この章では、電子メールとカレンダ
のカレンダ機能を使用する方法について説明します。
「カレンダ」を使用すると、予定、会議、タスクなどの計画を立てることができます。この章では、ローカルカレンダの機能について説明します。Sun Java System Calendar Server
のほとんどの機能は、ローカルカレンダの機能と同じです。ローカルカレンダとJava System Calendar Server
のカレンダの違いについては、第 9 章「Sun Java System Calendar Server のアカウントとフォルダの使用」 を参照してください。
図 6–1 は、典型的なカレンダウィンドウを示しています。
カレンダウィンドウには、次の区画があります。
区画 |
説明 |
---|---|
スケジュール区画 |
スケジュール区画は、カレンダウィンドウで最も大きな区画です。スケジュール区画には、指定した表示を使用して、選択した日付のスケジュールが表示されます。 |
日付区画 |
日付区画は、カレンダウィンドウの右上の領域にあり、今月のすべての日付が濃い数字で表示されます。先月または来月の日付は (表示される場合)、薄い数字で示されます。今日の日付は、赤枠で示されます。予定が入っている日付は、太字で示されます。現在選択されている日付は強調表示されます。 |
タスク区画 |
タスク区画は、カレンダウィンドウの右下の領域にあり、デフォルトのタスクフォルダ内のタスクが一覧表示されます。 |
電子メールとカレンダ
がスケジュールの表示に使用する表示は、次の方法で変更できます。
表示 |
説明 |
---|---|
「表示」->「現在の表示」->「日間表示」 |
一日のスケジュールを表示します。 |
「表示」->「現在の表示」->「平日表示」 |
週労働日数のスケジュールを表示します。デフォルトでこの表示は、月曜日から金曜日までのスケジュールを表示します。 |
「表示」->「現在の表示」->「週間表示」 |
一週間のスケジュールを表示します。 |
「表示」->「現在の表示」->「月間表示」 |
一ヶ月のスケジュールを表示します。 |
電子メールとカレンダ
では今日のスケジュールが自動的に表示されます。別の日付にナビゲートして、その日のスケジュールを表示することができます。
次の手順を実行します。
「表示」->「指定日へ移動」を選択して、「指定日へ移動」ダイアログを表示します。
月のドロップダウンリストを使用して、希望する月を選択します。
年のスピンボックスを使用して、希望する年を選択するか、テキストボックスに入力します。電子メールとカレンダ
は、「指定日へ移動」ダイアログの主セクションに、指定した月の日付を表示します。
希望する日付を選択します。電子メールとカレンダ
は、「指定日へ移動」ダイアログを閉じて、選択した日付のスケジュールを表示します。
「表示」->「今日へ移動します」を選択します。
「カレンダ」を使用して、一日の予定を作成したり、短期間の予定を作成できます。単独の予定、または一連の予定を作成できます。
次の手順を実行します。
「ファイル」->「新規」->「予定」を選択します。
「予定」タブの領域に予定の詳細を入力します。次の表は、「予定」タブの領域の要素を説明しています。
予定を通知するアラートをスケジュールするには、「リマインダ」タブをクリックします。次の表は、「リマインダ」タブの領域の要素を説明しています。
要素 |
説明 |
---|---|
「基本」 |
予定の日付、開始時間、終了時間を表示します。 |
「メッセージを表示する」 |
ドロップダウンリストから次のアラートタイプのどれか 1 つを選択します。
|
時間単位スピンボックス |
スピンボックスを使用して、タイムユニットの数を指定します。 |
「分」 |
ドロップダウンリストから次のタイムユニットタイプのどれか 1 つを選択します。
|
「進む」 |
ドロップダウンリストから次のオプションのどれか 1 つを選択します。
|
「予定の開始」 |
ドロップダウンリストから次のオプションのどれか 1 つを選択します。
|
「オプション」 |
「オプション」ボタンをクリックすると、「アラームのオプション」ダイアログが表示されます。「アラームのオプション」ダイアログの詳細については、「「アラームのオプション」ダイアログ」を参照してください。 |
アラームリスト |
現在選択されている予定に設定されているすべてのアラームを表示します。 |
「追加」 |
「追加」をクリックして、指定したアラームを「リマインダ」リストに追加します。 |
「削除」 |
「削除」をクリックして、選択したアラームを「リマインダ」リストから削除します。 |
電子メールとカレンダ
では、さまざまなソースのタイムゾーン設定を使用します。リマインダが正しく機能するためには、これらのすべてのソースにおいて、タイムゾーンが同じ値に設定されている必要があります。タイムゾーンを設定する方法については、「カレンダとタスクの環境設定の指定」を参照してください。
