Följa upp dina brev

När du har läst din e-post kanske du vill besvara, leta efter, ta bort och (eventuellt) återställa meddelanden.

Så här svarar du på ett meddelande

1. Markera meddelandet som du vill svara på.

2. Bestäm vilken typ av svar du vill skicka:

   • Om du vill svara till avsändaren väljer du Svara på Skriv-menyn.

     Ett meddelandefönster visas med mottagarens e-postadress och ämnet för meddelandet.

   • Om du vill skicka svar till avsändaren och till alla mottagare, väljer du Svar till alla på Skriv-menyn.

     Ett meddelandefönster visas med mottagarnas e-postadresser och ämnet för meddelandet.

   • Om du vill skicka svar till avsändaren eller till alla mottagare och bifoga en kopia av meddelandet, väljer du Svar till avsändaren, Infoga eller Svar till alla, Infoga på Meddelande-menyn.

     Ett meddelandefönster visas. Det innehåller texten i meddelandet och mottagarnas e-postadresser och ämnet har fyllts i. Bilagor inkluderas inte.

3. Skriv svaret och klicka på Skicka.

   Mer information finns i Så här adresserar, skapar och skickar du ett meddelande.

Så här vidarebefordrar du ett meddelande

1. Markera meddelandet som du vill vidarebefordra.

2. Välj Vidarebefordra på Skriv-menyn eller klicka på knappen Vidarebefordra i verktygsfältet.

   Texten i meddelandet och eventuella bilagor som ska vidarebefordras visas i ett nytt meddelande.

   Om du inte vill vidarebefordra bilagan väljer du Vidarebefordra, inga bilagor.

3. Skriv adresserna till meddelandets mottagare i fälten Till eller Kopia, eller använd knappmenyerna Till eller Kopia för att komma åt alla aliasnamn som du har angett.

4. Lägg till eventuell ytterligare text och klicka på Skicka.

   Så här adresserar, skapar och skickar du ett meddelandeinnehåller mer information.

Så här redigerar du ett inkommande meddelande

1. Markera meddelandet som du vill ändra.

2. Välj Vidarebefordra meddelande på Skriv-menyn.

3. Adressera meddelandet till dig själv.

4. Redigera meddelandet i meddelandefönstret och skicka det.

   ---

   Obs!  

   Du bör skapa en separat brevlåda för dessa redigerade meddelanden, eftersom de kan ta upp rätt mycket plats i IN.

   ---

Så här sparar du ett inkommande eller utgående meddelande som text

1. Markera ett mottaget meddelande och välj Spara som text på Meddelande-menyn. Om det gäller ett utgående meddelande i ett skrivfönster väljer du i stället Text på panelundermenyn Spara som på Fil-menyn.

2. Skriv ett filnamn och en sökväg i dialogrutan för filval som visas och klicka på Spara.

   Om det redan finns en fil med det angivna namnet blir du tillfrågad om du vill skriva över filen eller avsluta åtgärden.

Så här bifogar du ett meddelande i en textfil

1. Markera ett mottaget meddelande och välj Spara som text på Meddelande-menyn. Om det gäller ett utgående meddelande i ett skrivfönster väljer du i stället Text på panelundermenyn Spara som på Fil-menyn.

   Då visas en dialogruta för filval.

2. Skriv filnamnet och sökvägen till en befintlig fil och klicka på Lägg till.

   Då bifogas texten i meddelandet till filen.

Så här tar du bort ett meddelande

Så här tar du bort ett meddelande från meddelandelistan:

1. Markera meddelandet som ska tas bort.

   Du kan markera flera meddelanden. Om du håller ned Skift och klickar kan du markera flera meddelanden i en rad genom att flytta markeringen upp eller ned i meddelandelistan. Om du håller ned Ctrl kan du markera icke sammanhängande meddelanden i listan genom att klicka på dem, ett i taget.

2. Välj Ta bort på Meddelande-menyn, eller klicka på knappen Ta bort i verktygsfältet.

   Meddelandena tas bort från listan.

   ---

   Obs!  

