Capítulo 9 Uso de las carpetas y de las cuentas del Servidor de agendas de Sun Java System

En este capítulo se describe el uso del Servidor de agendas de Sun Java System para cuentas y carpetas de Correo electrónico y calendario .

Presentación del Servidor de agendas de Sun Java System

El conector Servidor de agendas de Sun Java System permite utilizar Correo electrónico y calendario como cliente para el Servidor de agendas de Sun Java System, en el cual puede acceder a una o más cuentas, enviar y recibir invitaciones a reuniones y compartir con otras personas de su empresa accesos a la agenda; este servidor está diseñado para el funcionamiento con servidores de directorio LDAP y servidores de correo POP o IMAP, que se pueden configurar por separado.

Las cuentas del Servidor de agendas de Sun Java System son diferentes de las del servidor de directorios o de correo electrónico y disponen de su propia sección en el cuadro de diálogo Preferencias de Evolution. Las cuentas y las carpetas del Servidor de agendas presentan, respecto a otras carpetas de Correo electrónico y calendario, las diferencias siguientes:

• Una cuenta del Servidor de agendas contiene por lo menos estas tres carpetas: Agenda personal, Tareas personales e Invitaciones personales. Estas carpetas no se pueden borrar. Para suprimir otras carpetas, haga clic con el botón derecho sobre la carpeta y, a continuación seleccione Borrar en el menú emergente.

• El Servidor de agendas no admite carpetas anidadas a más de un nivel. Cada carpeta que se crea o se abre existe en el mismo nivel que las otras. Cada carpeta que se crea contiene de forma automáticamente tres subcarpetas: Agenda, Tareas e Invitaciones.

• En tanto que cuentas de correo individuales, cada cuenta del Servidor de agendas se muestra como una carpeta de nivel superior en el panel de carpetas. Se pueden arrastrar una o más carpetas a la barra de accesos directos aunque éstos no se crearán automáticamente. Para mostrar el panel de carpetas, seleccione Vista -> Barra de carpetas en la ventana principal de Correo electrónico y calendario.

• Cada carpeta del Servidor de agendas muestra dos tipos de propiedad: primaria y normal. Al crear una carpeta, el propietario primario es el creador y dispone de todos los permisos sobre ella. Se pueden agregar otros propietarios con diferentes tipos de niveles de acceso. Para obtener más información, consulte Configuración de los permisos de acceso a las carpetas.

Trabajo con las cuentas del Servidor de agendas

En esta sección se describe cómo crear, editar o suprimir una cuenta del Servidor de agendas.

Para crear una cuenta del Servidor de agendas

Para obtener información sobre cómo crear una cuenta del Servidor de agendas , consulte Para agregar una cuenta del Servidor de agendas de Sun Java System.

Para modificar una cuenta del Servidor de agendas

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración para mostrar el diálogo Preferencias de Evolution.

2. Haga clic en Cuentas de Sun Java System en el panel izquierdo. Correo electrónico y calendario muestra en el panel derecho una tabla con las cuentas creadas.

3. Seleccione la cuenta que desee editar.

4. Haga clic en Editar para abrir el diálogo Opciones de la cuenta nombre. Para obtener más información acerca del contenido del cuadro de diálogo Opciones para la cuenta nombre, consulte Para agregar una cuenta del Servidor de agendas de Sun Java System.

5. El diálogo Opciones de la cuenta nombre permite modificar los detalles de la cuenta de Sun ONE.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios realizados y cerrar el diálogo Opciones de la cuenta nombre.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar la alerta Información que indica que se debe reiniciar Correo electrónico y calendario para que los cambios surtan efecto.

8. Reinicie Correo electrónico y calendario.

Para borrar una cuenta del Servidor de agendas

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración para mostrar el diálogo Preferencias de Evolution.

2. Haga clic en el botón Cuentas de Sun Java System en el panel izquierdo. Correo electrónico y calendario muestra en el panel derecho una tabla con las cuentas creadas.

