rendez-vous.

Si vous disposez d'un fichier contenant un rendez-vous formaté, procédez de la façon suivante :

Dans une fenêtre ouverte du Gestionnaire de fichiers, accédez à un dossier contenant un fichier avec un rendez-vous formaté.

Lorsque ce rendez-vous et l'Agenda sont affichés sur l'écran, faites glisser le fichier de rendez-vous formaté vers l'Agenda et posez-le.

L'Agenda planifie ce rendez-vous.

Cliquez deux fois sur le jour pour ouvrir l'Editeur de rendez-vous.

Vérifiez que le rendez-vous est prévu au jour et à l'heure appropriés.

Pour plus de plus amples informations sur le Gestionnaire de fichiers, reportez-vous au Chapitre 5.

Déplacement d'un rendez-vous de l'Agenda vers le Programme courrier

Vous pouvez déplacer un rendez-vous de l'Agenda vers le Programme courrier pour le transmettre par e-mail.

Utilisez l'Editeur de rendez-vous pour créer un rendez-vous, mais ne cliquez pas sur Insérer.

Lancez le Programme courrier et choisissez Nouveau message dans le menu Composer.

Assurez-vous que la fenêtre de l'Editeur de rendez-vous et la fenêtre de composition du Programme courrier apparaissent toutes les deux.

Faites glisser l'icône Faire glisser rendez-vous de l'Editeur de rendez-vous et posez-la sur la liste des pièces jointes du Programme courrier.

Le pointeur se transforme en icône de rendez-vous représentant le fichier en cours de déplacement.

Le Programme courrier affiche le rendez-vous sous forme de fichier texte dans la liste des pièces jointes.

Composez votre message, attribuez-lui une adresse et envoyez-le.

Pour de plus amples informations sur l'utilisation du Programme courrier, reportez-vous au Chapitre 10.

Déplacement d'un rendez-vous de l'Agenda vers le Gestionnaire de fichiers

Vous pouvez déplacer un rendez-vousde l'Agenda vers le Gestionnaire de fichiers pour l'enregistrer sur votre système de fichiers.

Utilisez l'Editeur de rendez-vous pour créer un rendez-vous, mais ne cliquez pas sur Insérer.

Dans une fenêtre ouverte du Gestionnaire de fichiers, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez sauvegarder le rendez-vous sous forme de fichier.

Lorsque les fenêtres du Gestionnaire de fichiers et de l'Editeur de rendez-vous sont affichées à l'écran, faites glisser l'icône Faire glisser rendez-vous et posez-la sur la fenêtre du Gestionnaire de fichiers.

Le rendez-vous est sauvegardé dans un fichier texte dans le dossier où vous l'avez posé.

Pour de plus amples informations sur le Gestionnaire de fichiers, reportez-vous au Chapitre 5.