個人データの更新

個人データ ページには、以下の 2 種類の個人データが含まれています。

• 有効日付きデータ。

  氏名、住所、個人情報 (学歴、婚姻区分、言語など)、チェックリスト、およびいくつかの地域別フィールドには、有効日が付いています。これらのフィールドには、現在、過去、将来の情報を入力できます。新しい情報が有効になっても、古いデータは保存されているので、データの変更履歴を追跡管理することができます。

  有効日付きの個人データは、個人データ履歴レコード (PERS_DATA_EFFDT) に保存されます。氏名の情報は、その有効日付きで NAMES レコードに保存されます。住所情報は、その有効日付きで ADDRESSES レコードに保存されます。

• 有効日なしデータ。

  個人データのフィールドには、有効日が付いていないものもあります。これらのフィールドでは、新しいデータを入力すると、それまで入力されていたデータが上書きされ、削除されます。つまり、最新の情報しか保存できません。有効日なしデータは、個人データ レコード (PERSON) に保存されます。

個人情報を最新の状態に維持するのは、時間のかかる作業です。ワークフローを使うと、通常は PeopleSoft ヒューマン リソース管理システムにアクセス権のないユーザーでも、電子メール プログラムを使って更新情報を PeopleSoft ヒューマン リソース管理システムへ送ることによって、自分の住所データを更新することができます。

個人データ ページにある有効日付きの情報を更新するには、次の手順に従います。

1. 有効日付きのグループ ボックスに新たなデータ行を挿入します。

   グループ ボックスごとに、異なる有効日を使用できます。各グループ ボックスは関連付けられていません。

2. 新規個人データが有効になる日付を入力します。

   現在または将来の日付を入力できます。

3. 新しい情報を入力します。

4. ページを保存します。

緊急連絡先情報が連絡先と同じ住所および電話番号に指定されている場合、緊急連絡先は自動的に更新されます。緊急連絡先情報が連絡先情報と異なる場合は、連絡先住所電話ページを使って緊急連絡先情報を手動で管理する必要があります。

緊急連絡先住所を自動更新するには、次の手順に従います。

1. 連絡先住所電話ページにアクセスします。

2. 従業員の住所を更新する前に、[従業員と同じ住所] および [従業員と同じ電話番号] チェック ボックスをオンにします。

3. 緊急連絡先と同じ住所タイプ、電話番号タイプを選択します。

   従業員の住所を更新すると、緊急連絡先住所が自動的に更新されます。また、福利厚生管理メニューの扶養家族/受益者情報の更新に関する各ページと、給与計算に関する各メニューの給与計算データに関する各ページも更新されます。

   緊急連絡先住所が変更になり、従業員と同じ住所や電話番号でなくなった場合は、[従業員と同じ住所] および [従業員と同じ電話番号] チェック ボックスをオフにします。連絡先住所電話ページの住所フィールドが入力可能になり、別の住所を入力することができます。このチェック ボックスをオフにすると、緊急連絡先住所は自動的には更新されません。

   緊急連絡先住所が従業員の住所と同じ場合でも、別の電話番号を入力することができます。

4. その他の電話番号ページでは、連絡先住所電話ページで登録した主連絡先に加えて、緊急連絡用電話番号を登録することができます。

個人の新しい住所を入力するには、次の手順に従います。

1. 連絡先情報ページにアクセスします (select [人事・労務管理], then select [個人情報], then select [一般情報], then select [個人情報の更新], then select [連絡先情報])。

2. [現在の住所] 領域に新しいデータ行を挿入します。

3. [住所タイプ] を選択し、[住所詳細の追加] リンクをクリックします。新しい住所データの有効日と国を入力し、[住所の追加] リンクをクリックします。

4. 新しい住所情報を入力します。