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電子メール コラボレーションのトリガ

このセクションでは、HTML 電子メール承認の概要および電子メール コラボレーションのトリガ方法について説明します。

ページ名

定義名

用途

URL 管理ページ

URL_TABLE

トランザクション プロセスが電子メール内に配置した URL を特定します。

トランザクション登録ページ

EOAW_TXN

トランザクション レジストリを作成および更新します。

トランザクションの設定ページ

EOAW_TXN_NOTIFY

特定の承認プロセスでの電子メール通知オプションの使用方法を設定します。

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ

EOAW_EML_TEMPLATE

電子メール承認用のトランザクション テンプレートを編集します。

定期処理定義ページ

PRCSRECURDEFN

プロセス スケジューラでプロセスを実行する頻度を定義します。

アプリケーション エンジン実行リクエスト ページ

AE_REQUEST

リクエスト AE を EOAWEMC に対して設定します。

電子メール アドレス ページ

USER_EMAIL

電子メール アドレスを変更します。

PeopleSoft 承認ワークフロー エンジン (AWE) では、承認リクエストに対し、AWE アクションを電子メールから直接実行できます。AWE アクションには承認、却下、差戻し、コメントの入力などがあります。このエンジンでは、依頼者が承認を受けるためにトランザクションを送信したときに、承認者に通知を送信する機能も提供されます。通知は、承認者がリクエストに応答するための通達状として機能します。承認電子メールとは異なり、承認者がリクエストを承認または却下するためには、PeopleSoft のクラシック ページにログインする必要があります。

HTML 電子メール承認機能には、いくつかの主要な PeopleSoft HCM タレント管理トランザクション用に、HTML 電子メール テンプレートが用意されています。次の表に、これらのトランザクションと、それに対応するプロセス ID を列挙します。

トランザクション

トランザクション プロセス ID

人材募集

提示条件

JobOpening

JobOffer

休暇リクエスト

延長休暇リクエスト

AbsenceManagement

AM_Extended_Abs

昇進・昇格処理

従業員の転属処理

管理者変更

PromoteEmployee

TransferEmployee

ReportingChgEmployee

パフォーマンス記入票

PerformanceManagement

HTML 電子メール承認の設定および管理

エンタープライズ コンポーネント AWE フレームワークでは、提供時に HTML 電子メール承認がサポートされています。ただし、AWE フレームワークの有効化後は、ビジネス ニーズに応じてこの機能がシステムで使用されるようにするには、次の手順を実行する必要があります。

  1. 「URL 管理ページ」を使用して電子メール内に配置される HCM インスタンス上で実行される Web サーバーの URL を特定します。

  2. 「トランザクション登録ページ」のトランザクションに対し、HTML 電子メール承認を有効にします。

  3. 「トランザクションの設定ページ」の組織の要件を満たすように、トランザクション テンプレートを見直します。

  4. 承認者が送信する承認アクション電子メールを定期的に処理するため、EOAWEMC AE プロセスを実行します。

注: EOAWEMC プロセスは、承認者の承認ステータスを更新し、承認チェーン内に次のユーザーがある場合は、次のユーザーに承認リクエストを転送します。このプロセスには、定期処理を追加することをお薦めします。そうすることで、プロセスが必要な頻度で実行され、承認の回答が適時に処理されます。

承認電子メール リクエストのレイアウト

各承認電子メールは、トランザクション タイプに基づいて若干異なりますが、次のセクションは、全ての承認リクエスト電子メールに共通です。

  • [電子メール サマリ] 行。承認待ちのトランザクションのタイプが特定されます。

  • [詳細] または [要約] セクション。PeopleSoft のクラシック ページにアクセスする必要なく、承認リクエストに関するさまざまな詳細が提供されます。

  • [承認履歴] グリッド。ステータスが保留になっている現在の承認者名が表示されます。ここには、トランザクションに既に回答した承認者の名前も表示されます。このグリッドには、承認のキューに含まれる承認者から構成される承認チェーンは表示されません。

  • [コメント] グリッド。コメントがある場合は表示されます。

  • [処理] リンク。承認または却下のためのアクション リンクが表示されます。電子メールには、AWE でのトランザクションの設定に応じて、差戻し、詳細情報リクエスト、保留などのその他のアクションも表示されることがあります。承認者が電子メール内のリンクをクリックすると、返信が生成されます。これにより、電子メールから直接承認または却下などを回答できます。