予定を保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。
予定を保存して予定ウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。
予定をファイルに保存するには、「ファイル」->「別名で保存」を選択し、名前を付けて保存ウィンドウを表示します。ファイル名を入力して、「了解」をクリックします。
予定を保存せずに予定ウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「閉じる」を選択します。
予定の詳細をプレビューするには、「ファイル」->「印刷プレビュー」を選択します。
予定の詳細を印刷するには、「ファイル」->「印刷」を選択します。
「アラームのオプション」ダイアログを使用して、アラームに追加オプションを指定できます。次の表は、「アラームのオプション」ダイアログの要素を説明しています。
次の手順を実行します。
「ファイル」->「新規」->「終日の予定」を選択します。予定が表示され、「終日のイベントにする」オプションが選択されています。予定ウィンドウは、「ファイル」->「新規」->「予定」 を選択したときに表示されるウィンドウと似ています。ただし、開始時間と終了時間は表示されません。
「単独の予定を作成する」の説明に従って、予定ウィンドウに詳細を入力します。
「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダ
は、一日の予定を保存して、予定ウィンドウを閉じます。
次の手順を実行します。
「単独の予定を作成する」の説明に従って、予定を作成します。
予定ウィンドウで、「繰り返し」タブをクリックして「繰り返し」タブの領域を表示します。次の表は、「繰り返し」タブの領域の要素を説明しています。
要素 |
説明 |
---|---|
「基本」 |
予定の日付、開始時間、終了時間を表示します。 |
「繰り返しのルール」 |
|
「毎」 |
スピンボックスを使用して、各予定間のタイムユニット数を指定します。 |
「日」 |
ドロップダウンリストから次のタイムユニットタイプのどれか 1 つを選択します。
|
「無期限」 |
ドロップダウンリストから次のオプションのどれか 1 つを選択して、一連の予定をいつ終了するかを指定します。
|
「次の日は除く」 |
このドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、一連の予定のうち予定をスケジュールしない日付を指定します。 |
「追加」 |
「追加」をクリックして、例外リストにスケジュールしない日付を追加します。 |
「修正」 |
「修正」をクリックして、例外リストで選択した日付に対して変更を行います。 |
「削除」 |
「削除」をクリックして、例外リストで選択した日付を削除します。 |
「プレビュー」 |
「プレビュー」セクションは、現在の月のすべての日付を表示します。現在選択されている日付は、赤枠で示されます。一連の予定のなかで、予定がスケジュールされている日付は、太字で表示されます。図 6–2は、典型的な「プレビュー」セクションを示しています。 「プレビュー」セクションの月名の左側にある左矢印をクリックして、前の月を表示します。左矢印を何度かクリックしスクロールして、前の月にいくつか戻ることができます。 「プレビュー」セクションの月名の右側にある右矢印をクリックして、次の月を表示します。右矢印を何度かクリックしスクロールして、次の月にいくつか進めることができます。 |
「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダ
は、一連の予定を保存して、予定ウィンドウを閉じます。
単独の予定、一連の予定、一連の予定内の特定の予定を削除できます。
次の手順を実行します。
スケジュール区画の該当する予定をダブルクリックして、予定ウィンドウを開きます。
「ファイル」-> 「削除」を選択します。
確認アラートが表示された場合は、「はい」をクリックします。
次の手順を実行します。
スケジュール区画で、一連の予定内の任意の予定をダブルクリックして、予定 ウィンドウを開きます。
「ファイル」-> 「削除」を選択します。
確認アラートが表示された場合は、「はい」をクリックします。
次の手順を実行します。
「表示」->「現在の表示」->「日間表示」を選択します。
スケジュール区画で、削除する予定を右クリックします。
ポップアップメニューから「削除」を選択します。
電子メールとカレンダ
を使用して、会議の予定の作成、会議の出席依頼、会議に必要なリソースの予約を行えます。
次の手順を実行します。
「ファイル」->「新規」->「会議」を選択します。予定ウィンドウは、「ファイル」->「新規」->「予定」 を選択したときに表示されるウィンドウと似ています。ただし、ここで表示されるウィンドウには 2 つの追加タブ「スケジュール」と「会議」があります。
「単独の予定を作成する」および「繰り返しの予定を作成する」の説明に従って、予定ウィンドウの「予定」、「リマインダ」、「繰り返し」タブに詳細を入力します。
