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Java Desktop System 電子メールとカレンダ・ユーザーズガイド

連絡先の管理

次の節では、以下のタスクの実行方法について説明します。

連絡先を追加する

次の手順を実行します。

  1. 「ファイル」->「新規」->「連絡先」選択します。「連絡先エディタ」ウィンドウが表示されます。

  2. 連絡先の詳細を「一般」タブの領域に入力します。次の表に、「一般」タブの領域の要素を示します。

    要素 

    説明 

    「氏名」

    連絡先の正式名称を入力します。 

    または、「氏名」ボタンをクリックします。「氏名」ダイアログを使用して、連絡先の正式名称を作成します。

    「仕事」

    連絡先の役職名を入力します。 

    「組織」

    この連絡先が属する組織名を入力します。 

    「別名」

    ドロップダウンリストを使用して、連絡先のリストに連絡先を保存する方法を選択します。ドロップダウンリスト内のオプションは、入力した正式名称から生成されます。 

    「仕事」、「自宅」、「仕事の FAX」、「携帯」

    これらの要素を使用して、連絡先の電話番号およびその他の情報を入力します。 

    テキストボックス左側のカテゴリドロップダウンリストから、入力する情報のカテゴリを選択します。たとえば、その連絡先の会社の電話番号を入力するには、ドロップダウンリストから「仕事」を選択します。また、ポケットベルの番号を入力するには、「ポケベル」を選択します。

    テキストボックスに、選択したカテゴリについて連絡先情報を入力します。 

    「第一の電子メールアドレス」

    連絡先の第一の電子メールアドレスを入力します。 

    別の電子メールアドレスを入力するには、テキストボックス左側のカテゴリドロップダウンリストから「電子メール 2」または「電子メール 3」を選択します。テキストボックスに、その連絡先の別の電子メールアドレスを入力します。

    「HTML メールの受信を希望する」

    この連絡先が、電子メールを HTML 形式で受信することを希望する場合は、このオプションを選択します。このオプションを選択しない場合、この連絡先に HTML 形式で電子メールを送信すると電子メールとカレンダによってその電子メールがプレーンテキスト形式に変換されます。

    「仕事」

    アドレステキスト領域左側のカテゴリドロップダウンリストから、入力する住所のカテゴリを選択します。連絡先の自宅住所を入力するには、ドロップダウンリストから「自宅」を選択します。

    住所フィールド 

    連絡先の住所を入力します。 

    または、「住所」ボタンをクリックします。「住所の詳細」ダイアログを使用して、連絡先の住所の詳細を作成します。

    「メーリングリストのアドレス」

    アドレスフィールドの住所を連絡先の住所として使用する場合は、このオプションを選択します。 

    「Web ページの URL」

    この連絡先の Web ページの URL をフィールドに入力します。接続ボタンをクリックすると、デフォルトの Web ブラウザで指定の URL が開きます。 

    「カテゴリ」

    連絡先が属するカテゴリをテキストボックスに入力します。複数のカテゴリを入力するときは、カテゴリをコンマで区切ります。 

    または、「カテゴリ」ボタンをクリックします。「カテゴリの編集」ダイアログが表示されます。カテゴリを選択するには、そのカテゴリのチェックボックスをクリックして、チェックマークを表示します。

    新しいカテゴリを追加するには、「マスターカテゴリ一覧の編集」ボタンをクリックします。「グローバルなカテゴリ一覧の編集」ダイアログが表示されます。カテゴリリスト上部のテキスト領域をクリックし、新しいカテゴリ名を入力して、Return キーを押します。カテゴリを削除するには、そのカテゴリを選択して、「削除」ボタンをクリックします。「閉じる」をクリックして、「グローバルなカテゴリ一覧の編集」ダイアログを閉じます。

