売掛/未収金トランザクションのレビューおよび管理

レビュー・プロセスを設定して、指定された売掛/未収金トランザクションの完了を管理します。 トランザクション・ソースおよびトランザクション・タイプを構成し、レビューおよび承認のために特定のトランザクション・セットに割り当てます。 必要に応じて、完了前に再処理のためにトランザクションを作成者に差し戻すことができます。 レビュー担当者は、「請求」作業領域からレビュー中のトランザクションにアクセスできます。

この機能を使用して、「トランザクションの作成」ページまたは請求書の作成およびクレジット・メモの作成REST APIを使用して手動で入力されたトランザクションの完了をレビューおよび管理します。 この機能は、「自動インボイスのインポート」プロセスで作成されたトランザクションでは使用できません。

この機能より前は、手動トランザクションの作成後および完了前に個別のレビュー・プロセスはありませんでした。

機能の概要:

  • 完了管理設定を使用してトランザクション・ソースおよびトランザクション・タイプを設定することで、請求書またはクレジット・メモの完了を管理します。
  • トランザクションを完了します。 完了前にレビューが必要なトランザクションは、「承認待ち」ステータスに設定されます。
    • 承認待ちトランザクションは、未完了トランザクションとは異なり、検証済トランザクションです。
    • 承認待ちトランザクションに関する制限事項は次のとおりです:
      • 作成者は更新できません。
      • 印刷できません。
      • 顧客に送信できません。
    • 承認されると、トランザクションは完了ステータスに設定されます。
  • 簡易ルール構成(SRC)スプレッドシートを使用して承認ルールを構成します。
  • 承認者のレビューと承認には、「請求」作業領域を使用します。
  • トランザクション承認または再処理ステータスの承認ステータスを追跡します。
  • トランザクション承認のレコードおよび詳細の監査履歴を表示します。

売掛/未収金トランザクション完了フロー - このリリースより前

売掛/未収金トランザクション完了フロー - このリリースより前

売掛/未収金トランザクション完了フロー - このリリース以降

売掛/未収金トランザクション完了フロー - このリリース以降

売掛/未収金トランザクション完了のレビューおよび管理のプロセス・ステップ

ステップ1: 設定: トランザクション・ソースの管理

「トランザクション・ソースの管理」ページから1つ以上のトランザクション・ソースを作成します。

トランザクション・ソース設定ページ

トランザクション・ソース設定ページ

このトランザクション・ソースに割り当てられたトランザクションに対する管理のタイプを選択します:

  • 管理なし - ユーザーは、確認および承認なしでトランザクションを作成して完了します。 これがデフォルトの動作です。 
  • ロールベース管理 - トランザクションは、セキュリティ・ロールベースのアクセスを持つユーザーによってレビューおよび承認されます。
  • ユーザーベース管理- トランザクションは、SRCスプレッドシート・テンプレートで定義されたユーザーによってレビューおよび承認されます。
  • 外部管理 - トランザクションは、Fusionアプリケーションの外部でレビューおよび承認されます。

ステップ2: 設定: トランザクション・タイプの管理

1つ以上のトランザクション・タイプを作成します。 トランザクション・タイプのトランザクション完了の管理レベルを選択します。

トランザクション・タイプの設定

トランザクション・タイプの設定

トランザクション・ソースとトランザクション・タイプの設定の組合せによって、トランザクション完了前に必要なレビューおよび管理のタイプが決まります。

トランザクション・ソースとトランザクション・タイプの設定の組合せ

トランザクション・ソース トランザクション・タイプ 完了管理
管理不要 任意の値 トランザクション完了の管理はありません。
ロールベースまたはユーザーベース すべて 手動で作成されたすべてのトランザクションは、トランザクション完了の管理の対象となります。
ロールベースまたはユーザーベース マイナス金額のある明細

手動で作成された明細金額がマイナスのすべてのトランザクションは、トランザクション完了の管理の対象となります。
任意の値 なしまたはnull トランザクション完了の管理はありません。

ステップ3. 設定: 売掛管理のユーザー定義ルールの管理

売掛/未収金トランザクション承認ルール・テンプレートを使用して、スプレッドシートを使用して承認ルールを作成します。 「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」設定タスクからテンプレートをダウンロードして、承認ルールを作成および管理します。

「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」設定ページ

「売掛管理のユーザー定義ルールの管理」設定ページ

テンプレートには、ユーザーベース管理とロールベース制御用の個別のシートがあります。

売掛/未収金トランザクション承認ルールExcelテンプレートのシート

ユーザーベース管理シート ロールベース管理シート

ルールを作成し、ルールに一致するトランザクションをレビューおよび承認できるユーザーを指定できます。 自動承認ルールを作成することもできます

自動承認ルールのみを作成できます。

- 一致する自動承認ルールが見つかった場合、トランザクションは「完了」ステータスに移動されます。

- 一致するユーザー割当ルールが見つかった場合、トランザクションは「承認待ち」ステータスに設定されます。

- 照合ルールが見つからない場合、トランザクションはエラーになり、「未完了」ステータスのままになります。

- 一致する自動承認ルールが見つかった場合、トランザクションは「完了」ステータスに移動されます

- 自動承認されていないトランザクションは、「承認待ち」ステータスに設定されます。

- 'Approve Receivables Transaction'権限を持つユーザーは、トランザクションをレビューおよび承認できます。

ノート:  'Force Approve Receivables Transaction'権限を持つユーザーは、承認保留トランザクションを強制的に承認できます。

ステップ4. 「請求」作業領域 -> 「トランザクションの作成」ページ 

既存の「トランザクションの作成」ページから、またはREST APIを使用して、請求書またはクレジット・メモを作成できます。 必要な情報とオプションの情報をすべて入力し、トランザクションを完了します。 トランザクション・ソース、トランザクション・タイプおよびSRCルールの設定でトランザクションのレビューと承認が必要な場合、トランザクションのステータスは「承認待ち」に設定されます。