3. Seleccione la cuenta que desee borrar.

4. Haga clic en Suprimir y se abrirá una alerta de confirmación.

5. Haga clic en Borrar para suprimir la cuenta seleccionada.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar la alerta Información que indica que se debe reiniciar Correo electrónico y calendario para que los cambios surtan efecto.

7. Reinicie Correo electrónico y calendario.

Uso de la carpeta Agenda personal

La agenda se guarda en un Servidor de agendas de Java System y funciona de forma análoga a una guardada en forma local, como se describe en el Capítulo 6, Uso de la Agenda. A continuación se detallan las diferencias:

• Cada acontecimiento de la agenda del Servidor de agendas de Java System es una reunión, lo que incluye datos de planificación e invitación, así como hora, repetición y datos de recordatorio.

• La función de recordatorio de las agendas de un Servidor de agendas de Java System funciona de forma análoga a la de las locales, con las siguientes excepciones:

  • Por motivos de seguridad, puede enviar un correo electrónico como recordatorio para las reuniones del Servidor de agendas de Java System, pero no para las agendas almacenadas localmente.

  • El Servidor de agendas de Java System almacena un máximo de un recordatorio por reunión. Las reuniones almacenadas localmente pueden tener un recordatorio por cada tipo admitido.

  • Si se crea un recordatorio y luego se cambia la hora de una reunión almacenada en un Servidor de agendas de Java System, el recordatorio no se actualiza automáticamente. Se debe suprimir el recordatorio anterior y crear uno nuevo.

• Cuando utilice la agenda del Servidor de agendas de Java System para crear una reunión, los asistentes que dispongan de una cuenta del Servidor de agendas de Java System recibirán la invitación para la reunión en la carpeta Invitaciones personales. Si se entra una dirección electrónica no asociada con una cuenta del Servidor de agendas de Java System, el asistente recibe una notificación por correo electrónico del acontecimiento.

• Al modificar o suprimir una serie de citas o una cita de una serie en una agenda del Servidor de agendas de Sun Java System, Correo electrónico y calendario muestra un diálogo Pregunta al guardar los cambios. Seleccione una de las siguientes opciones del diálogo Pregunta y, a continuación, haga clic en Aceptar:

  • Sólo esta instancia: borra sólo la cita seleccionada.

  • Ésta y futuras instancias: borra la cita seleccionada y el resto de citas de la serie.

  • Todas las instancias: borra todas las citas de la serie.

Información sobre disponibilidad y el servidor de directorios

Se puede publicar la información de disponibilidad para que el resto de usuarios en la red pueda consultar la planificación de esa cuenta para organizar una reunión.

Para sacar el máximo provecho de la información sobre disponibilidad y del resto de funciones del Servidor de agendas, utilice el Servidor de directorios de Sun Java System siempre que sea posible. También, se pueden copiar las tarjetas del servidor de directorio en la libreta de direcciones locales. Las tarjetas de contacto provenientes del servidor poseen un atributo especial que identifica que tienen agendas conectadas con el Servidor de agendas. Las tarjetas que el usuario crea tienen el mismo aspecto que las del servidor, no obstante, funcionan sólo por dirección de correo electrónico y no se identifican ni integran en el sistema del Servidor de agendas de Sun Java System.

Uso de la carpeta Tareas personales

Las carpetas de las tareas que se almacenen en un Servidor de agendas de Sun Java System parecen idénticas a las almacenadas localmente, como se describe en el Capítulo 7, Uso de las tareas.

Uso de la carpeta Invitaciones personales

Cuando alguien crea una reunión en su respectiva agenda del Servidor de agendas y avisa a otro usuario, se notifica con una nueva invitación en la carpeta Invitaciones personales. Esta carpeta presenta la siguiente estructura: la mitad superior muestra una lista de invitaciones y la inferior, los detalles del elemento seleccionado.

Las invitaciones se listan en formato de tabla. A continuación se describen las columnas de la tabla de invitaciones:

Si desea información sobre cómo modificar o guardar la vista actual, o bien sobre cómo crear vistas personalizadas, consulte Uso de las vistas .