  • トランザクション リクエストをオンラインで表示するためのリンク。

[詳細] または [要約] セクション。PeopleSoft アプリケーションにアクセスする必要なく、承認リクエストに関するさまざまな詳細が提供されます。

  • 人材募集が複数のポジションまたは職務コードと関連付けられているかどうかを示すメモ。

  • 転属および管理者変更のための追加情報。

  • [提示条件コンポーネント] グリッド。そのユーザーの提示条件の報酬が表示されます。

  • [休暇リクエスト詳細] グリッドおよび延長休暇リクエスト用の依頼者のコメント。

  • [休暇残数] グリッドおよび休暇用の休暇残数に関する留意点。

URL 管理ページ (URL_TABLE) を使用して、トランザクション プロセスが電子メール内に配置する URL を定義します。

ナビゲーション

select [PeopleTools], then select [ユーティリティ], then select [管理者], then select [URL], then select [URL 管理]

画像: URL 管理ページ

次の例では、URL 管理ページのフィールドおよびコントロールを説明します。

URL 管理ページ

HCM インスタンスで実行されている Web サーバーの URL ベースに URL を設定します。この URL を使用すると、ユーザーは必要に応じて PIA にアクセスするためにシステムに戻ることができます。

トランザクション登録ページ (EOAW_TXN) を使用して、承認トランザクションを登録します。

ナビゲーション

select [エンタープライズ コンポーネント], then select [承認], then select [承認], then select [トランザクション レジストリ]

画像: トランザクション登録ページ

次の例では、トランザクション登録ページのフィールドおよびコントロールを説明します。このページのフィールドおよびコントロールの定義は後で説明します。

電子メール通知フィールドが表示されているトランザクション登録ページ

このページのその他のフィールドの詳細は、「トランザクション登録ページ」を参照してください。

通知オプション

フィールドまたはコントロール

定義
電子メール承認を使用

このチェック ボックスをオンにすると、電子メール承認機能が使用されます。

「HTML 電子メール承認について」を参照してください。

注: 全てのトランザクションは、[電子メール承認を使用] がオフの状態で提供されます。

[フォーム ジェネレータ パッケージ ルート]

このトランザクションのフォーム ジェネレータ アプリケーション クラスが格納されたクラスを含むパッケージ名を入力します。または、[検索] ボタンを使用して検索し、パッケージを選択します。

電子メール承認をサポートするためのパッケージ名として、EOAW_EMAIL_APPROVAL 値がデフォルトで提供されます。
フォーム ジェネレータ クラス パス

このトランザクションのフォーム ジェネレータ アプリケーション クラスを含むアプリケーション クラス パスを入力します。または、[検索] ボタンを使用して検索し、パスを選択します。

電子メール承認をサポートするためのアプリケーション クラス パスとして、emailFormGenerator 値がデフォルトで提供されます。

内部 URL 定義

次の値は、HTML 電子メール承認をサポートするためにデフォルトで提供されます。

フィールドまたはコントロール

定義
内部 URL ベース

HTML_EMAIL_APPROVAL が URL ベースとして表示されます。
内部ポータル名

ポータル名に対して EMPLOYEE が表示されます。
内部ノード名

ノード名として HRMS が表示されます。

フォーム ジェネレータ用アプリケーション クラス

フォーム ジェネレータ用アプリケーション クラスは、EOAW_EMC:API:formGeneratorBase の拡張である必要があります。承認エンジンで、電子メール承認を送信する必要があると判断されると、このページで指定するクラスのインスタンスが作成されます。次の 2 つのパラメータがクラスに渡されます。

  • EOAW_CORE:ENGINE:Thread の配列としての &threads。これは、承認エンジン スレッドの配列です。

  • 文字列としての &userID。電子メールを受け取るユーザーの ID です。

提供されたベース クラスが渡されたパラメータを取得し、それらのパラメータを保護されたプロパティにします。オブジェクトをインスタンス化するとすぐに、承認エンジンはベース クラスに定義された唯一のメソッド returnEFM() を呼び出します。このメソッドで、スレッドとユーザー ID を取得し、emailFormManager のインスタンスを作成して呼び出す必要があります。次に承認エンジンは、返すオブジェクト上で sendEmails() メソッドを呼び出します。

トランザクションの設定ページ (EOAW_TXN_NOTIFY) は、特定の承認プロセスでの電子メール通知オプションの使用方法を設定するために使用します。

ナビゲーション

select [エンタープライズ コンポーネント], then select [承認], then select [承認], then select [トランザクション設定]

画像: トランザクションの設定ページ (1/2)

次の例では、トランザクションの設定ページ (1/2) のフィールドおよびコントロールを説明します。このページのフィールドおよびコントロールの定義は後で説明します。

[通知オプション] セクションが表示されたトランザクションの設定ページ (1/2)

このコンポーネントを使用して、電子メール リクエストをトリガするアクションや電子メールの送信先、電子メールの内容を決定する要素を選択および定義します。

[通知オプション] セクションは、トランザクションの設定ページ上でこのトランザクションの [電子メール承認を使用] チェック ボックスがオンになっている場合にのみ、使用できます。

