Office 365の使用(第19章) R19A

Oracle Sales Cloud for Office 365: 概要

Oracle Sales Cloud for Office 365を使用すると、販売アプリケーションのデータ(Eメールやアポイントメントなど)にOffice 365内からアクセスして、生産性を最大化できます。

次の表に、主な機能の説明を示します。

機能	説明
Office 365内で販売アプリケーション情報にアクセスする。	担当者に関連付けられたレコード、トップ・コネクションおよびアクティビティを表示できます。
Office 365のEメールを販売アプリケーションと共有する。	Office 365のEメールをアクティビティとして販売アプリケーションに保存し、それらをアカウント、リードまたは商談に関連付けることができます。
担当者のトップ・コネクションをサイド・パネルに表示する。	担当者への顧客対応が特に多い組織内リソースを活用して、担当者に関するより高度なインサイトを取得できます。
担当者やアクティビティをサイド・パネルで作成し、フォローアップする。	担当者をサイド・パネルから作成し、編集できます。また、アクティビティの履歴を参照し、アポイントメント、タスク、コールなどのアクティビティを作成することもできます。
販売アプリケーションとOffice 365の間でデータを同期化する。	販売アプリケーションとOffice 365の間で、担当者、アポイントメントおよびタスクを同期化し、常に最新かつ正確な360度ビューを維持できます。

サインインとサインアウト

サイド・パネルを使用するには、クラウド・サービスの資格情報を使用してサインインします。

サイド・パネルをロードする前に、ブラウザの互換性表示設定が無効であることを確認してください。また、Office 365を信頼済サイトのリストに追加してください(https://*.office365.com)。

サイド・パネルに最初にログインする際には、販売アプリケーション・ユーザーとOffice 365アカウントの間のリンクを承認する必要があります。その後は、他の販売アプリケーション・ユーザーが同じOffice 365アカウントを使用してサイド・パネルにアクセスできなくなります。

注意: 別のOffice 365アカウントに関連付けられたクラウド・サービス資格情報を入力した場合は、再度サインインする前にブラウザのキャッシュをクリアする必要があります。

Eメール生産性アプリケーション

ビデオ

視聴: このビデオ・チュートリアルでは、Oracle Engagement CloudデータにOutlook、IBM Notes、Office 365、GmailなどのEメール・クライアントからアクセスする方法を示します。このビデオの内容はテキスト・トピックでも説明しています。

作業例

販売アプリケーションをOffice 365、Gmail、IBM Notes、Outlookと統合する構成をインストールできます。これらの構成は、クラウド・サービスのレコードに対応するために担当者、アポイントメント、関連Eメールを管理することで、生産性向上に役立ちます。

この手順では、次のことについて説明します。

Office 365アドインの使用
例としてGmailを使用したクラウド・サービスとの担当者の共有
例としてOutlookを使用したクラウド・サービスとのカレンダ、アポイントメントの関連付け
例としてIBM Notesを使用したクラウド・サービス内の関連Eメール・アクティビティの取得

Office 365アドインの使用

Office 365アドインを使用して、クラウド・サービスのレコードにアクセスして変更できます。

Office 365でクラウド・サービスの担当者と関連レコードにアクセスするには、次の手順を実行します。
- 担当者と過去に最も多く対応したランク付けされた内部リソースを知るには、「Top Connections」をクリックします。
- 最新のアクティビティの詳細を表示するには、「Activities」をクリックします。
- クラウド・サービスで認識されていない担当者を追加するには、「Create Contact」をクリックします。
- クラウド・サービスと同期する情報を設定するには、「Settings」をクリックして選択します。

担当者の共有

販売アプリケーションとGmailなどのEメール・クライアントとの間で担当者を共有できます。

電子メールの送信を受けたことがある担当者をクリックします。
Oracle Sales Cloud for Gmailのパネルに関する新しい担当者情報を入力します。
担当者を関連付けるアカウントを検索して選択します。
「保存」をクリックします。
クラウド・サービスにサインインし、担当者が共有されていることを確認します。
「アカウント」作業領域で、担当者と関連付けるアカウントを検索して選択します。
「アカウントの編集」ページで、Gmailで追加した新しい担当者を見つけます。

カレンダのアポイントメントの関連付け

クラウド・サービスとOutlookなどのEメール・クライアントとの間でカレンダのアポイントメントを関連付けられます。

Oracle Sales Cloud for Outlookで「ホーム」をクリックします。
「新規品目」をクリックし、「アポイントメント」をクリックします。
「アポイントメント」ページで、アカウントを選択し、商談または担当者を選択します。
件名、場所、時刻などのアポイントメント情報を入力します。
「保存」をクリックします。