   Du kan få tillbaka ett meddelande som du tagit bort, såvida du inte har tagit bort det permanent genom att välja Förstör borttaget meddelande på Brevlåda-menyn. Se följande avsnitt.

   ---

Så här återställer du borttagna meddelanden

Återställ meddelanden genom att göra något av följande:

• Du kan återställa ett meddelande du just har tagit bort genom att välja Ångra radering på Meddelande-menyn.

• Om du vill återställa ett tidigare meddelande väljer du Ångra radering från listan på Meddelande-menyn, markerar ett eller flera meddelanden i listan över borttagna meddelanden och klickar slutligen på knappen Återställ.

Om du vill göra borttagningarna i listan permanenta väljer du Radera borttaget meddelande på Brevlåda-menyn.

Så här raderar du borttagna meddelanden när du stänger brevlådan

Du kan ställa in alternativen så att borttagna meddelanden raderas permanent när du stänger brevlådan. Den här åtgärden innebär att du inte kan återställa meddelanden som har tagits bort när du väl har stängt brevlådan.

1. Välj Standard på Alternativ-menyn.

   Dialogrutan Alternativ visas.

2. Välj ”När brevlådan stängs” under Radera borttagna meddelanden.

   Om du vill ta bort bekräftelsemeddelandet som visas varje gång du stänger brevlådan och där du blir tillfrågad om du vill förstöra raderade meddelanden, avmarkerar du ”Visa bekräftelse”.

3. Klicka på OK eller Utför för att ändringarna ska börja gälla.

Söka efter meddelanden i en brevlåda

Du kan söka efter meddelanden i en brevlåda med hjälp av sökvillkor som du definierar. Fälten för grundläggande sökvillkor i basfönstret i dialogrutan Sök omfattar följande: mottagarna (Till), avsändaren (Från), ämnet (Ämne), kopiemottagarna (Kopia) och meddelandetexten inklusive rubriker (Hela meddelandet).

Genom att skapa ett sökskript med nyckelord och argument i fönstret Avancerat i dialogrutan Sök, kan du definiera mer avancerade sökvillkor för att söka efter meddelanden.

Tabellerna som följer visar vilka nyckelord du kan använda i sökskript, grupperade under följande kategorier:

• Rubriker – nyckelord som anger rubrikerna eller textdelen i meddelandena (Tabell 10–1)

• Datum – nyckelord som visar när meddelandena skickades (Tabell 10–2)

• Lägen – nyckelord som beskriver meddelandenas status (Tabell 10–3)

• Operatorer – nyckelord som sammanfogar andra nyckelord till ett sökvillkor (Tabell 10–4)

Nyckelord som du kan skriva manuellt, men som inte är tillgängliga på menyerna i fönstret Avancerat i dialogrutan Sök, är markerade med en asterisk (*).

Tabell 10–2 listar och beskriver nyckelorden för Datum.

Datumformatet är dd-mmm-åååå (exempelvis 02-Apr-1996 ).

Tabell 10–3 listar och beskriver nyckelord för lägen.

Tabell 10–4 listar och beskriver sökoperatorerna.

not

Sökskript är inte skiftlägeskänsliga.

Här följer några exempel:

Så här söker du efter meddelanden som skickades från johan i april med texten ”brådskande” eller ”viktigt” på ämnesraden:

from johan and (subject brådskande or subject viktigt) and during april

Så här söker du efter meddelanden som sändes från lars utan kopia till ledningsgrupp och som inte är lästa:

from lars and ~(cc ledningsgrupp) and unread

Så här söker du efter meddelanden som skickades direkt lars eller som kopia till lars med texten ”månatlig rapport” i meddelandet, inklusive huvuden och bilagor:

(to lars or cc lars) and text ”månatlig rapport”

Så här söker du efter ett meddelande i en brevlåda

1. Välj Sök på Meddelande-menyn.

   Dialogrutan Sök visas.