Administración de las suscripciones

Si dispone de los permisos adecuados, puede suscribirse a las agendas de otros usuarios. En el caso de no disponer de los permisos, se puede comprobar si la la agenda existe y suscribirse a ella, aunque no se podrán leer ninguno de los contenidos.

Para mostrar todas las agendas

Si desea mostrar todas las carpetas de la agenda del Servidor de agendas, incluidas las que pertenecen a otras personas, haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta del Servidor de agendas. Seleccione Gestionar suscripciones del menú emergente para abrir el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

Las agendas disponibles se listan en formato de tabla. A continuación se describen las columnas de la tabla de agendas:

Para obtener más información sobre cómo cambiar o guardar la vista actual, o sobre cómo crear vistas personalizadas, consulte Uso de las vistas .

Haga clic en Cancelar para cerrar el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

Para mostrar un subconjunto de agendas

Como valor predeterminado, se listan todas las agendas. Para mostrar un subconjunto de agendas:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier carpeta del Servidor de agendas y, a continuación, seleccione Gestionar suscripciones del menú emergente para abrir el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

2. Seleccione uno de los siguientes criterios de búsqueda de la lista desplegable.

   • Cualquier campo contiene

   • ID de agenda contiene

   • Propietario contiene

   • Descripción contiene

3. Escriba en el cuadro de texto la cadena que desee buscar.

4. Haga clic en el botón Buscar ahora. Correo electrónico y calendario muestra sólo las agendas que cumplan los criterios de búsqueda.

   Para borrar la búsqueda, haga clic en el botón Borrar.

5. Haga clic en Cancelar para cerrar el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

Para suscribirse a una agenda

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier carpeta del Servidor de agendas y, a continuación, seleccione Gestionar suscripciones del menú emergente para abrir el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

2. Seleccione la agenda a la cual desee suscribirse.

3. Haga clic en el botón Suscribir.

4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios realizados y cerrar el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

   Correo electrónico y calendario muestra la agenda seleccionada como subcarpeta de la carpeta especificada del Servidor de agendas.

Para cancelar una suscripción a una agenda

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier carpeta del Servidor de agendas y, a continuación, seleccione Gestionar suscripciones en el menú emergente para abrir la ventana Suscripciones a agendas remotas.

2. Seleccione la agenda cuya suscripción desee cancelar.

3. Haga clic en el botón Desuscribir.

4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios realizados y cerrar el diálogo Suscripciones a agendas remotas.

   Correo electrónico y calendario borra la agenda seleccionada de la carpeta especificada del Servidor de agendas.

Configuración de los permisos de acceso a las carpetas

Los permisos de acceso controlan quién puede ver o cambiar una carpeta de agenda.

Los propietarios principales tienen acceso completo a sus respectivas agendas. El Servidor de agendas no realiza ningún control de acceso cuando los propietarios acceden a sus propias agendas. Los propietarios principales pueden designar otros propietarios para sus agendas. Éstos pueden entonces actuar en nombre del principal para planificar, borrar, modificar, aceptar o rechazar eventos o tareas de la agenda.

Orden de las reglas de control de acceso

El orden en el que se disponen las reglas de control de acceso es importante, ya que el servidor sigue la primera regla que permite o deniega el acceso e ignora el resto de conflictos a posteriori.

Siempre se deben poner las reglas más específicas en primer lugar, antes de las generales. Por ejemplo, supongamos que la primera regla de la agenda juana.lopez:deportes permite el acceso a todos los usuarios. Después, el Servidor de agendas encuentra una segunda regla que deniega a angela.ruiz el acceso de lectura a esta agenda. En tal caso, el Servidor de agendas permitirá el acceso de lectura angela.ruiz a esta agenda porque obviará la segunda regla debido al conflicto.

Para asegurar que el derecho de acceso de un usuario concreto, como angela.ruiz, sitúe la regla sobre angela.ruiz antes de entradas más globales que correspondan a reglas más generales de acceso a la agenda.

