第 10 章 使用 Microsoft Exchange 帳號

本章中的資訊是在說明如何使用電子郵件和行事曆搭配 Microsoft Exchange 帳號。

將 Exchange 與電子郵件和行事曆搭配使用簡介

您可以使用電子郵件和行事曆來處理 Exchange 資訊。從電子郵件和行事曆使用 Exchange 時，資料是儲存在 Exchange 伺服器，而不是本機系統。

可以從電子郵件和行事曆處理的 Exchange 資料夾類型有下列幾種：

• 行事曆

• 聯絡人

• 電子郵件

• 工作

電子郵件和行事曆中一次只能啟用一個 Exchange 帳號。有關如何在電子郵件和行事曆中配置 Exchange 帳號的詳細資訊，請參閱第 2 章, 入門。

從電子郵件和行事曆使用 Exchange 時，有些功能的運作方式會有所不同，特別是跟 Exchange 資料夾和本機資料夾相關的部份。下表摘要列出功能上的差異：

功能	Exchange 資料夾	本機資料夾
儲存來自電子郵件訊息的約會和聯絡人	項目儲存在適當的 Exchange 資料夾。	項目不是儲存在本機資料夾。
約會和會議的提醒	啟動電子郵件和行事曆後，提醒才會運作。	不需要啟動電子郵件和行事曆，提醒就會運作。

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注意 –

登入 Exchange 帳號，然後按一下 GAL，GAL 並不會顯示聯絡人。這樣可以降低通用類別目錄伺服器的工作負荷量。如果要在 GAL 中檢視聯絡人，請執行搜尋。有關如何搜尋聯絡人的詳細資訊，請參閱搜尋聯絡人。

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登入 Exchange 帳號

在電子郵件和行事曆中配置 Exchange 帳號時，會將帳號新增到資料夾窗格中。

啟動電子郵件和行事曆時，會收到要求帳號密碼的提示。如果密碼輸入正確，資料夾窗格就會顯示出帳號，而您就可以顯示資料夾的內容。

指派代理人權限

Microsoft Exchange 有一項功能，讓您可以賦予其他使用者權限，以存取您的 Exchange 帳號。將這項權限指派給其他使用者時，該使用者即為代理人。您可以讓代理人使用者代表您執行下列工作：

• 讀取您的電子郵件訊息，並代表您傳送郵件。

• 檢視您的約會、新增約會以及更新現有的約會。

• 檢視您的工作、新增工作以及更新現有的工作。

• 檢視您的聯絡人、新增聯絡人以及更新現有的聯絡人。

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注意 –

如果先前尚未以 Microsoft Outlook 使用過您的 Exchange 帳號，電子郵件和行事曆中的代理人功能就無法正常運作。當選擇 [工具]-> [設定]，然後按一下 [Exchange 的委任]，就會顯示訊息：讀取代理人名單時發生錯誤。

如果您計劃從 Outlook 遷移到電子郵件和行事曆，並希望使用代理人功能，則必須在遷移前先於 Outlook 中指定所有代理人選項。

如果您無法使用代理人功能，則可以改為設定資料夾權限給其他使用者。然後，該使用者就可以在自己的資料夾窗格中開啟資料夾。有關如何設定資料夾的存取許可權的詳細資訊，請參閱設定資料夾的存取許可權。有關如何開啟其他使用者的資料夾的詳細資訊，請參閱開啟另一個使用者的資料夾。

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將使用者配置為代理人

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具]->[設定]。

2. 在左窗格中，按一下 [Exchange 的委任]。

3. 在 [委派給其他人] 標籤區段中，按一下 [增加]。

4. 在 [選取使用者] 對話方塊的 [委派給] 欄位中，輸入使用者名稱。或者，如果要從 GAL 或聯絡人清單中選取使用者，請按一下 [通訊錄] 按鈕。然後使用 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊選取使用者。

5. 按一下 [選取使用者] 對話方塊的 [確定]，指派使用者為代理人。

6. 按一下 [Evolution 設定] 對話方塊的 [確定]。

指定代理人的存取許可權

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具]->[設定]。

2. 在左窗格中，按一下 [Exchange 的委任]。

3. 在 [委派給其他人] 標籤區段中，選取您要修改其權限的代理人，然後按一下 [編輯]。

4. 在 [使用者名稱的權限] 對話方塊中，為 [行事曆] 、[聯絡人]、[收件匣] 和 [ 工作] 資料夾選取代理人權限。從每個資料夾下方的下拉式清單中，選取代理人的角色。每個角色都有一組關聯的權限。舉例來說，如果選取的是作者角色，代理人就可以讀取資料夾內容並新增資料夾項目。

