本章介绍如何使用电子邮件和日历
编写、发送和接收电子邮件。
您可以使用电子邮件和日历
编写、发送和接收电子邮件。您可以在电子邮件文件夹中存储您的电子邮件。例如,您收到的邮件的缺省位置是“收件箱”文件夹。其他缺省电子邮件文件夹包括“草稿”、“发件箱”和“已发送邮件”文件夹。
在电子邮件和日历
中显示电子邮件文件夹时,会显示一个电子邮件窗口。电子邮件窗口包含可用来处理电子邮件的菜单项、工具栏按钮和窗格。图 4–1 显示了典型的电子邮件窗口。
电子邮件窗口包含一个文件夹窗格。该文件夹窗格显示若干个文件夹,您可以在这些文件夹中存储邮件。要显示或隐藏文件夹窗格,请选择“查看”->“文件夹栏”。
电子邮件窗口还包含邮件窗格和预览窗格。在该窗口的上半部分,邮件窗格显示文件夹中的邮件列表。预览窗格位于该窗口的下半部分,其中显示当前选定邮件的预览。要显示或隐藏预览窗格,请选择“查看”->“预览窗格”。
图 4–2 显示了典型的邮件窗格和预览窗格。
下表列出了 图 4–2 中的邮件窗格界面组件:
编号 |
说明 |
---|---|
1 |
搜索栏。您可以使用搜索栏对当前文件夹中的所有邮件进行简单搜索。例如,可以搜索包含特定文本字符串的邮件。 |
2 |
列标题。在邮件窗格中,邮件被组织成一个表。表的行包含邮件的标题信息。列则代表邮件的信息字段,例如邮件的发送者、邮件主题等等。缺省情况下,邮件窗格显示的列从左到右依次为:
|
根据邮件状态,邮件列表中的邮件标题信息以不同的格式显示。图 4–2 显示了邮件列表中的这些格式。下表列出并说明邮件标题信息的显示格式:
编号 |
格式 |
说明 |
---|---|---|
3 |
粗体 |
此邮件尚未阅读。 |
4 |
无格式 |
此邮件已阅读。 |
5 |
红色 |
此邮件被标记为“重要”。 |
6 |
突出显示 |
此邮件当前被选定。 |
您可以使用电子邮件窗口执行所有与电子邮件相关的任务,例如阅读、编写和发送邮件。电子邮件和日历
使您可以将邮件组织到文件夹中。有关邮件窗格中的图标的信息,请参阅附录 B,邮件图标。
有关电子邮件和日历
中的高级电子邮件功能的详细信息,请参阅第 5 章,使用高级电子邮件功能。
要接收邮件,请选择“操作”->“发送/接收”。通常,新邮件显示在“收件箱”中。如果有新邮件,“收件箱”的标题就会显示为粗体。新邮件的数量显示在“收件箱”标题的旁边。
您可以保存和打印邮件。也可以更改邮件的显示方式。
在邮件列表中双击该邮件。或者,在邮件列表中选择要打开的邮件,然后选择“文件”->“打开邮件”。
要将邮件另存为文件,请打开该邮件,然后选择“文件”->“另存为”。在“邮件另存为”对话框中输入文件名,然后单击“确定”。
要打印邮件,请打开该邮件,然后选择“文件”->“打印”。从“打印邮件”对话框中选择所需的选项,然后单击“打印”。
要预览邮件的打印效果,请选择“文件”-> “打印预览”。
附件是包括在邮件中的文件。如果想要将一个文件发送给某人,您可以将该文件附加到邮件中。如果邮件包含附件,每个附件都会在邮件底部显示一个按钮。如果您的系统可以识别附件的文件类型,则该按钮中就会显示代表该文件类型的图标。
您可以对附件执行以下操作:
操作 |
参考 |
---|---|
查看邮件中的附件 |
单击按钮左侧的向右箭头图标。或者,单击该按钮右侧的向下箭头,然后从弹出式菜单中选择“查看内置内容”。 如果附件已经显示在邮件中,单击按钮左侧的向下箭头图标可以隐藏附件。或者,单击该按钮右侧的向下箭头,然后从弹出式菜单中选择“隐藏”。 |
保存附件 |
单击按钮右侧的向下箭头,然后从弹出菜单中选择“保存附件”。即可显示“保存附件”对话框。使用“保存附件”对话框保存附件。 |
