カレンダをブラウズして空き時間のチェックを済ませ、他の人のカレンダへアポイントを挿入する許可を持っている場合は、グループアポイントをスケジュールできます。
自分のカレンダと他の人のカレンダで、グループアポイントを挿入、変更、または削除するには、グループアポイント・エディタを使用します。他の人のカレンダへの挿入アクセスができない場合は、グループアポイント・エディタを使用して、他のユーザにグループアポイントをメールで通知できます。
[ブラウズ] メニューの [カレンダの比較] を選択します。
ブラウズリストで、1 つまたは複数のエントリを選択します。
複数のカレンダの予定表が重ね合わせて表示されます。予定のある時間が網掛けされていて、空き時間は網掛けされていませんので注意してください。
グリッドの、網掛けされていないタイム・ブロックをクリックします。
[スケジュール] をクリックします。
グループアポイント・エディタが表示され、日付、時間、およびメールのフィールドが自動的に記入されます。
[開始] フィールドに、グループアポイント開始時間を入力 (または編集) します。
[終了] フィールドに、グループアポイント終了時間を入力 (または編集) します。
[内容] フィールドに、アポイントの場所や目的などの説明を入力します。
[追加設定の表示] をクリックします。
グループアポイントの周期と期間を選択します。
選択したカレンダにグループアポイントを追加するには、[挿入] をクリックします。
カレンダに対して挿入アクセスができない場合は、他の人にグループアポイントを通知するメールを送信できます。「カレンダを使用してグループに通知をメールするには」を参照してください。
グループアポイント・エディタを閉じるには、[取消し] をクリックします。
グループアポイントの設定 (日付、開始と終了時間、説明、繰り返し間隔) が終わると、グループに通知をメールできます。グループアポイント・エディタに表示されたグループアポイントを使用して、次の手順を実行します。
[追加設定の表示] をクリックし、追加のオプションを表示します。
[メール] をクリックします。
カレンダが、アポイント・アタッチメントを含むメール作成ウィンドウを表示します。アポイント・アタッチメントには、選択したユーザがあらかじめアドレス指定されていて、自動的に日付とアポイントの開始または終了時間が表示されます。
メール作成ウィンドウの [送信] をクリックします。
カレンダが、選択されたユーザに通知をメールします。
カレンダ形式の通知のメール・メッセージを受け取った人は、メッセージをメール・プログラム・ヘッダ・ウィンドウからドラッグして、自分のカレンダにドロップすると、あらかじめフォーマットされたアポイントを自動的にスケジュールできます。
メール・プログラム (または通常使用しているメール・プログラム) を起動します。
メール作成ウィンドウを開いて、ブランク・メッセージを作成します。
メッセージに、次の書式どおりのセクションを追加します。<tab> はタブ文字に、<blank line> はブランク行に、イタリック書式の情報は実際のデータに置き換えてください。
<tab>** Calendar Appointment ** <blank line> <tab>Date:<tab>mm/dd/yy <tab>Start:<tab>hh:mm am <tab>End:<tab>hh:mm pm <tab>What:<tab>description line 1 <tab><tab>description line 2
次に例を示します。
** Calendar Appointment ** Date: 08/13/97 Start: 10:00 am End: 11:00 am What: Staff meeting Monet conference room
追加のテキストをメール・メッセージに挿入します。
メッセージを受取人にアドレス指定して、メッセージのサブジェクトを指定します。
メッセージを送信します。
メール・プログラムの使用方法については、第 8 章「メール・プログラムの使い方」を参照してください。
メール・プログラムまたはファイル・マネージャ、場合によってはその他のアプリケーションから、アポイント・アイコンを [カレンダ] にドラッグして、アポイントをスケジュールできます。
[メール・プログラム] メッセージ・ヘッダ・リストで、フォーマットされたアポイントを含むヘッダをクリックします。
ヘッダを [カレンダ] にドラッグ&ドロップします。
ポインタが、移動するファイルを表すアイコンに変わります。
アポイントがスケジュールされ、アポイントがスケジュールされたことを示すメッセージがメッセージ領域に表示されます。
アポイントをスケジュールした日を含むカレンダ表示を表示します。
その日をダブルクリックして、アポイント・エディタを開きます。
アポイントが正しい日時にスケジュールされていることを確認します。
メール・プログラムの使用方法の詳細は、第 8 章「メール・プログラムの使い方」を参照してください。
フォーマットされたアポイントを含むファイルがある場合は、次の手順を実行します。
開いている [ファイル・マネージャ] ウィンドウで、フォーマットされたアポイントのファイルを含むフォルダに移動します。
フォーマットされたアポイントと [カレンダ] の両方が画面に表示されている状態で、フォーマットされたアポイントのファイルを [カレンダ] にドラッグ&ドロップします。
アポイントがスケジュールされます。
その日をダブルクリックして、アポイント・エディタを開きます。
アポイントが正しい日時にスケジュールされているか確認します。
ファイル・マネージャの詳細は、第 5 章「ファイル・マネージャによるファイルの管理」を参照してください。
[カレンダ] から、アポイント・アイコンをメールするために [メール・プログラム] にドラッグしたり、自分のファイル・システムに保存するためにファイル・マネージャにドラッグしたりできます。
アポイントを作成するためにアポイント・エディタを使用しますが、[挿入] はクリックしないでください。
[メール・プログラム] を起動して、メール作成ウィンドウの [新規メッセージ] を選択します。
アポイント・エディタと [メール・プログラム] のメール作成ウィンドウの両方を画面に表示します。
[アポイントのドラッグ] アイコンを、アポイント・エディタから [メール・プログラム] のアポイントリストにドラッグ&ドロップします。
ポインタが、移動するファイルを表すアイコンに変わります。
[メール・プログラム] が、アポイントをテキストファイルとしてアタッチメント・リストに表示します。
メール・メッセージを作成して、アドレスを指定し送信します。
メール・プログラムの使用方法の詳細は、第 8 章「メール・プログラムの使い方」を参照してください。
アポイントを作成するためにアポイント・エディタを使用しますが、[挿入] をクリックしないでください。
開いている [ファイル・マネージャ] ウィンドウで、アポイントを保存するファイルを含むフォルダに移動します。
[ファイル・マネージャ] ウィンドウとカレンダの [アポイント・エディタ] の両方を画面に表示している状態で、[アポイントのドラッグ] アイコンを、アポイント・エディタから [ファイル・マネージャ] ウィンドウにドラッグ&ドロップします。
アポイントは、ドロップしたフォルダに、テキスト・ファイル形式で保存されます。
ファイル・マネージャの詳細は、第 5 章「ファイル・マネージャによるファイルの管理」を参照してください。