電子メール・アクティビティの取得

クラウド・サービスとIBM NotesなどのEメール・クライアントとの間でEメール・アクティビティを共有できます。

共有する電子メールを開きます。
クラウド・サービスと共有をクリックし、クラウド・サービスのアクティビティとしてEメールを保存します。
電子メールを対応するアカウント、商談、リード、担当者とリンクします。

OutlookまたはIBM Notesを使用している場合、レコードをクラウド・サービスと手動で同期する必要があります。

Oracle Sales Cloud for Office 365のサイド・パネル: 説明

ユーザーは、販売アプリケーションとOffice 365を統合し、サイド・パネルを通じてクラウド・サービス・データ(担当者やアポイントメントなど)にアクセスできます。また、担当者やアクティビティの同期化設定を、サイド・パネルを使用して管理することもできます。

サイド・パネルはEメールを開いたときに表示されます。サイド・パネルには、Eメールに関連付けられたすべての担当者(既知および未知)に関する情報が表示されます。

サイド・パネルには、次の3つのメイン・リージョンがあります。

関連レコード
トップ・コネクション
アクティビティ

ユーザーは、これらの各リージョンを使用して販売アプリケーションを操作できます。

トップ・コネクション

担当者への顧客対応が最も多い社内リソースのリストを参照できます。これらのトップ・コネクションは、顧客対応が多いリソースから順にリストされます。顧客対応とは、担当者とのEメール、アポイントメントおよびコールの合計数のことです。ユーザーは、今月の顧客対応から、担当者について記録されている最初のEメール、アポイントメントまたはコールまでさかのぼって顧客対応を参照することができます。また、特定の月や年を選択し、その時点のアクティビティ履歴を参照することもできます。

アクティビティ

「アクティビティ」タブでは、担当者のアクティビティの履歴を参照できます。また、サイド・パネルを使用して、アポイントメントやタスクなどのアクティビティを作成、編集、削除することもできます。

サイド・パネルで作成、編集または削除されたアクティビティは、販売アプリケーション内で自動的に更新されます。ただし、アクティビティを販売アプリケーションにインポートし、それをOffice 365と同期化した場合、そのアクティビティは販売アプリケーションで削除された後でもOffice 365内に存在します。ユーザーは、そのアクティビティをOffice 365でも削除する必要があります。

注意: ユーザーは、4時間ごとにログイン・ページにリダイレクトされます。セッションがタイムアウトした後に作成フォームで「保存」をクリックした場合、入力された詳細は保存されません。再度サインインし、アクティビティを作成する必要があります。

Office 365サイド・パネルからの担当者の作成: 手順

Office 365アカウントから販売アプリケーションに担当者を追加し、統合されたリストを保守すれば、より効果的に業務を行うことができます。ユーザーは、Eメールから取得された担当者のうち、販売アプリケーション内に存在する担当者と、サイド・パネルから追加する必要がある担当者を識別できます。

販売アプリケーションへの担当者の追加

販売アプリケーションに担当者を追加するには、Office 365上のEメールを開く必要があります。担当者が販売アプリケーションにすでに存在する場合は、サイド・パネルに担当者の名前が表示されます。担当者が販売アプリケーションに存在しない場合は、サイド・パネルに人型のアイコンおよびEメールIDが表示されます。リソースのEメールIDは、リソースがEメールを送信した場合にのみ参照できます。

Office 365からOracle Sales Cloudに担当者を追加するには、次の手順に従います。

Office 365でEメールを開きます。

サイド・パネルに、担当者が販売アプリケーションに存在しないことを示すメッセージが表示されます。
「担当者の作成」をクリックします。
関連情報を入力して担当者を作成します。

注意: Eメールには、開いたEメールに表示されるEメールIDが自動的に入力されます。EメールIDは編集できません。
「保存」をクリックします。

追加した担当者の氏名がサイド・パネルに表示され、担当者が販売アプリケーションに追加されたことが示されます。

担当者を販売アプリケーションで編集または開くには、ホームページで省略記号アイコンをクリックし、目的のオプションを選択します。

トップ・コネクションを利用した担当者インサイトの取得: 例

トップ・コネクション・タブでは、様々な方法(アポイントメント、コール、Eメールなど)で担当者への顧客対応を多く行った、社内の営業担当のリストを参照できます。この例では、営業担当が担当者にアプローチする前に、トップ・コネクションを使用して担当者の情報を知る方法について説明します。

シナリオ

Robin MarlowはPennyPack Systemsの営業担当です。彼は、Outlookでの作業に非常に長い時間を費やしています。最近、彼は「北アメリカ」リージョンのサービスの営業を担当することになり、まだよく知らない新しいアカウントをいくつか紹介されました。