在应用程序中打开附件 |
如果您的系统可以识别附件的文件类型,则您可以在某个应用程序中打开该附件。要打开附件,请单击该按钮右侧的向下箭头,然后从弹出式菜单中选择“在应用程序名称 中打开”。 |
您可以发送新邮件,也可以回复或者转发您收到的邮件。您可以在邮件窗口的如下字段中输入要将邮件发送到的地址:
在此字段中输入要将邮件发送到的地址。
抄送邮件是指将邮件复制到另一个地址中。在此字段中输入要将邮件复制到的地址。要显示“抄送”字段,请在邮件窗口中选择“视图”->“抄送字段”。
在此字段中输入要将邮件密送到的地址。当您密送邮件时,发送的邮件中不会显示密送的地址。要显示“密送”字段,请在邮件窗口中选择“视图”->“密送字段”。
您还可以使用“收件人”、“抄送”和“隐藏抄送”按钮选择您的邮件要发送到的联系人。
要撰写和发送新邮件,请执行以下步骤:
选择“文件”->“新建”->“邮件”。或者,选择“操作”->“撰写新邮件”。
使用“编写邮件”窗口编写邮件。下表说明“撰写邮件”窗口中的元素:
元素 |
说明 |
---|---|
发件人 |
如果您有多个电子邮件帐户,请使用此下拉列表选择要填写到邮件的“发件人”字段中的电子邮件地址。 |
签名 |
如果您要在邮件中留下签名,请使用此下拉列表选择要添加的签名。您可以选择一个从您的电子邮件帐户详细资料自动生成的签名。您也可以创建定制签名。 有关签名的详细信息,请参阅设置编写器首选项。 |
收件人 |
输入要将邮件发送到的电子邮件地址。如果要将邮件发送给多个地址,各个地址之间以逗号分隔。 有关如何从联系人列表向“收件人”字段添加联系人的信息,请参阅选择要向其发送邮件的联系人。 |
主题 |
在此文本框中键入邮件的主题摘要。 |
内容 |
在“主题”字段和格式工具栏下面的窗口区域中键入邮件的正文。 您可以设置要发送的邮件的格式。有关详细信息,请参阅编写邮件。 |
可以将文件添加到邮件。要将文件附加到邮件中,请执行以下步骤:
在“撰写邮件”窗口中,选择“插入”->“附件”。即可显示“附加文件” 对话框。
使用该对话框选择要附加到邮件的文件。当您选择文件后,请单击“确定”。附件在“撰写邮件”窗口上的附件窗格中显示为一个图标。
要发送邮件,请选择“文件”->“发送”。
请执行以下步骤:
打开包含要回复的邮件的文件夹。在邮件列表中,选择要回复的邮件。
或者,打开要回复的邮件。
要回复给邮件的发送者,请选择“操作”->“回复发送者”。
要回复邮件的发件人以及该邮件抄送的所有人,请选择“操作”->“全部回复”。
您可以从邮递列表中回复邮件,以便您的回复只发送给该邮递列表,而不发送给发件人或该邮件抄送的个人。为此,请选择“操作”->“回复列表”。
即可显示一个新邮件窗口。根据您的首选项设置,新邮件可能包含原邮件。
请在“主题”字段和格式工具栏下的窗口区域中键入邮件的文本。
要发送邮件,请选择“文件”->“发送”。
您可以将邮件转发给其他地址。转发邮件的方法有好几种。下表介绍可以转发邮件的方法:
转发为 |
说明 |
---|---|
附件 |
将转发的邮件作为一个文件附加到新邮件中。 |
内置 |
将转发的邮件插入到新邮件的正文中。如果您想引用转发的邮件时,这种式样非常有用。 |
引用 |
在新邮件的正文中插入转发的邮件,并在转发的邮件的每行前插入字符,例如大于号 (>)。如果您想引用转发的邮件,并且想以可视化方式标记出转发的邮件的行时,这种式样非常有用。 |
重定向 |
转发邮件,并且保留邮件标题信息。例如,假定您收到了一封来自 Alex Popov 的邮件,然后您将该邮件重定向给 Joe Garcia。当 Joe Garcia 打开该邮件时,Alex Popov 显示为该邮件的发送者。 如果您收到了一封并不是发送给您的邮件时,此式样非常有用。例如,您在客户服务部门工作,而邮件是一封销售询问邮件。 |
