Certains projets peuvent nécessiter que les utilisateurs de P6 travaillent temporairement sur des sites distants sans accès au réseau privé sur lequel réside le serveur P6. Il peut également y avoir différentes équipes de projet, certains membres mettant à jour leurs tâches à l'aide de P6 et d'autres par courrier électronique.
Pour prendre en charge la mise à jour du statut d'affectation par courrier électronique, vous devez vérifier que les conditions suivantes sont satisfaites.
Pour prendre en charge les mises à jour par courrier électronique pour votre équipe au niveau de votre organisation :
Vérifiez auprès de votre administrateur que la prise en charge des mises à jour de tâches par courrier électronique a été déployée sur votre serveur d'applications P6.
Vérifiez que les conditions préalables sont satisfaites dans P6 :
Vous disposez d'un compte utilisateur valide dans P6.
Remarque : Avec un compte utilisateur P6, vous pouvez être affecté à des tâches en tant qu'affectation de ressource si votre compte utilisateur est associé à une ressource de main-d'oeuvre, en tant que propriétaire de la tâche ou en étant affecté à l'aide d'un Filtre de répartition du travail Team Member.
Votre compte utilisateur est configuré avec au moins une option d'accès au module.
Votre compte utilisateur doit spécifier votre propre adresse électronique unique.
Vous avez une ou plusieurs affectations de tâches pour au moins un projet actif. Le courrier électronique comporte les tâches qui n'ont pas encore débuté, les tâches en cours et les tâches que vous avez terminées dans les 180 derniers jours.
Remarque : L'accès OBS à un projet n'est pas requis pour que vous puissiez effectuer des mises à jour de statut sur les tâches qui vous sont affectées sauf si un Filtre de répartition du travail Team Member vous est affecté.
Téléchargez et installez toute application client de messagerie électronique ou tout navigateur permettant d'accéder au courrier sur le Web.
Planifiez le processus de statut de tâche par courrier électronique avec votre équipe et votre responsable. Par exemple, prenez en compte les différents détails, comme les horaires des mises à jour par courrier électronique par rapport aux mises à jour effectuées dans P6 ou dans les autres interfaces P6 Team Member, afin d'éviter tout conflit.
Problèmes connus
Les clients Web Yahoo et Hotmail ne sont pas pris en charge. Si votre adresse électronique est affectée à l'un de ces comptes, accédez à votre compte dans un client de messagerie électronique SMTP.
Lorsque les chefs de projet utilisent la demande de notification par courrier électronique pour envoyer une liste des tâches aux membres de l'équipe, les options de période suivantes ne sont pas prises en charge :
Actives aujourd'hui, Echues aujourd'hui ou Terminées aujourd'hui
Actives demain, Echues demain ou Débutées demain
Terminées hier
En revanche, vous pouvez utiliser :
Actives le jour suivant, Echues ou Terminées le jour précédent
Actives dans les 2 prochains jours ou Echues dans les 2 prochains jours
Terminées le jour précédent
Messages d'erreur
Lors de la mise à jour des tâches, vous pouvez recevoir des messages d'erreur si votre application de messagerie électronique est définie pour renvoyer les messages électroniques en format HTML.
Une des situations suivantes peut se produire :
Un courrier électronique sera renvoyé avec le message "Format de date ou d'unité spécifié non valide ou manquant".
Si les champs Temps passé, Temps restant ou Durée restante comportent une erreur, un message électronique est renvoyé avec un message indiquant que la valeur mise à jour est incorrecte car seule une partie de la valeur mise à jour a été analysée par le service d'affectation de statut aux courriers électroniques.
Pour éviter ce problème, vous pouvez suivre les méthodes ci-dessous :
Lors de la saisie des mises à jour de tâches, supprimez la valeur initiale dans son intégralité avant d'entrer une valeur mise à jour.
Définissez l'application de messagerie électronique afin de répondre aux messages en format texte.
Cliquez sur le lien Mettre à jour cette tâche pour mettre à jour les tâches individuellement.