Robinは、First SoftwareのSmith WilsonからEメールを受信します。

彼はトップ・コネクションに目を通し、過去にSmithへの顧客対応を行った従業員が社内にいるかどうかを確認したうえで、Daniel Graysonが最適なリソースであると判断します。
彼はサイド・パネルを通じてSmithの今後のアクティビティを参照し、SmithがDanielとのアポイントメントを予定していることを確認します。
彼はSmithの詳細と、来週に予定されているアポイントメントの詳細を確認するために、その日のうちにDanielに電話するためのタスクを作成します。

RobinはDanielに電話した結果、Smithの関心とアクティビティについて知り、Smithに顧客対応する前に、その担当者についての詳しい情報を得ることができました。

クラウド・サービス・サーバーとのOffice 365のEメールおよびアポイントメントの共有: 例

ユーザーは、Office 365アカウントから送受信するEメールやアポイントメントを販売アプリケーションと共有できます。

特定のアカウント、商談またはリードに関連するEメールやアポイントメントを販売アプリケーションでチームと共有することで、顧客に関する情報や履歴をチームに提供できます。Eメールやアポイントメントを共有すると、そのEメールやアポイントメントが、関連するアカウント、商談またはリードにアクティビティとして関連付けられます。ユーザーは、自分がアクセスできるその他のアカウント、商談およびリードを検索することもできます。関連する既知の担当者やリソースは、販売アプリケーションのアクティビティに追加されます。

このトピックでは、販売アプリケーションでEメールやアポイントメントを共有する方法を、例を使用して説明します。

Eメールの共有

あなたは、ラップトップPCの販売で北米地域を受け持つ営業担当です。新シリーズのラップトップPCの要件について、顧客と話し合いをしています。

価格設定に関する質問をいくつかして、顧客からEメールの返信を受け取ったところです。マネージャやチームの他の営業担当と共有できるように、このEメールを販売アプリケーションの既存の商談に関連付けたいと考えています。

Eメールを開いてサイド・パネルを表示します。「関連レコード」タブの「Eメールの共有」をクリックします。「Eメールの共有」ページで、関連する商談を検索して選択し、「保存」をクリックします。これで、選択した商談のタスクとしてEメールが販売アプリケーションに保存され、チームで確認できるようになりました。営業担当が商談を開いたときに、商談に関連付けられたアクティビティとしてこのEメールを表示できるようになりました。

アポイントメントの共有

顧客の要件についてさらに話し合うために、あなたはマネージャとの既存のアポイントメントに顧客を含めることを決定します。

アポイントメントを開いてサイド・パネルを表示します。「関連レコード」タブの「アポイントメントの共有」をクリックします。「アポイントメントの共有」ページで、顧客を検索して選択し、「保存」をクリックします。これで、販売アプリケーションにアポイントメントが保存され、アクティビティが顧客と共有されました。

サイド・パネルでのアクティビティの作成: 作業例

この例では、Office 365サイド・パネルでアクティビティ(アポイントメントやタスクなど)を作成する方法について説明します。

次の表に、このシナリオの重要な意思決定事項を示します。

検討する意思決定事項	この例での決定
Office 365で販売アプリケーション・アクティビティを作成する必要があるか。	はい。Office 365サイド・パネルを使用して、販売アプリケーションと自動的に同期化されるアポイントメントを作成します。

アポイントメントの作成

アポイントメントを作成するには、次の手順に従います。

アポイントメントをスケジュールする担当者からのEメールを開きます。
Office 365サイド・パネルの「アクティビティ」タブをクリックします。
「作成」をクリックし、「アポイントメント」を選択します。
アポイントメントの作成ページで、すべての詳細を入力します。担当者とリソースをアポイントメントに招待します。
アポイントメントに含める添付ファイルを選択します。

.jpg、.png、.m4a、.mp3、.gif、.pict、.aac、.wavおよび.tiffファイル・タイプの添付ファイル・サイズは2 MB以下にする必要があり、.ppt、.doc、.xls、.mov、.mp4および.aviファイル・タイプの添付ファイル・サイズは25 MB以下にする必要があります。その他のファイル・タイプの添付ファイル・サイズは、10 MB以下にする必要があります。
「発行」をクリックします。

作成したアポイントメントが、サイド・パネルの「アクティビティ」タブと販売アプリケーションに表示されます。

アクティビティの所有者を変更し、更新内容を保存しても、アプリケーションは招待済リソースからログイン情報を削除しません。新しい所有者はアプリケーションにサインインし、招待済リソースから元の所有者を削除する必要があります。