要转发邮件,请执行以下步骤:
打开包含要转发的邮件的文件夹。在邮件列表中,选择要转发的邮件。
或者,您可以打开要转发的邮件。
选择“操作”->“转发邮件”。即可显示一个新邮件窗口。
或者,您可以使用“操作”->“转发”菜单,以不同的式样来转发邮件。下表介绍如何以其他式样转发邮件:
转发邮件的形式 ... |
选择 ... |
---|---|
附件 |
“操作”->“转发”->“附加” |
内置 |
“操作”->“转发”->“内置” |
引用 |
“操作”->“转发”->“引用” |
重定向 |
“操作”->“转发”->“重定向” |
在“收件人”字段中,输入要将邮件转发到的电子邮件地址。如果要将邮件转发给多个地址,各个地址之间以逗号分隔。
有关如何向“收件人”字段添加联系人的信息,请参阅选择要向其发送邮件的联系人。
如果要给邮件中添加更多的文本,请在“主题”字段和格式工具栏下的区域中键入文本。
要发送邮件,请选择“文件”->“发送”。
您可以指定缺省的转发样式。有关详细信息,请参阅设置编写器首选项。
您可以从联系人文件夹向邮件的“收件人”、“抄送”和“隐藏抄送”字段添加联系人。
要向邮件添加联系人,请执行以下步骤:
要添加联系人,请单击邮件中的“收件人”、“抄送”或“隐藏抄送”按钮。即可显示“从通讯录选择联系人”对话框。
使用“从通讯录选择联系人”对话框向您的邮件中添加联系人。下表介绍了“从通讯录选择联系人”对话框中的元素:
元素 |
说明 |
---|---|
文件夹 |
单击文件夹选定器按钮可以选择要从中选择联系人的联系人文件夹。 有关如何指定默认联系人文件夹的信息,请参阅设置文件夹首选项。 |
类别 |
从下拉式列表中选择联系人所属的类别。对话框下半部分中的联系人列表显示该类别中的所有联系人。 要显示所有类别中的联系人,请选择“所有类别”。 |
“姓名”文本框 |
键入要搜索的联系人的姓名,然后单击“查找”按钮在联系人列表中搜索该联系人。 |
联系人列表 |
显示当前文件夹中的联系人和联系人列表的列表。列表的内容取决于以下因素:
|
收件人 |
要向邮件的“收件人”字段添加联系人,请在联系人列表中选择联系人,然后单击“收件人”按钮。 |
抄送 |
要向邮件的“抄送”字段添加联系人,请在联系人列表中选择联系人,然后单击“抄送”按钮。 |
隐藏抄送 |
要向邮件的“隐藏抄送”字段添加联系人,请在联系人列表中选择联系人,然后单击“隐藏抄送”按钮。 |
单击“确定”将联系人添加到邮件的“收件人”、“抄送”和“隐藏抄送”字段,然后关闭对话框。
您可以剪切、复制和粘贴所编写的邮件的内容。您可以搜索并替换文本。可以检查邮件的拼写。还可以保存邮件草稿。
您可以在邮件编写窗口中编辑您正在编写的邮件的内容。您可以按如下所述编辑邮件的内容:
要编辑邮件中的所有文本,请选择“编辑”->“全部选定”。
要从邮件中删除文本,并将该文本放在剪贴板中,请在邮件中选择该文本,然后选择“编辑”->“剪切”。
要将邮件中的文本复制到剪贴板中,请在邮件中选择该文本,然后选择“编辑”->“复制”。
要将文本从剪贴板粘贴到邮件中,请将光标放置在邮件中要插入该文本的地方。选择“编辑”->“粘贴”。
要将文本从剪贴板粘贴到邮件中进行引用,请将光标放置在邮件中要插入该文本的地方。选择“编辑”->“粘贴引用”。该文本会插入到邮件中,并且插入文本的每行前面都有大于号 (>)。
要撤消最后一次编辑操作,请选择“编辑”->“撤消”。
如果您又决定不撤消该操作,请选择“编辑”-> “重做”。
要检查邮件的拼写,请选择“编辑”->“检查文档拼写”。