5. 選取 [代理人可以查看私人郵件] 選項，則可以讓代理人檢視 [分類] 為 [私人] 的約會、會議和工作。

6. 按一下 [使用者名稱的權限] 對話方塊中 [確定]。

7. 按一下 [Evolution 設定] 對話方塊中 [確定]。

移除代理人

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具]->[設定]。

2. 在左窗格中，按一下 [Exchange 的委任]。

3. 在 [委派給其他人] 標籤區段中，選取您要移除的代理人，然後按一下 [移除]。

4. 按一下確認對話方塊中的 [是]。

5. 按一下 [Evolution 設定] 對話方塊中 [確定]。

檢視身為其代理人的使用者

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具]->[設定]。

2. 在左窗格中，按一下 [Exchange 的委任]。

3. 按一下 [擔任代理人] 標籤。標籤區段中的表格會顯示您身為其代理人的使用者清單。

   如果您想要代表使用者傳送電子郵件訊息，請選取該使用者旁邊的核取方塊。撰寫郵件時，您可以從 [寄件者] 下拉式清單中，選取該使用者的電子郵件地址。

4. 按一下 [關閉]，關閉 [Evolution 設定] 對話方塊。

設定資料夾的存取許可權

執行下列步驟：

1. 在資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [權限]。

2. 使用 [資料夾名稱的權限] 對話方塊，設定存取許可權。下表說明 [資料夾權限] 對話方塊中的各項元素：

   元素	描述
   使用者表格	如果要設定使用者的存取許可權，請在表格中選取使用者，然後在 [權限] 群組中選取需要的選項。 如果要新增使用者到表格中，請按一下 [增加]。在 [新增使用者] 對話方塊中輸入使用者名稱，然後按一下 [確定]。或者，如果要從 GAL 或聯絡人清單中選取使用者，請按一下 [通訊錄] 按鈕。然後使用 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊選取使用者。 如果要刪除表格中的使用者，請在表格中選取使用者，然後按一下 [移除] 。
   角色	從下拉式清單中選取使用者的角色。每個角色都有一組關聯的權限。舉例來說，如果選取的是檢閱者角色，就會自動選取下列選項： 讀取權 可看到資料夾 [編輯項目] 群組中的 [無] 選項 [刪除項目] 群組中的 [無] 選項 選取使用者的角色後，您可以修改其權限。在修改權限時，下拉式清單中的值會隨著變更為適當的角色。如果選取的權限與該角色不相符，下拉式清單中的值會變更為 [自訂]。
   建立權	選取這個選項，讓使用者可以在資料夾中新增項目。
   資料夾所有者	選取這個選項，讓使用者可以執行資料夾所有者的工作。
   讀取權	選取這個選項，讓使用者可以讀取資料夾中的項目。
   資料夾聯絡人	選取這個選項，讓使用者可以接收到與資料夾相關的郵件副本。舉例來說，當有使用者對該資料夾進行變更時，資料夾可能會傳送郵件給所有資料夾聯絡人。
   建立子資料夾	選取這個選項，讓使用者可以在資料夾內建立新資料夾。
   可看到資料夾	選取這個選項，讓有訂閱您帳號的使用者可以在自己的資料夾窗格中顯示該資料夾。
   編輯項目	使用這個群組，指定使用者在編輯資料夾項目時的權限。  無：如果不想讓使用者修改資料夾中的項目，請選取這個選項。 擁有：選取這個選項，讓使用者可以修改其在資料夾中建立的項目。 全部：選取這個選項，讓使用者可以修改資料夾中的任何項目。
   刪除項目	使用這個群組，指定使用者在刪除資料夾項目時的權限。  無：如果不想讓使用者刪除資料夾中的項目，請選取這個選項。 擁有：選取這個選項，讓使用者可以刪除其在資料夾中建立的項目。 全部：選取這個選項，讓使用者可以刪除資料夾中的任何項目。

3. 按一下 [確定] 儲存變更並關閉對話方塊。

不在辦公室訊息

不在辦公室訊息，是在有人傳送郵件給您，而您無法回覆時，由 Exchange 伺服器自動傳送的電子郵件訊息。每當有人傳送郵件給您時，就會傳送一次不在辦公室訊息給寄件者。

指定不在辦公室選項

執行下列步驟：

1. 選擇 [工具]->[設定]。

2. 在左窗格中，按一下 [Exchange 的委任]。

3. 如果要指出您不在辦公室，請選取 [我目前不在辦公室] 選項。

   如果要指出您正在辦公室，請選取 [我目前正在辦公室] 選項。

4. 在 [不在辦公室] 文字區域中，請鍵入您的不在辦公室訊息。

5. 按一下 [確定]。

如果選取的是 [我目前不在辦公室] 選項，您下次登入 Exchange 帳號時，便會顯示 [不在辦公室助理] 對話方塊。對話方塊會詢問您是否要變更不在辦公室狀態。如果要變更為在辦公室狀態，請按一下 [是，變更狀態] 按鈕。如果要保留不在辦公室狀態，請按一下 [不，不要變更狀態] 按鈕。