販売アプリケーションとOffice 365のレコード: 同期化方法

ユーザーは、スケジュール済プロセスを通じて、販売アプリケーションとOffice 365の間で担当者、アポイントメントおよびタスクを同期化できます。

同期化に影響する設定

ユーザーは、「Office 365の管理」タスク・ページで次の同期化設定を使用して、販売アプリケーションとOffice 365の間でデータを同期化できます。「Office 365の管理」タスクは、販売オファリングおよび統合タスクで使用できます。

担当者同期使用可能
アポイントメント同期使用可能
タスク同期使用可能
非公開アポイントメントの同期
非公開タスクの同期

ユーザーは、サイド・パネルから事前定義済の保存済検索を選択するか、販売アプリケーションで独自の保存済検索を作成できます。保存済検索を選択すると、次回の同期化実行時に、保存済検索に一致する対応レコードがOffice 365と同期化されます。

担当者やアポイントメントおよびタスクなどのアクティビティに対して事前定義されている保存済検索オプションを次の表に示します。

保存済検索	説明
すべての担当者	販売アプリケーションのすべての担当者。
自分のビジネス担当者	所有するすべてのアカウントに属するすべての担当者。
自分の担当者	タイプがアカウントであり、自分が所有者であるすべての担当者。
自分のお気に入り担当者	すべてのお気に入り担当者。
自分のオープン・アクティビティ	販売アプリケーションにおいてオープン状態であり、自分がリソースであるすべてのアポイントメント。

Office 365の担当者やタスクを販売アプリケーションと同期化するには、Oracleと共有カテゴリを使用可能にする必要があります。ユーザーは、Office 365リボンからOracleと共有カテゴリを手動で選択して、担当者やタスクをOracle Engagement Cloudと同期化する必要があります。

注意: Oracle Engagement CloudレコードをOffice 365と同期化すると、Oracleと共有カテゴリがOffice 365内の各レコードに自動的に追加されます。

レコードの同期化方法

サイド・パネルを使用してレコードを作成、更新または削除すると、販売アプリケーションとOffice 365で情報が同時に更新されます。ただし、販売アプリケーションまたはOffice 365のいずれか一方でレコードを変更した場合、その変更は、同期化を実行するまでもう一方のアプリケーションに反映されません。

注意: 販売アプリケーションで削除された担当者はOffice 365でもただちに削除されますが、Office 365で削除された担当者は、同期化を実行するまで販売アプリケーションでは削除されません。ただし、同期化された担当者が元々販売アプリケーションにインポートされたものである場合や、データ・マージの後に作成されたものである場合は、販売アプリケーションで担当者を削除しても、Office 365ではその担当者が削除されません。このような担当者は、Office 365で手動で削除する必要があります。

Office 365の使用に関するよくある質問

Office 365のEメールをクラウド・サービスと共有するとどうなりますか。

共有されたEメールは、関連するアカウント、商談またはリードにタスクとして関連付けられます。関連する既知の担当者やリソースは、販売アプリケーションのタスクに追加されます。

自分が作成しているEメールを共有するにはどうすればよいですか。

ユーザーは、サイド・パネルを通じてOffice 365のEメールを販売アプリケーションと共有できます。

Eメールを作成し、受信者を入力します。
Office 365アドインを開きます。
「Eメールの共有」をクリックし、Eメールを共有する担当者、リードまたはアカウントを選択します。
「保存」をクリックします。

Eメールは、Eメールの送信後にタスクとして共有されます。

Office 365で作成したアポイントメントも、同様の方法で共有することができます。

自分のOffice 365 Eメールの添付ファイルを販売アプリケーションと共有できますか。

はい。「関連レコード」タブの「Eメールの共有」をクリックします。Eメールに関連付けられた担当者、アカウントおよび添付ファイルのリストから、共有する添付ファイルを選択し、「保存」をクリックします。添付ファイルは25 MB以下である必要があります。

自分のEメールのカテゴリが共有後も販売アプリケーションに表示されないのですが、なぜですか。

カテゴリは、Outlookで受信トレイが更新された後にEメールに追加されます。すぐにカテゴリを設定するには、Office 365リボンの送受信をクリックします。その後、フォルダの更新をクリックし、Eメールを選択します。

販売アプリケーション・レコードをOffice 365サイド・パネルから開けないのですが、なぜですか。

レコードが開けないのは、プロファイル・オプションFND_CLASSIC_INTERFACEが有効化されているためです。販売アプリケーション・レコードをOffice 365サイド・パネルから参照するには、このプロファイル・オプションを無効化します。

自分の販売アプリケーション・ユーザー・プリファレンスがOffice 365サイド・パネルに表示されないのですが、なぜですか。

販売アプリケーションでユーザー・プリファレンスに加えた変更は、アドインからサインアウトし、Outlookを再起動して再度サインインするまで、サイド・パネルには反映されません。