当拼写检查器遇到拼写错误的单词时,“拼写检查器”对话框会显示一系列建议,以替换拼写错误的单词。您可以从“拼写检查器”对话框中执行以下操作:
要用“拼写检查器”对话框中的一个建议替换拼写错误的单词,请选择该建议,然后单击“替换”按钮。
要忽略拼写错误的单词,请单击“忽略”按钮。拼写检查器不再将该单词当做拼写错误的单词。
要移动到下一个拼写错误的单词,并且不对当前的单词进行更改,请单击“跳过”按钮。
要返回到前一个拼写错误的单词,并且不对当前的单词进行更改,请单击“后退”按钮。
要将拼写错误的单词添加到字典中,请“添加到字典”下拉式列表中选择字典,然后单击“添加单词”按钮。
电子邮件和日历
会按照您在电子邮件和日历
首选项中启用的语言检查邮件的拼写。要使用其他语言检查邮件的拼写,请选择“编辑”->“当前语言”,然后选择所需的语言。
有关如何修改缺省拼写检查器语言的信息,请参阅设置编写器首选项。
如果要保存尚未发送的邮件,您可以保存邮件的草稿。要保存您正在编写的邮件的草稿,请选择“文件”->“保存草稿”。该邮件会保存在您的本地“草稿”文件夹中。
要继续编写草稿邮件,请从您的本地“草稿”文件夹中打开该邮件,然后完成
要发送草稿邮件,请从您的本地“草稿”文件夹中打开该邮件。在编写窗口中完成该邮件,然后选择“文件”->“发送”。
当您删除邮件时,会发生以下事件:
邮件被移动到“废纸篓”文件夹中。
如果您的“收件箱”配置为显示删除的邮件,则该邮件会以带删除线的格式显示在邮件列表中。要显示删除的邮件,请选择“视图”->“隐藏删除的邮件”,使得“隐藏删除的邮件”菜单项处于未被选中的状态。
如果需要从“废纸篓”中取得邮件,则您可以取消删除该邮件。取消删除邮件后,该邮件会恢复到删除之前它所在的文件夹中。
您可以永久清除一个文件夹,以便从该文件夹中永久删除您要删除的邮件。
您可以清空“废纸篓”文件夹,以便永久删除“废纸篓”中的内容。即,当您清空了“废纸篓”,您也就永久清除了所有的文件夹。
从邮件列表中选择要删除的邮件,然后选择“编辑”->“删除”。
在“废纸篓”文件夹中选择要取消删除的邮件,然后选择“编辑”->“取消删除”。
要从文件夹中永久删除邮件,请打开该文件夹,然后选择“操作”->“永久清除”。
选择“操作”-> “清空废纸篓”。
下面的部分介绍如何浏览和选择邮件。
您可以在邮件列表中用几种不同的方式来浏览邮件。表 4–1介绍如何在邮件列表中浏览邮件。
表 4–1 浏览邮件
任务 |
操作 |
---|---|
转到第一封邮件。 |
按下 Home 键。 |
转到最后一封邮件。 |
按下 End 键。 |
在邮件列表中上移一页。 |
按 Page Up 键。 |
在邮件列表中下移一页。 |
按 Page Down 键。 |
转到下一封邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“下一封邮件”。 |
转到下一封未读邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“下一封未读邮件”。 |
转到下一封标记为重要的邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“下一封标记为重要的邮件”。 |
转到下一线索的第一封邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“下一线索”。 |
转到前一封邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“前一封邮件”。 |