    「了解」をクリックして「カテゴリの編集」ダイアログの情報を「一般」タブ領域のテキストボックスに挿入し、ダイアログを閉じます。

  3. 連絡先の詳細をさらに入力するには、「詳細」タブをクリックします。次の表に、「詳細」タブの領域の要素を示します。

    要素 

    説明 

    「担当部署」

    連絡先が属する部署を入力します。 

    「オフィス」

    連絡先の勤め先を入力します。 

    「専門職」

    連絡先の職業を入力します。 

    「マネージャの名前」

    連絡先のマネージャの名前を入力します。 

    「アシスタントの名前」

    連絡先のアシスタントの名前を入力します。 

    「ニックネーム」

    連絡先のニックネームを入力します。 

    「配偶者」

    連絡先の配偶者の名前を入力します。 

    「誕生日」

    ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、連絡先の誕生日を指定します。 

    「記念日」

    ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、連絡先の結婚記念日を指定します。 

    「メモ」

    連絡先に追加したいその他の情報を入力します。 

  4. 連絡先のその他の情報 (空き情報など) を入力するには、「コラボレーション」タブをクリックします。次の表は、「コラボレーション」タブの領域の要素を説明しています。

    要素 

    説明 

    「カレンダを公開している URI」

    連絡先の公開カレンダ情報を表示するためのアクセス可能な URL を入力します。接続ボタンをクリックすると、デフォルトの Web ブラウザで指定の URL が開きます。 

    「予定の URL」

    連絡先の空き情報を表示するためのアクセス可能な URL を入力します。接続ボタンをクリックすると、デフォルトの Web ブラウザで指定の URL が開きます。 

  5. 連絡先を保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。

    連絡先を保存して連絡先エディタウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。

    Vcard 形式のファイルで連絡先を保存するには、「ファイル」->「別名で保存」を選択して VCard 形式で連絡先の保存ウィンドウを表示します。ファイル名を入力して、「了解」をクリックします。

    連絡先を保存せずに連絡先エディタウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「閉じる」を選択します。

  6. 連絡先の詳細を印刷するには、「ファイル」->「印刷」を選択します。

注 –

「電話リスト」および「企業順」表示では、連絡先を連絡先ウィンドウに直接追加できます。これらの表示の連絡先を追加するには、「連絡先を追加する場合は、ここをクリックしてください 」領域をクリックして、入力可能な各フィールドに連絡先情報を入力します。

連絡先の一覧を追加する

次の手順を実行します。

  1. 「ファイル」->「新規」->「連絡先の一覧」選択します。

  2. 連絡先の一覧エディタ ウィンドウの「リスト名」テキストボックスにリストの名前を入力します。

  3. 連絡先の一覧に電子メールアドレスを追加するには、「メンバー」グループボックス上部のテキストボックスに電子メールアドレスを入力して、「追加」ボタンをクリックします。電子メールアドレスが連絡先の一覧に追加されます。

  4. 「連絡先」フォルダ内の連絡先をリストに追加するには、別のウィンドウで「連絡先」フォルダを開きます。「連絡先」フォルダから「メンバー」グループボックス下部のリストに連絡先をドラッグします。

  5. 連絡先の一覧からメンバーを削除するには、「メンバー」グループボックス下部のリストでメンバーを選択し、「削除」をクリックします。

  6. 連絡先の一覧にメッセージを送信するときは、リストに含まれるメンバーの名前または電子メールアドレスが、メッセージの「宛先」フィールドに追加されます。連絡先の一覧にメッセージを送信するときに、メンバーの名前や電子メールアドレスは送信しない場合、「メールをこの一覧に送付したらアドレスを隠す」オプションを選択します。このオプションを選択すると、連絡先の一覧にメッセージを送信すると、リストに登録されているメンバーの名前や電子メールアドレスは、メッセージの「Bcc」フィールドに追加されます。

  7. 連絡先の一覧を保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。

    連絡先の一覧を保存して連絡先の一覧エディタ ウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。

    Vcard 形式のファイルで連絡先の一覧を保存するには、「ファイル」->「別名で保存」を選択して 一覧を VCard で保存 ウィンドウを表示します。ファイル名を入力して、「了解」をクリックします。

    連絡先の一覧を保存せずに 連絡先の一覧エディタウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「閉じる」を選択します。

連絡先を編集する

次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、編集する連絡先を選択して、「ファイル」->「開く」を選択します。または、その連絡先をダブルクリックします。