Para mostrar los permisos de acceso de una carpeta

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y, a continuación seleccione Permisos del menú emergente para mostrar el diálogo Permisos de carpeta.

2. Las reglas de control de accesos se muestran en la sección Permisos. A continuación se describen las fichas del cuadro de diálogo que aparecen en Permisos:

   Elemento	Descripción
   Nombre	Nombre de la persona o grupo con permisos de acceso.
   Disponibilidad	Seleccione esta opción para permitir que la persona nombrada pueda consultar la existencia de la carpeta.
   Invitar	Seleccione esta opción para permitir a la persona nombrada a invitarle a sus reuniones.
   Lectura	Seleccione esta opción para permitir que la persona nombrada pueda leer en la carpeta.
   Borrar	Seleccione esta opción para permitir que la persona nombrada pueda suprimir elementos de la carpeta.
   Modificar	Seleccione esta opción para permitir que la persona nombrada pueda modificar elementos de la carpeta.
   Añadir	Haga clic en Añadir para agregar una nueva entrada a la lista de permisos.
   Editar	Haga clic en Editar para editar una entrada a la lista de permisos.
   Quitar	Haga clic en Quitar para eliminar una entrada a la lista de permisos.
   Aceptar	Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.
   Cancelar	Haga clic en Cancelar para cerrar el diálogo Permisos de carpeta sin guardar los cambios.

3. Si desea ver una lista de propietarios de la carpeta, haga clic en la pestaña Propietarios. La tabla siguiente describe los elementos de la ficha Propietarios:

   Elemento	Descripción
   Usuario	La lista de propietarios de la carpeta.
   Añadir	Haga clic en Añadir para agregar un usuario a la lista Usuario.
   Quitar	Haga clic en el botón Quitar para suprimir el usuario seleccionado de la lista Usuario.
   Aceptar	Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.
   Cancelar	Haga clic en Cancelar para cerrar el diálogo Permisos de carpeta sin guardar los cambios.

Cómo conceder permiso de acceso a un usuario

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y, a continuación seleccione Permisos del menú emergente para mostrar el diálogo Permisos de carpeta.

2. Haga clic en Añadir para abrir el diálogo Añadir permiso.

3. Escriba el nombre del usuario en el cuadro de texto Usuario.

4. Seleccione los permisos necesarios:

   • Disponibilidad

   • Invitar

   • Lectura

   • Borrar

   • Modificar

5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Añadir permiso.

6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.

Para agregar un usuario a la lista de propietarios

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y, a continuación seleccione Permisos del menú emergente para mostrar el diálogo Permisos de carpeta.

2. Haga clic en la ficha Propietarios para mostrar la sección Propietarios.

3. Haga clic en Añadir para abrir el diálogo Añadir propietario.

4. Escriba el nombre del usuario en el cuadro de texto Introducir nombre de usuario.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el diálogo Añadir propietario.

6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.

Los propietarios pueden tener diferentes tipos de niveles de acceso. A no ser que se especifique de otro modo, los propietarios pueden ver y editar las tareas públicas, privadas y confidenciales de la carpeta.

Para quitar los permisos de acceso a un usuario

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y, a continuación seleccione Permisos del menú emergente para mostrar el diálogo Permisos de carpeta.

2. Seleccione el usuario en la sección Permisos.

3. Desmarque los permisos necesarios:

   • Disponibilidad

   • Invitar

   • Lectura

   • Borrar

   • Modificar

   Haga clic en el botón Quitar para suprimir el usuario seleccionado de la lista Usuarios.

4. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.

Para quitar un usuario de la lista de propietarios

Siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y, a continuación seleccione Permisos del menú emergente para mostrar el diálogo Permisos de carpeta.

2. Haga clic en la ficha Propietarios para mostrar la sección Propietarios.

3. Seleccione el usuario en la lista.

4. Haga clic en el botón Quitar para suprimir el usuario seleccionado de la lista Usuarios.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Permisos de carpeta.