会議についてより詳しく入力する場合は、「会議」タブをクリックして、「会議」タブの領域を表示します。
「主催者」ドロップダウンリストから会議の主催者を選択します。
電子メールとカレンダ
は、自動的に現在のユーザー名を「主催者」テキストボックスに入力します。複数の電子メールとカレンダ
アカウントを持っている場合は、ドロップダウンリストから適切なアカウントを選択します。
会議の出席者が表形式でリストされます。会議出席者の表には、デフォルトで左から順に次のカラムがあります。
Return キーを押して、新しいエントリを出席者リストに追加します。
リストから出席者を削除するには、出席者リストの該当エントリを右クリックして、ポップアップメニューから「削除」を選択します。
現在の表示の変更方法、現在の表示の保存方法、カスタム表示の作成方法については、「表示の使用」を参照してください。
「他を招待する」ボタンをクリックして、表に新しいエントリを作成します。電子メールとカレンダ
は、「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。
「スケジュール」タブをクリックして、「スケジュール」タブの領域を表示します。「スケジュール」タブの領域を使用して、すべての出席者が会議に出席できる時間帯や、必要なリソースが会議用に予約できる時間帯を確認できます。次の表は、「スケジュール」タブの領域の要素を説明しています。
要素 |
説明 |
---|---|
出席者リスト |
会議出席者の一覧を表示します。出席者リストは、「会議」タブの領域のリストと似ています。ただし、「役割」と「返信の有無」カラムは表示されません。この表の内容は、「表示の使用」の説明に従ってカスタマイズできます。 |
凡例 |
次のことを示すためにスケジュールで使用されるカラーコードを記述します。
|
スケジュール |
会議出席者の個々のスケジュールを表示します。現在選択されている時間帯の時間セグメントの背景は明るく、それ以外の時間セグメントの背景は暗くなります。各出席者の空き時間およびビジーな時間は、色付きの正方形で示されます。 |
「他を招待する」 |
「他を招待する」ボタンをクリックして、出席者リストに新しいエントリを作成します。 |
「オプション」 |
「オプション」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。
|
「<<」 ボタン |
「<<」 ボタンをクリックすると、選択した 「自動ピックアップ」基準を満たす、前の時間帯がスケジュール上で強調表示されます。 |
「自動ピックアップ」 |
「自動ピックアップ」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。
|
「>>」 ボタン |
「>>」 ボタンをクリックすると、選択した「自動ピックアップ」基準を満たす次の時間帯を強調表示します。 |
「会議の開始時間」 |
ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の開始日時を指定します。 |
「会議の終了時間」 |
ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の終了日時を指定します。 |
「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダ
は、会議予定を作成し、会議情報を送信するかどうかを問い合わせます。
指定したメールアドレスに会議情報を送信する場合は、「はい」をクリックします。
指定したメールアドレスに会議情報を送信せずに、この情報を保存する場合は、「いいえ」をクリックします。「会議情報の送信」の説明に従って、会議情報をあとで送信することもできます。
会議情報を送信するには、次の手順を実行します。
スケジュール区画の該当する会議をダブルクリックして、予定ウィンドウを開きます。
「動作」->「iCalendar 形式で転送」を選択して電子メールメッセージウィンドウを表示します。このウィンドウは、 「メッセージの作成」ウィンドウに似ています。電子メールとカレンダ
は、自動的に「件名」テキストボックスとメッセージ内容領域にテキストを挿入します。また、電子メールとカレンダ
は、メッセージ本文に会議情報を挿入します。
会議情報を送信する宛先電子メールアドレスを「宛先」フィールドに入力します。複数のアドレスに情報を送信する場合は、アドレスをコンマで区切ります。
メッセージウィンドウの要素についての詳細は、「新しいメッセージを送信する」を参照してください。
「ファイル」->「送信」を選択して、指定した電子メールアドレスに会議情報を送信します。
「ファイル」->「閉じる」を選択して、予定ウィンドウを閉じます。
会議を中止したり、個々の出席者の会議出席依頼を取り消すことができます。
次の手順を実行します。
スケジュール区画の該当する会議をダブルクリックして、予定ウィンドウを開きます。
