文書アップロード(第16章) 21D

加入者がサポート文書をアップロードできるようにする方法

加入者は、「待ち状態の処理」ページからサポート文書をアップロードできます。どの文書も証明タイプに属しています。福利厚生オファリングを設定する場合、これらの証明タイプを福利厚生オファリングにマップして、そのタイプの文書アップロードのみを許可する必要があります。

たとえば、加入者がプログラムの「健康状態の証明」文書をアップロードできるようにする場合は、関連する証明タイプをそのプログラムにマップする必要があります。「文書アップロード」ステップで、プログラムまたはプログラム外プランを作成するときにマッピングを実行します。

証明タイプを定義する福利厚生レベルの決定

要件に応じて、プログラム・レベルまたはプラン外プログラム・レベルで証明タイプをマップできます。

プログラム・レベルでマッピングを設定すると、そのプログラムのすべてのプランで加入者がアップロードする文書が使用可能になります。たとえば、プログラム内のすべてのプランで出生証明が必要な場合、加入者はその文書を1回のみアップロードする必要があります。出生証明は、プログラム内のすべてのプランで使用可能になり、1回のみ承認される必要があります。

文書タイプと福利厚生オファリングのリンク

文書アップロードを有効にするプログラムまたはプログラム外プランを作成または編集します。
「文書アップロード」ステップで、「選択して追加」をクリックして証明タイプを含めます。
変更を保存します。

文書アップロードを許可する期間の定義

待ち状態の処理をトリガーするライフ・イベントが指定した開始日と終了日の範囲内にある場合、加入者は文書をアップロードできます。「文書アップロード」ステップを使用してオファリングに証明タイプを追加する場合は、これらの日付を指定します。

文書の有効期間の定義

特定の証明タイプの文書が有効な期間(特定の日数など)を決定します。文書の存続期間の有効性を設定することもできます。

たとえば、加入者が文書をアップロードしてから30日後まで文書を有効にするとします。「文書アップロード」ステップで、ウィンドウを選択して追加し、「検証ルール」フィールドから「日数」を選択し、「30」と入力します。文書を永久に有効にする場合は、「存続期間」を選択します。

サポート文書のアップロード

企業で文書アップロードがどのように構成されたかに応じて、加入者および管理者は、待ち状態の処理に対処するために複数の領域から文書をアップロードできます。加入者は、待ち状態の処理のセルフサービス・ページから直接、文書をアップロードできます。または、ランディング・ページの「文書」リンクを使用してアップロードできます。

管理者の場合、「福利厚生サービス・センター」ページから、加入者のかわりに文書をアップロードできます。

ダッシュボードで、文書をアップロードする対象の個人を検索して選択します。
個人の福利厚生要約ページで、「承認待ち文書」の番号をクリックするか、「証明」セクションに直接スクロールします。
フィルタを「すべて」に設定します。
文書リンクをクリックして詳細を開きます。
「添付の追加」をクリックして、必要な文書のアップロードを完了します。
保存してページを閉じます。

ノート: これらのステップが機能するのは、待ち状態の処理のページから加入者が文書をアップロードできるように、該当する構成が行われている場合のみです。構成が行われていない場合は、「個人管理」作業領域から「文書レコード」ページをいつでも使用できます。

文書のレビューおよび承認

「福利厚生サービス・センター」ページから文書をレビューおよび承認します。

ダッシュボードで、「承認待ち文書がある個人」クリックします。特定の個人を検索することもできます。
個人リンクをクリックして、個人の福利厚生要約を開きます。
「承認待ち文書」に表示される番号をクリックします。
「証明」セクションで、文書リンクをクリックしてその詳細を開き、添付をクリックして文書をダウンロードするか開きます。
文書のレビューが終わったら、「保存してクローズ」をクリックして前のページに戻ります。
「処理」メニューで、「承認済」または「否認済」を選択します。
文書を承認する場合は、受理日を設定します。それ以外の場合は、否認日を設定し、事由を選択します。必要に応じてコメントを入力します。
「送信」をクリックします。

ノート: 文書を承認または否認した後にそのステータスを変更することはできません。サード・パーティのアプリケーションを使用して文書承認を管理している場合でも、文書詳細ページで受理日または否認日を設定する必要があります。

文書承認での加入者問合せの解決方法

福利厚生サービス・センターは、文書アップロードに関して受け取るほとんどの問合せを解決するのに役立ちます。たとえば、加入者が文書が否認された理由を要求している場合は、「福利厚生要約」ページの「証明」セクションに移動します。フィルタを「否認済」に設定して、否認された文書を表示します。詳細を表示するには、文書リンクをクリックします。

診断ダッシュボードから「個人福利厚生診断レポート」を使用することもできます。このレポートには、その他の詳細以外に、ライフ・イベント間で個人に対してアップロードされた文書の全リストが表示されます。これらの詳細には、登録ウィンドウ外でもアクセスできます。文書の検索に有効日を使用する必要はありません。

文書アップロードに関するFAQ

文書の有効期間を変更するにはどうすればよいですか。

文書アップロードを設定している場合は、プランを作成または編集する際に、「文書アップロード」ステップで文書の有効期間を設定できます。有効期間はそのタイプのすべての文書に影響を与えます。その変更を確認するには、関連するライフ・イベントを再処理する必要があります。

登録ウィンドウ内に特定の文書の有効期間を変更することもできます。「福利厚生要約」ページの「証明」セクションで、文書リンクをクリックして有効期間を変更します。

同じサポート文書を必要とする今後の登録機会があることがわかっている場合は、一般的に有効期間を延長することができます。有効期限フィールドに新しい日付を設定します。これを行う場合、加入者に文書の再アップロードを要求せずに同じ文書の認可を再利用できます。

別の例として、プラン・ポリシーが変更され、文書を再度承認する必要がある場合は、有効期間を短縮することで文書の妥当性を終了できます。その後、加入者が新しい文書をアップロードすれば、再度レビューできるようになります。

証明タイプのマッピングを削除するとどうなりますか。

すでにアップロードされた文書は引き続き有効です。加入者および管理者は、引き続きそれらを表示できます。ただし、マッピングの削除後は、新しい文書をアップロードすることはできません。ライフ・イベントを再処理する必要はありません。