このページのその他のフィールドの詳細は、「トランザクションの設定ページ」を参照してください。

通知オプション

このセクションは、トランザクションの設定ページ上でそのプロセス ID の [電子メール承認を使用] チェック ボックスがオンになっている場合にのみ、表示されます。

フィールドまたはコントロール

定義
電子メール承認を全員に送信

オンにすると、電子メールが全ての承認者に送信されます。このチェック ボックスをオフにした場合、[電子メール承認者リスト] フィールドに値を入力し、リスト上に定義されたそれらのユーザーに電子メールが送信されるようにします。デフォルトではこのチェック ボックスはオンになっています。

「HTML 電子メール承認について」を参照してください。

注: 全てのトランザクションは、[電子メール承認を使用] がオフの状態で提供されます。

送付方法

電子メール承認をメール本文のテキストとして相手に送信するか、添付書類として送るかを定義します。電子メール承認の場合、[インライン - HTML リンク] オプションを選択します。[インライン - HTML リンク] の値はデフォルトで提供されます。

送信先セキュリティ チェックを実行

電子メール承認を使用するときは、このチェック ボックスをオフにします。このオプションをオフにすると、承認者が対象の承認者以外の他の関係者に電子メールを転送することが許可されます。

このチェック ボックスをオンにすると、通知の送信先ユーザーのセキュリティを検証し、対象の承認者以外の他の関係者への電子メール転送を禁止する設計上の意図があることが、システムに対して示されます。

デフォルトではこのチェック ボックスはオフになっています。

HTML 電子メール

このセクションは、HTML 電子メール承認を使用するトランザクションに対して使用できます。

フィールドまたはコントロール

定義
データ ソース

電子メール テンプレートがトランザクション データの表示に使用するヘッダーおよびサポート レコードが表示されます。

電子メール処理パッケージおよび電子メール処理クラス

電子メールの送信前に、トランザクション データおよび電子メール HTML を変更するために使用するアプリケーション クラスが表示されます。
許可されたアクション

承認リクエスト電子メール内で承認者が使用できるようにするアクション リンクを選択します。

次のアクションは、ほとんどのオンライン承認でオンの状態で提供されます。

  • 承認

  • 却下

  • 差戻し (選択したトランザクションに対して)
テンプレート編集

このボタンをクリックすると、提供されたトランザクション テンプレートを変更するためのトランザクションの設定 – テンプレート編集ページにアクセスします。

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (EOAW_EML_TEMPLATE) を使用して、電子メール承認用のトランザクション テンプレートを編集します。[テンプレート編集] ボタンをトランザクションの設定ページでクリックします。

画像: トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (1/2)

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (1/2)

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (1/2)

画像: トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (2/2)

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (2/2)

トランザクションの設定 – テンプレート編集ページ (2/2)

注: このページの値は、HTML 電子メール承認をサポートするため設定されます。

[ソース] ボタンを RTE ツールバーでクリックし、HTML ソースを入力または変更します。% 記号の間の値は、「トランザクションの設定ページ」の [データ ソース] グリッドで設定されたように、ヘッダーおよびサポート レコードにマッピングされます。%COMMENT% 要素および %ACTION% 要素は、送信前に電子メールに挿入される [コメント] グリッドおよび [処理] リンクに対応します。

アプリケーション エンジン プログラム EOAWEMC のスケジュールを設定するには、次の手順に従います。

  1. (オプション) 定期処理定義ページ (select [PeopleTools], then select [プロセス スケジューラ], then select [定期処理]) にアクセスし、プロセス スケジューラの定期処理間隔を指定します。

  2. アプリケーション エンジン プログラム EOAWEMC に対し、select [PeopleTools], then select [プロセス スケジューラ], then select [処理]を選択し、プロセス定義を設定します。

  3. プロセス定義オプション ページにアクセスし、プロセス スケジュール サーバーおよび定期処理を指定します。

    『PeopleTools: Process Scheduler』の「Defining PeopleSoft Process Scheduler Support Information」、「Defining Process Definitions」を参照してください。

電子メール アドレス ページ (USER_EMAIL) を使用して、電子メール アドレスを変更します。

ナビゲーション

select [PeopleTools], then select [セキュリティ], then select [ユーザー プロファイル], then select [ユーザー プロファイル], then select [一般]

"ユーザー プロファイル - 一般" ページで、[電子メール アドレスの編集] リンクを選択します。

自分の電子メール アドレスを更新するには、[マイ システム プロファイル] を選択します。

画像: 電子メール アドレス ページ

次の例では、電子メール アドレス ページのフィールドおよびコントロールを説明します。このページのフィールドおよびコントロールの定義は後で説明します。

電子メール アドレス ページ