「承認待ち」ステータスのトランザクションは更新できません。 トランザクションは認可された承認者によるレビューを待機しています

ステップ5. 「請求」作業領域 -> 「トランザクションの管理」ページ 

「トランザクションの管理」ページで、認可された承認者はトランザクションのリスト(完了ステータスや承認ステータスなど)を表示できます。

「トランザクションの管理」ページ

「トランザクションの管理」ページ

レビューおよび承認を受けるトランザクションのトランザクション完了ステータスは、「未完了」、「承認待ち」および「完了」です。

レビューおよび承認を受けるトランザクションの承認ステータスは、「承認待ち」、「承認済」、「自動承認済」および「再処理が必要」です。

ステップ6. 「請求」作業領域 -> トランザクションの管理UI -> 「トランザクションのレビュー」ページ

承認者は、「トランザクションのレビュー」ページでトランザクションを選択して開き、トランザクションの詳細をレビューできます。 レビュー後、承認者はトランザクションを承認するか、トランザクションの再処理を要求できます。

「トランザクションのレビュー」ページ

「トランザクションのレビュー」ページ

  • 「承認」ボタンをクリックすると、トランザクションが完了し、ステータスが「完了」に設定されます。
  • 「再処理」ボタンをクリックすると、トランザクションが「未完了」に設定され、トランザクションがユーザーに差し戻されます。

どちらの処理でも承認者にコメントが求められ、コメントはトランザクションの「承認履歴」セクションに表示されます。

ノート: - 'Approve Receivables Transaction'権限を持つユーザーは、承認待ちトランザクションを承認できます。

ステップ7. 「トランザクションのレビュー」ページ - 「請求書詳細」セクション - 「承認履歴」タブ

「トランザクションのレビュー」ページの「承認履歴」タブで、承認者から取得したコメントを含むトランザクション承認履歴を表示できます。

「監査証跡」タブ

「承認履歴」タブ

ビジネス上の利点は次のとおりです:

  • 売掛管理マネージャおよび財務コントローラは、完了して顧客に送信する前に、手動で入力されたすべてのトランザクションの入力および正確さを監督できます。
  • 監査者は、トランザクションを検証し、AutoAccountingによって生成された会計を検証できます。
  • 組織は、個別のユーザー・ロールを使用して、手動トランザクション入力とトランザクション完了を分離できます。
  • 監査機能が強化され、承認/否認コメントによって再処理時間が短縮されます。
  • 承認ルール・スプレッドシート(簡易ルール構成スプレッドシート):
    • 承認ルールを簡単に設定および管理できます。
    • 多数の承認ルールを管理する際の時間と労力を節約できます。

有効化のステップ

この機能を使用する前に、必要なアクセス権を付与してください。 詳細は、アクセス要件の項を参照してください。

この機能は自動有効です。 トランザクション・ソースおよびトランザクション・タイプを構成して、特定のタイプのトランザクションの管理およびレビューを追加できます。

ヒントと考慮事項

  • このリリースでは、トランザクションの完了は手動トランザクションに対してのみ管理できます。
  • トランザクション完了管理は、請求書およびクレジット・メモでのみ使用できます。 デビット・メモおよびチャージバックでは使用できません。
  • 承認待ちトランザクションのある期間はクローズできません。 期間をクローズする前に、すべての承認待ちトランザクションをレビューする必要があります。 再加工が必要な場合は、トランザクションを承認するか、開始者に返送できます。

主なリソース

  • 簡易ワークフロー・ルール構成機能を使用して承認ルールを構成する方法の概要は、簡易ルール構成サポートのページを参照してください。

アクセス要件

  1. 売掛/未収金トランザクションを承認するには、次の権限が必要です:
  • Approve Receivables Transaction (AR_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV)。
  1. 売掛/未収金トランザクションを強制承認するには、次の権限が必要です:
  • Force Approve Receivables Transaction (AR_FORCE_APPROVE_RECEIVABLES_TRANSACTION_PRIV)

            売掛/未収金トランザクションを承認または強制承認するには、前述の権限を持つカスタム・ロールを作成する必要があります。

  1. トランザクション・ソース、トランザクション・タイプおよび簡易承認ルールを設定するには、次の権限が必要です:
  • Set Up Receivables Batch Source (AR_SET_UP_RECEIVABLES_BATCH_SOURCE_PRIV)

この権限は、シード済の「財務アプリケーション管理者」(ORA_FINANCIAL_APPLICATION_ADMINISTRATOR_JOB)ジョブ・ロールにも割り当てられます。

  1. 既存の機能である売掛/未収金トランザクションを作成するには、カスタム・ロールまたは事前定義済の「売掛管理マネージャ」ジョブ・ロール(ORA_AR_ACCOUNTS_RECEIVABLE_MANAGER_JOB)を引き続き使用できます