「動作」->「ミーティングの取り消し」を選択すると、確認アラートが表示されます。
会議を中止するには、「はい」をクリックします。電子メールとカレンダ
は、指定のメールアドレスに会議中止の通知を送信します。
次の手順を実行します。
スケジュール区画の該当する会議をダブルクリックして、予定ウィンドウを開きます。
「会議」タブをクリックして、「会議」タブの領域を表示します。
依頼を取り消す出席者を右クリックして、ポップアップメニューから「削除」を選択します。電子メールとカレンダ
は、出席者リストからその出席者を削除します。
依頼を取り消す各出席者に対してこの手順を繰り返します。
「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダ
は、更新した会議情報を送信するかどうかを問い合わせます。
指定したメールアドレスに更新した会議情報を送信する場合は、「はい」をクリックします。
出席依頼が取り消された出席者に対して、Cancel:Calendar Information という件名のメッセージが送信されます
出席者リストに登録されている出席者に対して、Calendar information という件名のメッセージが送信されます。
指定したメールアドレスにメッセージを送信せずに、更新した会議情報を保存するには、「いいえ」をクリックします。
電子メールとカレンダ
は、会議出席依頼を電子メールの添付ファイルで「受信箱」に送信します。会議への出席依頼に返信するには、次の手順を実行します。
会議出席依頼が添付されている電子メールメッセージを開きます。
「メッセージの添付ファイルを表示する」の説明に従って、メッセージの添付ファイルを表示することで、会議出席依頼を開きます。
次のオプションの中からどれか 1 つを選択します。
「受諾」
「暫定受諾」
「辞退済み」
依頼を受諾した場合、会議出席依頼を閉じると、電子メールとカレンダ
によってカレンダにイベントが追加されます。
「RSVP」 オプションを選択して、会議の主催者に返信することを指定します。
「RSVP」オプションを選択した場合、会議出席依頼を閉じたときに、電子メールとカレンダ
によって詳細な返信が電子メールで会議主催者に送られます。
「RSVP」オプションを選択しない場合、電子メールとカレンダ
は会議主催者に返信を送りません。
「カレンダ」ボタンをクリックして、「カレンダ」フォルダを一覧表示するポップアップメニューを表示します。この依頼の詳細を保存するカレンダを選択します。
「了解」をクリックして、会議出席依頼を閉じます。
電子メールメッセージを閉じます。
出席依頼に対する会議出席者からの返信は、電子メールの添付ファイルで受け取ります。返信をもとに会議情報を更新するには、次の手順を実行します。
返信が添付されている電子メールメッセージを開きます。
「メッセージの添付ファイルを表示する」の説明にしたがって、メッセージの添付ファイルを表示することで、返信を開きます。
「はい」をクリックして返信を閉じます。電子メールとカレンダ
は、返信の詳細をもとに出席者リストを更新します。
電子メールメッセージを閉じます。
会議の出席依頼を受諾したら、会議をカレンダに追加します。このとき、会議の詳細が最新であることを確認する必要があります。次の手順を実行して確認します。
スケジュール区画の該当する会議をダブルクリックして、アポイントウィンドウを開きます。
「動作」->「会議のリフレッシュ」を選択して、会議の主催者に電子メールメッセージを送信します。電子メールメッセージの件名は、「リフレッシュ : カレンダ情報」です。
最新の会議詳細を送るかどうかは、主催者が決めます。
主催者のみが会議の詳細を変更できます。会議の出席者が行った変更は、すべて無視されます。
アカウントの空き情報 (フリー/ビジー) は公開することができます。これにより、ネットワーク上のほかのユーザーが会議を開催するときに、そのアカウントのスケジュールを調べることができます。
アカウントのフリーまたはビジー情報を公開するには、次の手順を実行します。
「動作」->「予定の公開」を選択して、カレンダ情報ウィンドウを表示します。カレンダ情報ウィンドウは、電子メールウィンドウであり、メッセージ作成ウィンドウに似ています。電子メールとカレンダ
は、自動的に「件名」テキストボックスとメッセージ内容領域にテキストを挿入します。電子メールとカレンダ
は、空き情報 (フリーまたはビジー) を電子メールの添付ファイルで送ります。
「宛先」テキストボックスに、空き情報を送信する宛先電子メールアドレスを入力します。複数のアドレスに情報を送信する場合は、アドレスをコンマで区切ります。
または、「宛先」ボタンをクリックします。「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを使用して、アドレスを選択します。
カレンダ情報ウィンドウの要素についての詳細は、「新しいメッセージを送信する」を参照してください。
「ファイル」->「送信」を選択すると、指定した電子メールアドレスに空き情報が送信されます。