转到前一封未读邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“前一封未读邮件”。 |
转到前一封标记为重要的邮件。 |
选择“操作”->“转至”->“前一封标记为重要的邮件”。 |
您可以在邮件列表中用几种方式来选择邮件。表 4–2介绍如何在邮件列表中选择邮件。
表 4–2 在邮件列表中选择邮件
任务 |
操作 |
---|---|
选择邮件 |
单击该邮件。 |
选择一组连续的邮件 |
按住 Shift 键。单击该组中的第一封邮件,然后单击该组中的最后一封邮件。 |
选择多封邮件 |
按住 Ctrl 键。单击要选择的多封邮件。 |
选择文件夹中的所有邮件 |
选择“编辑”->“全部选定”。 |
反向选择邮件 |
选择“编辑”->“反向选择”。当前选定的邮件会被取消选择,而那些未选定的邮件则会被选定。 |
不要单击状态列中的图标来选择邮件。
您可以将邮件存储在文件夹中。缺省情况下,电子邮件和日历
为邮件提供以下文件夹:
文件夹 |
说明 |
---|---|
草稿 |
草稿邮件的缺省文件夹。当您编写邮件时,如果选择“文件”->“保存草稿”,该邮件会保存在此文件夹中。当您完成并发送了该邮件,则该邮件会从此文件夹中删除。 |
收件箱 |
进来的邮件的缺省位置。 |
发件箱 |
包含已执行发送操作但由于没有连接到邮件服务器而致使 |
已发送邮件 |
已经发送的邮件的缺省文件夹。 |
废纸篓 |
包含已删除的邮件。 |
要组织您的邮件,您可以创建文件夹,并将邮件从您的“收件箱”文件夹移动或复制到其他文件夹中。
请执行以下步骤:
选择要移动的邮件,然后选择“操作”->“移动到文件夹”。
使用“将邮件移动到”对话框中的树目录结构选择要将邮件移动到的文件夹。
要创建新文件夹,请单击“新建”按钮。即可显示“创建新文件夹”对话框。有关详细信息,请参见创建新文件夹。
单击“确定”。
或者,显示文件夹窗格,然后将邮件拖到文件夹窗格中的该文件夹内。
请执行以下步骤:
选择要复制的邮件,然后选择“操作”->“复制到文件夹”。
使用“将邮件复制到”对话框中的树目录结构选择要将邮件复制到的文件夹。
要创建新文件夹,请单击“新建”按钮。即可显示“创建新文件夹”对话框。有关详细信息,请参见创建新文件夹。
单击“确定”。
电子邮件和日历
使您可以搜索邮件。您可以搜索各个邮件中的文本。您可以使用搜索栏对一个文件夹中的所有邮件进行简单搜索。例如,可以搜索包含特定文本字符串的邮件。
您可以执行使用复杂搜索条件的高级搜索。例如,可以搜索包含附件、添加了标志或者在特定日期收到的邮件。可以保存搜索,以后再从“搜索”菜单中使用这些搜索。有关如何执行高级搜索以及如何保存搜索的信息,请参阅使用高级搜索。
请执行以下步骤:
打开要搜索的邮件。
或者,确定显示了预览窗格,然后选择要搜索的邮件。
选择“编辑”->“搜索邮件”。
在“在邮件中查找”对话框的“查找”文本框中键入要搜索的文本。要搜索区分大小写,请选择“区分大小写”选项。
单击“查找”。匹配的结果会在邮件中突出显示。匹配的总数显示在“在邮件中查找”对话框。
要关闭“在邮件中查找”对话框,请单击“关闭”。
请执行以下步骤:
显示包含要搜索的邮件的文件夹。
从搜索栏的下拉列表中选择要在其中进行搜索的邮件组件。
在搜索栏上的文本框中键入要搜索的文本。
单击“立即查找”按钮。或者,选择“搜索”->“立即查找”。与搜索标准匹配的邮件就会显示在邮件列表中。
要保存搜索,请选择“搜索”->“保存搜索”。即可显示“保存搜索”对话框。在“规则名称”文本框中键入搜索的名称,然后单击“确定”。
要清除搜索标准并显示文件夹中的所有邮件,请选择“搜索”->“清除”。或者,单击搜索栏中的“清除”按钮。