I-9プロセスのタスクの作成

米国を拠点とする組織の新規採用に対してI-9検証タスクを作成します。HireRightは、I-9検証プロセスのサードパーティ・サービス・プロバイダです。I-9フォームには、HireRightで従業員と雇用主の両方が検証する必要がある2つのセクションがあります。また、I-9検証ステータスを使用できるのは、2つのセクションが完了した後です。したがって、セクションごとに3つのタスクを作成し、それぞれのタスク実行者に割り当てます。

タスクには次の詳細が必要です。

• 設定プロセス中に取得される統合コード。このコードなしでタスクを作成することはできません。

• HireRightユーザー・アカウント(HR担当者が文書を確認し、Webリンクを生成し、処理ステータスを確認するため)。

• 完了したI-9フォームを文書レコードに転送するには、文書タイプを構成して「I-9検証ステータス」チェックリスト・タスクに関連付けます。また、転送は最初にHireRight側で有効化および構成する必要があります。

新規採用のI-9タスクの作成

1. 「設定および保守」作業領域で、「チェックリスト・テンプレート」タスクに移動します。

2. 「チェックリスト・テンプレートの作成」ページの「一般」タブで、チェックリスト・カテゴリを選択し、関連する詳細を入力します。

3. 「保存」をクリックし、「タスク」タブをクリックします。

4. 「追加」をクリックし、ここに示すように最初のタスクの詳細を入力します。その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証プロセスの開始
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	空白のまま
   必須	はい
   ターゲット期間	1日間
   タスク実行者	従業員
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション1 - 従業員
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付	選択
   コメント	選択
   ノート	このタスクを初日の終了前に完了してください。

5. 「保存」をクリックします。

   このタスクが割り当てられると、新規採用はシングル・サインオンを使用してHireRightサイトに移動し、その詳細を確認または更新できます。

ライン・マネージャのI-9タスクの作成

ライン・マネージャがこのタスクを実行できるのは、従業員がセクション1のタスクを完了した場合のみです。

1. 「タスク」タブで、2番目のタスクに次の詳細を入力します。その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証のための従業員詳細の確認
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	I-9検証プロセスの開始
   必須	はい
   ターゲット期間	6日間
   タスク実行者	ライン・マネージャ
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション2 - 事業主
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付	選択
   コメント	選択
   ノート	従業員の詳細を確認します。

2. 「保存」をクリックします。

HR担当者のI-9タスクの作成

HR担当者は、I-9検証ステータスをいつでもレビューできます。

1. 「タスク」タブで、3番目のタスクに次の詳細を入力します。その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証ステータスのレビュー
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	空白のまま
   必須	はい
   ターゲット期間	10日間
   タスク実行者	ライン・マネージャ
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション検証ステータス
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付	選択
   文書タイプ	完了済I-9フォーム
   コメント	選択
   ノート	従業員のI-9検証ステータスを確認してください。

2. 「保存」をクリックします。

完了したフォームを確認した後、「文書レコードへのアップロード」をクリックして、完了したフォームを文書レコードに移動する必要があります。

ノート:

• 「I-9検証ステータス」タスクで文書タイプが構成されていない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されません。
• I-9フォームのセクション1およびセクション2が完了していない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されません。
• 「I-9検証ステータス」タスクで文書タイプが構成されており、この機能がHireRightから有効になっていない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されますが、タスク実行者がクリックするとエラーが表示されます。
• チェックリストからI-9ステータスを更新できるのは、PER_EDIT_WORK_RELATIONSHIP_DATAデータ権限を持つユーザーのみです。
• 「I-9検証ステータス」タスクが「完了」とマークされると、「雇用関係」セクションで、適切なI-9検証ステータスが更新されます。
• E-verifyプロセスがHireRightから有効化されている場合は、「雇用関係」セクションで適切なステータスが更新されます。
• 「チェックリスト統合」の構成ページで「HRのステータスの更新」が「はい」に設定されている場合、I-9ステータス、E-verifyステータスおよびI-9失効の値は(HireRightから送信された応答に基づいて)自動的に更新されます。