    連絡先の詳細を含む「連絡先エディタ」ダイアログが表示されます。

  2. 「連絡先エディタ」ダイアログを使用して、連絡先の情報を変更します。「連絡先エディタ」ダイアログの要素については、「連絡先を追加する」を参照してください。

  3. 変更内容を保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。

連絡先の一覧を編集する

次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、編集する連絡先の一覧を選択して、「ファイル」->「開く」を選択します。または、その連絡先の一覧をダブルクリックします。

    連絡先の一覧の詳細を含む「連絡先の一覧エディタ」ダイアログが表示されます。

  2. 「連絡先の一覧エディタ」ダイアログを使用して、連絡先の一覧の情報を変更します。「連絡先の一覧エディタ」ダイアログの要素については、「連絡先の一覧を追加する」を参照してください。

  3. 変更内容を保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。

連絡先の一覧を Vcard 形式で保存する

次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、保存する連絡先または連絡先の一覧を選択して、「ファイル」->「VCard で保存」を選択します。

    あるいは、連絡先または連絡先の一覧を選択して、それを右クリックします。ポップアップメニューから「VCard で保存」を選択します。

  2. 「VCard で保存」ダイアログを使用して、ファイルのロケーションと名前を指定します。

連絡先または連絡先の一覧を転送する

連絡先または連絡先の一覧を Vcard 形式の添付ファイルで送信するには、次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、送信する連絡先または連絡先の一覧を選択して、「動作」->「連絡先の転送」を選択します。

    あるいは、連絡先または連絡先の一覧を選択して、それを右クリックします。ポップアップメニューから「連絡先の転送」を選択します。

    連絡先または連絡先の一覧の添付ファイルが追加されたメッセージウィンドウが表示されます。

  2. 連絡先または連絡先の一覧の送信先の電子メールアドレスを「宛先」フィールドに入力します。

  3. メッセージに追加する任意のテキストをコンテンツ領域に入力して、メッセージウィンドウで「ファイル」->「送信」を選択します。

受信した連絡先または連絡先の一覧を保存する

Vcard 形式の添付ファイルで連絡先または連絡先の一覧を受け取った場合は、それを既存の連絡先に保存できます。

メッセージで、ボタンの左側で右矢印アイコンをクリックして、「インライン表示」を選択します。連絡先または連絡先の一覧がメッセージに表示されます。「アドレス帳に保存」ボタンをクリックして、連絡先または連絡先の一覧を追加します。

連絡先または連絡先の一覧を移動する

連絡先または連絡先の一覧を別のフォルダに移動するには、次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、移動する連絡先または連絡先の一覧を選択し、「動作」->「フォルダへ移動」を選択します。

    あるいは、連絡先または連絡先の一覧を選択して、それを右クリックします。ポップアップメニューから「フォルダへ移動」を選択します。

  2. 「カードの移動先」ダイアログを使用して、連絡先または連絡先の一覧の移動先のフォルダを指定します。

注 –

連絡先または連絡先の一覧は、フォルダタイプが「連絡先」のフォルダにのみ移動できます。

連絡先または連絡先の一覧をコピーする

連絡先または連絡先の一覧を別のフォルダにコピーするには、次の手順を実行します。

  1. 連絡先フォルダで、コピーする連絡先または連絡先の一覧を選択し、「動作」->「フォルダへコピー」を選択します。

    あるいは、連絡先または連絡先の一覧を選択して、それを右クリックします。ポップアップメニューから「フォルダへコピー」を選択します。

  2. 「カードのコピー先」ダイアログを使用して、連絡先または連絡先の一覧のコピー先のフォルダを指定します。

注 –

連絡先または連絡先の一覧は、フォルダタイプが「連絡先」のフォルダにのみコピーできます。

連絡先または連絡先の一覧を削除する

削除する連絡先または連絡先の一覧を選択し、「編集」->「削除」を選択します。確認ダイアログが表示されます。「削除」をクリックして、連絡先または連絡先の一覧を削除します。

連絡先または連絡先の一覧にメッセージを送信する

連絡先フォルダで連絡先または連絡先の一覧を選択し、「アクション」->「この連絡先にメッセージを送信」を選択します。「メッセージを作成します」ウィンドウが開き、該当するフィールドに連絡先が表示されます。メッセージを作成して、それを送信します。