   Figur 10–5 Dialogrutan Sök i Postverktyget

   
   

2. Skriv i lämpligt fält den text du vill söka efter.

   Du kan söka efter en matchning till ett eller flera av fälten Till, Från, Ämne eller Kopia. Om du skriver villkoren i flera fält söker Postverktyget efter meddelanden som matchar alla villkor.

   I varje fält läser Postverktyget innehållet som ett villkor även om det finns flera strängar avgränsade av blanksteg eller kommatecken. Om du t ex skriver piper bagge i fältet Till letar Postverktyget efter ett meddelande som är adresserat till piper bagge, inte piper eller bagge.

   Fälten är inte skiftlägeskänsliga.

3. Sök efter nästa eller föregående matchande meddelande i brevlådan genom att klicka på Sök nedåt eller Sök uppåt. Om du vill hitta alla matchningar klickar du på Markera allt.

   ---

   Obs!  

   Klicka på Töm om du vill ta bort all text i fälten i dialogrutan Sök.

   ---

Så här skapar du avancerade sökskript

1. Välj Avancerat på Sök-menyn

   Dialogrutan Inställningar visas.

   

2. Skriv skriptet i textområdet.

   När du skapar skriptet kan du använda nyckelorden på menyerna.

   Nyckelorden är inte skiftlägeskänsliga.

Använda lägen

Ibland kanske du vill visa bara de meddelanden i brevlådan som matchar ett eller flera sökvillkor, t ex meddelanden till eller från en viss person. Du kan göra det genom att definiera villkoren och spara dem som ett läge.

Så här skapar du ett läge

1. Välj Sök på Meddelande-menyn.

   Dialogrutan Sök i Postverktyget visas.

2. Ange sökvillkoren.

3. Klicka på Spara som läge.

   Dialogrutan Spara som läge i Postverktyget visas.

4. Skriv ett namn i fältet Ange lägesnamn.

   Du får inte döpa lägen till Alla eller Nytt; det är standardnamn. Du kan använda namn som beskriver sökningen.

5. Klicka på OK.

   Postverktyget skapar ett nytt läge och placerar det i listan Egna lägen i dialogrutan Visa. Om du vill visa listan klickar du på Visa lägen i dialogrutan Sök eller väljer Visa lägen på Brevlåda-menyn.

Så här visar du, tar bort eller uppdaterar ett läge

1. Välj Visa lägen på Brevlåda-menyn.

   Om dialogrutan Sök är öppen kan du också klicka på Visa lägen i dialogrutan.

   Dialogrutan Lägen visas.

   

   Följande är listade:

   • Standardlägen: Statistik om meddelanden för hela brevlådan (Hela) och olästa meddelanden (Nytt)

   • Egna lägen: Statistik om meddelanden för lägen som du har skapat. Postverktyget visar namnet på läget som laddas i namnlisten på huvudfönstret.

2. Om du vill visa ett läge dubbelklickar du på läget i listan, eller markerar det och klickar på Öppna.

   De meddelanden som matchar sökvillkoren för det läget visas i brevlådan.

3. (Valfritt) Du kan uppdatera lägena genom att klicka på Uppdatera.

   Postverktyget ändrar meddelandestatistiken för alla lägen i brevlådan.

4. (Valfritt) Du kan ta bort ett läge genom att markera det och klicka på Ta bort.

5. Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Skriv ut.

Så här redigerar du ett läge

1. Markera ett läge i listan Egna lägen.

2. Klicka på Redigera.

   Dialogrutan Sök visas med fälten ifyllda med lägets sökvillkor.

3. Redigera fälten.

   Om Postverktyget inte kan visa sökvillkoren i standardfönstret, så laddas sökskriptet i ett textområde i fönstret Avancerat där du kan redigera det.

4. Klicka på Spara som läge.

   Postverktyget visar visningsnamnet i fältet Redigera läge.

5. Klicka på OK om du vill spara läget med samma namn.

   Du kan också skriva ett nytt namn på läget och spara det genom att klicka på OK.

Så här ändrar du ordningen i listan Egna lägen

Markera ett läge under Egna lägen. Flytta upp och ned i listan genom att klicka på Uppil och Nedpil.