繰越残高請求書のEメール送信の設定方法

「繰越残高請求」を使用すると、顧客アカウントまたはサイト・レベルの担当者に、繰越残高請求書をPDF添付としてEメールで送信できます。

繰越残高請求書のEメール送信機能をオプト・インして有効にする必要があります。Eメールで繰越残高請求書を送信するには、オプト・イン後に次の設定を完了する必要があります。

売掛/未収金システム・オプションの「請求および収益」タブの「Eメールを使用したトランザクション送信」セクションを設定します。
繰越残高請求およびEメール送信用に、該当する顧客アカウント・プロファイルおよび顧客サイト・プロファイルを設定します。
繰越残高請求書をEメールで受信する顧客アカウントおよびサイトごとに担当者を設定します。

売掛/未収金システム・オプション

該当するビジネス・ユニットの「売掛/未収金システム・オプション」の「Eメールを使用したトランザクション送信」セクションのフィールドに入力する必要があります。

トランザクションのEメール送信にこのセクションをすでに使用している場合は、繰越残高請求書に同じ値を使用したり、要件に応じて個々のフィールドを更新できます。たとえば、トランザクションと繰越残高請求書の両方に対応するように、「Eメール件名」フィールドおよび「Eメール本文」フィールドを編集する必要がある場合があります。

繰越残高請求書のEメール送信用に売掛/未収金システム・オプションを設定するには:

目的のビジネス・ユニットの「システム・オプションの作成」ページまたは「システム・オプションの編集」ページで、「請求および収益」タブの「Eメールを使用したトランザクション送信」セクションにナビゲートします。
繰越残高請求書のEメール送信用に、このセクションのすべてのフィールドに入力します。

これらのフィールドは、条件付きで必須です。繰越残高請求書がEメールで正常に送信されるように、これらのフィールドに値を入力する必要があります。
作業内容を保存します。

顧客アカウント・プロファイルおよび顧客サイト・プロファイル

該当する顧客アカウント・プロファイルおよび顧客サイト・プロファイルで繰越残高請求を設定し、優先送信方法にEメールを設定する必要があります。

ノート: 繰越残高請求書のEメール送信機能ではXML送信を使用できません。この機能では、優先送信方法XMLは紙とみなされます。

繰越残高請求書のEメール送信用に顧客アカウントまたはサイトを設定するには:

目的の顧客アカウントまたはサイトの「アカウントの編集」ページまたは「サイトの編集」ページにナビゲートします。
「プロファイル履歴」タブをクリックします。
顧客アカウントまたはサイトのプロファイルを更新または挿入します。
「プロファイル」タブの「繰越残高請求」セクションで、次のフィールドに入力します。
- 使用可能: 繰越残高請求をアクティブ化するには、このオプションを有効にします。
- 請求レベル: 繰越残高請求書を生成するレベルを選択します(「アカウント」または「サイト」)。
  
  顧客サイト・プロファイルの場合、サイトに属するトランザクションをアカウント・レベルの繰越残高請求書に含めるには、請求レベル「アカウント」を選択します。サイトに属するトランザクションに対して個別の繰越残高請求書を送信するには、請求レベル「サイト」を選択します。
  
  ノート: 繰越残高請求を正常に処理するには、使用する請求レベルの設定に関係なく、顧客アカウント・レベルとサイト・レベルの両方でアクティブな顧客プロファイルを設定する必要があります。
- 請求タイプ: 繰越残高請求書に使用する書式を選択します。
「条件」セクションの「支払条件」フィールドで、このアカウントまたはサイトに使用する繰越残高請求支払条件を選択します。
「請求」セクションの「優先送信方法」フィールドで、「Eメール」を選択します。
- プロファイルの「請求レベル」設定が「アカウント」の場合、「繰越残高請求書の作成」プロセスは顧客アカウント・プロファイルの「優先送信方法」設定を参照します。
- プロファイルの「請求レベル」設定が「サイト」の場合、「繰越残高請求書の作成」プロセスは顧客サイト・プロファイルの「優先送信方法」設定を参照します。
要件に応じてプロファイルを入力し、保存します。

顧客アカウント担当者および顧客サイト担当者

繰越残高請求書をEメールで受信するアカウントまたはサイトごとに、少なくとも1人の顧客担当者を設定する必要があります。

Eメールで繰越残高請求書を受信するには、顧客担当者に次のすべての設定が必要です。

担当者のロール・タイプの割当。
アクティブなEメール・アドレス。
回収または督促以外の職責の職責タイプの割当。

ノート: 顧客担当者をプライマリとして指定した場合でも、該当する顧客アカウントまたはサイトに割り当てられているすべての担当者にEメールで繰越残高請求書が送信されます。

繰越残高請求書のEメール送信用に顧客アカウントまたはサイトの担当者を設定するには:

目的の顧客アカウントまたはサイトの「アカウントの編集」ページまたは「サイトの編集」ページにナビゲートします。
「通信」タブをクリックします。
「担当者の編集」ボタンをクリックします。
該当するいずれかのプラス(+)アイコン(「担当者の作成」または「担当者の追加」)をクリックして、担当者の新しい個人レコードを作成するか、既存の個人レコードを担当者として追加します。
要件に応じて、担当者の名前および関連するジョブ情報を入力します。
「ロール・タイプ」フィールドで、「担当者」を選択します。
オプションで、この担当者の「プライマリ担当者の設定」アイコンをクリックします。
「連絡先」セクションで、プラス(+)アイコンをクリックして、「連絡先の作成」ウィンドウを開きます。
「連絡先タイプ」フィールドで、「Eメール」を選択します。
「Eメール」フィールドに、担当者のEメール・アドレスを入力します。
「日付: 自」フィールドおよび「日付: 至」フィールドに、この連絡先がこの担当者に対してアクティブである日付を入力します。
オプションで、この連絡先の「プライマリの設定」アイコンをクリックします。
「職責」セクションで、プラス(+)アイコンをクリックして、職責行を作成します。
「職責タイプ」フィールドで、この担当者の職責を選択します。
オプションで、プラス(+)アイコンを再度クリックして、担当者の追加職責を作成します。

繰越残高請求書のEメール送信では、回収または督促以外の職責を担当者に割り当てることができます。
担当者のプライマリ職責を設定するには、職責を選択して、「プライマリ職責の設定」アイコンをクリックします。
作業内容を保存します。